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Qué es una plataforma LMS y por qué incorporarla a tu estrategia de Recursos Humanos

plataforma LMS

Implantar una Plataforma LMS o Learn Management System desde el departamento de Recursos Humanos permite mejorar todo el ciclo de formación del área de RRHH y de los empleados.

Una de las labores más importantes del área de Recursos Humanos de una empresa es la de formación. Una función imprescindible para el crecimiento interno de la compañía que, además, incide directamente sobre la motivación del empleado y su bienestar. Es por eso que son cada vez más las organizaciones que apuestan por incorporar "a sus filas" una plataforma LMS.

El acrónimo viene del inglés y responde a Learning Management System –o Sistema de Gestión de Aprendizaje en castellano– y ofrece múltiples ventajas: reducción de costes, variedad de contenidos, más flexibilidad horaria, mayor control sobre los procesos educativos, etcétera. Pero vayamos con más detalles sobre este tipo de plataforma de aprendizaje.

Qué es una plataforma LMS

Así, un LMS es una plataforma virtual de aprendizaje; un espacio orientado a facilitar el proceso de formación a distancia. El sistema permite desde la creación de aulas virtuales, hasta evaluaciones, intercambio de archivos y otras acciones encaminadas a mejorar la capacitación de los alumnos.

De una manera más técnica, se trata de un software de instalado en un servidor web que gestiona las actividades educativas de una institución. Dichas actividades pueden enmarcarse dentro de un proceso de formación completamente virtual (e-learning) o dentro de un proceso de formación semi-presencial (Blended Learning).

Para qué sirve una plataforma LMS

Las principales funciones de una plataforma LMS pueden sintetizarse en el siguiente listado:

  1. Almacenar y poner a disposición del alumnado recursos (como artículos, vídeos, ebooks) y actividades de formación.
  2. Administrar el acceso a las actividades de formación. Esto incluye tramitar el pago de las actividades escogidas.
  3. Controlar y hacer seguimiento del proceso de aprendizaje.
  4. Enviar recordatorios y avisos a los estudiantes sobre: plazos, contenidos disponibles, evaluaciones realizadas y a realizarse.
  5. Generar informes para medir el éxito (o no) de los cursos realizados. Por ejemplo, podrás medir cuántos alumnos no han completado un determinado curso y ponerte en contacto con ellos y/o su superior para ver qué está pasando.
  6. Gestionar la comunicación entre estudiantes y profesores. Los intercambios pueden realizarse mediante foros de discusión o videoconferencias, entre otros.

Características clave de una plataforma LMS

Una plataforma LMS tiene una serie de características específicas que la diferencian de otros enfoques educativos. Estas son las más destacadas:

  • Automatización: gracias a la digitalización, la gestión del aprendizaje se automatiza.
  • Interactividad: la formación virtual se basa en la interacción entre participante, contenido y medios. Las plataformas de aprendizaje de este tipo tienen diversas formas involucrar a los alumnos: lecturas, interacción con otras personas (profesores y compañeros), preguntas, exámenes, trabajos de análisis, creación y puesta en común de contenidos multimedia, entre otros.
  • Variedad de formatos: una buena plataforma LMS es capaz de soportar varios formatos de contenido (artículos, ebooks, vídeos, imágenes, podcasts, infografías, etcétera).
  • Escalabilidad: una plataforma educativa virtual puede funcionar con un número variable de usuarios, según las necesidades de la organización.
  • Entorno virtual y accesibilidad: capacidad de una plataforma LMS de ofrecer contenidos en un entorno virtual universalmente accesible.
  • Integración: una buena plataforma LMS debería poder integrarse con otros softwares de gestión empresarial.

Tipos de plataforma LMS 

Existe una infinidad de tipos de plataformas de aprendizaje. En este párrafo te mencionaremos los más representativos.  

Plataforma LMS cloud o de escritorio

A la hora de implementar una plataforma LMS podemos decantarnos por una solución que necesitemos descargar en nuestro ordenador u optar por una herramienta en la nube. En el primer caso el software se instalará en nuestro PC y todos los datos permanecerán en el ordenador. En el segundo, el software se encontrará instalado en los servidores  de la empresa gestora.

La principal ventaja que te ofrecen las plataformas cloud es que permiten acceder a la información en todo momento, desde cualquier dispositivo con acceso a Internet. Además, no tendremos que invertir tiempo en desarrollar y modernizar nuestra plataforma educativa, ya que será responsabilidad del desarrollador atender a su constante actualización y mejora.

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Plataforma LMS gratis o de pago

En segundo lugar, podrás elegir entre un Learning Management System gratuito o una plataforma LMS de pago.  

Sin embargo, ¡cuidado!: por muy tentadora que sea la idea de no pagar nada por gestionar la formación de tus empleados, necesitas tener en cuenta que las herramientas gratuitas suelen ofrecer un número de accesos limitado, lo cual es poco compatible con las exigencias de una empresa de gran tamaño.

Por el contrario, plataformas LMS comerciales como el móduloLMS learning de Bizneo HR te permiten gestionar fácilmente grandes cantidades de usuarios y cursos. Asimismo, las plataformas de pago suelen contar con servicios de soporte tecnológico capaces de resolver cualquier tipo de problema a nivel de integración y desarrollo del software.

Plataforma LMS de código abierto o cerrado

Finalmente, podrás decantarte entre una plataforma LMS de código abierto o cerrado. La principal diferencia entre ambas es que en las de código cerrado no se incluye el código fuente que se usó para desarrollarlas, mientras que el de las segundas –open source– sí se encuentra a disposición de los usuarios.

La mayor desventaja de una plataforma LMS de código abierto es que, en caso de problemas, no podrás efectuar reclamaciones ni contar con un servicio de soporte técnico para clientes. No obstante, si se trata de un software muy utilizado, los mismos usuarios y desarrolladores externos contribuirán a mejorarlo detectando fallos y aportando soluciones de manera pública.

Por su parte, una plataforma LMS de código cerrado será algo menos personalizable, pero también –y probablemente– más estable.

Beneficios generales de usar una plataforma LMS

Usar una plataforma LMS aporta numerosos beneficios tanto a las empresas como a los trabajadores. Estos son los más importantes:

  • Alcance: permite realizar la formación en cualquier momento y lugar, siempre y cuando se disponga de una conexión a Internet.
  • Variedad y flexibilidad: brinda la oportunidad de acceder a múltiples recursos sobre temáticas muy heterogéneas. Una plataforma LMS puede ofrecer formación para diferentes roles dentro de un mismo departamento, para distintos equipos de la compañía, etcétera. Todo en función de las necesidades de la plantilla.
  • Facilidad de uso: los alumnos no necesitan tener grandes conocimientos en Informática para poder acceder a los cursos ofertados por una plataforma virtual. Un nivel básico será más que suficiente.
  • Ahorro de costes, tiempo y espacio: relacionados con la formación física.

Ventajas de utilizar un LMS en Recursos Humanos

Las plataformas LMS tienen cabida en universidades, centros de formación y negocios en igual medida. Sin embargo, existen algunas ventajas más que notables de utilizar estas herramientas en el área de Recursos Humanos.

  • Los trabajadores adquieren nuevos conocimientos y habilidades que crean posibilidades de ascenso interno. Los departamentos de RRHH pueden por tanto recurrir a candidatos propios y evitar procesos de selección externos que pueden llegar a ser muy onerosos para la empresa.
  • La formación empresarial suele aumentar la implicación de los empleados y, por consiguiente, reducir las tasas de rotación.  Otra forma de evitar procesos de selección y onboarding inútiles y costosos.
  • De la misma forma, las plataformas LMS ayudan a disminuir las tasas de absentismo laboral, una mejora que repercute de forma decisiva en el aumento de la productividad laboral de tu organización.

7 Claves para elegir una plataforma LMS

Llegados a este punto, ha llegado la hora de que escojas la plataforma LMS que mejor se adapte a tu departamento de Recursos Humanos. Para hacerlo de la manera más indicada deberás asegurarte de que el Learning Management System cumple los siguientes requisitos.

  1. Ser capaz de adaptarse a tus necesidades. Esto incluye la capacidad de escalar y expandirse a medida de que cambien los objetivos de tu negocio.
  2. Ser user friendly y manejable. De poco te servirá contratar una plataforma educativa si esta genera rechazo entre tus empleados.
  3. Ser responsive, para que los estudiantes puedan acceder a ella a través de sus tablets o smartphones.
  4. Contar con un servicio de soporte y apoyo atento a tus exigencias.
  5. Integrarse sin problemas con otras herramientas de gestión empresarial.
  6. Contar con protocolos avanzados de cifrado y seguridad de datos.
  7. Ser capaz de generar automáticamente informes que te ayuden a supervisar el rendimiento de los usuarios y de la propia plataforma.

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