Elegir el software de control horario de trabajadores adecuado puede convertirse en una tarea complicada. Existen una amplia variedad de opciones, cada una con diferentes funcionalidades, requisitos y capacidades. Sin embargo; pese a la dificultad de la elección, merece la pena dedicar un tiempo extra a escoger el sistema que mejor encaje con las necesidades funcionales de la empresa.
Garantizar una adecuada gestión del tiempo es una función clave del departamento de Recursos Humanos. Evaluar el estado de la productividad es una de ellas, pero también el control del absentismo, favorecer un adecuado reparto de turnos o cumplir con la ley de registro de la jornada laboral. Además, es posible automatizar una amplia variedad de tareas que repercutan en la organización y la productividad del equipo.
¿Qué softwares de control horario para los trabajadores despuntan en el mercado? ¿Qué características ofrecen las diferentes alternativas? A lo largo de esta entrada veremos los software de control horario de empleados del momento y qué características les lleva a destacar por encima del resto.
Tabla de contenidos
Software de control horario de trabajadores | Análisis de los 7 mejores
Para facilitar la elección del software de control horario de trabajadores, hemos confeccionado una lista con las opciones más destacadas. Cada una de ellas cuenta con unos features y módulos interesantes. Gracias a ellas, el manejo del tiempo, los turnos, el fichaje o el control de vacaciones dejarán de aparecer en el listado de complicaciones de los responsables de RR. HH.
1º Bizneo HR
El software de Control Horario de trabajadores de Bizneo HR es una de las soluciones más completas del mercado. Su herramienta 5 en 1 incluye: vacaciones, ausencias, turnos de trabajo, control de acceso y gestión de horas extra.
Si nos centramos específicamente en el software de control horario para empleados, permite un control de tiempo sencillo y completo que facilita el día a día del departamento de RR.HH.
La automatización que provee es una de las claves del software de control horario válido para empresas de todos los tamaños. Simplifica, por ejemplo, la aprobación de las horas de trabajo y la revisión de las incidencias por parte del responsable. Esto reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.
Para impulsar aún más la automatización y las acciones masivas que ahorran tiempo sin perder precisión, una de las funcionalidades más potentes de este software de control horario de trabajadores reside en el fichaje.
Fichaje para empresas que apuestan por la flexibilidad:
- Fichaje en un clic (se registra el horario acordado)
- Fichajes masivos (para evitar perder tiempo en repetir el mismo horario – jornada)
- Registro de entrada y salida flexible indicando en detalle la hora exacta
…o mecanismos más restrictivos/ innovadores:
- Restricción por IP/Geolocalización
- Códigos QR
- Cronómetros de tiempo trabajado,
- Fichaje tras control de acceso con biometría (huella dactilar, rostro, RFID o PIN).
En relación a estas opciones del software de control horario de trabajadores están disponibles tanto en un PC como en la app.
La información generada queda registrada en la nube y puede volcarse en informes de control horario muy detallados, aptos para efectuar auditorías, entregarlos en inspecciones, evaluar el cumplimiento de convenios, pagar horas extra o para la toma de decisiones estratégicas.
La sencillez en el manejo la notamos desde el mismo interfaz, que resulta intuitivo y ágil. Es posible acceder a las funcionalidades clave a través de ordenador, teléfono móvil y tabletas. Este enfoque favorece el teletrabajo y optimiza el control del tiempo. Para reforzar este aspecto, el software de control horario de trabajadores se integra con sistemas de reconocimiento biométrico, entre más de 1000 opciones.
Para favorecer un control y acceso eficaz, el software de control horario se encuentra alojado en la nube. Esto permite que toda la información y la integración con otros módulos de la suite o sistema de Recursos Humanos (evaluaciones, reclutamiento, formación…) esté disponible desde cualquier lugar y momento.
En definitiva; los empleados tienen varias opciones de autogestión sin necesidad de control por su superior (siempre que esté así acordado, es una opción extra). Pueden seleccionar sus días de vacaciones, avisar de ausencias o conocer el estado de sus turnos de trabajo. Todo esto se efectúa cumpliendo con el RGPD y la ley de control horario. Todas estas funcionalidades lo convierten en uno de los software de control horario de trabajadores que lideran el mercado.
2º Stel Tempo
STEL Order ofrece una herramienta de control horario llamada STEL Tempo, diseñada para simplificar los registros horarios y las ausencias de tus empleados de manera eficiente. Esta funcionalidad va mucho más allá del simple registro de la jornada laboral de tus empleados y también permite gestionar las ausencias de todo tu equipo, desde bajas médicas hasta vacaciones, con un nivel de detalle que facilitará mucho la gestión de tu equipo.
Además, STEL Tempo garantiza el cumplimiento normativo relacionado con el control horario de los trabajadores y que obliga a las empresas a llevar un registro de las jornadas laborales de sus trabajadores.
Tempo no se limita a los fichajes convencionales de inicio y fin de jornada; sino que te ayudará en muchos más aspectos de la gestión de ausencias y del flujo de trabajo de tu equipo. Las distintas herramientas con las que cuenta son las siguientes:
- Registro de Jornadas: Permite fichajes precisos con la hora exacta de entrada y salida, incluso con la opción de registrar los períodos de descanso.
- Geolocalización: Facilita la ubicación exacta de los fichajes, brindando la flexibilidad de elegir entre fichar con geolocalización constante o solo en la entrada y salida. Esto es especialmente útil para empresas que precisan de movilidad, como reparaciones a domicilio.
- Gestión de ausencias y vacaciones: Permite a los trabajadores solicitar ausencias y vacaciones, con la capacidad de detallar motivos y adjuntar documentos, fotos o grabaciones. Para los responsables de equipos, facilita la administración eficiente y segura de estos procesos.
- Perfiles de Usuarios: Posibilita la creación de perfiles específicos para cada trabajador, asignando diferentes permisos según su rol en la empresa.
Otra de las grandes ventajas de STEL Tempo es que forma parte de un completo software de gestión empresarial en la nube dirigido a autónomos y pymes. Esto significa que en una misma plataforma puedes administrar todos los procesos de tu negocio a la vez que supervisas el control horario de tus empleados, todo de forma centralizada y sin necesidad de acudir a herramientas extras de apoyo. Con Tempo, la gestión de tu negocio y de tu equipo es más fácil y eficiente.
3º BeeBole
BeeBole es un software de control horario de trabajadores con varias funcionalidades a tener en cuenta. Permite el registro de las horas de trabajo diaria, semanal o mensualmente. A su vez, facilita el control de la jornada laboral, el desarrollo de proyectos y da la posibilidad de generar informes.
Dispone de la funcionalidad de contador de horas trabajadas en tiempo real. Esta se puede parar y detener para facilitar el registro. En definitiva; facilita la gestión por parte de los encargados al contar con una sola herramienta, un apartado muy similar al que ofrece el software de control horario de empleados de Bizneo HR.
Hay algunas funcionalidades que simplifican el día a día con las que no cuenta. Este es el caso de integración con sistemas biométricos, fichaje por geolocalización, un control de la entrada y salida de personal o de turnos y vacaciones. Si bien es un software de control horario de trabajadores que se adapta a empresas de diferente tamaño, no es recomendable para aquellas que apuesten por el teletrabajo, por tanto; la gestión de los empleados no será tan ágil como otras alternativas.
3º A3gestión del tiempo
Es una solución que permite la gestión del tiempo, turnos y la presencia de los empleados. Cuenta con una administración integrada de los datos, lo que facilita su transferencia. Este software para control de horas desarrollado por Wolters Kluwer puedes integrarse con otros programas del fabricante, como su gestor de nóminas.
Permite la definición de reglas para el cálculo de paquetes de horas trabajadas. De esta forma; se puede controlar las extras y contarlas por cada empleado. Dispone de una función para el control de la movilidad en el teletrabajo o para trabajadores que viajan con frecuencia.
Hay dos funcionalidades con las que no cuenta este software de control horario de trabajadores. Pese a que permite el fichaje desde dispositivos móviles, no utiliza geolocalización, lo que resta precisión a la hora de controlar la actividad de los empleados en remoto. Junto a esta, no dispone de flujo de aprobación, algo que lastraría las tareas administrativas diarias.
Por qué implementar un software de control horario en tu empresa
4º Kabit
Otro software de horarios de trabajo es Kabit. Entre sus funcionalidades encontramos la de creación de calendarios laborales, gestión de faltas laborales, planificador de vacaciones, o justificador de ausencias. Las tareas de control se llevan a cabo a través de varios paneles de información, los cuales son interactivos.
Este software de control horario de trabajadores solo se centra en automatizar tareas relacionadas con la gestión del tiempo y no funciones más destinadas al talento o la administración del personal. Dispone de un registro, al cual pueden acceder tanto empleados como técnicos para evaluar el estado.
También permite administrar el fichaje, aunque se echa en falta compatibilidad con sistemas biométricos. Por último, tampoco provee de un control de entrada y salida ni flujos de aprobación. De esta manera, la falta de estas funcionalidades, como en otros casos, resta eficacia en la administración de la plantilla. En este aspecto, Bizneo HR ofrece una solución de control horario más completa que cuenta con esa integración y con otros módulos para la gestión del talento.
5º Sage HR
Sage ayuda a la actualización automática de los controles horarios. Si un empleado no está en su puesto, aparecerá reflejado sin tener que enviar una aprobación. Permite configurar quién aprueba los horarios, lo que se puede ejecutar en segundo plano. Junto a esto, tiene un apartado específico para la gestión de las horas de un proyecto.
Los técnicos de Recursos Humanos pueden acceder y generar informes. En ellos se incluye información sobre las horas extras trabajadas o las ausencias. Además; dispone de una función para configurar las modalidades del contrato.
Pese a las grandes funcionalidades que ofrece, no dispone de integración con sistemas biométricos ni de fichaje geolocalizado. Ambas contribuyen a mantener un control del empleado más exhaustivo, aunque sin llegar a ser invasivo.
En definitiva; es un software de control horario para empresas pequeñas, pero quizá no tanto en medianas y grandes empresas. Las pymes no cuentan con una plantilla amplia, lo que reduce las exigencias en cuanto a su supervisión.
6º Papershift
Para el registro de horarios aparece Papershift. Los empleados pueden registrarse directamente con un reloj de fichaje, el cual puede ser fijo o mediante PIN. A su vez, tienen disponible esta opción desde teléfono móvil. La gestión y guardado de turnos es otra de la opciones que ofrece este programa.
Los datos registrados y a tiempo real aparecen en ventanas de evaluación. Esta información se puede emplear para generar informes y exportarlos a diferentes formatos. De esa manera, es posible comprobar que se está cumpliendo el contrato o la tasa de absentismo.
Sin embargo, este software de control horario de trabajadores no alcanza la profundidad del de Bizneo HR. No cuenta con la posibilidad de integrar sistemas de biometría ni permite un flujo de aprobación por parte de los técnicos de recursos humanos; por lo tanto, le resta efectividad en el control y aumenta la carga administrativa, aunque sigue siendo una buena solución.
7º Jibble
El último programa de la lista es Jibble, destinado al 100% a software de control horario de trabajadores y presencia. Los empleados pueden acceder sus funcionalidades a través del móvil, una tablet o en su página web. Permite comprobar las horas trabajadas por día, semana o mes de manera personalizada, revisar estadísticas o ver los datos obtenidos por biometría.
Cuenta con la función de geolocalización de los trabajadores, IA para el reconocimiento facial y seguimiento de actividad. La única pega de este software de control horario de empleados recae en sus integraciones. Su variedad es limitada, lo que podría limitar la puesta en marcha de un sistema de gestión sólido.
Por último; no cuenta con un sistema de control de entradas y salidas, una funcionalidad importante para la gestión de una plantilla amplia. Esta ayuda a determinar si se están cumpliendo o no las horas de trabajo pactadas o las extra. Por otro lado, tampoco cuenta con un flujo de aprobación, el cual hemos visto que es un gran apoyo para simplificar las tareas de administración.
Comparativa de los mejores software de control horario de empleados
Ahora que conocemos las siete opciones más destacadas, conviene revisar sus características. Para facilitar la comparación, hemos creado una tabla que compara las funcionalidades más necesarias para las organizaciones. Así, podrás tomar la decisión de adquirir el software de control horario de trabajadores más adecuado para tu empresa.
| Software | Biometría | Fichaje geolocalizado | Control entrada y salida | Generación de informes | Flujo de aprobación | Control horas extra | Integración turnos y vacaciones |
| Bizneo HR | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| BeeBole | No | No | No | Sí | Sí | Sí | No |
| A3gestión | Sí | No | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Kabit | No | Sí | No | Sí | No | Sí | Sí |
| Sage HR | No | No | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Papershift | No | Sí | Sí | Sí | No | Sí | Sí |
| Jibble | Sí | Sí | No | Sí | No | No | No |
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Está claro que el futuro de la gestión de personal pasa por este tipo de software, que siempre automatiza más los procesos.