El análisis GAP se orienta a determinar las posibles carencias dentro de la plantilla de una empresa, las cuales tendrán efectos perjudiciales en el negocio. Arroja información importante sobre el clima laboral y la situación de los trabajadores. Permitirá descubrir qué conocimientos, habilidades o competencias le hacen falta a la plantilla.
Ponerlo en práctica es la clave para conocer la situación interna de la organización a la hora de enfrentarse a un proyecto. Al medir las discrepancias entre lo que se esperaba y lo que se obtuvo, se tomarán mejores decisiones en futuras ocasiones. De esta forma, la empresa seguirá mejorando su recurso más importante: sus trabajadores.
Tabla de contenidos
Qué es un análisis GAP
El análisis GAP es un método para evaluar la discrepancia entre el desempeño real de los empleados y el esperado. Así, se conoce la desviación que se ha producido en relación con los objetivos marcados y los resultados obtenidos. Al conocerla, se plantean las bases para determinar qué es lo que ha fallado, lo que conducirá a las soluciones pertinentes.
También se puede utilizar como una primera evaluación de la situación actual de la plantilla, la formación de los trabajadores o la situación de la empresa, la cual será aproximada. Servirá para detectar las carencias en fases tempranas de un proyecto, por ejemplo, y actuar de forma adecuada desde el primer momento.
Al final, un análisis GAP tiene como objetivo pulir las previsiones y hacerlas cada vez más realistas. Para esto se plantea una proyección, la cual incluye las metas que se persiguen; uno o varios escenarios potenciales, que generalmente se desarrollan bajo condiciones óptimas; y también se ofrece un pronóstico de desarrollo según las condiciones actuales. Las brechas GAP que se encuentren entre estas situaciones mostrarán las carencias de la empresa a la hora de hacer realidad las perspectivas trazadas.
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La importancia del análisis de brechas GAP
Realizar un análisis de brechas gap es importante para determinar su magnitud y razón de ser. Obtener esta información permite conocer el estado de la plantilla, a qué proyectos pueden enfrentarse con facilidad y, al conocer sus carencias, se podrán establecer un itinerario formativo especializado para suplirlas o cualquier otra medida necesaria.
Una falta de determinadas habilidades, las cuales están relacionadas con el negocio de cada empresa, dificultarán el desarrollo de proyectos. Por ejemplo, una compañía de marketing digital que falle en el apartado creativo, tendrá serios problemas para sobrevivir en su sector. De esta forma, se potencia la competitividad de la organización y su adaptación a la realidad que impone el mercado.
También se mejora el desarrollo de los propios proyectos o estrategias. La brecha puede estar relacionada con una falta de perspectiva por parte de la dirección. Si los objetivos a cumplir son inalcanzables, poco podrán hacer los responsables de cumplirlos.
Un software de evaluaciones es una solución de gran utilidad para aplicar un análisis GAP. Se encontrarán las brechas de competencias necesarias para el puesto o se encontrará en qué aspectos un profesional necesita más formación, ya que dispone de una base de datos completa sobre la plantilla. Además, los resultados se muestran a través de gráficos sencillos de interpretar. De un vistazo se determinará qué aspectos hay que mejorar.
Junto a esto, también permite desarrollar los planes de acción pertinentes para subsanar las brechas GAP detectadas. De esta forma, la gestión de los análisis de desviaciones se optimiza, agiliza y se concentra en un único software.
Pasos de un análisis gap
A la hora de poner en marcha un análisis gap, hay que tener en cuenta una serie de pasos. Así, se actuará de forma ordenada y sistemática, lo que garantizará unos resultados útiles que se traducirán en acciones efectivas para corregir las brechas GAP que se vayan detectando.
1. Definir los objetivos del análisis gap
Los objetivos tienen que estar relacionados con las necesidades del negocio, ser realistas y alcanzables. Determinarán en buena medida lo que se pretende obtener del análisis de brechas gap. Así, no se actuará de cualquier manera y se tendrá un rumbo a seguir durante todo este proceso.
Un ejemplo de objetivo, siguiendo con las necesidades de una empresa de marketing, es determinar cuántos empleados con capacidades creativas tiene contratados la organización. De esta forma, se sabrá si son los adecuados para desarrollar un proyecto concreto. Una evaluación de objetivos permitirá ajustar al máximo las metas del análisis de desviaciones.
2. Determinar las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos
En este paso se establecerán la selección por competencias y habilidades que deberían tener los empleados, las cuales estarán relacionadas con las necesidades de la empresa. Esto evita confeccionar planes de formación equivocados. Para agilizar el proceso, es recomendable agruparlas por puesto de trabajo.
Asimismo, se establecerán prioridades para poner por delante las competencias o habilidades más importantes. Al final, se obtendrá una lista detallada y razonada, la cual ayudará a crear mejores planes de formación o campañas de reclutamiento. También estarán relacionadas con el puesto de trabajo.
Para optimizar la captación de talento se puede contar con un software de reclutamiento que ayudará a reclutar talento diferencial que justo tenga las competencias que hemos identificado con el análisis GAP que nos falta en la empresa o que hace falta potenciar.
Es importante informar de la lista al personal involucrado en el plan de formación o los reclutadores. Ellos serán los encargados de encontrar a las personas que suplan las brechas detectadas en la organización.
3. Identificar las habilidades y brechas competenciales presentes en la empresa
Si dejamos de lado el hecho de captar talento con las competencias necesarias para cubrir las brechas y desviaciones (lo que acabamos de explicar) nos podemos centrar en identificar y medir las habilidades y competencias que tenemos presentes en plantilla.
En este paso se centra en determinar si la plantilla se adapta a las necesidades de la empresa y de cada puesto. De no ser así, se habrá localizado una brecha que deberá subsanarse. También habrá que prestar atención a las diferencias entre competencias, capacidades y habilidades; y cuál tiene más valor para la entidad.
Es posible utilizar diferentes herramientas en este paso. El uso de encuestas, un modelo de evaluación del desempeño adecuado, entrevistas personales, obtener retroalimentaciones de los clientes o determinar perfiles competenciales son algunas de las opciones.
Para optimizar el proceso, el software de Recursos Humanos de Bizneo HR cuenta con todas las herramientas para realizar un análisis GAP a la perfección.
4. Análisis GAP de los datos obtenidos
Una vez realizados los dos pasos anteriores, se habrán obtenido suficientes datos como para determinar las brechas que sufre la empresa. Al conocer las habilidades que se necesitan y las que se ya tienen, se podrá determinar la diferencia entre ambos factores, la cual tendrá que suplirse.
La tecnología cada vez permite visualizarlo con mayor claridad. Por ejemplo, con una matriz de talento 9 box se analiza el GAP o las brechas competenciales entre el rendimiento actual y el potencial futuro de cada trabajador:
Este sencillo cálculo GAP es un salto de gigante, ya que da información precisa sobre el estado actual de la empresa y las brechas que le impiden cumplir sus expectativas. De este modo, solo queda ponerse en marcha para solucionar este problema.
5. Plan de acción tras el análisis de brechas GAP
En función de los resultados obtenidos con el análisis GAP, se tendrán que tomar unas decisiones u otras. Quizás se tenga que contratar personal específico, para lo cual serán de gran ayuda herramientas de reclutamiento, formar al que ya se tiene o actualizar sus conocimientos. Es recomendable actuar de forma metódica empezando por subsanar las brechas más urgentes.
La agilidad en la puesta en marcha de las acciones es importante, ya sea de formación o de reclutar el perfil necesario, en especial si las brechas competenciales son significativas. Si la situación no mejora, la empresa irá perdiendo competitividad. Al fin y al cabo, la plantilla no estará preparada para responder a las necesidades del mercado.
En definitiva, el análisis de brechas GAP demuestra el impacto que tiene contar con verdadero talento diferencial en la empresa. Ayuda a encontrar los perfiles que necesita cada departamento y que harán alcanzar el éxito a la organización.
