Les 10 étapes clés du processus de recrutement

La réussite d’un processus de recrutement dépend de plusieurs facteurs qui vont bien au-delà des compétences des candidats. En effet, la préparation préalable, par exemple, joue un rôle essentiel pour que les personnes recrutées contribuent favorablement à la croissance de la société.

Aussi, l’analyse de chaque professionnel est essentielle pour déterminer s’il répondra au mieux à nos besoins et s’il sera en mesure de générer de la valeur. Dans ce sens, le logiciel de recrutement vous permet de passer en revue les candidats en vue d’attirer les meilleurs talents.

L’importance du processus de recrutement dans l’entreprise

Lors de la procédure de recrutement, il est coutume de penser que seuls les candidats doivent faire leurs preuves pour convaincre les recruteurs.

Toutefois, les entreprises, et plus particulièrement les départements des Ressources Humaines, doivent également faire tout leur possible pour attirer et retenir les meilleurs talents disponibles sur le marché. Après tout, l’avenir de l’entreprise dépend de ces professionnels.

De plus, un mauvais recrutement peut entraîner des résultats très négatifs pour l’entreprise, qui risque de perdre du temps et de l’argent (le premier cas étant peut-être plus grave que le second dans le contexte actuel). En outre, la productivité risque d’être réduite, ce qui peut générer une mauvaise ambiance au sein du personnel, diminuer leur motivation ou engendrer des pertes financières conséquentes.

En définitive, les étapes de recrutement doivent garantir que les nouvelles recrues s’intègrent parfaitement à la société. C’est du temps et de l’argent investi pour s’assurer de leur valeur ajoutée.

Pour cela, il faut prendre en compte l’expérience, le talent, les compétences en rapport avec le poste, mais aussi l’intelligence émotionnelle, la personnalité, l’attitude, l’adaptabilité et les compétences sociales.

10 phases clés du processus de recrutement

Il est primordial de suivre une planification de travail stratégique tout au long de la precédure de recrutement pour simplifier les procédures, éviter les décisions hâtives, faciliter l’évaluation des candidats et pour économiser du temps et de l’énergie au service RH.

Il permet également de véhiculer une image de professionnalisme et un sentiment de clarté, ce qui est toujours apprécié par les candidats. Grosso modo, on peut distinguer dix étapes incontournables. Toutefois, il convient de souligner que nous avons inclus la sélection, mais aussi l’étape précédente, le recrutement.

En d’autres termes, grâce au aux diffétentrecrutement nous obtiendrons les candidats parmi lesquels nous devrons sélectionner le candidat idéal.

1. Détection et analyse des besoins pour le processus de recrutement

C’est la première question que tout département RH doit se poser. L’expansion ou le renouvellement des effectifs est une décision que l’on ne doit pas prendre à la légère. Bien au contraire, elle doit servir à couvrir les besoins de l’entreprise à chaque étape de son plan d’affaires.

A partir de là, il est important d’orienter le processus de sélection en examinant plus précisément, les secteurs dans lesquels il serait nécessaire d’incorporer de nouvelles recrues, ou de renforcer certains profils existants.

Et comme nous l’avons déjà mentionné, le processus de recrutement est fondamental pour rassembler le plus grand nombre de talents. Pour s’assurer que les meilleurs atteignent la phase finale en excluant ceux qui ne conviennent pas grâce à l’utilisation des “killer questions”, il est essentiel de filtrer correctement les CV.

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2. Déninition du profil du candidat

Afin de choisir le meilleur aspirant à l’issue du processus de recrutement, nous devons déterminer clairement le profil idéal dont nous avons besoin. Pour cela, nous devons nous poser les questions suivantes :

• A-t-on besoin d’un collaborateur polyvalent qui remplit plusieurs fonctions au sein de l’entreprise ?
• Un travailleur très expérimenté dans le secteur ?
• Un professionnel hautement qualifié dans une certaine tâche ?
• Unepersonne avec un CV académique impeccable ?
• Doit-il maîtriser plusieurs langues ?

Si vous ne savez pas ce que vous recherchez, vous aurez peu de chances de trouver le bon candidat pour votre entreprise.

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3. Recrutement avant le processus de sélection

Les responsables RH disposent de deux alternatives principales pour trouver les meilleurs professionnels lors de l’étape de recrutement. D’une part, RH peut opter pour ce que l’on appelle le recrutement passif, en contactant directement avec les profils professionnels qui l’intéressent le plus.

Même si ce processus aide à trouver plus facilement le candidat idéal, le processus de recherche et de comparaison est nécessairement plus minutieux. Et dans le cas de la sélection active, ce sont les candidats qui contactent directement avec l’entreprise en répondant aux annonces suite à l’ouverture du processus de recrutement.

Aussi, pour recevoir davantage et de meilleures candidatures, il est fortement conseillé de détailler le plus possible ce que vous recherchez dans votre annonce de recrutement, en précisant que les candidats qui ne remplissent pas les conditions préalables s’abstiennent de postuler.

4. Réception des candidatures lors du processus de recrutement

Si l’appel à candidatures est attractif, le département RH verra bientôt un flot constant de candidatures arriver sur les canaux prévus à cet effet. En ce sens, il est conseillé de mettre en place un canal de contact qui facilite le travail des recruteurs, tel qu’un site de carrière.

5. Présélection : le seuil du processus de recrutement

Tout cela nous conduit à l’une des étapes les plus délicates du processus de sélection.

En ajustant les caractéristiques du candidat idéal, les personnes les moins adéquates pour le poste seront écartées. C’est dans ce cas précis que le filtrage des CV, récemment expliqué, occupe une place centrale. Vous pouvez le faire manuellement (ce qui est beaucoup plus lent et peut entraîner des erreurs) ou opter pour un logiciel spécialisé qui segmente les CV avec exactitude et sélectionne les talents qui correspondent le mieux à l’offre.

Il existe aussi une autre tendance à suivre pour la procédure de recrutement. C’est celle des entreprises qui appliquent des tests professionnels ou des tests psychométriques, ce qui, selon Society for Human Resource Management, est déjà appliqué par environ 20% des entreprises.

Ces tests explorent la personnalité ou visent à vérifier si le candidat possède ou non les compétences demandées.

En outre, ils génèrent des rapports de compatibilité avec le poste en fonction des critères définis comme indispensable pour ce travail.

6. Sélection : quand mettre en place le processus de recrutement ?

Une fois la présélection terminée, les recruteurs auront à leur disposition une gamme très ciblée de candidats avec une certaine similitude pour le poste. L’étape suivante du processus consiste à réaliser un examen beaucoup plus rigoureux pour vérifier si ces CV sont conformes aux attentes.

Ensuite, on procède habituellement à l’entretien d’embauche qui a évolué ces dernières années, on ne pose plus de questions techniques ou sur la formation et l’expérience vu que cette information est contenue dans le CV. Maintenant, l’entretien est axé sur les compétences qui tentent d’évaluer le niveau de performance du candidat exposé à différentes situations:

• Questions sur le “stress”, qui soumettent l’intéressé à ses réactions et à la prise de décision sous pression dans diverses situations et scénarios.
• Questions inattendues destinées à tester la capacité des candidats pour surmonter les obstacles et planter des solutions originales.

Notre logiciel ATS (Applicant Tracking Systems) possède la fonction idéale pour choisir le candidat le plus performant: la scorecards, qui déterminent les compétences requises pour un emploi et analyse si le candidat répond ou non à ces exigences.

Ainsi, pour chaque poste, les données des candidats sont collectées et vérifiées pour savoir s’ils correspondent au profil idéal. De plus, ces informations peuvent être combinées à d’autres techniques comme celles des “killer questions”, les tests psychométriques ou l’évaluation après l’entretien.

7. Création de rapports

Les professionnels chargés des candidatures et de l’évaluation des candidats ont une idée très approximative de ce que peuvent offrir chaque aspirant.  

Cependant, et dans le but de garantir que la décision finale soit aussi objective que possible, il est conseillé de préparer une série de rapports sur le processus de recrutement et sélection portant sur les points forts et les points faibles de chaque aspirant.

Ce document à caractère confidentiel est destiné à un usage exclusivement interne. Et pour qu’un processus de sélection soit efficace, le recrutement doit se faire en équipe et il doit prendre en compte les notes et les avis de tous ses membres.

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8. La décision : étape finale du processus de sélection ?

Et puis vient enfin la décision finale dans la procédure de recrutement. À ce stade, toutes ces différentes étapes du recrutement ont peut-être pris un peu plus de temps que prévu en accaparant l’attention des responsables RH.

Effectivement, cette décision finale ne doit pas être précipitée, et ce malgré les impératifs de calendrier ou pour clore la procédure le plus rapidement possible. Car, ce n’est pas seulement l’avenir professionnel des candidats qui est en jeu, mais c’est aussi celui de l’entreprise. Donc, une fois que l’accord sur le recrutement a été conclu, c’est le moment de le communiquer à toutes les personnes concernées. Il est aussi important d’indiquer à quel stade du processus de sélection se trouve le candidat

Pour vérifier le fonctionnement des notifications de notre système, nous avons préparé un modèle personnalisable pour communiquer qu’une candidature à un emploi a été rejetée. Une étape préalable à l’automatisation que vous obtiendrez si vous disposez de notre logiciel.

En revanche, il est préférable de disposer d’un logiciel ATS de recrutement qui facilite la communication et le contact avec le candidat à chaque étape du recrutement.

9. Embauche et intégration dans l’entreprise

L’embauche est l’étape la plus facile à réaliser pour la simple raison qu’elle est définie par la législation en vigueur.

L’embauche et l’intégration du candidat peut également être considéré comme l’étape finale de cette procédure de recrutement. La nouvelle recrue devra passer une courte période d’essai avant de signer le contrat définitif, comme le prévoient la plupart des contrats de travail.

Dans tous les cas, une personne désignée et de préférence de la Direction, devrait accompagner le nouveau collaborateur lors de sa première journée de travail. Cette journée peut éventuellement être entièrement consacrée à la découverte et la connaissance des installations, des collègues et au mode d’organisation et de fonctionnement de la société.

10. Dernière étape du processus de recrutement : formation et evaluation

Il est évident que les employés qui ont passé une procédure de recrutement et sélection exigeante possèdent les connaissances minimales requises pour accomplir leurs nouvelles tâches au sein de l’entreprise.

Malgré cela, il se peut que la société travaille avec certains logiciels ou applications avec lesquels le nouvel employé n’est pas familiarisé. Dans ce cas, il convient de prévoir une phase de préparation pour le personnel, ou des méthodes spécifiques comme le jumelage ou l’observation du poste qui permet d’apprendre en observant.

C’est une erreur fréquente après le recrutement de « lâcher » les nouveaux employés dans leurs départements respectifs et de ne pas s’enquérir de leur situation, jusqu’à ce qu’ils reçoivent un retour de leurs supérieurs hiérarchiques.

Il est préférable d’inclure dans le processus de sélection un suivi pendant les premiers mois. Cela peut se faire par le biais d’enquêtes de bien-être au travail ou d’évaluation des performances pour savoir s’ils répondent ou non aux attentes.