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Cómo redactar una carta de agradecimiento a una candidatura desestimada

carta de agradecimiento

Independientemente del volumen de candidaturas, debemos mantener una comunicación fluida y cercana con todos los sujetos que se presenten a nuestras vacantes. ¿Cómo podemos facilitar esta labor sin dejar de construir nuestra marca?

Cuando abrimos un proceso de selección debemos tener en cuenta que los candidatos que se presentan para el puesto también inician un viaje con nosotros. Por eso, enviar una carta de agradecimiento a la candidatura desestimada es esencial para crear una imagen positiva de la empresa. 

La carta de agradecimiento por candidatura desestimada

Muchas veces tenemos a dos candidatos distintos con perfiles muy similares, pero uno de ellos destaca ligeramente del otro por factores más intangibles que resultan complicados de explicar. 

Cuando descartemos a uno de los dos, es importante dejar claro al otro que existía otro candidato cuyo perfil se ajustaba ligeramente mejor a nuestra empresa y al momento actual.

Lo que conseguiremos con esta sencilla acción es reforzar la autoestima del candidato descartado y argumentar asertivamente  los motivos por los que no ha obtenido el puesto.

Aunque la mayoría de los reclutadores se preocupan por cuidar la comunicación con los candidatos, supone una carga de trabajo que no todos pueden asumir. Cuando se manejan procesos de selección masivos, contactar a todos los descartados puede ser visto como una pérdida de tiempo.

Cuidar la comunicación y el Employer Branding

Comunicación en un proceso de selección de personal

 Lejos de ser una pérdida de tiempo, las empresas se juegan su employer branding en  detalles que se podrían evitar mejorando los procesos internos y automatizando tareas. Este esfuerzo de postularse e interesarse por nuestra empresa merece, al menos una respuesta por nuestra parte, para que no queden cabos sueltos.

Si bien es cierto  hacer una llamada telefónica con empatía es la manera más efectiva de cuidar la marca empleadora, puede resultar incómoda y menos práctica en fases del proceso en los que hay muchas personas descartadas. 

En esos casos, el correo electrónico es una solución eficaz y sencilla que puede ayudarnos en esta situación. Más si lo hemos combinado con plantillas replicables y herramientas de automatización que puedan hacer este proceso masivo y personalizado a la vez. 

Redactar un correo modelo o carta de agradecimiento por la candidatura descartada para cada fase del proceso de selección dará al candidato la información necesaria para saber cómo mejorar su perfil como postulante para futuros procesos.

El nivel de detalle que ofrezcamos también dependerá de la fase en la que se encuentre. No es igual agradecer a un candidato desestimado en la criba inicial, que a uno finalista que ha estado tres semanas en nuestro proceso de selección.

¿Qué ocurre cuando no envías la carta de agradecimiento por la candidatura desestimada?

Dejar en el olvido a los aspirantes descartados de una candidatura no habla muy bien de la empresa ni del proyecto que estamos construyendo. La filosofía de una compañía debe ser algo más que palabras vacías sobre el papel, pues debe llenar todos los aspectos en los que operamos y repercutir sobre todas las personas con las que entramos en contacto. 

No debemos olvidar nunca que todos los candidatos que se presentan ante una vacante son parte de nuestro público y deben ser tratados como tal, de lo contrario perderemos credibilidad. 

Por fortuna existen herramientas que nos permiten automatizar estas comunicaciones. Es el caso del ATS, una plataforma de reclutamiento que permite enviar  comunicaciones automáticamente en función de la fase del proceso por la que pasa el candidato. Algo que permite mantener el employer branding intacto, realizar un seguimiento, .

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Elementos de la carta de agradecimiento de candidatura desestimada

Datos sobre el proceso, la empresa y la posición

Para poder entender qué perfil se buscaba en la carta de agradecimiento de una candidatura descartada y por qué el del candidato no encaja a la perfección; debemos dar cierto contexto sobre nuestros valores como empresa, sistemas de trabajo, flujos de información y organigrama.

Título de la imagen

La situación actual y el entorno en el que se desarrollan la actividad y, en especial, la función del puesto ofrecido son clave para justificar el descarte de forma razonable y objetiva.

Personalización

Que creemos una respuesta modelo no quiere decir que siempre tengamos que ceñirnos a ella, más bien, debemos entenderla como una guía que nos indicará por dónde debe ir la comunicación.

La carta de agradecimiento de la candidatura desestimada perfecta conlleva cierto grado de personalización que hable de tú a tú al sujeto. Dar la imagen de que se habla con una máquina no favorece a ninguna de las partes implicadas. 

Información sobre el porqué del descarte

Según la fase del proceso de selección durante la cual el candidato quede fuera, podremos dar más o menos explicaciones para justificar la situación.

En todo caso, cualquier carta de agradecimiento durante el proceso de selección debe dar razones tangibles por las cuales no se seguirá considerando el perfil para esa candidatura.

Puerta abierta

Aunque estas cartas de agradecimiento de candidatura desestimada siempre tengan un tinte negativo, es importante también abrir una ventana al optimismo; muchos candidatos son válidos, pero no se ajustan a los requerimientos de ese momento puntual.

Si el candidato es prometedor, puedes animarlo a que se presente a futuros procesos de selección o informarle, si es el caso, de que su perfil se quedará guardado para otro puesto más adecuado a sus aptitudes.

Muchas empresas utilizan un software de reclutamiento y selección que permite almacenar una base de datos de talento. Allí, los reclutadores pueden dejar notas en los perfiles descartados más prometedores, etiquetar habilidades que han detectado o almacenar los resultados de las pruebas psicométricas. Esos datos serán útiles en otros procesos de selección.

software de seleccion de personal

Aspectos positivos

Para terminar con un tono más amable, podemos incluir en la carta de agradecimiento de la candidatura desestimada una selección de las cualidades más destacables del candidato. Es decir, primero es recomendable justificar su descarte por ciertas carencias y luego, alabar sus virtudes.

El tono de la carta de agradecimiento

La carta de agradecimiento de la candidatura desestimada debe reflejar el tono de tu marca empleadora. Sin embargo, puede variar de acuerdo con el puesto ofertado. Aun así, existen ciertas normas que nos dictan cómo dirigirnos a los candidatos en términos generales.

Lo ideal es mantener un tono amable y neutral que incluya la información necesaria para que el candidato comprenda la decisión que hemos tomado.

Existen ciertos casos que exigen algo más de esfuerzo por parte  del reclutador. Los candidatos que lleguen a fases finales de procesos largos y han pasado por varias entrevistas y pruebas suelen requerir un trato acorde al tiempo y esfuerzo que han invertido. 

Si este es el caso; lo ideal es enviar un email de agradecimiento por asistir a la entrevista y, más tarde, elaborar una carta de agradecimiento al desestimar su candidatura. El contenido debería  ser personalizado, aludiendo a las razones específicas de su descarte y proponiendo áreas específicas de mejora.

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Estructura de la carta de agradecimiento de la candidatura desestimada

  1. Saludo personalizado y cercano, que el candidato perciba calidez en el trato y empatía con su situación.
  2. Especificar la procedencia de la carta, pues no podemos obviar que algunos candidatos están en varios procesos de selección. Es importante aclarar quiénes somos y para qué puesto se estaba postulando.
  3. Desarrollar los motivos por los que el candidato no encaja, haciendo hincapié en las virtudes del sujeto.
  4. Dejar opciones a futuros procesos donde el perfil del candidato pueda encajar mejor.
  5. Finalmente, ponernos a disposición del sujeto por si tiene alguna duda o sugerencia que quiera aportarnos y agradecer su interés en nuestro proceso de selección.

Modelos de carta de agradecimiento proceso de selección

Descarte tras dinámica de grupo o entrevista

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1 comentario

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