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Gestión de Personal

Qué es la estructura organizacional

Definir cómo se organiza una empresa y sus trabajadores es clave para la consecución de sus objetivos. Cada tipo de negocio exige una estructura organizacional única

La estructura organizacional es el sistema jerárquico escogido para gestionar el personal y los medios de una organización. Gracias a ella, se abordan las formas de organización interna y administrativa. El reparto del trabajo en áreas o departamentos se ramifica en una especie de árbol. 

Se podría decir que la estructura de la organización es el modo de planificar su trabajo y repartir formalmente sus responsabilidades, es el esqueleto que la sostiene. Así lo describió Robbins en 1987: 

“Si los seres humanos tienen esqueletos que definen sus parámetros, las organizaciones tienen estructuras que definen los suyos”.

¿Para qué sirve planificar la estructura de la organización?

Una estructura organizacional bien planificada sirve para enfocar esfuerzos hacia los objetivos y que todos los departamentos crezcan en la misma dirección. Si no se ha desarrollado convenientemente, los empleados quedan desconcertados por la falta de autoridad, falla la coordinación, y la toma de decisiones es más lenta. El rendimiento económico de la empresa a largo plazo podría verse afectado.

La jerarquía es fundamental para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la organización. Con la cadena de mandos clara, los empleados ganan en seguridad y mejora la orientación de los recién incorporados a la empresa. 

Las modernas herramientas de gestión de personal facilitan que cada empleado identifique y entienda su papel dentro de la compañía rápidamente. Nuestro organigrama empresarial es totalmente accesible, dinámico y que fomenta una visión global de la estructura de la organización. 

Así, los responsables saben en todo momento en que trabajan sus compañeros y en qué puesto están designados. Permite adelantar necesidades de sustitución o contratación de personal

Características de la estructura organizacional

Cuando hablamos de la estructura de una organización, describimos una base representativa en constante evolución, coordinada y con protocolos estandarizados, especializada por departamentos, con una estrategia común definida y unos objetivos a alcanzar. 

La estructura organizacional puede ser centralizada o descentralizada, según sean los altos cargos o los equipos de los departamentos quienes tomen las decisiones principales.

El entorno de la compañía, sus herramientas y sus recursos disponibles influyen directamente en el modelo organizacional. Del mismo modo, la estructura elegida depende de la visión, la misión y los valores de la organización.

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6 elementos clave de la estructura organizacional

Toda estructura organizacional cuenta con algunos componentes fundamentales que las distinguen de otras.

Cadena de Mando

Es la base de todo modelo organizacional. Se trata de una línea de autoridad que fluye desde la más alta dirección hasta los puestos más bajos. Esta cadena define a quién hay que dirigirse según el tema que se trate. 

Para evitar las confusiones, es recomendable disponer de una plataforma que aclare la cadena de mando y mejore las comunicaciones internas. El programa para hacer organigramas empresariales cumple con esta función, y ayuda gestionar la carga laboral y las unidades que supervisa.

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Según Henry Mintzberg, la estructura de la cadena de mando se compone de cinco elementos

  • Ápice estratégico (cúpula directiva).
  • Línea media (directores de departamento).
  • Núcleo operativo (trabajadores no directivos).
  • Tecnoestructura (especialistas técnicos).
  • Staff de apoyo (subcontratados en labores de limpieza o seguridad).

Nivel de centralización

Que la organización esté centralizada o descentralizada contribuirá directamente en la velocidad del proceso de toma de decisiones. También tendrá un impacto en la percepción más o menos democrática de la forma de actuar. 

Margen de control

Es un elemento muy influido por el tamaño de la compañía y el nivel de centralización. Cuantos más empleados controle un mando directivo, mayor será su margen de control.

Grado de especialización

Esta clave de la estructura organizacional aborda la división del trabajo. Dentro de una organización, las tareas se distribuyen en distintos niveles. Si los empleados cuentan con una especialización alta, estos serán expertos en su campo y serán más productivos.

Sin embargo, al mismo tiempo, cuando el grado de especialización es menor, la plantilla es más flexible y versátil. Ambas opciones tienen sus ventajas y desventajas. Lo ideal es encontrar la más adecuada para la actividad de la empresa, con cierto equilibrio entre ellas.

Formalidad estructural

Otro punto sobre el que hay que mantener cierta armonía es el grado de formalidad de la estructura organizacional. Un compromiso entre rigidez y libertad que permita trabajar con procesos rápidos, pero sin eliminar las relaciones entre los trabajadores ni su creatividad.

Formación de departamentos

Las diferentes actividades de una organización se dividen en departamentos, cada uno de ellos con sus propios proyectos. Cuando se construye el modelo organizacional, se estudia la necesidad de departamentalizar de forma rígida o flexible. Las estructuras más rígidas alcanzan mayor grado de especialización, mientras que las flexibles incentivan la colaboración entre departamentos.

Entre las herramientas más útiles a la hora de crear departamentos, encontramos un programa de gestión empresarial. Ayuda a estructurar mejor la división de funciones entre los diferentes departamentos. 

Permite que la plantilla conecte con trabajadores de otros departamentos y, al mismo tiempo, facilita el onboarding y abordar el primer día de trabajo, debido a que delimita a la perfección las responsabilidades de cada puesto. 

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Tipos de estructura organizacional

La estructura organizacional de una empresa está definida por sus divisiones en departamentos y la línea de autoridad, pero también por las interacciones espontáneas que surgen entre todos sus individuos

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De acuerdo con estas dos formas de organización, se distinguen dos tipos de estructura de la organización.

Estructura organizacional formal

En las compañías, los puestos de trabajo y los procesos están sometidos a una reglamentación y estandarización. Las normas favorecen la velocidad de los procesos más repetitivos y el respeto de la cadena de mando. 

La estructura formal de una empresa se refleja a través de organigramas, manuales o en los principios de la organización.

Estructura organizacional informal

Las estructuras organizativas informales parten de las formales, pero tienen un mayor dinamismo. Aportan mayor libertad a los trabajadores a la hora de desempeñar su labor. 

En esta segunda variante, los responsables se guían más por sus preferencias personales, las capacidades observadas o el rendimiento individual de sus subordinados. Gracias a ella, se puede avanzar en la capacitación del personal, así se ofrece la oportunidad a la plantilla de formarse en otros campos que no son propios de su departamento e innovar y crecer dentro de la empresa. Se elabora un plan de carrera.

Las estructuras de la organización se representan a través de organigramas lineofuncionales. En ellos, la división de trabajo, las líneas de autoridad y las comunicaciones se representan de forma gráfica. 

Existen algunas normas comunes a todos los organigramas

  • Los cargos se acotan en rectángulos.
  • Las líneas autoridad deben salir de la parte inferior de los rectángulos.
  • Se deben incluir los nombres de quien está a cargo de cada puesto. 

En los organigramas generados pueden añadirse datos tan relevantes como un teléfono o una dirección de correo electrónico. A su vez, su sistema garantiza la información y evita duplicidades. 

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Cómo crear la estructura organizacional de una empresa 

Diseñar la estructura organizacional de una empresa y representarla gráficamente no es sencillo. Lo más complicado es hacer que la presentación sea clara y eficiente. Y para poder conseguirlo, primero hay que distinguir las partes que componen un organigrama.

  • Elementos estructurales: son las diferentes unidades en las que se dividen las tareas de la empresa. Aquí se encuentran los órganos de gobierno, los departamentos, los servicios de apoyo y la unidad más básica, los puestos de trabajo.
  • Relaciones estructurales: es la red que se teje alrededor de los elementos estructurales y que define las relaciones entre todos ellos.
  • Sistema de dirección: una serie de elementos gráficos buscan facilitar la comprensión del organigrama: cajas, rejas, líneas, flechas...

El proceso de creación de la estructura organizativa de una empresa consta de dos pasos:

  • En la primera fase se analizan las tareas y se definen las metas de la organización, para posteriormente poder realizar una evaluación de objetivos. En este punto se separan las tareas principales del negocio y las subtareas. 
  • El segundo paso se caracteriza por la síntesis y el reparto de las tareas anteriormente analizadas. Para que la empresa funcione de forma óptima hay que garantizar que, con ese reparto de tareas, se aprovechan al máximo los recursos de los que se dispone.

Ejemplos de la estructura organizacional de una empresa 

Algunas compañías se han hecho célebres por su peculiar estructura organizacional. Modelos adaptados a sus negocios y que se renuevan para no perder competitividad en este mundo en constante cambio. 

Los gigantes de la tecnología han diversificado tanto sus actividades que, de no ser por el enorme trabajo para simplificar sus organigramas, las cadenas de mando serían un auténtico caos.

Amazon

Amazon, por ejemplo, divide a toda su plantilla en 12 niveles. Jeff Bezos dirige desde el nivel más alto. El resto de puestos se parte desde el nivel 1, el de los repartidores y empaquetadores.

De manera informal, Amazon otorga identificaciones con distintos colores según la antigüedad de los empleados. Todos empiezan con el azul, y cada cinco años, avanzan hacia el amarillo, rojo, morado y plateado. El paso al siguiente nivel de esta estructura, con la insignia del siguiente color, se celebra dentro de la empresa.

Google

Google se organiza a partir de Alphabet Inc., una empresa creada en 2015 y que engloba todos sus negocios en un conglomerado de filiales. Dentro de la compleja estructura de Alphabet Inc., Google no es más que una de las 26 empresas subsidiarias. Al menos en la teoría, porque lo cierto es que comparten CEO y el peso de Google dentro del grupo es enorme. 

Los cambios estructurales de la organización han sido criticados por estados de todos los continentes, especialmente dentro de la Unión Europea. Temen que estas maniobras se hayan encaminado a desviar beneficios y evitar pagar impuestos en los países con una fiscalidad más severa.

Microsoft

Microsoft se deshizo en 2017 de su estructura de antigua con 8 divisiones de productos que competían por los mismos recursos. Ahora tiene la mitad, y busca dar mayor libertad a los ingenieros creativos. Rafael Sanz, director de Empresas y Partners de Microsoft Ibérica lo valoró muy positivamente:

“Se trata de una oportunidad real para nuestro canal que podrá abordar proyectos de transformación digital, incorporando nuestra tecnología y sus propias soluciones con un impacto en todas las áreas de la empresa”.

Inditex

Qué habría sido de Inditex si no hubiera sabido evolucionar y crecer desde su taller de batas en A Coruña. El imperio textil de Amancio Ortega ha ido desarrollando una estructura ejemplar, con marcas especializadas y sus propios equipos directivos para atacar distintos públicos. Hoy en día, Inditex es un espejo en el que se fijan millones de compañías.

Netflix

Sin embargo, hay empresas, como Netflix, que han roto los esquemas tradicionales de las estructuras organizacionales. Siguieron el modelo holocrático de Brian Robertson, fundador de Ternary Software, fuente de inspiración para multitud de organizaciones. 

En él, mandan los objetivos, y a ellos se subordinan los roles de un equipo de trabajo y las “esferas de autoridad”. Los equipos se gestionan de forma mancomunada y siempre con un objetivo común sobre ellos, sin jefes.

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