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13 etapas clave del proceso de selección de personal

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El proceso de selección de personal es un trámite dilatado y exigente en el que convergen aspectos como las necesidades corporativas, el perfil deseado, el desarrollo de cada fase o el seguimiento de las contrataciones.

Cerrar con éxito un proceso de selección de personal depende de muchos factores que van más allá de la valía de los candidatos. La preparación previa, por ejemplo, juega un papel esencial para que las contrataciones hagan crecer la empresa.

No menos relevante resulta el análisis de cada profesional, imprescindible para determinar que se ajustará a nuestras necesidades y que será capaz de generar valor. En definitiva unas etapas que no acaban aquí y que analizamos con más detalle a continuación.

La importancia del proceso de selección de personal en la empresa

Es común pensar que en los procesos de selección de personal únicamente se exige a los candidatos y que son estos quienes tienen que dar lo mejor de sí mismos para convencer a los reclutadores.

Sin embargo, las empresas y, más concretamente, los departamentos de Recursos Humanos, también tienen que esforzarse al máximo para conseguir -y retener- el mejor talento disponible. Al fin y al cabo, el futuro del negocio pasa por los profesionales que se incorporan hoy al mismo.

Una mala contratación puede derivar en resultados muy negativos para la empresa, que se expone a perder tiempo y dinero (siendo, quizá, más grave lo primero que lo segundo en el entorno actual). Las nuevas incorporaciones deben contar con una preparación adecuada al puesto, por supuesto, y, a ser posible, disponer de cierta experiencia en el ámbito en el que se van a mover en la empresa.

Sin embargo, en el proceso de selección de personaltampoco pueden descuidarse variables como la inteligencia emocional, la capacidad de adaptación, las inquietudes formativas o el compromiso corporativo. Un buen proceso de selección no omite ninguno de estos elementos.

10 fases clave en un proceso de selección de personal

Seguir un plan estratégico de trabajo a lo largo del proceso de selección de personal agiliza los trámites, evita las decisiones precipitadas, facilita la evaluación de los candidatos y ahorra tiempo y energía al departamento de RR.HH.

También permite mostrar una imagen de profesionalidad y una sensación de claridad que siempre son bien valoradas por los candidatos. Grosso modo, podemos distinguir diez pasos ineludibles. En cualquier caso, aquí cabe comentar que hemos incluido no solo la selección, sino el paso previo: el reclutamiento.

Es decir, gracias al reclutamiento obtendremos a los candidatos entre los que tendremos que seleccionar al más adecuado.

1. Detección y análisis de necesidades

¿Para qué vamos a iniciar un proceso de selección de personal? Es la primera pregunta que debe hacerse todo departamento de RR.HH. La ampliación o renovación de la plantilla nunca puede ser caprichosa, si no que debe servir para cubrir las necesidades de la empresa en cada momento de su plan de negocio.

Es el momento de examinar en profundidad las parcelas en las que más necesaria resulta la entrada de nuevos perfiles (o de reforzar los ya existentes) y orientar el proceso de selección en esa dirección.

Una recomendación que podemos tener en cuenta es la de aprovechar la oportunidad que brinda este trámite para ampliar las posibilidades de la plantilla y no limitarse a cubrir bajas y jubilaciones o a ampliar un departamento en concreto.

Si se desea poner en marcha algún proyecto novedoso o experimental, no hay mejor momento para intentarlo que cuando se contrata a nuevos trabajadores. Estos suelen estar más predispuestos a asumir tareas distintas y renovadoras.

2. Definición del perfil del candidato

Para saber qué aspirante seleccionaremos después del proceso de reclutamiento deberemos tener claro cuál es el perfil que necesitamos. ¿Un trabajador muy experimentado en el sector? ¿Un currículum académico impecable? ¿Que domine varios idiomas? ¿Un empleado polivalente que cumpla varias funciones dentro de la empresa? ¿Un profesional muy especializado en una determinada tarea? Si no se sabe qué es lo que se está buscando, difícilmente se encontrará el talento más idóneo para el negocio.

3. Reclutamiento

Al poner en marcha el proceso de selección de personal, los responsables de RR.HH. tienen dos grandes alternativas para dar con los mejores profesionales. Por un lado, pueden optar por el conocido como reclutamiento pasivo, que consiste básicamente en que sea la propia empresa la que contacte con los perfiles profesionales que más le interesen. El proceso de búsqueda y comparación es forzosamente meticuloso, si bien es más fácil dar con el candidato ideal. En cuanto a la selección activa, aquí son los candidatos quienes se ponen en contacto con la compañía tras conocerse la apertura del proceso de contratación.

Para recibir más -y mejores- candidaturas, resulta preceptivo el lanzamiento de una convocatoria en la que se detalle al máximo qué es lo que se está buscando (pidiendo, ya que estamos, que se abstengan los candidatos que no cumplan los requisitos previos). Nada nos asegura que ningún profesional avispado intente sortear la primera barrera pero al menos se generará un mayor interés por parte de los candidatos más próximos al perfil tipo. Este trámite puede complementarse con la selección de candidatos pasivos que ya hemos comentado (especialmente si no llegan buenas candidaturas).

4. Recepción de candidaturas

Si la convocatoria resulta atractiva, el departamento de RR. HH. no tardará en asistir a un goteo constante de candidaturas que irán llegando a través de los canales facilitados. En este sentido, resulta aconsejable habilitar una vía de contacto que facilite el trabajo de los reclutadores (un portal del candidato, una dirección de correo específica, etc.).

Recordemos que los procesos de selección deben cumplir con un calendario previamente definido, aunque este puede ampliarse o acortarse en función del volumen de candidaturas recibidas.

5. Preselección. A las puertas del proceso de selección de personal

Llegamos así a una de las fases más sensibles para que el proceso llegue a buen puerto. ¿Qué criterio seguimos para reducir el número de candidatos a fin de facilitar una evaluación más exhaustiva de los mismos?

Ajustándonos a las características del perfil ideal, se descartarán las candidaturas menos coincidentes. Esto es lo que se conoce como criba curricular, que puede solventarse de manera manual (más precisa pero mucho más lenta) u optar por alguno de los software especializados. Esta posibilidad es cada vez más popular por su creciente precisión.

Otra tendencia a tener en cuenta es la de someter las candidaturas a test psicométricos lo que, de acuerdo con la Society for Human Resource Management, ya hacen cerca del 20% de las empresas.

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Existen muchos modelos de test pero todos ellos se caracterizan por indagar en la personalidad del candidato, que debe resolver una larga lista de preguntas relacionadas con aspectos emocionales, psicológicos o, incluso morales.

Es un trámite muy útil para asegurarse el mejor clima en la oficina y evitar que el proceso de descarte de candidaturas se limite a variables asépticas. Por último, no hay que dejar de valorar las referencias que faciliten los candidatos.

6. Selección: cuando empieza el proceso de selección de personal

Completada la preselección, los responsables del reclutamiento tendrán ante sí un abanico muy selecto de candidatos a los que se les presupone cierta idoneidad para el puesto. Llega el momento de someterlos a un examen mucho más riguroso para comprobar en qué medida los currículums hacen justicia a los profesionales que los firman.

El procedimiento más habitual es el de las entrevistas de trabajo, que pueden realizarse de manera presencial o telemática (nuevamente, existen interesantes programas informáticos para cumplir esta tarea).

En los últimos años, las entrevistas han dejado de ocuparse de las cuestiones más técnicas o de la preparación objetiva de los candidatos (para eso ya está el CV) y se han enfocado en otros aspectos.

Así, la entrevista de competencias trata de evaluar el grado de desempeño del candidato en diferentes situaciones. Las preguntas "de tensión" someten al interesado a la toma de decisión bajo presión, mientras que las hipotéticas plantean escenarios muy diversos. Por último, las preguntas inesperadas van dirigidas a probar la capacidad de los candidatos para sortear obstáculos y plantear soluciones originales.

7. Creación de informes

Los profesionales encargados de evaluar las candidaturas y realizar las entrevistas pertinentes se hacen una idea muy aproximada de lo que puede ofrecer cada aspirante.

No obstante, en aras de que la decisión final sea lo más objetiva posible, conviene preparar una serie de informes con las fortalezas y las debilidades de cada candidato. Dado que se ha trabajado con un criterio predefinido durante todo el proceso de selección de personal, el informe debe adecuar las características de los profesionales a las necesidades de la empresa. Este documento es de carácter confidencial y se elabora para uso exclusivamente interno.

¿Qué parámetros deben ser incluidos en el informe? Junto con los datos personales y profesionales del candidato, aparecerán los puntos fuertes y débiles que han observado los reclutadores, las observaciones realizadas durante la entrevista y las referencias previas. Por supuesto, pueden elaborarse informes grupales si la entrevista también se ha realizado a más de un candidato al mismo tiempo.

8. Decisión

Y por fin, la decisión definitiva. Llegados a este punto, es posible que el proceso se haya dilatado algo más de lo previsto o que, en cualquier caso, haya ocupado mucho tiempo y atención a los responsables de RR. HH.

Con todo, la decisión última no puede precipitarse por motivos de calendario o para cerrar cuanto antes el procedimiento. No solamente está en juego el futuro laboral de los candidatos sino el de la propia empresa. Una vez se ha alcanzado un acuerdo en materia de contratación, es el momento de comunicarlo a todos los interesados.

Lo más usual es ponerse es contactar telefónicamente con el candidato que ha sido escogido para el puesto, felicitarle e informarle sobre los pasos a seguir y el calendario previsto para su incorporación a la empresa.

Es posible que este solicite un documento previo a la firma del contrato conocido como carta de precontrato. Tras notificar a los seleccionados la decisión adoptada, es aconsejable seguir un procedimiento similar con los candidatos desestimados. Si no fuera logísticamente posible realizar una conexión telefónica con ellos, sí que se recomienda remitir un correo individualizado de agradecimiento por haber participado en el proceso.

9. Contratación dentro del proceso de selección de personal

Desde luego, este es el paso más fácil de cumplir por la sencilla razón de que viene definido por la legislación vigente. Tal y como se ha explicado en el apartado anterior, hay que notificar al candidato seleccionado cómo tiene que proceder para incorporarse a la plantilla.

Muy posiblemente, las cuestiones económicas ya habrán sido abordadas durante el proceso, por lo que conviene ser transparentes y claros a la hora de facilitar al aspirante escogido las condiciones de la contratación.

Si este lo solicita, podrá valorar el contrato con un asesor laboral de su confianza, al tiempo que es aconsejable responder a todas las dudas que plantee. A nivel interno, se comunicará al área de nóminas la nueva incorporación y se le remitirá la información necesaria para el alta del trabajador.

10. Gestión de la documentación del proceso de selección

El proceso de selección genera siempre un ingente volumen de documentos que, en muchos casos, incluyen numerosos datos personales. De acuerdo con lo dispuesto por el Reglamento General de Protección de Datos, las empresas deben garantizar la confidencialidad de toda la información presente en los documentos que los candidatos han facilitado al departamento de RR. HH. Generalmente, este departamento se encarga de almacenar todos los documentos durante cierto periodo de tiempo.

Otras 3 fases del proceso de selección de personal

Cerrada la contratación de un nuevo empleado, el proceso de selección de personal dista de haber concluido. Como mínimo, el departamento de RR.HH. tiene que ocuparse de otras tres fases complementarias que confirmarán, o no, lo acertado de la nueva incorporación.

Incorporación al puesto

Es posible que el nuevo "fichaje" deba superar un pequeño periodo de prueba antes de firmar el contrato definitivo. No hay ningún problema siempre y cuando esta circunstancia haya sido comunicada al interesado con anterioridad al momento de formalizar la contratación (en caso contrario, podría pensar que la empresa no transmite confianza).

Sea como sea, alguien (preferentemente, desde la dirección) debe acompañar al nuevo trabajador en su primer día en la empresa, que puede dedicarse íntegramente a conocer las instalaciones, los compañeros y la manera de organizarse dentro de la compañía. No estaría de más comunicar al empleado cuáles son las normas básicas de la empresa.

Formación

Evidentemente, los empleados que han superado un exigente proceso de contratación cuentan con los conocimientos mínimos exigibles para desempeñar sus nuevas tareas dentro de la empresa.

Sin embargo, es posible que la compañía trabaje con unos determinados programas informáticos o aplicaciones con las que el nuevo trabajador no está familiarizado. Conviene prestar atención a este aspecto para elaborar un plan formativo personalizado para que el profesional se integre cuanto antes en la rutina de trabajo de la empresa.

Seguimiento

Un error habitual tras la contratación es el de "soltar" a los nuevos empleados en sus respectivos departamentos y no volver a interesarse por su situación hasta que lleguen comentarios por parte de sus más inmediatos superiores.

Es preferible realizar un pequeño seguimiento durante los primeros meses de cada trabajador en la empresa. Para ello, pueden utilizarse encuestas de satisfacción, a rellenar tanto por el profesional recientemente incorporado como sus compañeros o supervisores.

Claves de un proceso de selección de personal exitoso

A lo largo de los apartados anteriores se han comentado las principales características de cada fase del proceso de selección de personal . Podemos resumir los aspectos clave para que todo discurra correctamente en los siguientes puntos:

  • Justificar debidamente la contratación.
  • Coordinación entre los reclutadores.
  • Definición del perfil del candidato ideal.
  • Fijación de criterios de evaluación objetivos y lo más completos posible.
  • Transparencia y claridad en el trato con los candidatos.
  • Facilitar la integración de los nuevos empleados en la empresa.
  • Utilizar un software que permita automatizar procesos y agilizar.

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