En algunos centros de trabajo el fichaje presencial desde un punto fijo sigue siendo la opción más práctica. Según el Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores, con sanciones de hasta 225.018 € por incumplimiento.
La buena noticia es que ya no es necesario instalar máquinas de fichaje dedicadas ni hardware costoso. Un kiosco de fichaje convierte una tablet Android en un punto de registro horario completo, con métodos como PIN, QR, reconocimiento facial o tarjeta NFC. Sencillo para el empleado, legal para la empresa.
Index
- 1 ¿Qué es un sistema de control horario con kiosco o tablet?
- 2 Ventajas del fichaje con kiosco o tablet
- 3 ¿Es legal fichar con tablet, kiosco o máquina?
- 4 ¿Cómo funciona el fichaje con kiosco o tablet en Bizneo HR?
- 5 ¿Qué dispositivos se pueden usar?
- 6 Fichaje en kiosco o desde el dispositivo del empleado: comparativa entre modos
- 7 Preguntas frecuentes sobre el kiosco de fichaje
¿Qué es un sistema de control horario con kiosco o tablet?
Un sistema de control horario con kiosco o tablet es un dispositivo de fichaje con pantalla táctil que se instala en un punto fijo y donde los empleados registran su jornada laboral.
Se suele instalar en el acceso de los trabajadores al centro de trabajo y se le incorpora un software que identifica a los empleados a través de distintos métodos, con el objetivo de contabilizar la entrada, salida, horas de trabajo u horas extra.
Este tipo de dispositivos pueden presentarse en diferentes formatos, dependiendo de las necesidades de cada empresa:
- Tablets (modo kiosco): dispositivos táctiles portátiles que se colocan en ubicaciones estratégicas del centro de trabajo. Son económicos, fáciles de instalar y ofrecen gran flexibilidad de ubicación.
- Máquina de fichar con tarjeta: dispositivos físicos que requieren que los empleados utilicen una tarjeta personal (NFC o RFID) para registrar su entrada y salida.
- Relojes u otros terminales: dispositivos especializados de fichaje que ofrecen múltiples métodos de identificación como huella dactilar, reconocimiento facial o códigos PIN.
¿Cuándo es útil un kiosco de fichaje?
Un kiosco de fichaje es especialmente útil en empresas con alta rotación de personal, trabajadores que comparten espacios o equipos, o en centros donde no todos los empleados disponen de dispositivos móviles propios.
Por ejemplo, esta forma de fichaje es especialmente recomendable en fábricas, almacenes, tiendas físicas, centros sanitarios u hoteles, donde el acceso centralizado al registro horario agiliza el proceso de fichaje diario y facilita el cumplimiento normativo.
Ventajas del fichaje con kiosco o tablet
- Simplicidad: el software se instala en cualquier tablet Android. La interfaz es accesible e intuitiva para cualquier perfil de empleado, sin necesidad de formación previa.
- Múltiples métodos de fichaje: desde un mismo dispositivo se puede fichar por código PIN, código QR, reconocimiento facial o tarjeta NFC, adaptándose a las necesidades de cada entorno.
- Seguridad: el modo kiosco bloquea el dispositivo en la pantalla de fichaje. Solo un administrador puede modificar la configuración o salir de la app, lo que impide cualquier manipulación.
- Ahorro de costes: no requiere invertir en equipos de fichaje dedicados. Una tablet con el software adecuado es suficiente para gestionar el control horario de forma efectiva.
- Cumplimiento legal: los registros incorporan sello de tiempo y son inalterables, cumpliendo con los requisitos del RDL 8/2019 y la protección de datos conforme al RGPD. Los fichajes se conservan durante un mínimo de cuatro años y están disponibles ante una inspección de trabajo.
- Escalabilidad: el sistema funciona en múltiples centros, dispositivos y usuarios simultáneamente.
¿Es legal fichar con tablet, kiosco o máquina?
El control horario con kiosco es legal siempre y cuando el sistema cumpla con los requisitos establecidos por la normativa vigente:
- El software debe impedir que los registros sean manipulables una vez generados.
- Cada fichaje debe incorporar una marca de sello temporal asociada de manera inequívoca a la identidad del empleado.
- Los datos deben conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles para inspecciones laborales.
- Se debe garantizar la protección de datos personales conforme al RGPD, informando a los empleados sobre el tratamiento de su información.
- El sistema debe generar informes verificables que demuestren el cumplimiento de la normativa laboral ante cualquier requerimiento.
El módulo de Control Horario de Bizneo HR cumple con todos estos requisitos y ofrece un sistema de fichaje con kiosco homologado y seguro.
¿Cómo funciona el fichaje con kiosco o tablet en Bizneo HR?
El software de control horario de Bizneo HR integra el modo kiosco a través de la App Bizneo HR Fichaje con Kiosco, disponible para dispositivos Android. El proceso es sencillo tanto para la empresa como para los empleados:
Configuración inicial
- Crear ubicaciones de fichaje desde Configuración > Fichajes y presencia > Ubicaciones para fichaje, asignando un nombre, el método de fichaje y las credenciales de administrador.
- Instalar la App Bizneo HR Fichaje con Kiosco en la tablet Android y acceder con las credenciales de administrador.
- Seleccionar la ubicación desde la que ficharán los empleados en ese dispositivo. El sistema pedirá las credenciales configuradas para esa ubicación.
- La tablet queda bloqueada en modo kiosco: los empleados solo ven la pantalla de fichaje y no pueden salir de ella ni acceder a otras aplicaciones. Solo un administrador puede desbloquear el dispositivo.
Fichaje diario del empleado
- Identificación: el empleado se identifica mediante el método configurado en esa ubicación: código PIN, código QR, reconocimiento facial o tarjeta NFC.
- Registro automático: el sistema registra la hora exacta del fichaje con sello temporal, almacenando la información de forma segura e inalterable.
- Sincronización: los registros se sincronizan automáticamente con la plataforma de Bizneo HR. Si no hay conexión, se almacenan localmente y se sincronizan cuando se recupera la conectividad (fichaje offline).
- Salida: al finalizar la jornada, el empleado repite el proceso para registrar su hora de salida.
Todos los registros quedan vinculados al perfil del trabajador en Bizneo HR, donde el equipo de recursos humanos puede consultarlos, analizarlos y generar informes detallados sobre asistencia, horas trabajadas y cumplimiento de horarios.
¿Qué dispositivos se pueden usar?
Para poner en marcha un kiosco de fichaje se pueden utilizar diferentes dispositivos:
- Tablet Android con App Bizneo HR Fichaje con Kiosco: la opción más sencilla y económica. La app bloquea la tablet en modo kiosco, impidiendo el acceso a otras aplicaciones y garantizando que solo se utilice para el fichaje.
- Dispositivo tipo kiosco: pantallas táctiles con soporte fijo o montaje en pared, optimizadas para entornos industriales o de alta afluencia. Incluyen carcasas protectoras para un uso más intensivo.
- Terminal especializado: dispositivos diseñados específicamente para el control de presencia que pueden incluir lectores de huella dactilar, reconocimiento facial o lectores de tarjetas RFID.
- Máquinas de fichaje con tarjeta o código: sistemas tradicionales que requieren una tarjeta física o un código para registrar la jornada. Aunque son métodos más antiguos, siguen siendo válidos en ciertos contextos.
Fichaje en kiosco o desde el dispositivo del empleado: comparativa entre modos
Tanto el fichaje mediante kiosco como el fichaje desde el dispositivo personal del empleado son soluciones válidas, pero cada uno se adapta mejor a diferentes contextos laborales:
| Aspecto | Kiosco de fichaje | Dispositivo del empleado |
|---|---|---|
| Ubicación | Punto fijo en el centro de trabajo | Cualquier lugar con conexión a internet |
| Accesibilidad | Requiere presencia física en el centro | Fichaje remoto o en movilidad (con geolocalización opcional) |
| Coste inicial | Inversión en tablets o terminales | Sin coste adicional de hardware |
| Ideal para | Trabajo presencial: fábricas, almacenes, tiendas, centros sanitarios | Teletrabajo, trabajo de campo, equipos distribuidos |
| Seguridad | Modo bloqueado, sin acceso a otras apps | Depende del uso responsable del empleado |
| Flexibilidad | Limitada al punto de instalación | Total flexibilidad de ubicación |
Lo ideal es contar con un software que ofrezca ambas opciones de fichaje, para combinar el control horario presencial mediante kiosco con la flexibilidad del fichaje desde dispositivos personales. Bizneo HR integra los dos modos, adaptándose a todos los modelos de trabajo dentro de una misma plataforma.
