El control horario de trabajadores se ha vuelto una herramienta fundamental en el funcionamiento de muchas empresas. Permite organizar y optimizar los tiempos de trabajo para poder garantizar un máximo de productividad a largo plazo.
Claro, es importante saber el porqué se está aplicando y con qué objetivo para poder aprovechar sus beneficios y obtener resultados consistentes. Descubre cómo un software de control horario automatiza y perfecciona cada fase del proceso.
Tabla de contenidos
- 1 ¿Qué es el control horario?
- 2 7 beneficios de implantar el control horario de trabajadores en una empresa
- 2.1 Productividad de los equipos: optimización de RR. HH. gracias al control horario de empleados
- 2.2 Buena comunicación y seguimientos dentro de la empresa: claves para el éxito
- 2.3 Aumentar la eficiencia y buen funcionamiento de equipos
- 2.4 Más flexibilidad y mejor calidad de vida en el trabajo para tus empleados
- 2.5 El control horario de trabajadores simplifica el teletrabajo
- 2.6 Un buen control horario para evitar el absentismo en el trabajo
- 2.7 Optimización de los informes de control horario
- 3 ¿Cómo aplicar el control horario? Sistemas que usan las empresas
¿Qué es el control horario?
El control horario es el proceso de registro de entrada y salida de personal y su posterior análisis para conocer con exactitud cómo rinde cada trabajador en su puesto de trabajo. Surge de la necesidad de las empresas para gestionar los horarios de los empleados.
Es una práctica que involucra diferentes procesos clave en la relación empresa – empleado como: vacaciones, ausencias, horas no trabajadas… El control de horario de los empleados ofrece una perspectiva orgánica de cómo respiran los ritmos de la empresa y en que se dedica más tiempo. Esto permite ajustar y programar mejor las tareas realizadas por tu equipo; dónde dedicar más tiempo y esfuerzo o, al contrario, donde recortar horas mal invertidas.
En la mayoría de casos, no todos los empleados tienen exactamente los mismos horarios de trabajo. Coordinar y planificar los tiempos en una empresa se vuelve un desafío real. Al final del día, sin una buena gestión de este, llegar a los objetivos de productividad es una tarea compleja y laboriosa. No obstante, una buena planificación gracias a un sistema de control horario facilitará la productividad y el compromiso de los trabajadores en una empresa.
Países como Francia, Alemania o Inglaterra implementan el control horario de trabajadores a nivel legal. En España por ejemplo, existe el Real Decreto-Ley 8/2019 de medidas contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Esta medida obliga a las empresas a registrar la jornada de trabajo y a implantar mecanismos (manuales, analógicos o digitales) para controlar el horario de entrada y salida.
7 beneficios de implantar el control horario de trabajadores en una empresa
Productividad de los equipos: optimización de RR. HH. gracias al control horario de empleados
Una de las funciones de Recursos Humanos es el control horario de los trabajadores. Atender a las necesidades de cada empleado, coordinar todo un equipo de trabajo, sus competencias y ritmo laboral es un gran desafío.
Debido a esa situación, automatizando ciertas tareas con un sistema de control horario, obtenemos un mayor rendimiento, y por consecuencia, un mejor clima laboral y más tiempo para el desempeño de procesos más complicados.
Buena comunicación y seguimientos dentro de la empresa: claves para el éxito
El control horario de empleados permite un análisis detallado de cómo están trabajando y por lo tanto facilita la tarea de los managers a la hora de redistribuir cargas de trabajo. Pueden ver dónde hay fallos en su departamento y actuar a tiempo para reestructurar sus dinámicas.
Como lo hemos explicado anteriormente, el control horario de trabajadores facilita la tarea de los puestos directivos ya que automatiza la asignación y gestión de turnos. Se evita solapamiento de horarios y se puede controlar fácilmente qué empleado trabaja en un momento determinado o cuánto tiempo ha estado trabajando.
En definitiva, el control horario garantiza la transparencia y comunicación entre cada miembro del equipo. Es una manera objetiva de declarar las horas que se están realizando y de controlar cómo está rindiendo y si se están remunerando correctamente. Todos ganan.
Aunque sea una normativa obligatoria es mejor referirse a ella como una manera de proteger sus derechos laborales e incidir en las ventajas que va a obtener (aumento de productividad, flexibilidad, organización) que harán que la empresa funcione mejor y que haya más posibilidades de su éxito dentro de ella.
Aumentar la eficiencia y buen funcionamiento de equipos
Gracias a un control de presencia basado en la actividad de un empleado, se puede tener una idea de cómo se organiza y cuán productivo es. Esto puede facilitar el rol del manager y también incentivar al foco y a la transparencia dentro de un mismo equipo. Aparte, ayudar al mismo empleado a poder tener un resumen y un control de su propia actividad, donde reducir o invertir tiempo y esfuerzo.
Más flexibilidad y mejor calidad de vida en el trabajo para tus empleados
Tener en cuenta el bienestar de los empleados ayuda a una empresa a ser más productiva. Primero por atraer a candidatos más cualificados y también por mantener a sus trabajadores más estimulados y productivos durante sus horas de trabajo.
El control horario de los trabajadores puede ayudar a mantener a un equipo satisfecho, teniendo en cuenta su vida personal y necesidades, por ejemplo con un autogestión de sus ausencias y vacaciones. A largo plazo, esto puede significar un aumento de la productividad, consecución de objetivos y un ambiente de trabajo más prolifero.
El control horario de trabajadores simplifica el teletrabajo
Los tiempos han cambiado y las empresas se han tenido que adaptar al teletrabajo. Los empleados pueden trabajar desde su casa y la empresa puede tener control sobre cuántas horas han sido trabajadas o cuantas horas extras necesitaron para terminar un proyecto.
Nuestro software cuenta con versión de app para móviles, tablets y acceso web a la plataforma, con geolocalización, lo que permite al manager supervisar los tiempos y horarios de su equipo desde cualquier lugar y en un mismo dispositivo.
Conoce un sistema sencillo que se adapta a los tiempos que corren.
Un buen control horario para evitar el absentismo en el trabajo
El absentismo laboral es un KPI que preocupa y mucho a las empresas. No deja de ser una pérdida de inversión para ellas. Trabajadores que no acuden a su puesto por unos u otros motivos, dependiendo de estos… será más grave o se podrá solucionar.
En España en 2020 hubo un récord histórico: 7,1% y las horas laborales perdidas fueron 1.700 millones, según un estudio de Adecco. El control horario de trabajadores puede ser una gran ayuda para luchar contra el absentismo, ya que nos permite tener un registro de las jornadas trabajadas por los empleados y de esta manera estar atento y evitar posibles pérdidas de productividad de trabajadores.
Optimización de los informes de control horario
Un programa de control horario de trabajadores garantiza la exportación de datos y la creación de informes para analizar e interpretar con exactitud el tiempo laboral: horas extra, ausencias, picos o caídas de productividad.
Estas estadísticas se pueden exportar a cualquier formato: excel, doc, pdf. En todo el proceso se garantiza la protección de datos, solo accesibles al rango de responsabilidad que se haya configurado.
En definitiva, ya sea por obligación a nivel legal, o por necesidad de organización empresarial, no caben dudas de que el control horario de trabajadores puede volverse uno de los pilares fundamentales del bienestar de un negocio. Transmite información de cómo está funcionando cada equipo, lo productivo qué es y dónde es necesario poner atención para poder equilibrar los ritmos de trabajo.
¿Cómo aplicar el control horario? Sistemas que usan las empresas
Antes de la entrada de la tecnología en Recursos Humanos, el control horario de trabajadores se hacía manualmente, con el fichaje escrito a mano por cada empleado.
Con la llegada de la mecanización en el mundo laboral, se empezaron a registrar en documentos como los Excels las jornadas, vacaciones y horarios de los trabajadores.
Hoy en día, llega una nueva era marcada por los softwares de control horario. Vamos a explicar en profundidad cada método de control horario de trabajadores.
Análisis y comparativa de las 7 mejores soluciones
Sistemas de control horario tradicionales
Hojas de papel
Como acabamos de mencionar, el control horario se ha realizado mayoritariamente de manera manual (fichando en hojas de papel). En este caso, no hay que olvidar que la normativa vigente exige mantener los registros durante 4 años. Cuanto mayor número de trabajadores, más engorroso se torna este método. Sería difícil y poco práctico mantener las hojas durante el periodo que indica la ley, ya que se requeriría de un espacio destinado específicamente a su almacenaje.
Excel
También ha sido habitual en los últimos que se registrase el horario con la ayuda de un programa de ofimática como excel. En este caso, el peligro son los errores humanos por introducir los datos uno por uno o emplear fórmulas de forma incorrecta provocando por datos erróneos o pérdida de información.
Los archivos de excel se pueden borrar o perder fácilmente, además de que se hace más difícil la recolección, organización y análisis de los datos introducidos. Tampoco cuenta con conexión entre diferentes dispositivos.
Máquinas de fichaje
Son sistemas que se han usado durante décadas en sectores industriales, como es el caso de fichas perforadas o con banda magnética. Aunque se podrían seguir utilizando no llegan a adaptarse a ambientes dominados por el trabajo remoto y se han ido quedando obsoletos.
Su evolución fue el lector de tarjetas (que emite radiofrecuencia y se registra en una estación). Se programa tanto para entrada y salida, horas extra o descanso de la jornada laboral.
Otra variante más novedosa han sido las claves de acceso. Dispositivo de entrada con un código específico para acceder.
Si bien pueden combinarse con otros sistemas, se necesitan soluciones de control horario que garanticen la integración con otras herramientas, como es el caso de nuestro programa de control horario para empleados.
Control horario con dispositivos biométricos
Aquí, por fin llega la tecnología más avanzada. El control horario de los empleados se realiza mediante un escáner de la huella dactilar o la palma de la mano y, en los sistemas más modernos, mediante reconocimiento facial, iris ocular o incluso la voz.
Permiten tanto acceder a recintos y oficinas como registrar los horarios y turnos de trabajo cuando se conectan con otros dispositivos – programas informáticos. Son sistemas tan sofisticados que hacen casi imposible incurrir en fraudes o errores; verifican completamente la identidad del trabajador.
Muy populares en empresas que necesiten un nivel de seguridad más alto, sin embargo, su principal traba suele ser el coste, ya que el control estricto suele acarrear herramientas más modernas y valiosas.
Software de control horario de trabajadores
La solución más recomendable. Un software de control horario de trabajadores desde una sola plataforma que se gestiona al 100% en la nube, es decir, con acceso total en cualquier lugar y momento. Su ventaja principal es que permite integrarse con el resto de métodos, ya sea dispositivos físicos de entrada, control de acceso, biométricos o apps.
No necesitan ningún tipo de instalación, son accesibles vía web, escalables, flexibles, fáciles de mantener y user friendly. Y es el método que garantiza todos los beneficios que os hemos detallado durante el artículo (sencillez, análisis, comunicación, coordinación, flexibilidad, informes…).
Por último, es el único método que cuenta con reglas totalmente flexibles y personalizables para registrar la jornada a medida. Desde métodos para empresas con políticas flexibles (teletrabajo, fichajes esperados, fichajes masivos) como herramientas para supervisar de forma exhaustiva el desempeño (restricciones de IP, contador de horas, geolocalización).
Concluyendo, existen varias opciones y sistemas de control horario de empleados. Evidentemente, escoger la más adecuada requiere un conocimiento previo de cuáles son las necesidades de tu empresa: número de empleados, condiciones de trabajo (teletrabajo o presencial), presupuesto… No dudes en solicitar una demo para descubrir todas sus funcionalidades a nivel empresarial.
