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Control horario en empresas pequeñas | ¿Es realmente necesario?

control horario de empresas pequeñas

¿Es obligatorio el control horario en pequeñas empresas? La respuesta es afirmativa. Descubre cuál es la forma más práctica de hacerlo y cómo sacarle el máximo partido.

Aunque algunas organizaciones no cumplen con lo preestablecido por ley, la realidad es que el control horario en empresas pequeñas es también obligatorio. Aunque el control horario de trabajadores puede resultar tedioso, se trata también de una buena oportunidad para mejorar la organización y seguir creciendo como empresa.

Y sin duda, una de las mejores formas de hacerlo es utilizando un software de control horario para empresas pequeñas que facilite esta tarea a todas las partes.

Control horario para pequeñas empresas: ¿Qué es?

El control horario para pequeñas empresas resulta obligatorio desde la aprobación del Real Decreto-Ley 8/2019. Desde entonces es necesario registrar la entrada y salida de empleados de cualquier empresa, sin importar su tamaño, número de trabajadores o incluso modalidad de trabajo (teletrabajo, jornada parcial, fuera de la oficina, etc.).

Este registro horario debe estar siempre disponible en caso de una inspección laboral, así como mantenerlo durante al menos 4 años. Eludir esta obligación puede convertirse en sanciones económicas que pueden llegar hasta los 6250 €. Sin embargo, todo ello no debe verse como un inconveniente, pues se trata de una oportunidad para crecer como empresa.

El control horario para Pymes va mucho más allá del registro diario: gestión de vacaciones, ausencias laborales, control de horas extras, gestión de turnos… Puntos clave para cualquier empresa que necesita aprovechar al máximo los Recursos Humanos disponibles y aumentar su productividad, más todavía si es un control horario para pequeñas empresas que no cuentan con los presupuestos y los equipos de las grandes organizaciones.

El desafío de implantar el control horario en empresas pequeás es más sencillo de lo que parece, puesto que en la actualidad existen diferentes herramientas que ofrecen una gran facilidad para manejar estos y otros aspectos. Como veremos a continuación, la adaptación del control horario para pymes puede ofrecer grandes ventajas de planificación, coordinación y mejora continua.

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Control horario para Pymes: ¿Por qué implantarlo?

Existen un gran número de razones por las que el control horario para pequeñas empresas puede resultar beneficioso para estas, sobre todo si utilizamos el método adecuado. Todas ellas están dirigidas, de una forma u otra, a la mejora de la organización de una empresa y un mayor bienestar de los empleados, dos puntos que sin duda van a impactar de forma positiva en cualquier empresa.

El control horario para empresas pequeñas proporciona tiempo

Si hay algo que siempre falta en una empresa con pocos trabajadores es tiempo. El tiempo es oro y muchos más cuando es limitado. El control horario para empresas pequeñas permite mejorar la planificación y la organización de los empleados, así como sus jornadas laborales. Una mejor organización se traduce automáticamente en más tiempo.

Con nuestro módulo de turnos incluido en el sistema de control horario organizarás los turnos diarios y jornadas desde un mismo panel, que te permitirá evitar problemas y analizar la presencia y productividad al mismo tiempo.

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También hay que destacar otra forma con la que el control horario para empresas pequeñas puede proporcionar más tiempo: la automatización. Gracias al uso de sus funcionalidades específicas es posible automatizar ciertas tareas que normalmente nos quitarían mucho tiempo. Un ejemplo de ello es el conteo de horas extras y complementarias o la elaboración de nóminas.

Horas extras en el trabajo

El control horario para pymes ofrece flexibilidad y calidad de vida para los empleados

Por otro lado, el uso de un programa de control horario para pequeñas empresas ofrece también ventajas para los empleados. En tan solo un clic es posible acceder al calendario de trabajo, solicitar vacaciones o simplemente fichar durante su jornada laboral. Es decir, también mejora la comunicación y facilita la gestión para todas las partes.

Cuadrante de vacaciones

Además, la digitalización del control horario en pequeñas empresas permite el uso de una app de control horario móvil o un portal web para fichar. Esto significa que los empleados pueden seguir registrando su jornada laboral tanto si están teletrabajando como si están en la oficina o visitando a un cliente. Esto ofrece una mayor flexibilidad que se traduce en un mayor control del tiempo y calidad de vida para la plantilla.

El control horario en empresas pequeñas aumenta la productividad de los empleados

Absentismo, accidentes laborales, estrés, falta de descanso en la jornada laboral… La falta de control horario en pequeñas empresas puede llevar al temido síndrome del burnout e incluso a la baja laboral. Esta es una situación muy difícil para las pymes, ya que esto además de suponer un grave problema para el funcionamiento de la empresa también se transforma en pérdidas económicas.

La mejor forma de luchar contra todo esto es mantener siempre a la plantilla motivada y feliz. El control horario en pequeñas empresas puede traer todo esto y maximizar la productividad de los empleados. Un mayor bienestar se transforma en menos problemas para una empresa y, por lo tanto, un mayor beneficio.

Control horario de empleados

El control horario en empresas pequeñas garantiza cumplir la ley y evitar sanciones

Aunque puede resultar evidente, un programa de control horario para pequeñas empresas permite cumplir con la ley y por lo tanto evitar sanciones económicas.

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Sí, las inspecciones laborales existen y no son pocos los afectados por no cumplir esta normativa. Para una pequeña empresa recibir sanciones puede suponer un gran problema, así que lo mejor es no arriesgarse.

Informes control horario

Recuerda que hay que mantener al menos 4 años los registros de entrada y salida, por lo que lo mejor es utilizar un programa informático con almacenamiento en la nube. De esta nos aseguraremos de que nuestros registros no se pierden durante este periodo de tiempo.

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Mayor rentabilidad y menos costes

Si reunimos todas las ventajas anteriores es sencillo ver cómo el control horario digital para pymes puede mejorar de forma notable varios puntos importantes de una organización. Por efecto bola de nieve esto permitirá no solo aumentar la productividad y la rentabilidad de una empresa, sino que también se trata de una inversión que permite reducir costes. En definitiva, puede convertirse en un punto importante para crecer.

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Adaptación del control horario para pymes: ¿cuál es la mejor opción?

Hasta ahora hemos visto cómo apostar por un programa de control horario es una de las opciones más eficientes a la hora de realizar el control horario en pymes. ¿Y por qué esta y no otra de las soluciones de control horario disponibles?

Sistema de control de presencia

Hoja de papel

A pesar de que es el peor de los métodos, demasiadas pymes siguen utilizándolo las hojas de registro en papel para llevar su control horario. Acaba de salir una sentencia que confirma que ya no es un método válido.

Además, acaba de salir una sentencia que ya no le considera un método válido. A su vez, es ineficiente y no tiene otro objetivo más que cumplir con la ley, cuando es posible sacar mucho más partido de los datos obtenidos durante el registro. Además de menos sostenible, es también más complicado asegurar que podremos mantener 4 años los registros.

Excel

Las hojas de cálculo no son una mala opción para llevar el control horario en pequeñas empresas. Sin embargo, tienen dos grandes inconvenientes. El primero es que cometer un error es muy sencillo. El segundo es que no son nada escalables, a la que empiece a crecer se volverá insostenible.

Máquinas de fichaje

Las máquinas de fichaje de fichas perforadas, banda magnética o incluso de lector de tarjetas se han quedado anticuadas. Por ejemplo, son incompatibles con el teletrabajo. Además, instalar un dispositivo moderno que cuente con acceso biométrico puede que sea demasiado si tu empresa es pequeña.

Control de acceso de personal

¿Por qué digitalizar el control horario en pequeñas empresas es la mejor opción?

Como puedes ver, a pesar de que las anteriores opciones pueden ser válidas en ciertas situaciones, no se adaptan a los cambios actuales. Sin duda la mejor forma de llevar el control horario digital en una pyme es utilizando un software digital que nos permita ir un paso más allá. Y hay buenos motivos que lo justifican.

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Contar con un software de control horario para empresas pequeñas asegura rentabilidad económica

En la actualidad, existen muchas opciones para contratar un servicio como este. Si tenemos todas las ventajas que proporciona y la gran cantidad de tiempo que puede ahorrarnos, podemos ver que a largo plazo resulta bastante económico. Se trata de una inversión que nos hará crecer como organización.

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Sistema de control horario en pequeñas empresas fácil de implementar y utilizar

Aunque existen varias opciones, debemos elegir aquella qué mejor se adapte a nuestras circunstancias. Debemos elegir un software de registro de jornada que sea fácil de implementar y configurar, así como sencillo de utilizar para cualquier persona. De esta forma, podremos sacarle todo el jugo posible y empezar a recibir más valor del que pagamos.

Informe de control horario para trabajadores

Informes de control horario, facilidad para deducir horas extra, balance de horas, mayor productividad, solapamiento de horarios…

Un software de control horario para pymes con funciones básicas hasta más avanzadas

Puede que al principio tan solo estés interesado en cumplir con la ley de control horario y poco más. Sin embargo, las funciones avanzadas de este tipo de programas facilitan mucho las tareas de Recursos Humanos. Toda la gestión del tiempo laboral desde una sola plataforma.

Gestor de turnos

Por eso, con el paso del tiempo veremos que contar con un programa como este será como tener un par de empleados más.

Control horario para empresas pequeñas que sea accesible y escalable

Hoy en día podemos contar con un software de control horario para pymes que sea accesible desde diferentes dispositivos, ya sea vía ordenador y web o desde una app de registro horario en nuestro smartphone o tablet.

Además, si contamos que nuestra empresa va a crecer con el paso del tiempo, debemos contar también con un software que nos permita escalar el control horario de nuestra pyme.

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Software de control horario para pymes moderno y en la nube

Por supuesto el programa elegido debe contar con un diseño moderno y que se adapte a la perfección a los diferentes tamaños de dispositivos actuales. Además, si está en la nube, todos nuestros datos estarán siempre a salvo.

No solo no será posible perderlos, sino que también estarán protegidos de ataques informáticos y cumpliremos con la ley de protección de datos

Software de control horario

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