Tipos de Software de Recursos Humanos y cómo implementarlos

Las funciones de un departamento de Recursos Humanos son múltiples y variadas. Abarcan desde la selección hasta el diseño de planes de formación. Una amplitud de labores que pueden verse agilizadas con la implantación de un sistema de gestión de RR.HH. Pero, ¿cuál elegir?, ¿qué tipos de software de Recursos Humanos existen?

Qué es un software de Recursos Humanos

Un software de Recursos Humanos es un programa informático diseñado para optimizar la gestión de las cuestiones relacionadas con la plantilla de una organización. Gracias a él, resulta mucho más sencillo mantener un control exhaustivo de las diferentes variables sin necesidad de dedicar grandes cantidades de tiempo y personal.

Además, existe una gran variedad de tipos de software para Recursos Humanos que permiten abordar con mayor eficacia cada una de las distintas tareas del departamento.

Ventajas de usar un software de Recursos Humanos

Al implementar un software de Recursos Humanos, o varios, tendremos la oportunidad de liberar recursos para ocuparnos de otras tareas que generen más valor.

Incluso podremos reducir sus costes operativos para ser más competitivos en el mercado, sin renunciar a una correcta gestión de los Recursos Humanos. Pero no son las únicas ventajas, sino que los diferentes tipos de software de Recursos Humanos ofrecen otros muchos beneficios:

• Mejora de la productividad: tal y como ya se ha comentado, cuando la empresa dispone de más recursos, financieros y humanos, para acometer otras tareas, el resultado suele ser una mejora de la productividad. Los empleados pueden dedicar más tiempo a otras cuestiones y su rendimiento laboral se incrementa.
  
• Mayor seguridad en el tratamiento de los datos: la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos obliga a las empresas a ser mucho más cuidadosas en el tratamiento y la protección de los datos personales. Un software de RRHH de última generación permite cumplir más fácilmente con lo dispuesto por la normativa vigente.
  
• Mejora del proceso de toma de decisiones: los departamentos de Recursos Humanos tienen que tomar muchas decisiones que pueden afectar directamente al futuro de los empleados o candidatos, así como repercutir en el de la empresa. Al disponer de más información a la hora de tomar decisiones, estas serán más acertadas.
  
• Control más exhaustivo: ¿Qué empleados presentan mayores carencias formativas? ¿Cuáles han generado más ventas para la empresa? ¿Quiénes han aumentado o reducido su rendimiento en los últimos tiempos? Todas estas preguntas pueden responderse de manera sencilla cuando es posible examinar los datos correspondientes a través de un software de Recursos Humanos.
  
• Comunicación más fluida entre todos los agentes: ligado a lo anterior, la información generada por los diferentes programas de Recursos Humanos puede compartirse con otros profesionales o con otros departamentos dentro de la empresa. Así, el intercambio de datos resulta más riguroso y rápido, facilitando también la mayor integración en el seno de la compañía.

11 tipos de software de Recursos Humanos

Los beneficios anteriormente reseñados son el resultado de la implementación de los programas más apropiados para las necesidades de cada empresa. Y precisamente porque estos requerimientos cambian, encontramos numerosos software de Recursos Humanos. Recabamos los más significativos.

Software para Recursos Humanos | Reclutamiento y Selección

Los procesos de contratación son los que ocupan una mayor cantidad de tiempo en los departamentos de RR.HH. (cuando hay alguno abierto, se entiende). La evaluación de los diferentes candidatos no puede basarse únicamente en intuiciones o sensaciones, ya que conviene tomar en consideración distintos elementos.

Un buen software de reclutamiento y selección es capaz de procesar información procedente de un gran número de bases de datos, aumentar considerablemente la difusión de las ofertas o crear una base de datos propia con los mejores perfiles. Paralelamente, estos programas de Recursos Humanos pueden generar alertas o recordatorios para cumplir con los plazos previstos en cada una de las tareas.

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Software de Recursos Humanos | Evaluación del desempeño

Una de las cuestiones más sensibles en cualquier departamento de Recursos Humanos es la evaluación del desempeño de los trabajadores. Los resultados de esa revisión del trabajo de los empleados condicionan decisiones de gran calado. Primero, se contratan; después, hay que valorar su trabajo, comprobar que rinden según lo esperado y, si no es así… formarles.

Un software de evaluación del desempeño ayuda a identificar dónde se encuentra el mejor talento de la empresa y qué secciones conviene reforzar o capacitar.

En un sentido más amplio, las compañías pueden prepararse para los retos del futuro desarrollando planes formativos o de incentivos para los mejores empleados. Por supuesto, también se lanza un mensaje al conjunto de la plantilla. El más válido será recompensado. El que no rinda tendrá una última oportunidad: la formación.

Y es que, tanto los aumentos como las caídas del rendimiento de los empleados quedarán debidamente registrados. Así, se incrementa la motivación de los trabajadores, que saben que su esfuerzo no pasará desapercibido a la dirección.

Software de Recursos Humanos para formar empleados

Nunca antes había sido tan importante la formación permanente de los empleados como en el contexto actual. La creciente digitalización de las relaciones empresariales y comerciales obliga a los profesionales a actualizar sus habilidades y conocimientos para responder a las nuevas demandas del mercado. En consecuencia, las empresas no pueden descuidar un apartado que, sin embargo, no siempre es fácil de gestionar.

El software de formación para RR.HH. permite monitorizar la formación de cada empleado y constatar las principales carencias y fortalezas de cada uno de ellos (y de la plantilla en su conjunto).

El software de Recursos Humanos permite que los responsables de recursos humanos pueden recomendar la puesta en marcha de planes formativos en una dirección específica, así como sugerir posibles cambios de roles dentro de la plantilla. De igual modo, resulta mucho más sencillo decidir qué perfiles conviene contratar en futuros procesos de selección de la empresa.

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Software de Gestión de Talento| Encuestas a empleados

¿Y si las mejores opiniones para encauzar un proyecto existieran dentro de la misma empresa? Las encuestas a trabajadores permiten hacerse una idea muy exacta de la visión que la plantilla tiene de las cuestiones más variadas.

Un software de encuestas a empleados tiene múltiples aplicaciones, tantas como preguntas pueden plantearse a los trabajadores. Por ejemplo, puede calibrarse el impacto de una determinada decisión corporativa, a fin de profundizar en ella o retirarla.

Lógicamente, las opiniones de los profesionales no tiene por qué ser vinculante pero siempre resulta interesante disponer de ellas para dirigir mejor las acciones de la empresa. Un software de Recursos Humanos con encuestas cobra especial importancia en las empresas de mayor tamaño o que estén descentralizadas, cuando no es tan sencillo intercambiar opiniones personalmente con cada empleado.

También permiten hacerse una idea del ambiente de la oficina, clave para la productividad de la empresa y la satisfacción del trabajador.

Software de Recursos Humanos | Gestión del tiempo

En las grandes empresas, la gestión de horarios y del tiempo en general es una fuente constante de dificultades y contratiempos para los responsables de Recursos Humanos.

¿Cómo saber a ciencia exacta si un empleado ha cumplido con su horario? ¿Qué hacer cuando se aprecia una bajada de la productividad por posible incumplimiento horario? ¿Cómo afrontar las quejas por parte de los empleados sobre aquellos compañeros que no siempre cumplen con su horario?

Con un software de control horario de trabajadores supervisa (sin controlar y obligar) el horario de tus empleados. Una herramienta de motivación y crecimiento profesional. Ayuda a tu plantilla a optimizar su tiempo de trabajo y a la empresa a garantizar la ley.

Lo mejor de este programa de gestión de Recursos Humanos es la facilidad para el registro del horario del trabajador. Un método que se adapta completamente a cada empresa. Ya sea con app en el móvil, fichaje masivo semanal o fichaje esperado para los más flexibles o cronómetros / contador de horas de trabajo con la capacidad de fichar las horas extra para los más estrictos

Un software de administración de Recursos Humanos que se integra completamente con todos los métodos de acceso y control de personal. Ya sea acceso y entrada con huella dactilar, tarjetas, kioscos, reconocimiento biométricos…

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Software de Recursos Humanos | Gestión de turnos

Además de registrar el horario y supervisar el rendimiento del trabajador la empresa puede necesitar planificar los turnos de trabajo de la plantilla.

Distribuir cuándo trabaja cada empleado, cuando descansa y cumplir la ley y organizarlo todo fácilmente sin que sea un verdadero quebradero de cabeza (especialmente si el número de empleados empieza a aumentar).

Para facilitar la planificación del cuadrante lo más sencillo es contar con la tecnología. Un gestor de turnos coordina al equipo de forma totalmente online, monitoriza las horas trabajadas, verifica si se cumple cada turno y notifica tanto los cambios como las asignaciones.

Además, genera turnos rotativos de forma automática y sin perder tiempo. Facilitamos la gestión del horario de tu empresa. Cada empleado recibe su horario laboral en su móvil en cuestión de segundos y los responsables no tienen que cuadrar uno a uno cada turno. Así, aseguras que se cumple con la normativa laboral y se guardan registros con validez legal.

Software de Gestión de RR.HH. | Control de Vacaciones

En otro apartado, ya hemos aludido a la importancia de conocer que se cumplen con los horarios y regulación vigentes respecto de ausencias y tiempos en el trabajo. Este software de RR. HH. simplifica la gestión del calendario laboral, lo que permite distribuir las vacaciones y otras jornadas de permisos de manera estratégica.

Cuando un empleado comunica su deseo de ausentarse un día laborable por motivos justificados, este software de gestión RR. HH. facilita la reestructuración de los diferentes horarios para que esta baja no afecte a la productividad de la empresa.

Conviene recordar que una única ausencia puede generar un gran trastorno para la empresa, especialmente si no se dispone de un software para el control de vacaciones, ausencias o bajas tan ágil como esta. Nuevamente, los responsables de los equipos de trabajo pueden encargarse del control de esta variable para cumplir con los objetivos previstos.

Sistema de RR. HH. para Empresas| Informes de RR.HH.

Cada vez se genera una mayor cantidad de datos y las empresas están obligadas a garantizar la correcta gestión de los mismos. Al endurecimiento de las sanciones se suman las disfunciones operativas que pueden producirse por un procesamiento deficiente de la información generada.

Existen múltiples posibilidades para clasificar, segmentar y visualizar los datos, generando amplias bases de almacenamiento y consulta. Con esta información, las empresas podrán tomar mejores decisiones sin necesidad de dedicar mucho tiempo a esta tarea.

El software de Informes de RR. HH. agiliza esta tarea y permite una recuperación más rápida y selectiva de los datos deseados.

Programa de gestión de Recursos Humanos| Gestión Documental

Cuando se genera una gran cantidad de documentación, tanto su almacenamiento como su recuperación pueden ocupar un valioso tiempo que bien podría dedicarse a otras tareas. Cada empleado o departamento se enfrenta de una manera diferente a esta cuestión, algo que podría acabar dificultando el futuro tratamiento de los documentos.

Un software de gestión documental agiliza la búsqueda de documentos, reduce costes operativos (por el menor tiempo empleado) y permite la consulta de los archivos en cualquier momento y lugar.

Gracias a las posibilidades del almacenamiento remoto en la Nube, los departamentos de RR.HH. tienen acceso las 24 horas del día a todos los documentos alojados en Internet. El software de Recursos Humanos se adapta al tamaño de cada empresa.

Otros tipos de software para Recursos Humanos | Organigrama y Base de datos

Otros tipos de software de recursos humanos muy útiles son los que sirven para crear la estructura organizacional de la empresa. Ambos son muy útiles para centralizar la información sobre la plantilla y agilizar la toma de decisiones.

El organigrama empresarial ayuda a diseñar la estructura de la organización, registrar permisos, quién es el responsable de quién, ver quien forma cada departamento o proyecto y asegurar el correcto funcionamiento de cada área.

Con la base de datos la empresa contará con un registro automatizado y de fácil acceso con el que registrar todos los datos necesarios para el buen funcionamiento de la entidad. Además, se podrán crear informes tanto de reclutamiento, como del personal que forma la empresa o para cumplir con la legalidad.

Es el caso de la ley de registro salarial que comienza en 2021. Con nuestro software de Recursos Humanos te asegurarás de cumplir todas las legislaciones vigentes (y facilitar las que están por venir).

Software de Administración de Recursos Humanos: portal de RR. HH.

De la misma manera que sucede en muchas instituciones académicas, las empresas también pueden habilitar un espacio específico para los responsables de RR.HH. y otro para los empleados. Para eso precisamente sirve el portal que da acceso a todos los software de Recursos Humanos.

Un programa automatizado que reduce las tareas rutinarias relacionadas con la gestión de personal y lo hace… totalmente online. Cada profesional podrá acceder directamente a los contenidos y las herramientas más útiles para su trabajo y la empresa también podrá coordinarlos mucho más eficientemente.

Asimismo, se simplifican los trámites, como las ausencias o los permisos especiales. Todo con notificaciones y solicitudes muy intuitivas.

Complementando las posibilidades de otros tipos de software de Recursos Humanos, los empleados podrán, por ejemplo, actualizar su apartado de información, revistar en qué estado se encuentran sus tareas, seguir sus cursos, fichar en el trabajo o revisar su evaluación por objetivos.

Por otro lado, los jefes de equipo podrán automatizar las tareas administrativas, validaciones, acceso a tareas, documentos… en definitiva, aligerar todos los procesos de supervisión para dedicar más tiempo al trabajo importante y de valor para la empresa.

Software de Recursos Humanos: cómo implementarlos

Los datos más recientes que se han publicado al respecto muestran que buena parte de las empresas españolas todavía no se han decidido por ninguno de estos tipos de software para Recursos Humanos. Sin embargo, parece que la tendencia está cambiando.

Tan es así que, durante los últimos años, el sector ha experimentado un crecimiento notable, y son cada vez más las medianas y grandes empresas las que apuestan por la tecnología.

Los principales motivos son que les permite disfrutar de una ventaja competitiva y agilizar (y perfeccionar) procesos.

Para implementar correctamente un software de Recursos Humanos conviene examinar en detalle las características de la empresa para encontrar aquellos programas que mejor se adaptan a su modelo de negocio. Realizado este análisis, existen varias vías para introducir el software en el departamento de RR. HH.

• Instalar cada programa en los dispositivos pertinentes. Opción en desuso (e ineficaz). Esta posibilidad comienza a quedar en desuso porque obliga a utilizar un dispositivo en concreto para gestionar cada uno de los tipos de software para Recursos Humanos. También dificulta la interacción entre departamentos y empleados, así como la transferencia de información.
• A través de la Nube (opción más eficaz): en un apartado anterior ya hemos desglosado algunas de las principales ventajas de utilizar la Nube. Es la opción más utilizada por las empresas porque confiere mayor libertad para trabajar, garantiza la actualización de los programas y facilita el acceso remoto a la información. UN TODO EN UNO. Justo lo que te ofrece nuestro software de Recursos Humanos.

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Más allá de los distintos tipos de software de Recursos Humanos

Al margen de los diferentes tipos de software de gestión de RR. HH. que encontramos en el mercado, conviene comentar que la aplicación de la tecnología al ámbito de los Recursos Humanos solo acaba de empezar.

Nos estamos refiriendo, por ejemplo, al nacimiento de herramientas de gamificación, a la implementación de sistemas de Realidad Virtual y hasta a la neurotecnología aplicada al ámbito de la contratación más innovadora.

Unos retos en la gestión de Recursos Humanos que continuarán agilizando sus procesos y mejorando la experiencia de reclutadores y empleados. Además, no podemos perder de vista que, a su vez, esto dará lugar a nuevos perfiles profesionales como expertos en Big Data y redes sociales.