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10 usos de la tecnología en Recursos Humanos

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La tecnología ya está presente en el día a día de la mayoría de empresas pero no siempre se aprovecha plenamente su potencial. Los departamentos de Recursos Humanos pueden mejorar de manera significativa su funcionamiento de la mano de la digitalización de muchos de sus procesos.

Si bien son cada vez más las empresas que apuestan por la digitalización, existen algunos departamentos que pueden encontrar cierta resistencia. Es el caso de la tecnología en Recursos Humanos, un ámbito en el que tienen cabida soluciones de muy distinto tipo pensadas para dar respuesta a todo el ciclo de vida del empleado: desde su captación hasta su salida de la empresa.

Beneficios generales de aplicar la tecnología en Recursos Humanos

Las ventajas competitivas que puede conseguir una empresa a través de la implementación de diferentes sistemas tecnológicos se observan prácticamente en todos los ámbitos de actuación del departamento de Recursos Humanos. Como notas comunes a todas las herramientas disponibles, pueden distinguirse algunos beneficios generales:

  • Consumerización de la experiencia del empleado: consumerizar es un verbo no reconocido por la RAE y que supone tratar al empleado tal y como se haría con un cliente. La idea es proporcionarle una experiencia óptima, algo que se logra de la mano de la tecnología en Recursos Humanos. Una tecnología “usable” y sencilla de manejar.
  • La tecnología en RR. HH. mejora del Engagement laboral: a resultas de lo anterior, los empleados se sienten más comprometidos con la empresa, que les resulta mucho más cercana gracias a los nuevos canales de comunicación. También reconocen la mayor autonomía en su día a día, fruto de la introducción de recursos como el portal del empleado.
  • Reducción de la carga de trabajo del departamento de RR.HH.: al automatizar gran parte de las tareas más repetitivas a que se enfrentan los profesionales de RR.HH, como la recopilación de información rutinaria o la gestión de ausencias y vacaciones, entre otras.
  • Obtención de estadísticas más completas: disponer de datos fiables y actualizados es imprescindible para tomar mejores soluciones. Las herramientas digitales facilitan tanto la recopilación como el almacenamiento de los datos, así como su transformación en estadísticas que permiten calibrar de manera más precisa el estado de la empresa o el impacto de cualquier decisión sobre la plantilla.
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1. Reclutamiento de personal con tecnología para RR. HH.

Localizar el mejor talento disponible en el mercado y asegurarse de que estos profesionales encajan con la visión de la empresa es uno de los pilares de cualquier proceso de reclutamiento de personal.

Sin embargo, los responsables de esta tarea se enfrentan a importantes dificultades para culminarla con éxito. Las empresas más pequeñas no pueden dedicar muchos efectivos al reclutamiento. Las más grandes, en cambio, se ven obligadas a cerrar múltiples contrataciones durante el año, lo que obliga a agilizar al máximo cada proceso.

El software de reclutamiento y selección (ATS) de Bizneo HR cuenta con un potente multiposting, lo que da la posibilidad de trabajar simultáneamente con más de 80 fuentes de reclutamiento totalmente automatizadas, favorece el trabajo de los responsables del proceso, sincroniza los diferentes programas que se utilizan durante el reclutamiento, crea alertas y recordatorios para todas las partes y evita la pérdida de información sensible, entre otras ventajas.

Los ATS o Applicant Tracking Systems centralizan todas las tareas del proceso de reclutamiento y, en el caso del software de Bizneo HR, posibilitan la creación de una base de datos propia para la empresa. De este modo, ante la necesidad de contratar más personal en el futuro, el departamento de RR.HH podrá acudir en primer lugar a la base de datos corporativa. Otra función interesante de los ATS es la de cribar el personal, tal y como veremos en otro apartado.

Software de reclutamiento

2. Mejor formación gracias a la tecnología en Recursos Humanos

El conocimiento es poder y la mejor forma de potenciarlo dentro de las empresas es disponer de un buen plan de formación. No hay que olvidar que las empresas están obligadas a reaccionar con rapidez cuando se produce algún cambio en el mercado, incluyendo la aparición de nuevas tecnologías o la apertura de negocios en el extranjero, por citar dos ejemplos. Si los trabajadores no se capacitan con rapidez para enfrentarse a estos nuevos escenarios, la competitividad de la empresa no tardará en resentirse.

Detectar y administrar las necesidades formativas de la plantilla no es sencillo y por ello es uno de los ámbitos más susceptibles de ser automatizados. El software de gestión de la formación (LMS Learning) de Bizneo HR favorece el desarrollo autónomo de los trabajadores al transferirles la responsabilidad de gestionar su propia formación. Son ellos mismos los que advierten si cuentan o no con unas determinadas capacitaciones y quienes escogen las opciones formativas que prefieren.

Los responsables de Recursos Humanos pueden acceder a información permanentemente actualizada sobre las habilidades certificadas de los empleados, así como coordinar de manera más ágil los diferentes planes en curso. Además, al tratarse de un modelo didáctico mucho más flexible, se favorece un aprendizaje más significativo para los trabajadores.

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3. Selección de personal

Más allá de las tareas de reclutamiento, los procesos de selección de personal obligan a tomar en consideración numerosas variables. ¿Cómo podemos saber si los mejores currículums responderán de la manera deseada en un contexto real de trabajo?

¿Podemos identificar rasgos de la personalidad de los candidatos que dificultan una cooperación armoniosa en el seno de la empresa? ¿Cómo podemos gestionar todo este proceso sin recurrir sistemáticamente a reuniones físicas con los candidatos?

Junto con la implementación del software ATS, los departamentos de RR. HH. pueden hacer uso de las vídeoentrevistas de trabajo. Esta herramienta reduce notablemente los costes del proceso de selección al evitar los desplazamientos de los candidatos, ofrecer una mayor flexibilidad horaria a los reclutadores y facilitar el almacenamiento de la información más importante.

En este sentido, las vídeo entrevistas en diferido permiten analizar en mayor profundidad cada intervención.

En los últimos años, la neurotecnología también se ha abierto camino en los procesos de selección de algunas empresas. Uno de los casos más llamativos es el de la agencia turca publicidad TBWA, que se sirvió de electroencefalogramas para constatar las emociones que determinadas tareas provocaban en los candidatos.

Una lógica similar la observamos en los sistemas de Inteligencia Artificial, que detectan las reacciones de los entrevistados para perfilar mejor su personalidad, así como comprobar sus reacciones en determinadas situaciones a las que se tendrían que enfrentar si acceden al puesto.

4. Cribado de personal

Ya hemos introducido este beneficio dentro del capítulo del reclutamiento de personal.

Para tomar la mejor decisión posible de cara a una contratación, es necesario que los responsables de la misma dispongan de la máxima información posible sobre los candidatos, así como poder localizar las candidaturas más compatibles en centenares de bases de datos.

Los ATS son sistemas diseñados para agilizar al máximo cada proceso de reclutamiento. Su principal característica es que son capaces de utilizar diferentes filtros al mismo tiempo, así como cribar varias decenas de bases de datos para dar con los perfiles más idóneos para la empresa. También se establecen criterios objetivos que reducen el riesgo de incurrir en sesgos durante la evaluación de los candidatos, que a su vez disfrutan de una mejor experiencia de selección.

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El software ATS de Bizneo HR ha probado su utilidad en este sentido en empresas como Yelmo Cines. Esta cadena española se enfrentaba a una intensa labor de cribado de personal en el curso de un ambicioso plan de selección. La criba curricular que llevó a cabo con el sistema de Bizneo HR ahorró más de 10.000 horas de trabajo al departamento de RR. HH., según las propias estimaciones de la empresa.

Y, como ya se ha destacado en el apartado de la selección de personal, la Inteligencia Artificial puede ayudar a que no se “cuele” ningún candidato con un buen currículum pero sin las habilidades más específicas que se precisan para el puesto de trabajo vacante.

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5. Evaluación del desempeño

El rendimiento laboral es una variable que puede verse afectada por numerosos condicionantes, algunos de los cuales proceden exclusivamente del propio trabajador pero otros están relacionados con las decisiones tomadas en el seno de la empresa. ¿Está el trabajador ocupando el puesto idóneo? ¿Rendiría mejor si asumiera otras responsabilidades? Cuando se decide modificar un sistema de trabajo, ¿cómo evaluamos su impacto en la plantilla?

Todos estos interrogantes deben ser desvelados por un buen sistema de evaluación del desempeño. Ocurre que, la mayoría de las veces, la observación directa no es suficiente para dar con las causas de un mal resultado.

Las herramientas digitales para la evaluación del desempeño permiten trabajar con múltiples modelos de evaluación, así como diferentes formatos de respuesta, y generar una retroalimentación entre empleados y responsables de RR. HH.

El software de evaluación del desempeño de Bizneo HR ofrece a los empleados la garantía de enfrentarse a criterios de evaluación claros y objetivos, reduciendo el riesgo de valoraciones subjetivas y los sesgos. Por supuesto, la confidencialidad de todas las encuestas y demás instrumentos de evaluación está garantizada gracias a los protocolos de seguridad de esta herramienta. Los datos llegan únicamente a las personas responsables de su gestión y/o valoración.

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6. Encuestas de clima laboral

El ambiente de trabajo puede influir considerablemente en el rendimiento de los empleados y, por extensión, en la competitividad de una empresa. Con esto nos referimos tanto a las interacciones entre los trabajadores como a la relación entre estos y los jefes de cada departamento.

Al tratarse de un asunto que puede generar conflictos entre personas situadas en diferentes niveles de la escala de mando, es comprensible que muchos empleados prefieran no comunicar una situación con la que se encuentran a disgusto.

El software de encuestas a empleados de Bizneo HR ayuda a crear un ambiente de mayor confianza en la oficina, garantizando que todas las opiniones de los empleados serán tenidas en cuenta por la dirección. Los sondeos pueden ser tanto públicos como privados, facilitando que los trabajadores revelen datos que, de otro modo, quedarían ocultos. Todo ello se transmite cómodamente a través de aplicaciones informáticas de acceso restringido.

Esta herramienta resulta igualmente válida para calibrar el impacto de las decisiones sobre la plantilla, especialmente en un sentido anímico o emocional. ¿Están de acuerdo los empleados con cómo se han hecho las cosas? ¿Qué aspectos cambiarían? Toda esta información puede ser muy útil para mejorar el clima de trabajo y el grado de satisfacción de los trabajadores.

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7. Big Data y People Analytics

Una de las tendencias que más está sonando en estos momentos en el ámbito de la gestión de Recursos Humanos es la del Big Data. Las empresas manejan cada vez un mayor volumen de datos y, además, las modificaciones normativas sobre la protección de datos les obligan a ser sumamente cuidadosas con la información que tienen en su poder.

Otro tanto ocurre con las conocidas como People Analytics, esto es, el conjunto de técnicas orientadas a la recopilación de los datos generados por los propios empleados y por el resto de agentes que actúan en la empresa. Esta información puede ser de gran interés para detectar puntos fuertes y débiles de la empresa, comprobar la evolución de diferentes variables y tomar decisiones con un mayor conocimiento de la situación real de la empresa.

El software de People Analytics de Bizneo HR permite seleccionar la información prioritaria para la empresa, a fin de realizar revisiones periódicas de la evolución de estos parámetros y convertir los datos en estadísticas históricas. Todo ello puede ser compartido rápidamente con los responsables de los diferentes departamentos.

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8. Gamificación, otro uso de la tecnología en Recursos Humanos

De manera tradicional, la formación de los empleados y su aprendizaje en cualquier ámbito de la empresa se ha llevado a cabo con dos tipos de metodologías: el estudio de contenidos teóricos y la observación directa de los empleados más experimentados.

No es que estas técnicas resulten equivocadas pero es evidente que los nuevos entornos de trabajo requieren de nuevas soluciones formativas. La gamificación da respuesta a esta necesidad.

La introducción de juegos y técnicas de aprendizaje dinámicas facilita la adquisición de nuevas destrezas, reduce el riesgo de abandono de los cursos, mejora la satisfacción de los empleados, refuerza su motivación y contribuye un mejor clima de trabajo.

Estas posibilidades formativas pueden administrarse cómodamente a través del software de gestión de la formación LMS de Bizneo HR.

9. Wearables contra el estrés

El estrés es una de las grandes epidemias de nuestro tiempo. Es cierto que no siempre es generado por la actividad laboral pero qué duda cabe de que el trabajo es una fuentes de estrés para los profesionales, especialmente cuando estos se toman en serio sus tareas y quieren completarlas de la mejor manera posible. Sin embargo, el exceso de presión puede resultar altamente contraproducente.

Los wearables o accesorios tecnológicos pueden ayudar a los trabajadores a disminuir sus niveles de estrés. Hablamos, entre otros artículos, de relojes o pulseras inteligentes.

Una de las últimas innovaciones para garantizar la desconexión de los empleados son los wearables contra el estrés. Se trata de una tecnología que se encuentra todavía en una fase inicial pero que está cosechando excelentes resultados.

El funcionamiento de estos dispositivos es muy simple. Cuando el empleado tenga un episodio de estrés, debe activar la función correspondiente del wearable para que este comience a emitir una serie de vibraciones hasta recuperar el estado de calma. Algunos usuarios reconocen, incluso, que esta herramienta les permite tener un sueño más reparador por las noches.

10. Chatbots

Los chatbots o robots de conversación son habituales en determinados servicios a distancia, agilizando las gestiones de los usuarios o clientes y permitiendo a las empresas cribar y atender las consultas sin necesidad de ocupar a muchos trabajadores. Constatada su eficacia, algunas compañías han comenzado a utilizar los chatbots en el ámbito de la gestión de Recursos Humanos.

Esta tecnología puede servir para habilitar un nuevo canal de comunicación con los empleados, muy útil para atender consultas sobre cuestiones relacionadas con los procesos internos de la empresa.

Al automatizar las respuestas en función de cada tipo de pregunta, ya no es necesario que un profesional deba atender personalmente cada cuestión. También puede servir para enviar comunicaciones personales, tanto individuales como grupales, a la plantilla.

Otra interesante utilidad de los chatbots para los departamentos de Recursos Humanos la observamos en los procesos de contratación. Los candidatos pueden interactuar con estos programas para facilitar la información necesaria para seguir adelante en el proceso.

Además, los profesionales interesados en ocupar las vacantes disponibles valorarán el hecho de recibir respuestas inmediatas a sus contactos. Según Career Builder, el 58% de los demandantes de empleo valora muy negativamente la falta de respuesta a sus candidaturas, lo cual puede afectar a la imagen de la marca.

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