Dans la pratique, les litiges liés aux congés représentent une part significative des saisines aux prud’hommes pour les TPE/PME, souvent parce que le refus n’était pas suffisamment justifié ou documenté. Pour l’éviter, l’entreprise doit connaître précisément ses obligations : délai de prévenance, motifs de refus valables, et formalisation de la demande.
Demande de congés : nombre de jours que chaque salarié a le droit de prendre
L’article L3141-3 du Code du travail fixe l’acquisition à 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par an. Ce droit s’applique à tout salarié, sans condition d’ancienneté, sauf disposition plus favorable prévue par une convention collective.
Le nombre de jours varie selon l’unité de calcul retenue par l’entreprise. Le tableau suivant distingue les trois unités utilisées en France :
| Unité | Définition | Équivalent annuel |
|---|---|---|
| Jour civil | Chacun des 365 jours de l’année, travaillé ou non | Non utilisé pour calculer un droit à congé |
| Jour ouvrable | Tout jour de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire légal (en général du lundi au samedi) | 30 jours par an |
| Jour ouvré | Jour réellement travaillé dans l’entreprise (en général du lundi au vendredi) | 25 jours par an |
Exemple : un salarié ayant travaillé toute l’année acquiert 30 jours ouvrables, soit l’équivalent de 25 jours ouvrés si l’entreprise calcule en jours ouvrés. Toute entreprise doit respecter ce minimum légal, sauf à l’améliorer par accord collectif. Les jours demandés ne doivent pas nécessairement être consécutifs et peuvent être pris à n’importe quelle période de l’année, sous réserve des besoins de l’organisation.
Comment formuler une demande de congés ?
Avant de pouvoir prendre les congés annuels auxquels ils ont droit, vos salariés doivent formuler une demande de congés officielle. La méthode la plus traditionnelle consiste à rédiger et à envoyer une feuille de demande de congé.
Cette lettre est officielle et peut être remise :
- En main propre. Dans ce cas, l’entreprise doit apposer son cachet ou sa signature sur le document reçu.
- Par bureaufax (copie physique ou en ligne) avec accusé de réception et certification du contenu. L’entreprise doit alors remettre au travailleur une lettre de concession, confirmant l’octroi du congé demandé.
- Par e-mail, de préférence avec accusé de réception.
Une fois que l’on vous a demandé vos congés, vous devez notifier votre accord ou votre refus. Chez Bizneo HR, nous vous proposons un exemple simple de notification des congés :
Notre logiciel de gestion de congés et absences permet aux salariés de poser leurs demandes en autonomie, le manager n’a plus qu’à valider ou refuser en un clic.
Un moyen simple de rationaliser le processus et d’éviter de perdre du temps avec la documentation, les e-mails ou les discussions pour que l’ensemble du personnel soit sur la même longueur d’onde.
L’entreprise peut-elle refuser une demande de congés ?
L’entreprise a le droit de refuser la période de congés demandée par un salarié. Cela ne signifie pas pour autant qu’elle peut lui imposer des dates de vacances.
Un refus n’est valable que s’il est justifié par l’un de ces motifs :
- Des besoins de service identifiés.
- Une convention collective fixant déjà la période de prise des congés, incompatible avec les dates demandées.
- Un chevauchement avec la période demandée par d’autres salariés du même poste ou du même niveau.
En cas de refus contesté par le salarié, l’entreprise doit pouvoir justifier sa décision par un motif objectif et documenté. À défaut, elle s’expose à un contentieux devant le conseil de prud’hommes, avec un risque de dommages-intérêts si le refus est jugé abusif. Il est recommandé de négocier une nouvelle période avec le salarié, au moins deux mois avant la prise des congés.
Lorsque l’employeur prévoit de se séparer du salarié (licenciement, non-renouvellement), il peut choisir de payer le droit aux congés non utilisés sous forme d’indemnité compensatrice, afin d’éviter un litige.
Comment digitaliser la demande de congés ?
La demande de congés n’a pas besoin d’être formulée par écrit, par lettre ou par e-mail. Les outils numériques remplacent aujourd’hui la fiche papier par des solutions plus rapides et plus fiables pour l’entreprise comme pour le salarié.
Un logiciel de gestion des congés centralise dans une interface unique le calendrier de travail, les absences, les arrêts maladie et les congés de chaque salarié, ce qui permet de professionnaliser la gestion des congés de l’entreprise.
Pour le manager, digitaliser le processus de demande de congés apporte plusieurs bénéfices concrets :
- Réduction du temps de traitement administratif pour les équipes RH et les managers.
- Suppression des documents physiques (cartes d’identité, signatures, tampons, copies).
- Demande accessible depuis mobile ou web, à tout moment.
- Vue d’ensemble immédiate des congés de l’équipe ou de chaque salarié.
- Réduction du risque de chevauchements ou d’erreurs de calendrier.
- Paramétrage de critères spécifiques de jours disponibles selon le rôle ou le profil.
- Gestion distincte de chaque type d’absence : congés, mariage, maladie, jours fériés.
- Suivi automatisé des jours fériés locaux, régionaux ou nationaux.
Un logiciel de gestion des congés évite ces frictions en automatisant la demande, la validation et le suivi des soldes pour l’ensemble des équipes.
Quels éléments inclure dans une demande de congés ?
Une demande de congés doit contenir un certain nombre d’éléments essentiels :
- Les coordonnées du salarié : nom, pièce d’identité, et idéalement son adresse à des fins de notification.
- Les coordonnées de l’entreprise.
- La ou les périodes de congé demandées.
- Le nombre de jours pris dans chaque période.
- Les dates de début et de fin de chaque période.
Tous ces éléments sont automatiquement repris dans le logiciel Bizneo HR.
Modèle de demande de congés sur Excel
De nombreuses entreprises utilisent encore un modèle de demande de congés en fichier Excel ou sur papier. Le format physique présente plusieurs limites : il peut se perdre, il est difficile à conserver en sécurité, il ne garantit pas le traitement correct des données personnelles, et il n’évite pas les risques de chevauchement entre salariés.
Le modèle Excel pose des problèmes similaires : saisie manuelle source d’erreurs, absence de système automatisé fiable, et aucune garantie d’accès sécurisé au document.
Nos consultants en ressources humaines ont néanmoins mis au point un formulaire de demande de congé en Excel, adapté aux petites entreprises ou aux organisations en début de digitalisation. Vous pouvez le télécharger gratuitement :
Une fois ce système testé, nous recommandons d’aller plus loin avec un logiciel de gestion des congés pour fiabiliser durablement le processus.
