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7 señales de que necesitas un ATS para tu proceso de reclutamiento y selección

Ventajas del software ATS

Ante la difícil tarea de encontrar y captar talento, es cada vez más frecuente que las empresas decidan instalar softwares especializados para sus procesos de reclutamiento y selección. Es el caso de los ATS.

Si realizas más de 30 contrataciones al año y aún no has empezado a digitalizar tu área de Recursos Humanos, te recomendamos que leas los siguientes párrafos. En ellos te contaremos qué es un ATS, cómo funciona… y 7 señales inequívocos de que necesitas uno para tu proceso de reclutamiento y selección.

Qué es un ATS o Applicant Tracking System

Si trabajas en el sector de los Recursos Humanos, seguramente manejes a diario una gran cantidad de siglas y abreviaturas. Debido al impacto de la digitalización en el mundo de la empresa, es probable que en los últimos años hayas escuchado más de una vez hablar de los llamados ATS o Applicant Tracking Systems. De ahí la pregunta que aquí nos ocupa: ¿qué es un ATS?

En síntesis, podemos definir a los ATS diciendo que son herramientas informáticas diseñadas para ayudar a las empresas a reclutar talento de manera más rápida y eficiente (tiempo y coste). En definitiva un tipo de software de Recursos Humanos clave para la transformación digital de este departamento.

Funciones básicas de un ATS o Applicant Tracking System

Las funcionalidades que te pueden ofrecer estos tipos de software ATS son numerosas:

  • Maximizan el alcance de tu proceso de reclutamiento a través de la publicación automatizada y multicanal de tus ofertas de empleo.
  • Estandarizan los flujos de trabajo y fomentan la objetividad de tu proceso de selección.
  • Filtran rápidamente toda la información recibida de los candidatos a un puesto de trabajo. De esta forma se reduce el tiempo necesario para llevar a cabo los procesos de criba curricular.
  • Generan bases de datos de talento a las cuales las organizaciones pueden recurrir gratuitamente y en cualquier momento estas consideren sea necesario.
  • Te permiten generar informes y monitorizar así el ROI de tus canales de reclutamiento.

7 señales de que necesitas un ATS para tu proceso de reclutamiento

¿Cree que tu equipo de reclutamiento y selección puede muchos aspectos a mejorar? Si la respuesta es si, es probable que te identifiques con uno o más de estos 7 señales de que necesitas un ATS como la solución para optimizar tu proceso de reclutamiento.

Pasas tu tiempo publicando ofertas de empleo de forma manual

En la actualidad, existen centenares de portales y canales donde las empresas pueden publicar sus ofertas de empleo. En este contexto, sería un error publicar únicamente en un canal confiando en que, justo en ese medio, se encuentra el pool de candidatos más alineados con el perfil que estás buscando.

Sin embargo, la difusión de ofertas por diferentes portales no es una tarea que pueda realizarse de forma manual sin que esto suponga enormes pérdidas de tiempo y dinero. Afortunadamente, la mayoría de los software ATS cuenta con herramientas para el multiposting, cuyo objetivo es publicar una misma oferta de trabajo en varios canales simultáneamente.

Sin embargo, existen ATS o softwares de reclutamiento y selección con más prestaciones que otros. En el caso de Bizneo HR, que permite publicar en hasta 80 fuentes de reclutamiento distintas. Entre ellas encontramos portales de empleo premium, universidades, bolsas de empleo, redes sociales, agregadores, etcétera. Con todo el ahorro en costes operativos que eso implica. Es decir, evitarás tener que entrar en cada portal, en cada web, a publicar la oferta.

Demo de Bizneo ATS

Recibes candidaturas duplicadas

Otro de los problemas frecuentes a los que puedes enfrentarte si publicas manualmente las ofertas (más allá de la pérdida de tiempo) son las candidaturas y currículums duplicados. Es frecuente que una misma persona –que se encuentra en búsqueda de empleo y que postula para miles de vacantes– se apunte a nuestra oferta a través de distintos canales. En ocasiones el candidato también cree que de esta manera se hará más visible.

Por fortuna, algunos ATS como el de Bizneo HR permiten acabar con este inconveniente. La plataforma estandariza el formato de los currículos que se reciben, y evita aquellos que se duplican. Ahora bien, si un candidato se inscribe a distintos procesos de selección sí los mantendrá en la base de datos. Eso sí, etiquetados de manera distinta para que el reclutador los pueda encontrar fácilmente.

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No tienes un Career Site adaptado a tu imagen de marca

En Recursos Humanos como en la vida, la primera impresión lo es todo. Si tu Página de Empleo consigue transmitir una imagen de marca atractiva y representativa de tu cultura organizacional, tendrás menos dificultades para atraer a candidatos que realmente encajen con tus necesidades.

¡Ojo! Un 48% de profesionales investiga la web de empresa antes de aplicar a una oferta de trabajo.

Fuente: Randstad Talent Trends Research 2019

Te cuesta planificar las entrevistas de trabajo

Especialmente si manejas grandes cantidades de candidatos, planificar todas sus entrevistas puede convertirse en una tarea titánica. Si no dispones de un sistema de comunicación automatizado, será prácticamente imposible fijar fechas y horarios sin incurrir en solapamientos o en otros errores de tipo organizativo.

Un buen Applicant Tracking System (ATS) como el de Bizneo HR te ayudará a resolver este tipo de inconvenientes enviando a los candidatos calendarios sincronizados con la agenda de los reclutadores.

Tus procesos de criba curricular parecen infinitos

¿Los técnicos de selección están literalmente inundados de CVs y tardan semanas enteras en realizar una criba curricular? Esto pasa porque todavía estás realizando tus procesos de selección a mano, sin contar con el apoyo de etiquetas ni de filtros booleanos.

Un buen software ATS permite:

  • Escanear los currículos en busca de keywords.
  • Aplicar etiquetas y realizar búsquedas inteligentes.
  • Ordenar a los candidatos según éstos se ajusten más o menos a la parametrización previamente fijada.
  • Terminar tu criba curricular mucho más rápido y concentrar tus esfuerzos en tareas de valor.
  • En el caso de Bizneo HR, además, podrás establecer killer questions como criterios de descarte automático.

¡Ojo! 62% de candidatos esperan que los procesos de reclutamiento y selección duren menos de dos semanas.

Fuente: Glassdoor

La comunicación entre tus reclutadores y con los candidatos es cuestionable

Seamos sinceros: los seres humanos somos subjetivos por naturaleza, sea cual sea nuestra profesión. En selección, esto puede implicar que distintos reclutadores apliquen distintos criterios en la evaluación de un mismo candidato.

Afortunadamente, existen algunas técnicas que te permitirán disminuir la subjetividad en tus procesos de selección de personal:

  • Definir correctamente el puesto de trabajo ofertado, para que quede totalmente claro cuáles son las competencias y los conocimientos que consideras necesarios para un buen desempeño del puesto ofertado.
  • Planificar de antemano todas las etapas de tu proceso de reclutamiento y selección.
  • Usar un ATS para evaluar con criterios uniformes a todos tus candidatos. Usando escalas de evaluación estandarizadas, tus reclutadores formularán juicios más homogéneos, más rápido.

El 35% de los candidatos considera inaceptable que las empresas hagan ghosting, sin embargo, el 36% de ellos no recibe ningún mensaje por parte de la compañía que decide rechazarlos.

Fuente: Clutch

Las estadísticas hablan por sí solas: la falta de comunicación incide muy negativamente sobre la experiencia del candidato y termina dañando tu imagen de marca. Sin embargo, ningún reclutador tiene el tiempo para enviar un correo personalizado a cada persona que se apunte sus ofertas de trabajo.

Adoptando un software ATS, podrás automatizar la comunicación y así:

  • Informar a los candidatos sobre sobre el proceso de selección que les espera (cómo serán las entrevistas, cuántas habrá, cuándo se realizarán, etc.). Esto mejorará la candidate experience y reducirá las tasas de abandono durante el proceso de reclutamiento y selección.
  • Notificar al candidato sobre el estado de su candidatura.
  • Dar tu feedback y explicar a los candidatos rechazados el motivo de su descarte.

No mides, ni mejoras. Un ATS te permite hacerlo

Si publicas la misma oferta en multitud de canales, más candidatos llegarán a conocerla y a apuntarse a ella. Sin embargo, no todos los candidatos serán adecuados para el puesto ofertado.

Para que puedas entender hacia dónde merece más la pena que dirijas tus esfuerzos -y tu dinero, ya que muchos reclutadores utilizan canales de empleo de pago- necesitas ante todo una herramienta que te permita individuar cuáles son las fuentes de reclutamiento que performan mejor.

Entre las funcionalidades de un buen ATS, destaca precisamente la posibilidad de recolectar data y generar informes sobre:

  • El número de candidatos que has recibido de cada portal.
  • Cuántos de ellos han pasado por cada fase de tu proceso de selección.
  • El índice de calidad del candidato para cada fuente de reclutamiento que estés utilizando.

También es recomendable un ATS si...

Te enfrentas a picos de contratación estacional

Gestionar los picos de contratación estacional no es algo sencillo. Implica la necesidad de gestionar un alto volumen de ofertas y de candidaturas. De cribar rápidamente, de gestionar a muchas personas en muy poco tiempo. Esto ocurre de manera más acusada en el sector Horeca y en Retail.

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