Muchas empresas siguen gestionando el registro de jornada con métodos que la nueva ley de control horario prohibirá: papel, Excel o sistemas sin trazabilidad. Y a pesar de que el registro de jornada es obligatorio desde 2019, el incumplimiento de la normativa vigente sigue siendo una realidad extendida en el tejido empresarial español.
Según la Memoria Anual de la ITSS , en 2024 las sanciones por infracciones de registro de jornada y horas extra no remuneradas alcanzaron los 20,19 millones de euros, un 8,8% más que el año anterior
Adaptar el sistema de registro horario antes de que la nueva ley entre en vigor es la forma más eficiente de evitar sanciones de hasta 225.018€. Las empresas que actúen antes de la publicación en el BOE tendrán tiempo para hacerlo de forma ordenada.
Estado actual del control horario en España: qué es ya obligatorio
El registro de jornada laboral es obligatorio en España desde 2019, fecha en que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019. Esta norma modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció que todas las empresas deben garantizar el registro diario de la jornada de cada trabajador, con independencia de su categoría profesional, tipo de contrato o modalidad de trabajo.
El sistema de fichar en el trabajo debe recoger la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona. El registro ha de realizarse día a día, conservarse durante cuatro años y estar disponible en cualquier momento para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La normativa vigente no exige un formato específico: papel, Excel o software digital son métodos válidos siempre que el sistema garantice la fiabilidad, objetividad y accesibilidad de los datos. Ese margen desaparece con la nueva ley de control horario, que prohibirá expresamente los métodos no digitales.
Excepciones al registro horario
La normativa vigente contempla excepciones muy concretas. Están exentos los trabajadores con un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo pactado, y determinadas relaciones laborales de carácter especial: personal de alta dirección, empleados del hogar familiar, deportistas profesionales, artistas en espectáculos públicos, penados en instituciones penitenciarias y abogados en despachos individuales o colectivos, entre otros.
Los autónomos sin empleados a su cargo también están exentos. En el momento en que un autónomo contrata a su primer trabajador, la obligación del registro de jornada aplica en su totalidad.
Claves de la nueva ley de fichaje digital y registro horario
La nueva ley de control horario lleva en tramitación desde septiembre de 2025. El Consejo de Ministros aprobó la vía de urgencia para el registro horario digital, desvinculándolo de la reducción de jornada. Desde entonces, el texto ha pasado por audiencia pública y ha recibido una resolución crítica del Consejo de Estado que obligó a revisarlo.
El Gobierno ha confirmado que trabaja para aprobarlo durante 2026. Cuando se publique en el BOE, las empresas dispondrán de solo 20 días para adaptarse.
1. Fichaje exclusivamente digital
La nueva ley de control horario establece que el registro de jornada debe realizarse mediante sistemas digitales. El papel y el Excel quedan expresamente prohibidos como métodos válidos de registro oficial.
El sistema debe permitir que cada trabajador realice su propio fichaje de forma personal y directa, inmediatamente al inicio y al final de cada jornada. La empresa no puede condicionar ni modificar ese registro.
Esta obligación aplica a todas las modalidades de trabajo: presencial, teletrabajo y trabajo en movilidad. El formato del sistema puede variar, pero siempre debe ser digital y garantizar que los datos registrados reflejan la jornada real de cada persona.
Bizneo HR permite al responsable de RR. HH. supervisar en tiempo real que cada empleado está fichando correctamente, detecta incidencias y genera informes de auditoría exportables.
2. Sistemas de fichaje válidos según la nueva normativa
La nueva ley de control horario admite varios métodos de registro siempre que sean digitales, identifiquen inequívocamente al trabajador y generen un sellado temporal inalterable. Estos son los sistemas válidos:
- App móvil: permite fichar desde cualquier smartphone, con o sin conexión a internet. Válida para presencial, teletrabajo y trabajo en movilidad.
- QR y NFC: el trabajador escanea un código o acerca su dispositivo a un lector físico. Habitual en centros de trabajo con acceso controlado.
- Kiosco o terminal físico: dispositivo fijo en el centro de trabajo desde el que los empleados fichan con PIN o tarjeta. Válido para entornos sin dispositivo propio.
- PIN y web: acceso mediante credenciales desde cualquier navegador. Útil para puestos de trabajo con ordenador fijo.
- Geolocalización: el sistema registra la ubicación exacta en el momento del fichaje. Obligatorio para garantizar la autenticidad en entornos de movilidad.
- Fichaje offline: el sistema registra la jornada sin conexión y sincroniza los datos cuando recupera red. Válido para zonas sin cobertura.
- WhatsApp, Telegram, email y teléfono: métodos de registro remoto válidos siempre que el sistema garantice la trazabilidad e inmutabilidad del dato registrado.
Bizneo HR centraliza en un único sistema todos los métodos de fichaje, eliminando la dispersión de registros entre plataformas y garantizando que el responsable de RR. HH. tiene visibilidad completa sobre qué método usa cada empleado y cuándo.
3. Registro completo de la jornada: entrada, pausas y salida
La nueva ley de control horario va más allá del registro de entrada y salida de los trabajadores. El sistema debe registrar también las pausas y descansos que interrumpen la jornada, reflejando el tiempo de trabajo efectivo de cada empleado.
Cualquier interrupción computable debe quedar registrada: pausa para comer, descanso intermedio o cualquier otra interrupción que el convenio colectivo o el contrato considere tiempo no trabajado. El registro debe producirse en el momento exacto, no de forma retroactiva.
Esta obligación tiene una consecuencia práctica directa para el responsable de RR. HH.: el sistema elegido debe permitir registrar pausas de forma sencilla, o el índice de incumplimientos por olvido se dispara y la empresa queda expuesta ante una inspección.
Bizneo HR gestiona los descansos de forma manual o automática según las reglas configuradas por la empresa, con umbrales de tolerancia y cortesía que reducen las incidencias por fichajes imprecisos sin comprometer la validez del registro.
4. Inmutabilidad y trazabilidad del registro
La nueva ley de control horario exige que los registros de jornada sean inalterables: ningún dato puede modificarse sin dejar constancia de quién realizó el cambio, cuándo y por qué motivo. Un sistema que permite editar fichajes sin rastro no cumple con la normativa.
Cuando sea necesario corregir un registro, el sistema debe conservar el dato original junto con la modificación. La Inspección de Trabajo puede requerir ese historial en cualquier momento, y la empresa debe poder presentarlo de forma inmediata.
Los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años, en formato digital, cifrados y accesibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Bizneo HR genera informes de auditoría en PDF con firma digital y validez legal, exportables con un solo clic, que reflejan el historial completo de registros y modificaciones de cada empleado.
5. Acceso remoto de la Inspección de Trabajo
La nueva ley de control horario establece, en su artículo 6.3, que el sistema de registro debe permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, tanto de manera remota como presencial en los centros de trabajo.
El software que adopte la empresa debe estar técnicamente preparado para ese acceso desde el momento en que la ley entre en vigor. Un sistema que requiere exportación manual o preparación previa no cumple con este requisito.
Los trabajadores tienen derecho a consultar y obtener copia de sus registros en cualquier momento y de forma inmediata. La representación legal de los trabajadores dispone del mismo derecho de acceso en el centro de trabajo.
6. Desconexión digital: qué debe garantizar la empresa
La nueva ley de control horario regula expresamente el derecho a la desconexión digital. La empresa tiene la obligación de garantizar que ningún trabajador reciba comunicaciones laborales fuera de su jornada establecida, salvo en situaciones de emergencia previamente definidas en el protocolo interno.
La empresa debe implementar mecanismos técnicos que impidan el contacto con empleados fuera de su jornada laboral: bloqueo automático del acceso a correo y herramientas corporativas, desactivación de notificaciones en dispositivos de empresa y un protocolo escrito que defina qué situaciones justifican una excepción.
Normativa vigente vs. nueva normativa: qué cambia exactamente
La nueva ley de control horario amplía los requisitos técnicos del registro de jornada vigente desde 2019. El formato del registro, la identificación del trabajador, el acceso de la Inspección y el tratamiento de las pausas cambian de forma sustancial respecto a lo que hoy es exigible.
| Área de gestión | Normativa actual (RDL 8/2019) | Nueva ley de control horario |
| Formato del registro | Papel, Excel o digital, válidos si son fiables y accesibles | Exclusivamente digital. |
| Qué debe registrarse | Hora de inicio y fin de jornada | Inicio y fin de jornada, pausas y tiempos de espera con hora y minuto exactos. |
| Régimen de jornada y modalidad | Sin requisito específico | Obligatorio identificar si la jornada es completa o parcial con porcentaje, y si se desarrolla en modo presencial o a distancia |
| Horas extra y horas por conciliación y flexibilidad | Registro obligatorio de horas extraordinarias | Registro obligatorio con indicación expresa de si se compensan por descanso o se retribuyen |
| Identificación del trabajador | Sin requisito técnico definido | Identificación inequívoca obligatoria en cada asiento |
| Modificaciones del registro | Sin requisitos específicos | Solo con autorización de empresa y trabajador. Huella indeleble de autoría, fecha y motivo en cada cambio |
| Acceso de trabajadores y representantes | Registros a disposición de trabajadores, representantes e Inspección | Los trabajadores y representantes pueden consultar y obtener copia de forma inmediata |
| Acceso de la Inspección de Trabajo | Registros a disposición cuando se requieren | Acceso remoto e inmediato en cualquier momento, sin intervención previa de la empresa |
| Protocolo interno | Organización del registro por negociación colectiva, acuerdo o decisión previa consulta | Protocolo interno obligatorio que documenta el procedimiento de asientos, la información que debe recogerse y un sistema de evaluación periódica |
| Formación de la plantilla | Sin obligación específica | Obligatoria para todos los trabajadores que deban acceder al sistema. |
| Incidencia técnica | Sin regulación específica | Si el sistema falla, el registro se realiza por otro medio y debe digitalizarse en cuanto sea posible. |
Sanciones por incumplimiento de la nueva ley de control horario
El incumplimiento de las obligaciones de registro de jornada está tipificado en los artículos 6, 7y 8 de la LISOS. Las sanciones se gradúan según el número de trabajadores afectados, la intencionalidad y la reincidencia.
- Infracciones leves: por errores formales o documentales aislados. Multas de 70 a 750€.
- Infracciones graves: por ausencia de registro, registros incompletos o uso de sistemas sin trazabilidad. Multas de 751 a 7.500€.
- Infracciones muy graves: por falsificación de datos, manipulación deliberada de registros u obstrucción a la Inspección de Trabajo. Multas de 7.501 a 225.018€.
¿Cómo preparar tu empresa para el fichaje digital y registro horario?
Cuando la nueva ley de control horario se publique en el BOE, las empresas dispondrán de 20 días para adaptarse. Ese plazo es insuficiente para hacer una transición completa y ordenada. Las empresas que actúen antes tienen margen para auditar, configurar y formar a su plantilla sin presión de fecha.
Auditar el sistema actual es el punto de partida. Si el registro de jornada se gestiona hoy con papel, Excel o un software que no garantiza trazabilidad e inmutabilidad, ese sistema no cumplirá con la nueva normativa y deberá sustituirse antes de la entrada en vigor.
Un software de control horario digital que cumpla los requisitos técnicos del nuevo Real Decreto debe garantizar fichaje personal e inmediato, registro de pausas, inmutabilidad de los datos, acceso remoto para la Inspección y formato exportable compatible con los sistemas de uso generalizado.
Bizneo HR centraliza el control horario junto con la gestión de horas extra, vacaciones, ausencias y turnos en una única plataforma integral de recursos humanos, garantizando el cumplimiento normativo sin añadir nuevas herramientas al stack de RR. HH.
