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Gesti贸n del talento

13 etapas clave del proceso de selecci贸n de personal

proceso de selecci贸n de personal

El proceso de selecci贸n de personal es un tr谩mite dilatado y exigente en el que convergen aspectos como las necesidades corporativas, el perfil deseado, el desarrollo de cada fase o el seguimiento de las contrataciones.

Cerrar con 茅xito un proceso de selecci贸n de personal depende de muchos factores que van m谩s all谩 de la val铆a de los candidatos. La preparaci贸n previa, por ejemplo, juega un papel esencial para que las contrataciones hagan crecer la empresa.

No menos relevante resulta el an谩lisis de cada profesional, imprescindible para determinar que se ajustar谩 a nuestras necesidades y que ser谩 capaz de generar valor. En definitiva unas etapas que no acaban aqu铆 y que analizamos con m谩s detalle a continuaci贸n.

La importancia del proceso de selecci贸n de personal en la empresa

Es com煤n pensar que en los procesos de selecci贸n de personal 煤nicamente se exige a los candidatos y que son estos quienes tienen que dar lo mejor de s铆 mismos para convencer a los reclutadores.

Sin embargo, las empresas y, m谩s concretamente, los departamentos de Recursos Humanos, tambi茅n tienen que esforzarse al m谩ximo para conseguir -y retener- el mejor talento disponible. Al fin y al cabo, el futuro del negocio pasa por los profesionales que se incorporan hoy al mismo.

Una mala contrataci贸n puede derivar en resultados muy negativos para la empresa, que se expone a perder tiempo y dinero (siendo, quiz谩, m谩s grave lo primero que lo segundo en el entorno actual). Las nuevas incorporaciones deben contar con una preparaci贸n adecuada al puesto, por supuesto, y, a ser posible, disponer de cierta experiencia en el 谩mbito en el que se van a mover en la empresa.

Sin embargo, en el proceso de selecci贸n de personaltampoco pueden descuidarse variables como la inteligencia emocional, la capacidad de adaptaci贸n, las inquietudes formativas o el compromiso corporativo. Un buen proceso de selecci贸n no omite ninguno de estos elementos.

10 fases clave en un proceso de selecci贸n de personal

Seguir un plan estrat茅gico de trabajo a lo largo del proceso de selecci贸n de personal agiliza los tr谩mites, evita las decisiones precipitadas, facilita la evaluaci贸n de los candidatos y ahorra tiempo y energ铆a al departamento de RR.HH.

Tambi茅n permite mostrar una imagen de profesionalidad y una sensaci贸n de claridad que siempre son bien valoradas por los candidatos. Grosso modo, podemos distinguir diez pasos ineludibles. En cualquier caso, aqu铆 cabe comentar que hemos incluido no solo la selecci贸n, sino el paso previo: el reclutamiento.

Es decir, gracias al reclutamiento obtendremos a los candidatos entre los que tendremos que seleccionar al m谩s adecuado.

1. Detecci贸n y an谩lisis de necesidades para el proceso de selecci贸n de personal

驴Para qu茅 vamos a iniciar un proceso de selecci贸n de personal? Es la primera pregunta que debe hacerse todo departamento de RR.HH. La ampliaci贸n o renovaci贸n de la plantilla nunca puede ser caprichosa, si no que debe servir para cubrir las necesidades de la empresa en cada momento de su plan de negocio.

Es el momento de examinar en profundidad las parcelas en las que m谩s necesaria resulta la entrada de nuevos perfiles (o de reforzar los ya existentes) y orientar el proceso de selecci贸n en esa direcci贸n.

Una recomendaci贸n que podemos tener en cuenta es la de aprovechar la oportunidad que brinda este tr谩mite para ampliar las posibilidades de la plantilla y no limitarse a cubrir bajas y jubilaciones o a ampliar un departamento en concreto.

Si se desea poner en marcha alg煤n proyecto novedoso o experimental, no hay mejor momento para intentarlo que cuando se contrata a nuevos trabajadores. Estos suelen estar m谩s predispuestos a asumir tareas distintas y renovadoras.

2. Definici贸n del perfil del candidato

Para saber qu茅 aspirante seleccionaremos despu茅s del proceso de reclutamiento deberemos tener claro cu谩l es el perfil que necesitamos. 驴Un trabajador muy experimentado en el sector? 驴Un curr铆culum acad茅mico impecable? 驴Que domine varios idiomas? 驴Un empleado polivalente que cumpla varias funciones dentro de la empresa? 驴Un profesional muy especializado en una determinada tarea? Si no se sabe qu茅 es lo que se est谩 buscando, dif铆cilmente se encontrar谩 el talento m谩s id贸neo para el negocio.

3. Reclutamiento

Al poner en marcha el proceso de selecci贸n de personal, los responsables de RR.HH. tienen dos grandes alternativas para dar con los mejores profesionales. Por un lado, pueden optar por el conocido como reclutamiento pasivo, que consiste b谩sicamente en que sea la propia empresa la que contacte con los perfiles profesionales que m谩s le interesen.

El proceso de b煤squeda y comparaci贸n es forzosamente meticuloso, si bien es m谩s f谩cil dar con el candidato ideal. En cuanto a la selecci贸n activa, aqu铆 son los candidatos quienes se ponen en contacto con la compa帽铆a tras conocerse la apertura del proceso de contrataci贸n.

Para recibir m谩s -y mejores- candidaturas, resulta preceptivo el lanzamiento de una convocatoria en la que se detalle al m谩ximo qu茅 es lo que se est谩 buscando (pidiendo, ya que estamos, que se abstengan los candidatos que no cumplan los requisitos previos).

Nada nos asegura que alg煤n profesional avispado intente sortear la primera barrera pero al menos se generar谩 un mayor inter茅s por parte de los candidatos m谩s pr贸ximos al perfil tipo. Este tr谩mite puede complementarse con la selecci贸n de candidatos pasivos que ya hemos comentado (especialmente si no llegan buenas candidaturas).

4. Recepci贸n de candidaturas en el proceso de selecci贸n de personal

Si la convocatoria resulta atractiva, el departamento de RR. HH. no tardar谩 en asistir a un goteo constante de candidaturas que ir谩n llegando a trav茅s de los canales facilitados. En este sentido, resulta aconsejable habilitar una v铆a de contacto que facilite el trabajo de los reclutadores (un portal del candidato, una direcci贸n de correo espec铆fica, etc.).

Recordemos que los procesos de selecci贸n de personal deben cumplir con un calendario previamente definido, aunque este puede ampliarse o acortarse en funci贸n del volumen de candidaturas recibidas.

5. Preselecci贸n. A las puertas del proceso de selecci贸n de personal

Llegamos as铆 a una de las fases m谩s sensibles para que el proceso de selecci贸n de personal llegue a buen puerto. 驴Qu茅 criterio seguimos para reducir el n煤mero de candidatos a fin de facilitar una evaluaci贸n m谩s exhaustiva de los mismos?

Ajust谩ndonos a las caracter铆sticas del perfil ideal, se descartar谩n las candidaturas menos coincidentes. Esto es lo que se conoce como criba curricular, que puede solventarse de manera manual (m谩s precisa pero mucho m谩s lenta) u optar por alguno de los software especializados. Esta posibilidad es cada vez m谩s popular por su creciente precisi贸n.

Otra tendencia a tener en cuenta para esta selecci贸n de personal es la de someter las candidaturas a tests o pruebas psicom茅tricas lo que, de acuerdo con la Society for Human Resource Management, ya hacen cerca del 20% de las empresas.

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Existen muchos modelos de test, pero todos ellos se caracterizan por indagar en la personalidad del candidato, que debe resolver una larga lista de preguntas relacionadas con aspectos emocionales, psicol贸gicos o, incluso morales.

Es un tr谩mite muy 煤til para asegurarse el mejor clima laboral en la oficina y evitar que el proceso de descarte de candidaturas se limite a variables as茅pticas. Por 煤ltimo, no hay que dejar de valorar las referencias que faciliten los candidatos.

6. Selecci贸n: cuando empieza el proceso de selecci贸n de personal

Completada la preselecci贸n, los responsables del reclutamiento tendr谩n ante s铆 un abanico muy selecto de candidatos a los que se les presupone cierta idoneidad para el puesto. El siguiente paso del proceso de selecci贸n ser谩 someterlos a un examen mucho m谩s riguroso para comprobar en qu茅 medida los curr铆culums hacen justicia a los profesionales que los firman.

El procedimiento m谩s habitual es el de las entrevistas de trabajo, que pueden realizarse de manera presencial o telem谩tica (nuevamente, existen interesantes programas inform谩ticos para cumplir esta tarea).

En los 煤ltimos a帽os, las entrevistas han dejado de ocuparse de las cuestiones m谩s t茅cnicas o de la preparaci贸n objetiva de los candidatos (para eso ya est谩 el CV) y se han enfocado en otros aspectos.

As铆, la entrevista de competencias trata de evaluar el grado de desempe帽o del candidato en diferentes situaciones. Las preguntas "de tensi贸n" someten al interesado a la toma de decisi贸n bajo presi贸n, mientras que las hipot茅ticas plantean escenarios muy diversos. Por 煤ltimo, las preguntas inesperadas van dirigidas a probar la capacidad de los candidatos para sortear obst谩culos y plantear soluciones originales.

7. Creaci贸n de informes

Los profesionales encargados de evaluar las candidaturas y realizar las entrevistas pertinentes se hacen una idea muy aproximada de lo que puede ofrecer cada aspirante.

No obstante, en aras de que la decisi贸n final sea lo m谩s objetiva posible, conviene preparar una serie de informes con las fortalezas y las debilidades de cada candidato. Dado que se ha trabajado con un criterio predefinido durante todo el proceso de selecci贸n de personal, el informe debe adecuar las caracter铆sticas de los profesionales a las necesidades de la empresa. Este documento es de car谩cter confidencial y se elabora para uso exclusivamente interno.

驴Qu茅 par谩metros deben ser incluidos en el informe? Junto con los datos personales y profesionales del candidato, aparecer谩n los puntos fuertes y d茅biles que han observado los reclutadores, las observaciones realizadas durante la entrevista y las referencias previas. Por supuesto, pueden elaborarse informes grupales si la entrevista tambi茅n se ha realizado a m谩s de un candidato al mismo tiempo.

8. La decisi贸n, 驴etapa final del proceso de selecci贸n de personal?

Y por fin, llega la decisi贸n definitiva del proceso de selecci贸n de personal. Llegados a este punto, es posible que el proceso se haya dilatado algo m谩s de lo previsto o que, en cualquier caso, haya ocupado mucho tiempo y atenci贸n a los responsables de RR. HH.

Con todo, la decisi贸n 煤ltima no puede precipitarse por motivos de calendario o para cerrar cuanto antes el procedimiento. No solamente est谩 en juego el futuro laboral de los candidatos sino el de la propia empresa. Una vez se ha alcanzado un acuerdo en materia de contrataci贸n, es el momento de comunicarlo a todos los interesados.

Lo m谩s usual es ponerse es contactar telef贸nicamente con el candidato que ha sido escogido para el puesto, felicitarle e informarle sobre los pasos a seguir y el calendario previsto para su incorporaci贸n a la empresa.

Es posible que este solicite un documento previo a la firma del contrato conocido como carta de precontrato. Tras notificar a los seleccionados la decisi贸n adoptada, es aconsejable seguir un procedimiento similar con los candidatos desestimados. Si no fuera log铆sticamente posible realizar una conexi贸n telef贸nica con ellos, s铆 que se recomienda remitir un correo individualizado de agradecimiento por haber participado en el proceso.

9. Contrataci贸n dentro del proceso de selecci贸n de personal

Desde luego, este es el paso m谩s f谩cil de cumplir por la sencilla raz贸n de que viene definido por la legislaci贸n vigente. Tal y como se ha explicado en el apartado anterior, hay que notificar al candidato seleccionado c贸mo tiene que proceder para incorporarse a la plantilla.

Muy posiblemente, las cuestiones econ贸micas ya habr谩n sido abordadas durante el proceso, por lo que conviene ser transparentes y claros a la hora de facilitar al aspirante escogido las condiciones de la contrataci贸n.

Si este lo solicita, podr谩 valorar el contrato con un asesor laboral de su confianza, al tiempo que es aconsejable responder a todas las dudas que plantee. A nivel interno, se comunicar谩 al 谩rea de n贸minas la nueva incorporaci贸n y se le remitir谩 la informaci贸n necesaria para el alta del trabajador.

10. Gesti贸n de la documentaci贸n del proceso de selecci贸n de personal

El proceso de selecci贸n genera siempre un ingente volumen de documentos que, en muchos casos, incluyen numerosos datos personales. De acuerdo con lo dispuesto por el Reglamento General de Protecci贸n de Datos, las empresas deben garantizar la confidencialidad de toda la informaci贸n presente en los documentos que los candidatos han facilitado al departamento de RR. HH. Generalmente, este departamento se encarga de almacenar todos los documentos durante cierto periodo de tiempo.

Otras 3 fases del proceso de selecci贸n de personal

Cerrada la contrataci贸n de un nuevo empleado, el proceso de selecci贸n de personal dista de haber concluido. Como m铆nimo, el departamento de RR.HH. tiene que ocuparse de otras tres fases complementarias que confirmar谩n, o no, lo acertado de la nueva incorporaci贸n.

Incorporaci贸n al puesto como fase del proceso de selecci贸n de personal

Tambi茅n puede considerarse como parte del proceso de selecci贸n de personal la incorporaci贸n al puesto del candidato que finalmente se ha contratado. Es posible que el nuevo "fichaje" deba superar un peque帽o periodo de prueba antes de firmar el contrato definitivo (aunque la mayor铆a de contratos de trabajo ya lo incluyen).

No hay ning煤n problema siempre y cuando esta circunstancia haya sido comunicada al interesado con anterioridad al momento de formalizar la contrataci贸n (en caso contrario, podr铆a pensar que la empresa no transmite confianza).

Sea como sea, alguien (preferentemente, desde la direcci贸n) debe acompa帽ar al nuevo trabajador en su primer d铆a en la empresa, que puede dedicarse 铆ntegramente a conocer las instalaciones, los compa帽eros y la manera de organizarse dentro de la compa帽铆a. No estar铆a de m谩s comunicar al empleado cu谩les son las normas b谩sicas de la empresa.

Formaci贸n del nuevo empleado

Evidentemente, los empleados que han superado un exigente proceso de contrataci贸n cuentan con los conocimientos m铆nimos exigibles para desempe帽ar sus nuevas tareas dentro de la empresa.

Sin embargo, es posible que la compa帽铆a trabaje con unos determinados programas inform谩ticos o aplicaciones con las que el nuevo trabajador no est谩 familiarizado. Conviene prestar atenci贸n a este aspecto para elaborar un plan formativo personalizado para que el profesional se integre cuanto antes en la rutina de trabajo de la empresa. Otra opci贸n es decantarse por el Job Shadowing, que permite al nuevo empleado "aprender mirando".

Seguimiento como parte del proceso de selecci贸n de personal

Un error habitual tras la contrataci贸n es el de "soltar" a los nuevos empleados en sus respectivos departamentos y no volver a interesarse por su situaci贸n hasta que lleguen comentarios por parte de sus m谩s inmediatos superiores.

Es preferible incluir en el proceso de selecci贸n un peque帽o seguimiento durante los primeros meses de cada trabajador en la empresa. Para ello, pueden utilizarse encuestas de satisfacci贸n, a rellenar tanto por el profesional recientemente incorporado como sus compa帽eros o supervisores.

7 Claves de un proceso de selecci贸n de personal exitoso

A lo largo de los apartados anteriores se han comentado las principales caracter铆sticas de cada fase del proceso de selecci贸n de personal . Podemos resumir los aspectos clave para que todo discurra correctamente en los siguientes puntos:

  1. Justificar debidamente la contrataci贸n.
  2. Coordinaci贸n entre los reclutadores.
  3. Definici贸n del perfil del candidato ideal.
  4. Fijaci贸n de criterios de evaluaci贸n objetivos y lo m谩s completos posible.
  5. Transparencia y claridad en el trato con los candidatos.
  6. Facilitar la integraci贸n de los nuevos empleados en la empresa.
  7. Utilizar un software como el de Bizneo HR que permita automatizar procesos y agilizar el proceso de selecci贸n de personal.

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