Desde la aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, fichar en el trabajo es obligatorio para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena. Desde entonces, la Inspección de Trabajo ha intensificado progresivamente su actividad en esta materia.
En 2023 se detectaron 14.292 infracciones en materia de jornada y horas extra, un 45% más que en 2022, según la Memoria Anual de la ITSS
Un empleador que no lleve adecuadamente el control horario de sus empleados se enfrenta a multas de entre 70 y 225.018 euros.
Index
- 1 Qué obliga exactamente la ley sobre el fichaje
- 2 Cómo afrontar las obligaciones de la empresa para fichar en el trabajo
- 3 4 Ventajas de fichar en el trabajo con un software de control horario
- 4 Cómo automatizar el fichaje y reducir la carga administrativa de RR. HH.
- 5 Preguntas frecuentes sobre fichar en el trabajo
Qué obliga exactamente la ley sobre el fichaje
La nueva ley de control horario no impone un método concreto de fichaje, pero sí establece obligaciones para cualquier empresa con trabajadores por cuenta ajena. La norma permite elegir «cualquier método objetivo y fiable», siempre que cumpla cuatro requisitos:
- Registro de entrada y salida de cada empleado mediante un sistema para fichar en el trabajo.
- Controlar el registro de forma que garantice la integridad del dato y no permita manipulaciones.
- Conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección cuando lo soliciten.
- Garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en el almacenamiento de la información.
Cualquier sistema de fichaje que no garantice la integridad del registro, la protección de datos, la conservación y el acceso para la Inspección puede ser considerado incumplimiento, independientemente del tamaño de la empresa o del sector en el que opere.
¿Y en el caso de autónomos, ETT y subcontratación?
La obligación no aplica a los autónomos sin trabajadores a cargo. Al no existir relación laboral por cuenta ajena, el RDL 8/2019 no les afecta. Sí aplica a los autónomos que tengan empleados contratados.
En el caso de las empresas de trabajo temporal (ETT), el artículo 12.1 de la Ley 14/1994 establece que la ETT y la empresa usuaria deben acordar conjuntamente los procedimientos de registro horario. La responsabilidad es compartida y debe quedar documentada antes de que el trabajador inicie su actividad.
Cuando se subcontrata actividad, la responsabilidad del registro recae sobre la empresa subcontratada, que es la empleadora directa de los trabajadores. La empresa principal no asume esa obligación, pero debe verificar que la subcontrata cumple con la normativa.
Qué sanciones contempla la ley
El incumplimiento de la obligación de fichar se tipifica como infracción en el artículo 40 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las cuantías varían en función de la gravedad:
| Tipo de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
| Leve | 70 — 150 € | 151 — 370 € | 371 — 750 € |
| Grave | 751 — 1.500 € | 1.501 — 3.750 € | 3.751 — 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 — 30.000 € | 30.001 — 120.005 € | 120.006 — 225.018 € |
La Inspección determina el grado dentro de cada tramo en función de tres criterios: la reincidencia, el número de trabajadores afectados y la intencionalidad del incumplimiento.
Cómo afrontar las obligaciones de la empresa para fichar en el trabajo
Cumplir con la obligación de fichar en el trabajo implica cuatro decisiones operativas: elegir un método de fichaje válido, registrar correctamente las horas extra, conservar los datos durante el período legal exigido y generar informes con validez jurídica ante la Inspección de Trabajo.
Métodos válidos para fichar en el trabajo
Las empresas pueden elegir el sistema que mejor se adapte a su tamaño y actividad. Sin embargo, no todos los métodos de fichaje cumplen con los requisitos mínimos de la normativa vigente.
Los métodos más frecuentes en las empresas son los registros en papel, los tornos o dispositivos físicos y el software de control horario.
- Papel y planillas: los registros en papel son manipulables y exponen los datos horarios de todos los empleados a cualquier persona que acceda al documento, lo que puede constituir una infracción de la normativa de protección de datos. No generan informes con validez jurídica.
- Tornos y dispositivos físicos: su instalación supone una inversión significativa, especialmente para pymes. Solo cubren la actividad dentro de un espacio físico concreto, lo que los hace ineficaces para trabajadores en remoto o con desplazamientos continuos.
- Software de control horario: permite fichar desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Puede integrarse con dispositivos de control de acceso biométrico y con fichaje geolocalizado para perfiles con movilidad. Los registros se conservan en la nube durante el período legal exigido y son exportables como informe auditable en cualquier momento.
| Registro diario | Integridad del dato | Conservación 4 años | Protección de datos | Informes auditables | |
| Papel / planilla | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Torno / dispositivo físico | ✅ | Parcial | Parcial | ✅ | Parcial |
| Software de control horario | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Registrar las horas trabajadas y las horas extra
La empresa debe garantizar que cada trabajador registre tanto las horas ordinarias como las horas extraordinarias realizadas, con independencia del sistema de fichaje implantado.
El artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores fija el límite en 80 horas extra anuales, dejando fuera de ese cómputo las realizadas por fuerza mayor y las correspondientes a períodos de descanso.
La normativa obliga además a entregar a cada trabajador, al cierre de cada período, un comprobante de las horas extra realizadas junto con su recibo de salarios. En plantillas medianas y grandes, gestionar ese proceso de forma manual supone revisar registros individuales, calcular totales y enviar documentación a cada persona.
Almacenar el horario laboral
El RDL 8/2019 obliga a conservar el registro de jornada de cada trabajador durante cuatro años, con acceso inmediato para la Inspección de Trabajo en cualquier momento. En empresas con plantillas medianas o grandes, cumplir ese requisito con papel genera un problema de espacio físico y de integridad documental: los registros son manipulables y no hay forma de garantizar que no han sido alterados.
Las hojas de cálculo resuelven el problema del espacio pero no el de la fiabilidad. No detectan errores en los registros, no alertan de inconsistencias y no garantizan que el dato sea inviolable ante una inspección.
Un software de control horario conserva los registros de forma automática durante el período legal exigido, garantizan la integridad del dato y permiten exportar el historial completo de cualquier trabajador en cualquier momento, sin instalación de equipos adicionales.
Generar informes con validez jurídica
La normativa obliga a entregar a cada trabajador un resumen mensual de su jornada y a tener disponibles los registros históricos ante cualquier requerimiento de la Inspección.
Cuando el proceso se gestiona de forma manual, el equipo de RR.HH. debe localizar los datos de cada empleado, verificar su integridad, calcular los totales y enviar la documentación individualmente. En plantillas de más de 20 personas, ese proceso puede consumir varias horas al mes.
Un software de registro de jornada consolida automáticamente las horas registradas y esperadas de cada trabajador, calcula las desviaciones y genera el informe mensual listo para exportar. El equipo de RR.HH. no interviene en el proceso salvo para revisar excepciones.
4 Ventajas de fichar en el trabajo con un software de control horario
Más allá del cumplimiento legal, un software de gestión del tiempo resuelve los cuatro problemas operativos habituales en los equipos de RR. HH.:
- Gestión centralizada de turnos, vacaciones y ausencias. El módulo de fichaje forma parte de una plataforma de gestión del tiempo que centraliza turnos, vacaciones y permisos. Los responsables tienen acceso a los calendarios laborales en tiempo real, pueden aprobar o rechazar solicitudes y evitan el solapamiento de ausencias.
- Escalabilidad de costes. Un sistema de fichaje en papel o con tornos requiere más recursos conforme crece la plantilla. Un software de control horario funciona igual con 20 empleados que con 200, sin coste adicional por crecimiento o por contratos temporales.
- Reducción de la carga administrativa de RR.HH. El sistema consolida automáticamente las horas registradas de cada empleado y envía el resumen mensual sin intervención manual. El equipo de RR. HH. deja de dedicar horas a localizar datos, calcular totales y distribuir documentación individualmente.
- Preparación ante inspecciones. Si la Inspección de Trabajo solicita los registros horarios de los últimos cuatro años, un sistema digital los entrega en segundos. Con métodos manuales, localizar y presentar esa documentación puede llevar días y exponer errores que deriven en sanción.
Cómo automatizar el fichaje y reducir la carga administrativa de RR. HH.
Cada incidencia no resuelta a tiempo, cada hora extra mal registrada o cada informe generado con retraso es un riesgo legal acumulado. En plantillas medianas, ese riesgo crece en proporción directa al número de registros que el equipo de RR.HH. gestiona manualmente cada mes.
Contar con un software de control horario como Bizneo HR permite registrar entradas, salidas y horas extra con múltiples métodos de fichaje adaptados a cada tipo de plantilla.
En entornos industriales, los trabajadores podrán registrar su jornada desde la app móvil, navegador, PIN, NFC y control de acceso biométrico. Para plantillas con teletrabajo o perfiles con movilidad, el módulo incluye geolocalización y restricción por IP. Todo desde la misma plataforma que gestiona turnos, vacaciones y ausencias, sin cruzar datos entre herramientas distintas.
Además, los informes de tiempo se generan automáticamente con las horas registradas, esperadas y desviaciones de cada empleado, son exportables en PDF con firma y válidos ante cualquier requerimiento de la Inspección de Trabajo.
soy comercial con vehículo de empresa en la puerta de mi casa
tengo instalado un geolocalizador
para el fichaje diario de trabajo…cuando empieza mi jornada laboral,cuando me monto en el coche por la mañana o cuando llego al primer cliente?