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Cómo calcular las horas extra de tus empleados

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Un software de gestión de tiempo acaba con los quebraderos de cabeza en el cálculo de horas extra.

Las horas extras, también llamadas horas extraordinarias, son las horas de trabajo que un empleado realiza sobre la duración máxima de su jornada ordinaria de trabajo. De acuerdo a nuestra legislación laboral, estas horas tienen carácter voluntario y deben aparecer reflejadas en el salario de los trabajadores que las realizan.

Si eres empresario y no sabes cómo pagar las horas extras de tus empleados, deja que te ayudemos con esta guía práctica para el cálculo de horas extras de tus empleados.

Cómo se pagan las horas extras en España

El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, estableció la obligación de las empresas españolas de llevar un registro de la jornada laboral de sus trabajadores. El principal objetivo del registro horario es acabar con el impago de las horas extraordinarias. Sin embargo, esto también permite agilizar otra cuestión: el cálculo de horas extra en sí mismo.

Límites legales en el cálculo de horas extras

En España, el Estatuto de los Trabajadores establece que el máximo de horas que un trabajador puede realizar como jornada laboral ordinaria son 9 y que siempre deben garantizarse por lo menos 12 horas de descanso entre la conclusión de un día de trabajo y el inicio del siguiente.

En lo que respecta al límite máximo de horas extra que puede realizar cada trabajador, este no puede ser superior a las 80 anuales, aunque esta cantidad puede reducirse por convenio o contrato individual. A efectos del cálculo de hora extra, recuerda que el citado límite de 80 horas NO se aplica a las horas extra:

  • Que se realicen para prevenir o reparar siniestros o daños de carácter extraordinario (horas por fuerza mayor).
  • Que se hayan compensado con periodos de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización.

Por tanto, solo computarán como horas extraordinarias las que hayan sido realizadas y retribuidas en dinero.

Por otra parte y contrariamente a lo que muchos piensan, los empresarios no tienen por qué pagar más por una hora de trabajo extra que por una hora de trabajo normal. Para determinar el precio de las horas extra simplemente habrá que mirar lo establecido en cada convenio colectivo. Eso sí: el valor de una hora extra será, como mínimo, el de una hora normal.

Colectivos que no pueden realizar horas extras

Otro factor a tener en cuenta para cálculo de horas extras, es que en España los siguientes colectivos tienen prohibida la realización de horas extraordinarias:

  • Trabajadores menores de 18 años, ya que su jornada de trabajo no puede exceder nunca de ocho horas diarias.
  • Trabajadores nocturnos (salvo ciertas y muy limitadas excepciones), ya que  su jornada de trabajo no puede exceder de ocho horas diarias de promedio, en un período de referencia de quince días.
  • Trabajadoras que estén disfrutando de un permiso de maternidad a tiempo parcial, salvo para prevenir o reparar siniestros o daños de carácter extraordinario.
  • Trabajadores minusválidos que trabajen en los centros especiales de empleo, salvo para prevenir o reparar siniestros o daños de carácter extraordinario. 
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¡Cuidado! Si no respetas estas limitaciones, tu empresa podría incurrir en sanciones “muy graves”.

Cálculo de horas extras: qué pasa si no las pago

Las empresas que no declaran y/o recompensan las horas extra de sus empleados pueden sufrir las siguientes sanciones:

  • Si la empresa no cumplimenta el registro diario de jornada: infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 a 6.250 euros.
  • Si la compañía declara la realización de horas extraordinarias por encima del límite legal de 80 horas anuales: infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 a 6.250 euros.
  • La inspección de trabajo detecta horas extraordinarias no declaradas: Infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 euros a 6.250 euros.
  • Cuando entidad no acredita la compensación económica o en descansos correspondiente a las horas extra declaradas: infracción grave o muy grave, sancionable con multa por importe de 626 euros a 187.515 euros. La gravedad de la sanción dependerá de la entidad del impago.
  • Si la empresa paga las horas extraordinarias, pero sin hacerlo constar en la nómina: infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 euros a 6.250 euros.
  • Si la empresa enmascara el pago de las horas extraordinarias bajo otros conceptos salariales. Se trata de una infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 euros a 6.250 euros.
  • En caso de que la empresa no comunique a los representantes legales de los trabajadores las horas extraordinarias realizadas. Se considera una infracción grave, sancionable con multa por importe de 626 a 6.250 euros.

Gracias al nuevo registro de jornada laboral, en caso de que un trabajador quiera reclamar ante un juzgado la realización de horas extra no pagadas (o compensadas), este podrá demostrar de forma fehaciente su horario laboral efectivo.

Las horas realizadas podrán reclamarse tanto si el trabajador sigue trabajando como si ya no está en la empresa en cuestión. Sin embargo, el demandante no podrá superar el plazo de un año para exigir el pago de las horas extra que haya realizado.

Automatiza el cálculo de horas extras con un buen software

Existen varias herramientas para hacer el cálculo de hora extra de los empleados de una organización. Las más utilizadas hasta el momento son las siguientes:

  • Registros manuales (plantillas excel o en papel): métodos tradicionales de fácil implementación, pero poco adaptables.
  • Máquinas de fichar (biométricas o de proximidad): método a prueba de fraude pero difícil de implementar y poco indicado para el control de los trabajadores en movilidad o que teletrabajan.
  • Software de control de presencia: método que automatiza y facilita el control horario, sin los inconvenientes que puede generar la instalación y/o el mantenimiento de aparatos hardware.

La propuesta de Bizneo HR pertenece a la tercera categoría, la más innovadora y flexible de todas. Esta herramienta digital responde a la entrada en vigor del Decreto Ley 8/2019 sobre el Registro de la Jornada Laboral obligatorio y se caracteriza por ser de rápida implementación, 100% online y fácil de usar.

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Entre sus FUNCIONALIDADES más destacadas encontramos:

  • Software diseñado para la mediana y gran empresa.
  • Doble validación de registros por parte del empleado y de su responsable directo, tanto en entrada y como en salida.
  • Sistemas recordatorios y alertas a través de emails automatizados parametrizables.
  •  Configurador de turnos rotativos según roles o tipos de contrato.
  • Configurador de tipos de horas extra y reglas de compensación.
  • Plataforma web responsive.
  • Generación de informes descargables y con validez jurídica (formatos .xml o .pdf.)
  • Implantación rápida y sencilla.
  • Servicio de soporte a disposición del cliente.
  • Plataforma multi-idioma.
  • Incorporado en un sistema para la gestión integral de horas extra, vacaciones y ausencias.

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