Sistema de control de presencia | 7 ventajas clave

La necesidad de un control de presencia efectivo nace al amparo de diferentes circunstancias. El desarrollo del entorno digital y diferentes tecnologías que lo aprovechan, el auge del teletrabajo o la búsqueda de conciliar la vida laboral y la privada hacen que cada vez sea más necesario gestionar mejor el tiempo de trabajo con control horario.

Hasta hace no tanto, unas pocas décadas, establecer un sistema de control de presencia era dificultoso. Los medios se limitaban a unas hojas de papel o a maquinaria diversa para que los empleados pudieran fichar. El tiempo ha dejado obsoletos estos sistemas, los cuales se han sustituido por versiones digitales más eficaces y que permiten una gestión más ágil.

El resultado es una gestión fluida en la que tanto la empresa como el trabajador salen ganando. Ambos consiguen unas ventajas que merece la pena conocer y que se exponen a lo largo de este artículo.

Qué es el control de presencia

El control de presencia busca perfeccionar el control de horas trabajadas en una empresa. Además, constata el momento de la entrada y salida del personal. De esta forma, el control de tiempo en una empresa se somete a unos métodos más estrictos, lo cual tiene repercusiones en la productividad.

Un buen control de puntualidad moderno se caracteriza por su sencillez, esencial para que el trabajador lo utilice; su digitalización, que permite llevar la gestión a todo tipo de dispositivos; y por ofrecer información que permite mejorar la empresa.

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Para qué sirve el control de presencia

Los sistemas de control de presencia de los trabajadores están destinados a registrar las horas de trabajo, es decir, a verificar que se está cumpliendo con el horario pactado en el contrato. El proceso es automático y el empleado es quien se encarga de dejar constancia de sus movimientos.

Al empezar la jornada, el trabajador indica, utilizando el método y dispositivo estipulado, que está accediendo a su puesto. La hora queda registrada y se compara con la configuración del sistema de control horario. Lo mismo ocurrirá cuando finalice el día y en cada descanso de la jornada laboral que vaya a realizar. Así, se obtiene una imagen precisa de las horas que ha permanecido en su trabajo.

Esto permite comparar las horas del registro de jornada de los trabajadores con las configuradas en el aparato. Ante cualquier discrepancia, se sabrá cuándo ocurrió, durante cuánto tiempo y si se ha repetido en otras ocasiones.

Por tanto, permite conocer, de forma detallada, si la plantilla está cumpliendo con los horarios y los descansos pactados, así como el absentismo o realizar un control de horas extra que se han cumplido. Cada empleado genera un registro propio, por lo que no habrá problemas para cotejar de forma individualizada el uso que dan a su tiempo de trabajo.

Ventajas del control de presencia para la empresa

• Registro detallado de las horas de trabajo, lo que permite constatar que se cumple con la jornada laboral establecida por contrato.
• Lidiar con el absentismo laboral de la plantilla en general y de cada trabajador en particular. La información obtenida se puede utilizar para tomar medidas correctivas.
• Mejor control de vacaciones, así como una distribución más efectiva de los mismos.
• Las horas extra quedan registradas y pueden remunerarse con mayor facilidad. 
• Facilita la gestión de los turnos rotativos, la monitorización de los tiempos de descanso y la productividad de la plantilla.
• Control detallado de las ausencias, algo que permite determinar si han sido o no justificadas por parte del trabajador.
• Las empresas españolas cumplirán con la normativa vigente en materia de registro de entrada y salida de personal.

Ventajas del control de presencia para el trabajador

• Puede conocer a fondo su horario y las horas que dedica a su trabajo, lo que le permite organizarse de forma más efectiva.
• Gestión simplificada de días de descanso y vacaciones. 
• Mayor control de su horario de trabajo, tanto en la oficina como en su hogar en caso de teletrabajar.
• Reducción de las trabas para fichar siempre que sea necesario, en especial mediante el uso de soluciones de control horario digitales.

Tipos de sistemas de control de presencia

Con el paso de los años se han desarrollado una amplia variedad de sistemas de control de presencia, lo que permite a las empresas encontrar el que mejor se adapte a su situación particular.

Sistema de presencia tradicional

Era el habitual hasta la generalización de la informática. El método utilizado consiste en firmar en una hoja de papel o recurrir a una solución mecanizada. A día de hoy, solo las empresas de menor tamaño, no más de 10 empleados, podrían sacarle partido. Hay que tener en cuenta que la normativa actual exige mantener los registros durante 4 años.

Cuanto mayor número de empleados, más engorroso se torna este sistema. Sería difícil y poco práctico mantener las hojas durante el periodo que indica la ley, ya que se requeriría de un espacio destinado específicamente a su almacenaje. 

Sistema de presencia en excel

Otro sistema destinado a empresas de pequeño tamaño. Se basa en el uso de programas informático, como Excel, en el que se crea una hoja en la que se firma. Es posible compartirla entre ordenadores, pero, a día de hoy, existen soluciones más efectivas y que permiten conexión entre diferentes dispositivos.

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Máquina de fichaje

Se utiliza una máquina de grandes dimensiones en la que se introducen fichas, las cuales se perforan. Eran frecuentes en la industria, pero el paso de los años las ha dejado completamente obsoletas.

Lector biométrico

Es una de las soluciones más avanzadas. El control de puntualidad se lleva a cabo mediante un escáner de la huella dactilar, la palma de la mano, el reconocimiento facial o del iris.

Están conectados a dispositivos que realizan el registro, algo que permite gestionar los horarios, el control de acceso y obtener diferentes datos adicionales.

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Sistema de presencia en la nube

Dan la posibilidad de firmar desde un ordenador y compartir la información con facilidad. Esta se envía a la nube para almacenarla, por lo que cualquier miembro del personal podrá acceder a ella y revisarla.

Es útil para el control de presencia en empresas que apuestan por el teletrabajo y facilitan que sus empleados fichen con una app de control horario.

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Lector de tarjetas

Se trata de un sistema de control presencial que utiliza tarjetas que emiten una radiofrecuencia, la cual es registrada por una estación. Cabe la posibilidad de programarlas en diferentes estados: entrada, salida, horas extra o para controlar el descanso en el trabajo. Es una solución sencilla, que se aprovecha de diferentes tecnologías y que no supone una traba en el día a día del trabajador.

Claves de acceso

Recurrir a claves de acceso es un sistema de control de acceso y presencia ampliamente utilizado, sencillo de poner en práctica y que puede aplicarse en todo tipo de dispositivos. El trabajador introduce un código específico y tiene acceso a las instalaciones donde trabaja. En ese momento, se registra su entrada y hora, lo que permitirá controlar su tiempo de trabajo.

Con el software de control horario de trabajadores de Bizneo HR es posible combinar varios de estos sistemas. Permite la gestión desde diferentes dispositivos (página web, teléfono móvil, dispositivos biométricos o tabletas instaladas en kioskos) y almacenar la información de forma centralizada.

La interfaz del software de registro de jornada está diseñada para que sea intuitiva, permita la autogestión y garantice el control en ambientes marcados por el teletrabajo. Además, es posible establecer diversas políticas de horarios, distribuir turnos, fichar de forma masiva o manejar las horas extra con fluidez. Gracias a la integración con dispositivos para el control de presencia, no habrá problemas para mejorar la productividad.

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Por qué combinar control de presencia y control horario

Combinar el control de presencia y el horario es esencial para lograr unos buenos resultados. Ambos se complementan sin mayores problemas, ya que con uno se determina si el empleado cumple con su jornada laboral y con el otro se obtienen las horas que dedica a sus labores (tanto las pactadas en el contrato como las extras).

De esta forma, se obtiene una imagen más amplia y precisa del funcionamiento de la plantilla, la cual es la base para la toma de decisiones que afectan desde al clima laboral hasta la productividad. Además, combinar ambos controles es sencillo si se cuenta con un software de control horario adecuado. 

Nuestro programa de control horario permite la integración de diferentes sistemas y aplicaciones que mejoran sus características. Al combinarlo el control de presencia con el pago de las nóminas, no habrá horas extra que se queden sin abonar.

Se podrá almacenar la actividad de la plantilla para un posterior análisis, establecer avisos y diversas políticas empresariales al respecto desde un mismo software de gestión del tiempo, que incluya turnos y vacaciones.