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7 razones de peso para no usar una plantilla de solicitud de vacaciones

plantilla de solicitud de vacaciones

La plantilla para solicitar vacaciones es un método que puede generar múltiples problemas. Estos son los principales.

El derecho a las vacaciones es uno de los derechos fundamentales de todo trabajador. Sin embargo, para pedirlas debe llevar a cabo lo que se conoce como solicitud de vacaciones. Sin embargo, hacerla correctamente no es tarea fácil y, de hecho, son muchas las empresas que siguen recibiendo la típica plantilla de solicitud de vacaciones.

Por desgracia, se trata de un sistema totalmente obsoleto y que puede acabar generando errores. ¿La solución? Incorporar un software de gestión de vacaciones y ausencias que permita a los trabajadores y a la empresa gestionar estos periodos de la manera más óptima. Pero vayamos con los errores que puede acabar dando la plantilla comentada.

1. La plantilla de solicitud de vacaciones no se adapta

Una plantilla para solicitar vacaciones no se adapta tampoco a distintos dispositivos (sobre todo si no está informatizada). Es decir, si usamos una plantilla en word, esta no se verá correctamente en multitud de dispositivos. Algo que no tiene mucho sentido en un mundo en el que las webs responsive están a la orden del día.

Además, necesitaremos tener el contenido descargado en el dispositivo en cuestión porque se trata de una información almacenada, digamos, físicamente.

2. No es accesible

Más allá de la accesibilidad respecto del lugar y el dispositivo –algo que solo hace posible una herramienta en la nube– nos estamos refiriendo al acceso a la plantilla de los diferentes miembros de Recursos Humanos. Compartir esta información y almacenarla de manera inapropiada puede conllevar graves errores de privacidad y de seguridad.

Por otra parte, se trata de un mecanismo muy poco ágil. En ocasiones hasta es difícil averiguar cuál es la última versión del documento o en qué status se encuentra esa solicitud de vacaciones.

3. La plantilla de solicitud de vacaciones puede dar errores

Las plantillas para solicitar vacaciones también pueden dar errores, sobre todo si introducimos sus datos manualmente en otros sistema o cuadrante para organizarnos mejor (algo que tampoco recomendamos). Por no hablar de los errores que puede generar no tener un calendario desplegable para seleccionar los días concretos, de la ausencia de avisos de solapamiento, etcétera.

4. No genera informes

Generar informes a largo plazo sobre las vacaciones y ausencias de la plantilla resulta clave para determinar las necesidades reales de la empresa, sobre todo durante esos periodos. Es una manera de ver claramente qué equipos y tareas tienen mayor demanda, etcétera. Disponer de este análisis mejora la gestión y agiliza la tomad de decisiones.

5. Pueden perderse las solicitudes

Uno de los grandes inconvenientes de usar una plantilla de solicitud de vacaciones es que la información no está centralizada en un solo lugar. A no ser que la pasemos manualmente a un cuadrante o sistema, una acción que no puede más que derivar en más problemas. Los propios de la introducción y tratamiento manual de datos numéricos al fin y al cabo.

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Por no hablar de que pueden extraviarse las solicitudes, sobre todo si nos las envían por correo electrónico o nos las entregan en persona. Algo que, por cierto, tampoco garantiza el correcto tratamiento de los datos de los empleados.

6. La plantilla de solicitud de vacaciones puede estar incompleta

Otra de las debilidades de usar una para solicitar vacaciones es que acabe estando incompleta. Por ejemplo, porque el trabajador se olvida de incluir algún dato como los días disfrutados y por disfrutar.

Un sistema informático específico, sin embargo, permite incluso configurar que la solicitud de vacaciones no se lleve a cabo o impide seguir adelante si los empleados no cumplimentan todos los campos.

7. Cada plantilla de solicitud de vacaciones es distinta

Incluso aunque les pasemos una plantilla de solicitud de vacaciones tipo a nuestros empleados es más que probable que cada una de estas solicitudes sea distinta. Es decir, carecemos de criterios automatizados de unificación.

Imaginemos, por ejemplo, que les pasemos un modelo de solicitud de vacaciones. Sin embargo, cada empleado podrá modificar la tipografía, la estructuración del contenido, etcétera. Tampoco tendremos campos específicos, ni filtros, ni un sistema para ver todas las vacaciones de un plumazo y evitar solapamientos, la clave de la gestión de vacaciones.

Aspectos clave de la solicitud de vacaciones

En cualquier caso, existen una serie de aspectos clave que debe contener toda solicitud de vacaciones, empleemos una plantilla o no.

  • Los datos del trabajador: nombre y apellidos, dirección a efectos de notificaciones, e inclusive la firma y el documento de identidad del empleado.
  • Los datos de la empresa: fiscales y de identificación.
  • Fecha de inicio y finalización de las vacaciones.
  • Número de periodos de vacaciones que desea disfrutar el trabajador.
  • Cantidad de días de vacaciones solicitados en cada periodo
  • Días disfrutados y por disfrutar.

La parte positiva de usar un software especializado en lugar de una plantilla de solicitud de vacaciones es que el empleado dispondrá de todos estos datos de manera predefinida. Es decir, no tendrá que preocuparse de incluirlos, sino de ir rellenando los diferentes apartados que el programa le vaya diciendo.

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El software, una alternativa a la plantilla de solicitud de vacaciones

Como apuntábamos, existe una opción para evitar todos estos errores intrínsecos a las típicas plantillas para solicitar vacaciones: el software. En concreto, estas herramientas, como el software de gestión de vacaciones y ausencias de Bizneo HR nos ofrece las siguientes ventajas:

  • Permite almacenar toda la información y acceder a ella de un solo vistazo. La organización es clave a la hora de gestionar las vacaciones de los empleados, sobre todo si se trata de una empresa con una plantilla grande.
  • Permite gestionar todo tipo de ausencias, no solo las vacaciones.
  • Brinda la oportunidad de revisar rápidamente los calendarios laborales.
  • Incrementa la autonomía de los equipos en lo que se refiere a la gestión de ausencias y vacaciones.
  • Reduce el tiempo y los costes operativos de esta gestión.
  • Permite configurar alertas que informen y nos recuerden cuándo se van los trabajadores de vacaciones.
  • Es sencillo de usar y simplifica la comunicación entre los responsables de equipo y sus subordinados, entre otros.

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