Software de control de asistencia de personal | Cómo elegirlo

Contar con un registro de asistencia de empleados eficiente y bien organizado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio. La razón es sencilla: un buen sistema de control de asistencia de personal te permite gestionar mejor a tu capital humano, luchar contra el absentismo, calcular las horas extra de forma más exacta, ajustar salarios y beneficios equitativamente, prevenir accidentes laborales… y mucho más. 

Sin embargo, no todo sistema de control horario es igual ni responde a las mismas necesidades. Si quieres llevar tu empresa al siguiente nivel, deja atrás el papel y las hojas de cálculo y opta más bien por un software checador de personal 100% digital. 

¿Qué es el control de asistencia de personal?

El control de asistencia de personal es un procedimiento administrativo que tiene la finalidad de registrar y controlar la hora de entrada y salida del personal que trabaja en una determinada empresa u organización.

Este control se realiza mediante la cumplimentación de un registro de asistencia de personal, es decir, un registro en formato físico o digital de las horas efectivamente trabajadas por cada empleado. 

Por qué implementar un software de control horario en tu empresa
Cómo ayuda a la supervisión y motivación de tus empleados.

Por qué es importante el control de asistencia de personal

Todos sabemos lo importante que es para las empresas llevar un registro de asistencia de personal. Esto se debe a las muchísimas ventajas que conlleva un control horario: 

Proporciona información

Mantener un control sobre la hora de entrada y salida del personal puede resultar complicado y generar conflictos. Sin embargo, la asistencia y puntualidad se ven reflejadas en la productividad del personal de una empresa.

Por este motivo, todo buen emprendedor necesita enterarse de qué colaboradores están trabajando, en qué franja horaria y si están realizando horas extra que superen su jornada laboral ordinaria.

Reduce el absentismo

El absentismo laboral genera pérdidas económicas, disminuye la productividad y retrasa el trabajo. Afortunadamente, llevar un registro de asistencia de personal nos permite minimizar las consecuencias negativas de este problema.

Permite calcular las nóminas de forma más ágil y exacta

Disponer de un control de asistencia de personal nos ayudará a calcular las nóminas de forma ágil y exacta, tanto si nuestros empleados cumplen con las horas pautadas como si realizan horas extra. 

Previene riesgos laborales

Un gran número de accidentes laborales se originan por cansancio y somnolencia. Al garantizar un justo descanso entre turnos y jornadas laborales, el control de asistencia de personal nos ayuda a mejorar la seguridad en el puesto de trabajo. Por no hablar de que reduce el riesgo de enfermedades fruto del estrés laboral y similares.

Cómo llevar un registro de asistencia de personal

A la hora de llevar el control de asistencia de personal, las empresas tienen libertad para elegir el método que prefieren. Sin embargo, no todos los sistemas son iguales ni responden a las mismas necesidades:

Libros de registros en papel

Es el método más tradicional. El registro de asistencia de personal se cumplimenta a mano, no permite ningún tipo de automatización y supone por tanto mayores gastos de gestión. Recomendamos evitarlo si tu empresa tiene más de 10 empleados.

Hojas de cálculo

Hace años que Excel dominaba el mercado del control de asistencia de personal. Actualmente se trata de una solución obsoleta debido a su escasa flexibilidad y escalabilidad. De hecho, emplear una plantilla excel para el control de asistencia puede dar lugar a errores importantes.

Máquinas de fichar

Fichaje con tarjeta o pin, lectores de huella digital, reconocimiento biométrico, etc. Son sistemas seguros pero algo caros si tenemos en cuenta la inversión inicial y de mantenimiento que suelen requerir.  

Software de control de asistencia de personal 100% digital

La solución más recomendable. No necesitan ningún tipo de instalación, son accesibles a través del web, perfectamente escalables, fáciles de mantener, flexibles y user friendly. 

5 ventajas de implementar un software de control de asistencia de personal en tu empresa

Ahorro de tiempo y dinero

Al automatizar el trabajo administrativo, optimizarás el tiempo de todo el equipo de RR. HH. y reducirás costes operativos. 

Mejora la toma de decisiones

Saber cómo emplean los trabajadores su tiempo te permitirá tomar decisiones más inteligentes, más rápido. En la era del Big Data, la única manera de evaluar la eficacia de tu gestión del talento humano es a través de la obtención fiable de datos precisos. 

Favorece la flexibilidad horaria

Al acabar con la obligación de acudir a la empresa físicamente para fichar, favorecerás el trabajo flexible y la autogestión del tiempo. 

Equilibrio la carga de trabajo

Asignar tareas en base al tiempo disponible, favorecerá el buen clima laboral entre los empleados y la equidad.

Con nuestro planificador de turnos avanzados podrás hacer cambios en masa (intercambiar y reorganizar descansos, horarios, turnos) para que en unos segundos puedes planificar y anticiparte a cualquier situación.

¿Lo principal? Que tu equipo siempre esté coordinado y ofrecer un sistema con el que evitar el solapamiento de turnos entre compañeros de trabajo.

Fomenta la transparencia

Al establecer de forma clara el horario de trabajo y las horas que está realizando cada empleado, fomentarás la transparencia y mejorarás notablemente la relación entre compañeros de trabajo. 

7 características de un buen software de control de asistencia

Existen algunas características que todo buen software de control de asistencia de personal debería tener:

Ser adaptable

Un buen software de control de asistencia debe poder integrarse con otros sistemas de control de presencia como kioscos con tablet, dispositivos de reconocimiento biométrico (huellas), tarjetas… Con una única app podrás registrar el las horas trabajadas.

Ser escalable

A medida que las empresas crecen y aumenta su plantilla, la escalabilidad de un checador de personal puede convertirse en el factor responsable de impulsar o limitar su crecimiento. Por ello, es importante que elijas un software adaptable a cualquier necesidad y tamaño.

Permitir la exportación de datos

Es decir, que sea capaz de generar informes y estadísticas sobre el personal de tu empresa exportables a cualquier plataforma: Excel, Doc, Pdf, etc. 

Garantizar la protección de datos

Es decir, que garantice la protección de los datos de tus empleados y que permita fijar permisos de accesos según el rango del responsable. 

Estar ‘en la nube’

Es decir, que te permita acceder a tu cuenta en cualquier momento y desde cualquier lugar, gracias a la tecnología cloud. 

Ser web responsive

Todo buen software de control de asistencia debería ser contar con una interfaz responsive, es decir, que se visualice correctamente en cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC). 

Todas estas características se encuentran presentes en el software de control horario, una solución diseñada para agilizar el control horario y la gestión de vacaciones y ausencias de tus empleados a través de una sola herramienta.