Un canal de denuncias es más útil de lo que parece. Al fin y al cabo, en el seno de las empresas también se cometen irregularidades, algunas de las cuales van en contra de la ley. Varios casos se han hecho populares en los últimos años, como el “dieselgate” de Wolkswagen, que han dañado la reputación de compañías al alcanzar a la opinión pública.
Al disponer de un buzón de fraude laboral, es posible actuar para atajar las infracciones o solucionarlas de manera efectiva. Los problemas se resuelven de forma interna y con la ayuda de las autoridades pertinentes. Todo gracias a una denuncia laboral que ha interpuesto cualquier persona afectada o relacionada, desde un empleado a un cliente.
Para aprovechar lo que ofrece las líneas de denuncias en las empresas, es preciso conocer su funcionamiento o las principales dudas sobre su aplicación.
Tabla de contenidos
- 1 ¿En qué consiste un canal de denuncias?
- 2 ¿Es el canal de denuncias obligatorio?
- 3 ¿Cómo funciona un buzón de denuncias laborales?
- 4 Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias en las empresas
- 4.1 ¿Es necesario una figura externa como responsable del canal de denuncias?
- 4.2 ¿Es posible compartir un caso con auditores externos o abogados?
- 4.3 ¿En qué criterios tiene que basarse para admitir o no a trámite una denuncia?
- 4.4 ¿Cómo puede el empleado confiar en que una denuncia que va en contra de la empresa va a poder visibilizarse/remediarse si la dirección está involucrada?
- 5 Ventajas de un canal de denuncias compliance
¿En qué consiste un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una herramienta destinada a informar sobre conductas ilícitas en la empresa. Estas pueden ir en contra del código de conducta de la organización o vulnerar tanto las leyes nacionales como las internacionales. A través del uso de un buzón de denuncia anónima, los empleados o personas externas pero con vinculación tienen la posibilidad de exponer tales actos.
También está relacionado con el Buzón de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, el cual entró en funcionamiento en el 2013. Depende del Ministerio de Trabajo y Economía Social y tiene como objetivo el de recoger denuncias sobre situaciones de precariedad laboral o vulneración de las leyes laborales. Una vez realizado el aviso, la investigación será llevado a cabo por un inspector.
En cualquier caso, el canal de denuncias compliance ayuda a las empresas a mejorar. Al detectar comportamientos que vulneran la ley o los códigos de conducta, podrán atajarlos o prevenirlos antes de que generen daños. Esto es posible debido a que las gestiones se realizan de manera interna, salvo las que requieran de una inspección de trabajo.
Cómo cumplir la ley con un sistema de denuncias
Los objetivos que busca la línea de denuncias en las empresas
Más allá de la denuncias laborales y de otro tipo, el buzón o canal de denuncias anónimas busca cumplir una serie de objetivos directos e indirectos.
- Detectar y prevenir actividades ilícitas que podrían dañar a la empresa.
- Mejorar las medidas de control interno para reducir el riesgo de caer en malas prácticas o conductas indebidas.
- Eximir o disminuir la responsabilidad penal de la compañía. Esto se aplica en el caso de que un miembro de la organización cometa un delito y tras la debida demostración.
- Fomentar el buen funcionamiento del sistema disciplinario, el cual castigará a los autores de las infracciones que se detecten.
- Contribuir a la colaboración de investigaciones judiciales si se lleva a cabo un procedimiento legal que involucre a la empresa.
¿Es el canal de denuncias obligatorio?
El canal de denuncias obligatorio solo es para empresas y organizaciones con 50 o más trabajadores. Aquellas que estén por debajo de dicho número quedan eximidas. Tal disposición queda recogida en la Directiva UE 2019/1937, que se destina a proteger a los informantes de hechos delictivos y que está pendiente de transposición en España.
Además, las empresas que quieran certificarse en los estándares UNE/ISO relacionados con el compliance (UNE 19601, UNE- ISO 37001, ISO 37002…) necesitarán buzón de denuncias anónimas. También lo necesitan las compañías que obligadas a establecer medidas preventivas frente al blanqueo de capitales y financiación de actividades terroristas.
Si se quisiera implantar un programa de cumplimiento normativo penal, sería obligatorio disponer de un canal de denuncias. Otro ejemplo de empresas que deben tenerlo son las que se dediquen al ámbito deportivo, ocio o formación en caso de que atiendan a menores de edad.
En definitiva, fuera del tamaño de la empresa, hay otros condicionantes que obligan a implantarlo, puedes asegurarte y encontrar el listado en nuestra página web:
¿Cómo funciona un buzón de denuncias laborales?
Para que las denuncias laborales sean efectivas, el buzón de inspección de trabajo se cimienta sobre el anonimato. Esto evita el temor a posibles represalias, en especial entre los trabajadores de la empresa afectada. Además, es esencial que sea sencillo de usar y que permita aportar pruebas que apoyen los argumentos ofrecidos.
Nuestro software de Recursos Humanos cuenta con un módulo que actúa como canal de denuncias. Permite que el empleado, o a cualquier persona relacionada con la empresa, pueda dar parte de una situación irregular que ha presenciado o de la cual tiene constancia.
El programa de buzón de denuncia anónima de Bizneo HR utiliza un formulario sencillo para efectuar la denuncia. En su interior existen espacios destinados a exponer el acto del que se quiere informar. Así, es posible indicar dónde sucedió, la fecha, las personas afectadas o si ya se han tomado medidas. Por descontado, se ofrece un espacio en el que añadir fotografías, archivos de vídeo o audio o correos electrónicos.
Además, el diseño del interfaz del módulo tiene en cuenta al responsable encargado de gestionar las denuncias. Este puede ser un miembro del equipo de Recursos Humanos, quien podrá revisar los detalles de cada parte, su estado o los días que lleva abierta con sus respectivas actualizaciones. De este modo, se puede crear una base de datos de denuncias, que es útil en caso de inspección y para evaluar el éxito de las medidas disciplinarias.
Gracias a un software de canal de denuncias, como el que ofrece Bizneo HR, se cumple con la legislación de manera sencilla, para evitar de forma efectiva estas infracciones que solo causan mala imagen y problemas internos.
Preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias en las empresas
Un abogado experto sobre la legislación que cubre el canal de denuncias responde a las principales dudas sobre el tema:
¿Es necesario una figura externa como responsable del canal de denuncias?
No es obligatoria esa figura. La gestión de las denuncias se puede realizar de manera interna y, también, de manera externa. Pero no como una obligación sino como una opción que decide cada entidad.
Artículo 6. Gestión del Sistema interno de información por tercero externo.
La gestión del Sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo, en los términos previstos en esta ley. A estos efectos, se considera gestión del Sistema la recepción de informaciones
¿Es posible compartir un caso con auditores externos o abogados?
Sí, es una elección de la empresa. Se puede externalizar en un auditor o en un abogado externo la gestión de la línea de denuncias tal y como se especificaba en la respuesta anterior.
De otro lado, la normativa no prohíbe (ni regula) nada acerca de la externalización de la función de investigación. Por ello, entendemos que será lícita siempre que se apruebe formalmente por la empresa, se acredite y se ejecute sin menoscabo del resto de garantías exigidas por esta Ley. La propia Ley viene, indirectamente, a prever esta posibilidad cuando señala en el art. 32 lo siguiente en relación con los datos personales:
Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
¿En qué criterios tiene que basarse para admitir o no a trámite una denuncia?
Preguntas relacionadas sobre este tema que respondemos en este apartado:
- ¿Qué se hace con esa denuncia si finalmente se admite a trámite?
- ¿Se envía directamente al ministerio de trabajo o quedaría todo a nivel interno?
La Ley no establece ningún criterio acerca de la admisión de la denuncia en el sector privado (sí se recoge expresamente para el sector público).
Lo lógico es que el procedimiento de gestión de la empresa, por la responsabilidad que la propia comunicación conlleva para la defensa corporativa, prevea la admisión de la denuncia, para su investigación, cuando existan ciertos indicios de verosimilitud de la misma, así como datos e informaciones que permitan la realización, al menos, de una investigación preliminar sobre los hechos denunciados.
A nivel interno se seguiría lo dispuesto en el procedimiento de gestión de las comunicaciones que cada empresa apruebe e implemente.
La Ley (art. 9 apartado j) prevé que este procedimiento exija la remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
A su vez, volvemos a remitir al art. 32.2 de la Ley que citamos en el apartado anterior.
¿Cómo puede el empleado confiar en que una denuncia que va en contra de la empresa va a poder visibilizarse/remediarse si la dirección está involucrada?
- Aquí la duda principal es que el informante puede pensar que el hecho de denunciar quizás sólo puede perjudicarle o incluso dar pistas para delatarle.
Resolvamos esta cuestión sobre la línea de denuncias:
Existe la obligación de ofrecer una opción de denuncia anónima. En cualquier caso, si la empresa conoce el nombre del empleado que ha denunciado, tiene una obligación legal de ausencia de represalias hacia el denunciante durante el plazo de 2 años. Es decir, existe un cierto blindaje para el empleado que denuncia.
En términos de acreditación de diligencia, tras la recepción de la denuncia, la voluntad corporativa de cumplir la normativa o de prevenir delitos estará íntimamente relacionada con las acciones que, a partir del conocimiento de los hechos, realice la empresa para la evitación de la conducta denunciada o la minoración de los daños producidos. Todo ello, resultará clave para la evitación de sanciones administrativas, así como para evitar supuestos de responsabilidad penal de la empresa.
Tras la recepción e investigación de la denuncia, se realiza, habitualmente, una propuesta de resolución, por parte del Órgano de Compliance, resultando, finalmente, competente el Consejo de Administración para adoptar las medidas propuestas en relación con dicha denuncia, así como para activar los mecanismos de reacción y defensa corporativa frente a la misma.
En caso de hacer caso omiso a la denuncia o “tapar” la misma, el denunciante podría acudir, tras haber acudido antes al canal corporativo, a los canales de denuncia de los diferentes reguladores. Ello dejaría en evidencia a la empresa que “omite” la necesidad de investigar o de adoptar medidas frente a una comunicación de incumplimiento.
Cómo funciona y su diferencia principal con el canal de denuncias
Ventajas de un canal de denuncias compliance
No hay que pensar que un software de canal de denuncias es una manera de provocar un chivatazo para una inspección de trabajo, ya que ofrece una amplia variedad de ventajas. La más importante reside en que la empresa cuida su reputación. Una mala gestión de una irregularidad o su desconocimiento puede acabar llegando al público, lo que causará daños en la imagen que serán difíciles de reparar a corto plazo.
Contribuye a reducir los riesgos penales, algo posible al detectar de manera temprana cualquier conducta ilícita. Asimismo, se cuenta con una base de datos de denuncias sobre la que actuar, puesto que la empresa dispone de pruebas de la infracción cometida.
Por otro lado, con el canal de denuncias se refuerza la confianza de los empleados, quienes, gracias al anonimato, pondrán en conocimiento del personal autorizado posibles infracciones legales. Eso sí, hay que tener cuidado con cualquier indicio de denuncia falsa, las cuales restarían eficacia y valor a la línea de denuncias de las empresas.
Contar con un software de canal de denuncias para empresas es una forma de potenciar la implantación de programas de cumplimiento normativo o compliance programs. Su función es la de detectar y aclarar posibles riesgos legales para la empresa, lo que se consigue a través de prácticas y acciones éticas. Además, permite cumplir con la directiva de canal de denuncias de la Unión Europea, que ya se integra en su adaptación al código legal español.
