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Cómo fichar en el trabajo

Fichar en el trabajo

Fichar en el trabajo es obligatorio, pero muchas empresas aún no están preparadas para que sus empleados lo hagan.

Fichar en el trabajo en España es obligatorio tras la aprobación del Real Decreto Ley sobre el Control de Presencia que modifica el Estatuto de los Trabajadores. Sin embargo, muchas empresas siguen sin estar preparadas para este cambio y se pueden enfrentar a sanciones graves

Un empleador que no tenga o no lleve adecuadamente un registro del control horario de sus empleados se enfrenta a multas de entre 60 y 187.515 euros. Los castigos, una vez aplicada la ley, no se hicieron esperar. A los seis meses, el primer balance de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social sobre la normativa arrojó datos alarmantes. 

ley de control horario

Obligaciones y soluciones para fichar en las empresas 

Lo primero que debe tener en cuenta un equipo de Recursos Humanos son las obligaciones que introdujo la normativa de control horario, empezando por la más básica: “la empresa debe controlar la entrada y salida de sus empleados mediante un sistema de fichaje”. 

El nuevo reglamento no especifica la forma de hacer esos registros, por lo que las empresas pueden organizarse con “cualquier método objetivo y fiable” para almacenar los datos de los trabajadores al fichar. 

La intención de dar esa flexibilidad para elegir es posibilitar que las compañías adopten un sistema u otro en función del tamaño de su plantilla y/o la actividad que desarrollan. Es importante partir de este punto, porque cada requisito exigido por la ley genera problemas para muchos de los sistemas tradicionales de control horario. 

Cómo afrontar las obligaciones de la empresa para fichar en el trabajo  

El método que se emplee para fichar en el trabajo resultará decisivo a la hora de cumplir con las obligaciones legales. Aquí entran en juego las soluciones digitales, con grandes ventajas aplicativas y la seguridad de no infringir las normas.

Cumplir con la legislación al fichar en el trabajo

A la hora de seleccionar el método para fichar en el trabajo, la ley exige que este garantice la protección de los datos de los empleados. Eso limita en cierto modo las opciones al alcance de las empresas.

Utilizar una planilla en papel donde todos puedan ver o manipular los datos de sus compañeros, podría chocar con este apartado de la regulación, además de que podría ser causa de conflicto entre los trabajadores. Esto afectaría el clima laboral y la productividad.

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Otra alternativa son los tornos u otros dispositivos para fichar en el trabajo, pero suponen una inversión importante para cualquier empresa, especialmente para los pequeños empresarios. En muchos casos, el desembolso es mayor que la sanción por una inspección desfavorable. 

Además, están limitados al control de la actividad laboral dentro de un espacio concreto y resultan ineficaces para profesiones con desplazamientos continuos o para teletrabajadores. 

Una buena alternativa al alcance de pymes y grandes empresas es contar con un software de control horario en la nube con el que puedan fichar a través de cualquier dispositivo con internet: ordenadores, móviles o tablets.

Estos programas pueden vincularse con dispositivos biométricos para las fábricas, tener fichaje geolocalizado para los teletrabajadores, aseguran el cumplimiento de la protección de datos y le ley de control horario.

Registrar las horas trabajadas y las horas extra

En todo caso, sea cual sea el sistema elegido, los trabajadores deben registrar las horas extraordinarias que realicen. Obviamente, lo tendrán que hacer de acuerdo con la ley que impide superar las 80 horas extras anuales

Control horario

Quedan excluidas de ese límite las horas de descanso en el trabajo o las hechas por fuerza mayor, así que solo computarán las que hayan sido realizadas y retribuidas en dinero. La nueva reglamentación recoge el deber de “entregar al trabajador, al final del período respectivo, un comprobante de las horas extra junto con su recibo de salarios”. 

Almacenar el horario laboral

Un reto importante para los equipos de Recursos Humanos es el almacenamiento de los datos. La nueva normativa obliga a “preservar por cuatro años el control de presencia mensual de cada uno de sus trabajadores”. Este requerimiento hace desaconsejable anotar las jornadas de trabajo en hojas de papel, y más según sea mayor el número de empleados. Es un problema organizativo y de espacio. 

Los Excel tampoco son lo ideal, ya que no detectan errores en los informes. En cambio, un software de control horario de empleados en la nube sí responde a estas necesidades, con un acceso sencillo y sin instalación de nuevos equipos

Generar informes con validez jurídica 

La tarea de mandar un informe a cada empleado puede convertirse en un calvario, además requiere personal que se encargue de ello. Con la entrada en vigor de la normativa, muchas empresas han optado por registrar los horarios a través de una plantilla de Excel. En ellas, los datos quedan guardados, no ocupan espacio físico y se pueden compartir. 

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Pero cada vez que hay que generar informes, los empleados de Recursos Humanos tienen que bucear en una tabla de datos, seleccionarlos, organizarlos y enviar la documentación individualmente. Un proceso largo y propenso a errores

Fichar en el trabajo optimiza el tiempo del empleado

La aplicación para fichar en el trabajo permite asignar y tipificar las horas extra, y a final de mes envía toda la información de forma automática a cada empleado. El departamento de Recursos Humanos puede ahorrarse muchas horas de trabajo.

A su vez, también cumple con la obligación legal de proporcionar los datos a los representantes sindicales. Trabajadores, sindicatos, equipos de RR.HH y responsables de la empresa se aprovechan de las ventajas de la plataforma común en línea. 

Por otra parte, la ley explica que “el registro de jornada tiene que implantarse sin perjuicio de la flexibilidad horaria, sin violar en ningún caso convenios o acuerdos sindicales preexistentes”. Este es otro aspecto en el que destacan los métodos digitales.

Y es que una fórmula física no permite la posibilidad de fichar en cualquier momento y lugar, con tal nivel de tolerancia para poder hacerlo varias veces en un día. 

4 Ventajas de fichar en el trabajo con un software de control horario 

Hasta aquí se han descrito los principales retos a los que se enfrentan las empresas, con especial atención a los que aparecieron por imperativo legal. Sin embargo, hay otros muchos aspectos a tener en cuenta cuando se decide cómo fichar en el trabajo

Los costes son prioritarios

Tanto para la dirección de la empresa como para los responsables directos de cada sección. Por tanto, el método para fichar más rentable siempre tendrá una ventaja comparativa con el resto. En el anterior punto solo se nombraron los costes de instalación, pero decantarse por un sistema u otro también tiene consecuencias económicas en el equipo de trabajo que lo gestionará. 

¿Cuanto más grande sea la compañía, más grandes serán los costes de organizar el control horario? No tiene por qué. 

Desde luego que, si se emplean tornos o plantillas de Excel, la respuesta es sí. Más trabajadores requieren más máquinas y más analizadores de los datos. Pero esto no ocurre cuando se implementan softwares de gestión de turnos. El programa funciona igual con 20, 50 o 200 empleados. Esto también aporta una ventaja a empresas en crecimiento o con muchos contratos temporales. 

Control de turnos, vacaciones y ausencias

El equipo de trabajo necesario para encargarse de gestionar los turnos también es menor cuando se contrata un servicio Workforce Planning, otorga un servicio que, una vez programado al gusto de la empresa, deja prácticamente todos los procesos de control horario automatizados. Así se optimiza el rendimiento del área de RR.HH. y deja tiempo para analizar los datos que el software aporta a los empleadores. 

Para cualquier compañía es vital tener el control de los horarios de los trabajadores de entrada, salida, pausas, ausencias, vacaciones y cualquier incidencia posible. Cuando los trabajadores tienen a su alcance una aplicación informática para fichar, la información está al alcance de los responsables las 24 horas

Gestión del tiempo de cada departamento

El software les permite: 

  • Hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales (días disponibles, descansos, festivos u horas a deber a la empresa)
  • Otorgar mayor autonomía a los equipos en la gestión de días libres o bajas 
  • Evitar el solapamiento de vacaciones
  • Incluir justificantes médicos u otros certificados o realizar comentarios que justifiquen el rechazo de peticiones de días. 
  • Realizar informes con  estas variables para mejorar la productividad y reducir el absentismo injustificado

Cumplimiento de la normativa

Por último, y no menos importante, las empresas necesitan estar preparadas ante una posible inspección de trabajo. En los primeros meses de aplicación de la ley de control de presencia, más de la mitad de las compañías examinadas presentaron deficiencias. Si los inspectores piden, es obligatorio presentar los informes horarios de los últimos cuatro años sin demora. 

La respuesta, con una herramienta digital es inmediata. Fuentes del Ministerio de Trabajo y los propios inspectores aconsejan que la medición del tiempo se convierta en una parte fundamental de la actividad de la empresa y aseguran que así es posible perder el miedo a las inspecciones. 

¿Fichar en el trabajo durante el estado de alarma por coronavirus? 

Desde el Ministerio de Trabajo y Seguridad social se ha advertido de que, incluso en un marco alterado por la pandemia del coronavirus, no se frenarían las inspecciones y habría que fichar durante el teletrabajo

Hemos elaborado una guía que explica cómo se ha potenciado el teletrabajo para combatir la covid19 en el ámbito laboral:

Guía Teletrabajo

Ana Ercoreca, presidenta del Sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, ha asegurado:

"los inspectores no se van a relajar, vamos a seguir controlando el registro horario y velando por los derechos de los trabajadores. Porque hoy más que nunca la inspección tiene que estar ahí". 

Por tanto, una vez más, una solución tecnológica para controlar el horario durante el teletrabajo se presenta imprescindible. Las empresas tienen que registrar la jornada laboral de los empleados que van a trabajar a distancia y, como hemos visto, las plantillas de horario de trabajo para fichar en papel o en excel se quedan obsoletas y son propensas al error humano. 

La única manera de registrar el horario del empleado, almacenar sus datos y utilizarlos para mejorar la gestión del tiempo de la empresa es un software de control horario

control horario

Supuestos extraordinarios para el control al fichar en las empresas

Es importante aclarar que, si se subcontrata la actividad, el control del horario de sus trabajadores corresponderá a la empresa subcontratada. Como esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, las relativas a registro diario de jornada no serán una excepción. 

En la contratación de personal que provienen de empresas de trabajo temporal (ETT), por lo establecido en el artículo 12.1 de la Ley 14/1994, la ETT y la empresa contratante tendrán que acordar y establecer los procedimientos de registro horario para el cumplimiento de sus obligaciones.

Software control horario

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