Une mauvaise gestion des congés coûte cher. Ryanair en a fait les frais : une mauvaise anticipation des absences de pilotes a forcé la compagnie à annuler plus de 2 000 vols. La facture : près de 34,5 millions d’euros versés en indemnisations aux passagers.
Au moment de gérer les congés et les absences, les responsables des ressources humaines reçoivent des centaines de mails avec les demandes de dates, des modifications, des questions … Difficile d’en sortir indemne.
Comment gérer les congés des employés efficacement ?
L’importance d’une bonne gestion des congés
Lorsqu’on fait un bon suivi des congés du personnel, cela se reflète sur les résultats de l’entreprise, l’environnement de travail et la productivité.
De nombreux départements RH appréhendent la gestion des congés et des absences, indépendamment de la taille de l’entreprise. C’est une tâche chronophage et à grand risque.
D’autre part, les travailleurs doivent se reposer pour maintenir une bonne productivité, diminuer le stress, entretenir leur créativité et favoriser des conditions de travail optimales. D’ailleurs, on estime que la période de repos idéale pour se déconnecter et revenir plein d’énergie est de 10 jours.
Mais pour que les congés soient une réussite, il faut établir des règles de base pour éviter les surprises et que tous connaissent leurs droits. Ou la raison d’un éventuel refus d’une demande particulière.
L’employeur doit faire preuve de souplesse avec tous les employés et leur permettre, dans la mesure du possible, de concilier leurs vacances avec leur vie familiale.
Ce que dit le Code du travail sur les congés payés en France
Avant de choisir un système de gestion, il faut connaître les règles imposées par le Code du travail. Elles fixent l’acquisition des jours, l’ordre des départs et les cas particuliers comme l’arrêt maladie.
| Type de congé | Règle principale | Référence légale |
|---|---|---|
| Congés payés (CP) | 2,5 jours ouvrables acquis par mois de travail effectif, plafonnés à 30 jours ouvrables (5 semaines) par an. Sans condition d’ancienneté. | Code du travail, art. L3141-3 |
| Ordre et dates de départ | Fixé par l’employeur après avis du CSE (à défaut d’accord collectif), selon la situation familiale du salarié. Communication au moins 1 mois avant le départ. | Art. L3141-16 et D3141-6 |
| Arrêt maladie | Depuis la loi du 22 avril 2024, l’arrêt maladie non professionnel est assimilé à du travail effectif pour l’acquisition des congés (2 jours ouvrables/mois, plafond 24 jours/an). | Art. L3141-5 et L3141-5-1 |
| Indemnité compensatrice | Versée au solde de tout compte pour les congés acquis et non pris en cas de rupture du contrat. Calcul : règle du dixième ou maintien de salaire, la plus favorable au salarié. | Art. L3141-28 |
| Congé sans solde | Pas de base légale dans le Code du travail : suspension du contrat soumise à l’accord de l’employeur, souvent encadrée par la convention collective. | Convention collective applicable |
Ces règles ne se paramètrent pas toutes seules. Un logiciel dédié permet de les appliquer automatiquement, sans que le service RH ait à les recalculer à chaque demande.
Systèmes de gestion des congés du personnel
Il existe différents systèmes de gestion des absences. Classés des plus traditionnelles aux plus modernes, on peut mentionner :
| Méthode | Limite principale | Adaptée pour |
|---|---|---|
| Planning papier | Aucune automatisation, erreurs de saisie fréquentes | Moins de 5 salariés |
| Fichier Excel | Doublons, pas de vue en temps réel, inaccessible à distance | TPE à planning fixe |
| Base de données interne | Affichage centralisé, mais pas de workflow demande/validation | Entreprise avec SIRH partiel |
| Logiciel dédié (Bizneo HR) | Nécessite un paramétrage initial | Toute structure visant l’automatisation complète (demande → validation → paie) |
Les plannings des congés
C’est la plus ancienne et celle qui provoque le plus d’erreurs : gérer les absences sur un planning congés et absences papier. Elle ne requiert aucune compétence en matière d’organisation et de gestion.
Un logiciel de gestion des congés et absences permet à chaque employé de demander ses congés et d’attendre simplement la validation de son responsable.
Cela rationalise le processus grâce à des notifications automatiques et à un bilan des jours de congés restants pour être toujours au point.
Gestion des congés sur Excel
La gestion des congés sur tableau Excel système également obsolète et chronophage car, en plus de la saisie manuelle de toutes les données, la moindre erreur engendre des problèmes. Parmi les inconvénients, on peut citer :
- L’impossibilité de gérer des tâches simultanées.
- Un risque de doublons lors de l’attribution des congés.
- Une navigation lente lorsqu’on accumule trop de données.
- Peu accessible et peu ergonomique : une « solution » non responsive.
- Peu pratique pour travailler à distance et accéder à un système actualisé en temps réel.
Les bases de données
Ici les congés sont enregistrés dans un système informatique. Cela permet un meilleur affichage des données qu’avec le modèle Excel, mais présente toujours des limites importantes. Il permet de visualiser les congés et les absences mais pas de manipuler les données. Il s’agit plus d’un système d’affichage que de gestion.
Les logiciels de gestion des congés et des absences
Voici un outil RH qui simplifie le travail des responsables Ressources Humaines qui leur permet d’automatiser la gestion des congés. Vous pouvez effectuer toutes les tâches nécessaires liées aux congés des travailleurs de façon très visuelle.
Comme le salarié gère lui-même ses demandes, le processus RH est plus fluide au quotidien. AllianzTrade a par exemple réduit de 40 % le temps consacré à la gestion des congés et absences en automatisant ses workflows avec Bizneo HR.
Mais si l’autogestion automatique des congés ne suffit pas, nous pouvons mettre en place un système personnalisé avec la flexibilité dont vous avez besoin.
Aujourd’hui, les politiques de congés changent fréquemment et nous vous donnons la possibilité de configurer :
- Le nom/type d’absence
- Si c’est comptabilisé en congés
- La documentation requise
- Qu’elle soit automatiquement acceptée ou refusée ou s’il faut la validation du responsable.
- Entre autres.
Avantages d’un logiciel pour la gestion des congés et des absences
Voici les avantages de l’utilisation d’un outil spécifique pour effectuer le suivi des absences et des congés dans une entreprise :
- Cela améliore la gestion des ressources humaines en évitant les imprévus de dernière minute ou un manque d’expertise en raison de congés simultanés de deux professionnels du même département.
- Attribution automatique des jours de congé pour chaque travailleur. Le système identifie le type de contrat et informe sur les jours disponibles à distribuer durant l’année.
- Réduction des conflits avec les employés qui peuvent consulter la plateforme en ligne à tout moment.
- Plus de transparence, d’équité et de flexibilité, ce qui favorise une bonne ambiance de travail.
- Optimisation du temps des managers et des responsables RH et une meilleure accessibilité.
Votre entreprise fait des voyages d’affaires ou du télétravail ?
Fournissez à votre personnel une application pour gérer les congés avec un accès 24h/24 et 7j/7. Notifications instantanées, téléchargement des justificatifs, calendrier des absences… Facilitez la vie de vos employés et optimisez la gestion des responsables.
3 erreurs courantes dans la gestion des congés et des absences
Si l’entreprise ne dispose pas d’un outil qui simplifie et automatise les processus, elle peut commettre les erreurs suivantes dans la gestion des absences des ressources humaines :
Programmer les congés trop en avance
Vouloir trop s’anticiper n’est pas une bonne idée.
Cela peut vous amener à devoir modifier des jours fériés fixés a posteriori. Vous perdez en flexibilité et vous obligez potentiellement les employés à demander des dates qui ne correspondent pas à leur vie de famille. Ce qui entraîne d’ailleurs des demandes de modification.
Tâches dupliquées
Normalement, les entreprises envoient un email pour demander les dates souhaitées par les employés. Ceux-ci répondent et le responsable doit tout concilier, tout faire cadrer sans chevauchements et garder toujours un travailleur essentiel en activité. Le tout sans causer de problèmes dans la gestion de l’entreprise ni dans l’ambiance de travail.
On y perd du temps et on n’optimise pas ses ressources.
Un système de suivi des congés du personnel évite ce casse-tête. Le responsable RH peut vérifier directement sur la plateforme les demandes et les éventuels problèmes en un clin d’œil. Tout pour ne pas compromettre votre service auprès de vos clients.
Utilisation d’outils obsolètes
L’utilisation d’Excel pour le suivi des vacances est une vieille méthode qui remonte à l’époque où il n’existait pas d’outils pour automatiser et simplifier le processus.
Avec un logiciel de congé pour employés, on met en place des règles et une configuration pour toutes les absences possibles dans une entreprise. Ainsi, on peut tout gérer automatiquement.
Comment améliorer le suivi des absences des salariés
Il existe quatre étapes essentielles pour optimiser la gestion des congés et des absences :
Calculer automatiquement les congés de chaque employé
Un logiciel de congés calcule automatiquement le nombre de jours qui correspondent à chaque employé. Le registre ordonne et affiche les jours pris, les jours en attente et les demandes de congé ou d’absence validées par l’entreprise.
Un calcul en fonction de la convention ou du poste de chacun qui prend en compte les jours fériés nationaux, avec la prise en compte automatique des 2 jours fériés supplémentaires en Alsace-Moselle. Avec ce type d’outil, on obtient une transparence totale et une meilleure flexibilité.
Les demandes de congé sont centralisées ce qui évite la duplication des tâches. Et le personnel peut le consulter et l’utiliser de façon autonome.
Établir des alertes automatiques
Pour éviter les oublis dans un département RH, les logiciel de gestion des congés, de congé et de vacances vous permettent de mettre en place des alertes automatiques. Cela favorise une organisation plus efficace, allège la charge bureaucratique et des réponses immédiates, depuis n’importe quel dispositif.
Un facteur d’harmonie au travail qui évite les frustrations et qui incitent à mieux accomplir ses tâches professionnelles chez les employés.
Toutefois, si vous avez besoin d’une gestion avancée et automatisée, essayez notre logiciel de suivi des vacances. Un système de demande et de validation des congés qui vous fera gagner du temps et de l’argent, à moindre effort.
Communiquez correctement avec vos employés
Un système de suivi des congés est utile car il vous permet de tenir votre personnel informé à tout moment du calendrier de travail de l’organisme.
De plus, si les demandes de congés sont traitées rapidement et automatiquement, ils se sentiront à l’aise avec la réactivité de l’entreprise, favorisant un sentiment d’appartenance. Le logiciel permet également de connaître les règles du jeu dès le départ. Comme les moments où l’on peut prendre des congés selon le besoin de personnel à une période donnée.
Pour tester le fonctionnement de notre système, nous avons préparé un modèle personnalisable pour communiquer les dates de vacances d’un employé. Une étape préliminaire à l’automatisation.
Rapports sur la gestion des absences et congés
Contrôlez l’absentéisme et les congés de votre personnel grâce à des rapports rapides, précis et faciles à lire. Ne perdez pas de temps avec les processus routiniers.
En outre, enregistrez toutes les données clés pour le département des ressources humaines lors des licenciements, des résiliations, des renouvellements de contrat. Un moyen également de calculer l’absentéisme et la façon dont il a affecté la productivité.
