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Guía para combatir el absentismo laboral

absentismo laboral

Más de un millón de personas no acuden a su puesto cada día. Un absentismo que supone pérdidas millonarias a las empresas

El absentismo laboral se refiere a la ausencia o abandono del puesto de trabajo y a los deberes aparejados al mismo. Se trata de un incumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato de trabajo que conlleva miles de euros en pérdidas a las empresas cada año.

Es por eso, que luchar contra él con las medidas necesarias, será clave. Pero, ¿qué tipos de absentismo laboral existen? ¿cómo prevenirlo y detectarlo? Y aún más importante... ¿cómo combatirlo?

¿Qué es el absentismo o ausentismo?

¿Cuáles son las diferencias entre ausentismo laboral o absentismo? El ausentismo laboral es como se define a las ausencias o faltas laborales en América Latina. En cambio, absentismo es el término utilizado en España.

En ambos casos, significa lo mismo:

Un empleado, con o sin motivo específico o aviso previo, no se presenta a cumplir con sus funciones o abandona su puesto de trabajo sin que se haya completado el horario.

Cuando una persona falta sin previo aviso a su trabajo, sus responsabilidades y compromisos deben ser asumidos por otro empleado o quedan suspendidos. Afecta negativamente su producción y a la dinámica de trabajo general. Incluso al clima laboral y la relación con el resto de compañeros.

Por eso el ausentismo laboral es una de las principales problemáticas para los departamentos de Recursos Humanos. De ahí que establezcan distintos métodos y prácticas para prevenirlo y también para registrarlo.

Entre los segundos se encuentra el uso de softwares de gestión de ausencias y de gestión de tiempo como los que ofrece Bizneo HR, mediante los cuales se puede estudiar y documentar cada caso de forma específica para hacer una evaluación veraz y efectiva.

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El absentismo laboral en España

Según el VIII Informe Adecco sobre Absentismo, el absentismo laboral en España no deja de crecer y recientemente ha alcanzado un pico histórico. En 2018 hasta 753.000 empleados no fueron ni un solo día a trabajar. Un número que se traduce en un incremento de 52.000 personas respecto al año anterior. La tasa de absentismo, en concreto, se sitúa en el 5,3%.

Esto se traduce en más de 100 horas perdidas al mes y un gasto que supera lo 85.000 millones de euros. El coste directo para las empresas es de 7.000 millones de euros. Una cifra nada desdeñable.

Los datos de Randstad apuntan en la misma dirección: cada día más de un millón de personas se ausentan de su puesto de trabajo. 7 de cada 10 lo hacen por una incapacidad laboral, pero hasta el 26,4% (278.968 personas) lo hacen a pesar de no estar de baja. Las comunidades que más acusan el absentismo laboral son, por este orden, el País Vasco, Asturias y Galicia.

Regulación jurídica del absentismo laboral

El absentismo laboral en España se encuentra regulado en el Estatuto de los Trabajadores aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1995 del 24 de marzo. Estos son algunos de los artículos que lo reflejan:

  • Art. 21.4: explica que la empresa podrá verificar el estado de enfermedad o accidente del trabajador mediante un reconocimiento médico, cuando este sea el motivo de su ausencia.
  • Art. 52.2: establece que el contrato laboral podrá extinguirse, entre otros, por faltas de asistencia al trabajo (aunque estén justificadas pero si son intermitentes) que suponga el 20% de las jornadas hábiles durante dos meses consecutivos, o el 25% durante cuatro meses consecutivos. No se considera absentismo aquellas ausencias que se producen fruto de una huelga, las actividades de representación legal de los trabajadores, las ausencias por accidente de trabajo, maternidad, riesgo durante el embarazo... Estas situaciones deberán contar con la correspondiente baja.
  • Art. 64.1.7: el Comité de Empresa conocerá, al menos de forma trimestral, las estadísticas sobre el índice de absentismo de la compañía y sus causas.

Tipos de ausentismo laboral

Es necesario conocer los diversos tipos de ausentismo laboral ya que la correcta tipificación es clave para poder abordar cada caso. Los distintos tipos de ausentismo laboral son los siguientes:

Ausencia justificada

En este caso, el empleado avisa de su falta por motivos que, objetivamente, le impidan presentarse a su puesto de trabajo o cumplir con sus funciones laborales durante el lapso establecido, en los casos en los que el empleado trabaje a distancia o esté realizando home office.

Un ejemplo de esto puede ser la mudanza, un evento que puede coincidir con el horario habitual del trabajo y por el que sería necesario tomar medidas.

El software de gestión de horario de Bizneo HR ofrece la posibilidad de definir el tipo de ausencia dentro de una larga lista que se puede adaptar según el convenio y los acuerdos que la organización tenga con los empleados. Incluye documentos y justificantes para asegurar la validez legal.

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Absentismo presencial

Este tipo de ausentismo laboral se produce cuando el empleado se encuentra en su puesto de trabajo pero no cumple con sus funciones de trabajo sino que pierde el tiempo en otras tareas o en ninguna en específico. Hablamos, en realidad, de presentismo.

Por presentismo se entiende que el empleado está en su puesto de trabajo pero no es productivo. Se produce por causas como la falta de motivación, estrés, sobrecarga de trabajo producto de la desorganización o desequilibrio en la asignación de tareas, falta de comunicación efectiva con otras áreas de la organización, entre otros motivos.  

Una manera de atender este tipo de casos es a través de las encuestas. Bizneo HR ofrece su software de encuestas mediante el cual se hacen consultas personalidades y privadas, para que el empleado no sienta presión en ese momento, y la organización reconozca posibles inconvenientes dentro del funcionamiento. 

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Absentismo emocional

La presencia emocional del empleado también se tiene en cuenta dentro del ausentismo laboral. Cuando el trabajador se encuentra en su puesto de trabajo, realiza sus tareas, pero mental y emocionalmente se encuentre en otro lugar.

Este tipo de casos se produce cuando el empleado no se siente identificado con la organización, no se encuentra motivado o experimentan algún tipo de molestia física.

Absentismo injustificado

Esta clase de ausentismo laboral se produce cuando el empleado falta a su puesto de trabajo o no cumple con sus labores dentro del horario acordado sin que haya una justificación o motivo que explica su ausencia, incumpliendo con sus labores.

Causas del ausentismo laboral

Las causas de ausentismo laboral se dividen en dos áreas, aquellas que son responsabilidad del trabajador y otras que dependen de la empresa.

Causas del ausentismo laboral por parte del trabajador

  • Enfermedades. En este apartado, se presentan casos ficticios o exagerados de forma voluntario para justificar el ausentismo laboral. Sin embargo, dentro de estas también hay que contar aquellas enfermedades crónicas o específicas, justificadas y reales.
  • Motivos familiares. Debido a un accidente, el cuidado de otro o compromisos familiares, el ausentismo laboral también puede justificarse o notificarse. Esto incluye desde la enfermedad de un hijo hasta el fallecimiento de otro familiar.
  • Motivos de fuerza mayor. El empleado alega razones que escapan a su voluntad para no poder asistir al trabajo. Por ejemplo, fallas en el sistema de transporte.
  • Motivos personales. El estrés laboral, exámenes médicos o académicos o algún otro inconveniente personal puede afectar la autoestima, la jornada y el compromiso de los empleados, algo que en algunas casos deriva en ausentismo laboral.

Causas del ausentismo laboral motivadas por la empresa

  • Insatisfacción laboral. Los empleados que no se siente comprometidos ni vinculados con la organización pueden manifestarlo a través del ausentismo laboral. Es responsabilidad de la organización evaluar el caso.
  • Falta de supervisión. Al no establecer controles y evaluaciones, la organización se encuentra vulnerable ante el ausentismo laboral, viendo cómo su productividad y búsqueda de objetivos se ve afectada.
  • Falta de estímulos. Los empleados también tienen aspiraciones y metas profesionales. Si la organización no genera un clima dentro del cual el empleado sienta que puede alcanzarlas es probable que se presenten casos de ausentismo laboral.
  • Malas condiciones. Cuidar los espacios y el tipo de vínculos laboral es determinante. Si estos no son adecuados influirán en el rendimiento del empleado; de igual forma influyen en el clima de la organización.
  • Accidentes de trabajo y riesgos laborales. Si la salud del empleado corre riesgo, esto influirá en su rendimiento y compromiso.
  •  Rotación de personal. Cambios constantes en la organización afectan el clima laboral y, por tanto, la motivación, el sentido de pertenencia e identidad del empleado.

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Consecuencias del absentismo laboral

Cuando el absentismo laboral se convierte en una práctica generalizada, afecta seriamente las actividades y la productividad de la compañía.

El absentismo laboral reduce las ganancias y la productividad

El absentismo descontrolado limita la capacidad de la empresa para cumplir con los objetivos trazados. Dependiendo del giro del negocio, pueden presentarse retrasos en la producción, o descuidos en la atención a los clientes. Como consecuencia, la imagen corporativa y la rentabilidad se ven afectados.

El absentismo laboral dispara los costes

Cuando alguien falta sin previo aviso, otra persona tiene que cubrirlo, lo que implicará pagarle horas extra. Si el problema del absentismo es grave, el departamento de Recursos Humanos se envolverá en un ciclo interminable de despidos, contrataciones y capacitaciones, lo que representa una enorme fuga de dinero.

Perjudica a todo el equipo

Aun los mejores colaboradores pueden perder la motivación al verse obligados a cubrir las inasistencias y completar las labores inacabadas de otros.

En cuanto a los supervisores, se enfrentan a la difícil tarea de hacer ajustes y ejercer mayor presión en su personal a fin de cumplir con las metas del departamento. Esto puede enturbiar el clima laboral.

7 claves para prevenir el ausentismo laboral

Los escenarios descritos pueden ser prevenidos si se toman las medidas adecuadas. Algunas de ellas son las siguientes.

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Establecer políticas de ausencia y asistencia

Las políticas de ausencia deben ser escritas y formales para que puedan ser tenidas en cuenta por las distintas áreas de la organización. Funcionan como normas dentro del sistema de la organización.

Los gerentes, supervisores y responsables de área deben ser los principales responsables de cumplir con las normas. Por tanto, ellos deben ser los primeros en respetar los protocolos para gestionar una ausencia y cumplir la política de asistencia laboral.

Si se fijan horarios y hay una política clara para toda la organización, será mucho más sencillo que el funcionamiento de la organización sea efectivo; de igual modo al exponer de forma clara cuáles son los pasos a seguir en caso de una ausencia.

Revisión de los procesos para solicitar permisos

El ausentismo laboral puede producirse, en algunos casos, por dificultades en el proceso de notificación y registro. Se trata de establecer un método sencillo y cómodo para los distintos casos.

En este sentido, el software de gestión de vacaciones y ausencias de Bizneo HR cuenta con un sistema de recordatorios y alertas automatizados para los registros realizados y los que no; la opción de fichar desde cualquier tipo de dispositivo.

A su vez, cuenta con una interfaz que actualiza automáticamente los turnos rotativos según roles o contratos, además de permitir que el responsable y el empleado hagan una doble verificación del horario, como se mencionó.   

Contar con un software de ausencias

Para simplificar estos procesos, de forma veraz y detallada, se recomienda contar con un sistema que permita llevar un control preciso de cada caso. Con base en esto, ponemos a disposición nuestro software de gestión de ausencias, mediante el cual se pueden registrar en un calendario, adjuntar archivos, justificativos, entre otros recursos que facilitan su gestión y documentación.

Junto con estas ventajas, el principal factor diferenciador del software de Bizneo HR es contar con una plataforma cloud, 100% online, para el registro de la jornada; acceso centralizado para la gestión de horarios, vacaciones y ausencias, así como las búsquedas rápidas por empleo o rango por fechas para hacer aún más eficiente este proceso. 

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Seguimiento y programas de bienestar

El ausentismo laboral es un síntoma de que la dinámica organizacional puede estar fallando. Para estudiarlo y evitar que esto pueda alcanzar niveles más elevados y por tanto perjudiciales para la organización, se recomienda hacer seguimiento y contar con un software de encuestas para conocer la opinión de los empleados en relación con distintas cuestiones.

Esto deriva en la construcción de un mejor ambiente de trabajo y evita potenciales amenazas. En base a esta información también se puede desarrollar un programa de carreras y formación laboral para motivar a los empleados de la organización.

En ese sentido, Bizneo HR también ofrece su LMS. Este servicio es fácil de manejar y cuenta con múltiples opciones para la gestión y desarrollo de la evolución de los empleados, con asignaciones y programas de carrera personalizados a partir de las potencialidades de cada empleado. 

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Flexibilidad de los horarios

Contar con diversas opciones dentro del programa de horarios es una manera de ofrecer soluciones a los empleados, en especial a aquellos que tengan que viajar largas distancias o en caso de que la organización se encuentre en una zona en la que hay mucho tráfico.

Según datos de Adecco, se ha registrado una media de 10,7 días perdidos por año. Este dato, a gran escala, representa más de 50 mil millones de euros en pérdidas productos del absentismo laboral.

Con base en esto, y según datos de Bizneo HR, establecer una política efectiva de flexibilidad de horario genera un incremento en la productividad de entre 10 y 15%. 

De esa manera no solo se fomenta una mejor relación entre el empleado y la organización sino también se evitan pérdidas en el corto, mediano y largo plazo, en favor de ambas partes. 

¿Cómo calcular el absentismo laboral?

Calcular el absentismo es una tarea clave por el impacto particular, en relación el o los empleados, y la influencia que pueda tener en la toma de decisiones que realice la organización. Para ello se recomienda lo siguiente.

Segmentar la muestra

Para que el cálculo del absentismo laboral sea efectivo, es necesario seleccionar un período de evaluación específico. Este lapso de tiempo puede ser un mes, un trimestre, un semestre y hasta un año, dependiendo la profundidad del análisis.

A partir de ahí, se pueden realizar dos procedimientos:

  1. Sumar el número inicial de empleados en el momento de la evaluación yal final de la misma. Esa suma debe ser dividida entre dos.
  2. Sumar el número final de empleados por mes y dividirlo entre la cantidad de meses de la evaluación.

Días de trabajo

No todos los días del mes son laborables, por supuesto. Existen los festivos, días específicos en los que no se trabaja, entre otras variantes. Es necesario precisar cuántos días serán laborables para poder tener resultados eficientes. Sugerimos lo siguiente:

  • Contar los días festivos y las semanas del trimestre.
  • Contar los días irregulares, aquellos adicionales al inicio y final del trimestre cuando acaba e inicia en medio de una semana.
  • Multiplicar el número de semanas por cinco.
  • Agregar el número de días irregulares al resultado anterior y restar los festivos.

Especificar los días laborales de la empresa

En esta etapa se multiplica el número promedio de empleados por el número de días de trabajo, siempre de acuerdo con el período de tiempo seleccionado. De ahí la importancia de segmentar adecuadamente cada una de las etapas anteriores para tener resultados específicos.

Determinar la cantidad de días de trabajo perdidos por absentismo

En esta etapa de la medición del absentismo laboral se toma como referencia la duración de una jornada de trabajo. El ejemplo clásico son las ocho horas y el número de empleados que se haya tomado previamente.

Después, se suma la cantidad de días promedio que los empleados se cogen por baja por enfermedad junto con las otras razones que argumentan para faltar al trabajo. El resultante será el de los días de trabajo perdidos.

Resultados del absentismo laboral

Para finalizar, se recomienda coger el número de días perdidos por absentismo laboral y dividirlos entre el total de días laborales de la empresa.

Ese número reflejará un panorama claro en relación el ausentismo laboral que experimenta la organización. De esa manera es mucho más sencillo tomar distintas medidas para evaluarla. 

Una manera de apoyarse en la tecnología es usar un software de gestión tiempo que ofrece Bizneo HR, mediante el cual se pueden desarrollar métricas, llevar registro detallado y documentado de las jornadas trabajadas por el empleado o grupo seleccionado, incluyendo la doble validación de registros, tanto del empleado como del responsable directo.

¿Cómo combatir el absentismo laboral?

Hay distintas herramientas que contribuyen a evitar el absentismo laboral. Se trata de evaluar cada escenario de forma particular, reconocer cuáles son los problemas de la organización y las causas que propician el absentismo laboral para poder abordarlas de forma particular.

Fomenta un clima laboral favorable para prevenir el absentismo

Las personas pasan buena parte de su vida en ambientes laborales. Entre siete y ocho horas diarias, por lo general. Facilitar y cuidar que el clima laboral sea agradable es una tarea clave para prevenir el absentismo laboral. Se trata de generar las condiciones para que los empleados no deseen salir de la organización sino que, por el contrario, se genere mayor sentido de pertenencia y compromiso.

Esto se puede lograr cuidando los espacios de trabajando, fomentando jornadas de encuentros, integrando a las distintas áreas de la organización, así como contando con un software que permita evaluar el impacto de estas y otras medidas.

Este sistema puede automatizarse con el software de encuestas que ofrece Bizneo HR, mediante el cual se pueden hacer consultas particulares, privadas y seguras de forma sencilla para conocer la opinión de los empleados sobre el clima laboral.

Evaluación del Rendimiento, una herramienta contra el absentismo

Al conocer cuán productivo está siendo un empleado, la organización tiene información directa en relación con su compromiso y rendimiento.

Esto también es una oportunidad: reconocer el trabajo y el esfuerzo de un empleado a través de premios es una manera de combatir el absentismo. La persona se siente valorada. Esto fomenta su relación con la organización, el sentido de pertenencia.

Para este tipo de prácticas es recomendable contar con un software de evaluaciones a través del cual se puede ofrecer un feedback efectivo y documentando sobre las habilidades del empleado, reconocer talento clave dentro de la organización, fomentar la motivación, reconocer oportunidades de formación y trabajar sobre ellas.

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La formación, clave para combatir el absentismo laboral

Como se sugirió en el punto anterior, reconocer áreas de mejora es clave para evitar el absentismo laboral. Pero no solo se trata de advertir, también es cuestión de tratarlas.

Contar con una herramienta de gestión de formación como la de Bizneo HR permite a las organizaciones fomentar planes de carrera para cada empleado, con evaluaciones periódicas, sistema de notificaciones y recordatorios, junto con otras ventajas.

Una de ellas, producto del completo desarrollo de la herramienta, es poder evaluar el ROI de cada proceso. De esta manera, la organización puede reconocer lo rentable que es su inversión mediante un manejo inteligente de las distintas etapas que la conforman.

En la actualidad, el proceso de formación no tiene que ser uno rígido y tradicional. Por el contrario, el avance de la gamificación surge como una alternativa para refrescar los procesos de enseñanza. Se trata de una serie de métodos y activaciones desde una perspectiva lúcia para que la recreación sea vehículo para el conocimiento. 

Al dedicar tiempo y recursos en su capacitación, el empleado tiende a sentirse valorado y a desarrollar su compromiso con la organización. Es una estrategia que involucra aspectos como la educación y la motivación para fomentar el crecimiento del empleado dentro de la organización.

Optimiza la gestión del tiempo para prevenir el absentismo laboral

La satisfacción de un empleado es proporcional con la efectividad con la que realiza sus tareas. Saber distribuir las cargas de trabajo y designar tareas acordes a las capacidades de cada empleado es clave. De esa forma no se sobrecarga a un empleado ni tampoco se le sobreexige.

Para ello se recomienda contar con dos herramientas mediante las cuales es más sencillo gestionar estos apartados. La primera de ellas es un software de gestión de tiempo, mediante el cual se puede tener control de las horas de trabajo cumplidas, establecer recordatorios para los registros, manejar de forma más eficiente la rotación de horarios.

A través de este recurso, la empresa gana en cuanto a productividad, ya que monitorea de forma constante y a través de alertas las diversas etapas de los procesos; agiliza los procesos de tomas de decisiones y la organización de supervisiones laborales. Además de esto, este sistema garantiza privacidad en las distintas capas de información manejadas por la organización. 

Otro de los sistemas mediante los cuales se puede gestionar este escenario es a través del software de ausencias que también dispone Bizneo HR. Este permite hacer una revisión rápida y clara de calendarios, informar a la plantilla sobre novedades vinculadas con la jornada de trabajo, simplificar al registro al prescindir de hojas de cálculo, correos electrónicos y el uso del papel.

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Motiva a tus empleados

Fomentar la motivación es mucho más rentable que gestionar bajas laborales. Hay distintas maneras de hacerlo, desde bonos económicos hasta jornadas de trabajo libre, pasando por opciones como la flexibilización del horario, la realización de jornadas de integración fuera de los horarios habituales, programas de formación, diversos beneficios laborales por pertenecer a la organización y por el logro de objetivos, entre otros aspectos.

Otra opción es establecer jornadas de teletrabajo, en las que los empleados no estén comprometidos a asistir físicamente a la empresa pero sí cumplir con su horario de trabajo de forma remota.

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