Plantilla Excel para el control de vacaciones de los empleados | Bizneo HR

Gestionar las vacaciones de los empleados teniendo en cuenta la política de la empresa, las cuestiones legales, las ausencias o los convenios colectivos, no es para nada sencillo. Aunque aún existen un gran número de departamentos de Recursos Humanos que siguen utilizando la típica plantilla en excel para el control de vacaciones de los empleados, en los últimos años, el software de control de vacaciones y ausencias ha ido ganando terreno progresivamente por la automatización y ahorro de errores, tiempo y dinero que logra.

Y es que, a pesar de que emplear un formato de control de vacaciones de personal en excel es una buena idea para empresas que están en una etapa inicial de la digitalización, la tarea puede complicarse, sobre todo cuando la plantilla y el número de trabajadores empieza a crecer.

¿Cómo llevar un control con una plantilla de vacaciones de empleados?

Las plantillas de vacaciones en Excel se han convertido en un método bastante extendido para llevar un control de las vacaciones anuales de los empleados. ¿La razón? Pues principalmente porque se trata de una herramienta accesible, fácil de usar y que no conlleva gastos adicionales para las empresas.

Por estos y otros motivos, el control de las vacaciones del personal en Excel está muy extendido. Confeccionar una plantilla de Excel de calendario de vacaciones de empleados es algo más que sencillo, puesto que existen multitud de ejemplos en Internet que podemos aplicar en nuestra propia empresa.

Incluso si no somos muy exigentes, podemos descargar una plantilla de control de vacaciones y ausencias gratis y empezar a utilizarla inmediatamente. Hay algunas muy completas que tiene en cuenta un gran número de factores, aunque cuanto más aumenta la complejidad, mayor es la posibilidad de error.

Si ya has utilizado este método, probablemente hayas experimentado en primera persona sus principales ventajas, pero también sus desventajas. Veamos rápidamente cuáles son:

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Ventajas de una plantilla de Excel para las vacaciones de los empleados

• Bajo coste: la mayoría de las empresas tienen acceso a una herramienta como Excel, o incluso es posible utilizar algunas similares de software libre o gratuitas. Esto permite que la implementación de este método tenga un bajo coste o sea gratuito.
• Simplicidad: a pesar de que las plantillas de vacaciones de empleados se pueden complicar con el tiempo, la herramienta utilizada es muy simple y casi todas las personas saben utilizarla.
• Estadísticas: incluye algunas herramientas que permiten confeccionar fácilmente gráficos circulares o de barras, algo que puede resultar útil a la hora de elaborar informes.

Desventajas de una plantilla Excel para el control de vacaciones y ausencias

• Legalidad de las vacaciones: las vacaciones son un derecho obligatorio indicado en el Estatuto de los Trabajadores y, por lo tanto, se deben cumplir unos mínimos legales. Esto es algo que la herramienta no tiene en cuenta, al igual que tampoco tiene en cuenta la propia política de la empresa.
• La plantilla de vacaciones en Excel no es escalable. A medida que crece el número de empleados, la tarea de gestionar las vacaciones de cada uno de ellos se vuelve más y más compleja, por lo que, si seguimos utilizándola, también nos robará más tiempo.
• Sincronización de datos: los datos no se sincronizan en diferentes equipos o personas que lo utilicen, lo que puede provocar que se trabaje sobre una versión antigua o no actualizada.
• Errores: cometer un error en la entrada de datos es algo demasiado común, ya que no se trata de una herramienta pensada para este propósito. En caso de que esto ocurra, es posible que la gestión sea vea afectada seriamente, lo que puede provocar problemas de disponibilidad o malestar si nos los corregimos a tiempo.
• Automatización: en muchas ocasiones, realizar un cambio en las vacaciones de un empleado implica realizar más cambios en el resto de la plantilla. Al no incluir automatización, todos los cambios deberemos hacerlos manualmente, con todo el trabajo que esto implica.
• Lentitud: puede que con pocos datos un excel para el control de vacaciones de los empleados puede que funcione correctamente. Sin embargo, cuando esta empieza a crecer, la lentitud se suele apoderar de la herramienta, lo que es un gran inconveniente para el equipo de RR. HH.

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Alternativa a la plantilla de Excel para vacaciones de empleados

Como puedes ver, utilizar una plantilla de Excel para gestionar las vacaciones de empleados puede ser una buena idea en pequeñas empresas o que apenas han iniciado su digitalización. Sin embargo, este método no es una solución operativa real y funcional a largo plazo.

La alternativa al Excel para control de vacaciones lo encontramos en un software de control de vacaciones. Se trata de un programa informático diseñado específicamente para gestionar este proceso, lo que nos permite automatizar y facilitar la gestión de las vacaciones de nuestros empleados.

Este tipo de software de Recursos Humanos incluyen todo lo necesario para tener bajo control la gestión de las vacaciones de los empleados, incluyendo:

Validación de datos

Validación de datos teniendo en cuenta los aspectos legales, las políticas internas, convenio colectivo, etc. El software se encargará de que la gestión de las vacaciones cumple con todas las normas sin necesidad de tenerlas presente cada segundo. Esto evitará errores grabes que pueden provocar malestar en los trabajadores. Esta funcionalidad soluciona todas las complicaciones que genera un mal uso de un Excel de Vacaciones.

Control total

También nos permitirá tener un control total de los días de vacaciones, pendientes de disfrutar, en curso y solicitados. La gestión de permisos retribuidos o no retribuidos también se verá simplificada con este tipo de software, que además podrá adaptarse a las necesidades de la empresa.

Asimismo, los empleados también podrán solicitar sus vacaciones fácilmente a través del portal de empleado o una aplicación de vacaciones para empleados. Algo imposible con un formato de control de vacaciones de personal.

Sincronización de datos

La sincronización en tiempo real de los datos es otra de las grandes ventajas de utilizar un software frente a una plantilla Excel para vacaciones de empleados, ya que permite que todos los usuarios trabajen con la misma información y en el mismo momento.

En cuanto a la automatización, este tipo de software realiza acciones de forma totalmente automática, tales como el cálculo de días de vacaciones, el envío de notificaciones o la asignación de tareas.

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Facilidad de uso y multidispositivo

La facilidad de uso y multidispositivo es otro de los grandes atractivos de este tipo de software, ya que suelen contar con interfaces intuitivas y sencillas de usar. Además, la mayoría de los proveedores ofrecen aplicaciones móviles para que puedas gestionar las vacaciones de tus empleados estés donde estés.

Inversión a largo plazo

Por último, pero no por ello menos importante, un software de gestión de vacaciones es una inversión a largo plazo, puesto que te permite digitalizar y optimizar la gestión de las vacaciones de tus empleados de forma eficiente y sencilla en comparación a las limitaciones y poca configuración de una plantilla excel de control de vacaciones de empleados.

De esta forma, es posible ahorrar tiempo y dinero en la gestión de este proceso.

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Descargar plantilla Excel para las vacaciones de los empleados

Si a pesar de todo lo que te hemos contado, prefieres seguir utilizando una hoja de Excel para el control de vacaciones, a continuación, podrás descargar una plantilla de vacaciones gratis que ha preparado nuestro departamento de consultoría.

En ella encontrarás una guía en la que se indican las instrucciones de uso, léelas atentamente porque ahí están todas las claves. Como podrás observar, se trata de una plantilla para el control de las vacaciones de empleados bastante completa en la que se tienen en cuenta aspectos clave y que efectúa el cálculo automático de los días de vacaciones disponibles a partir de los datos introducidos (incluyendo la gestión de ausencias).

Eso sí, debes tener en cuenta todas las políticas de tu empresa, así como actualizarla constantemente y asegurarte de que no se generan errores a la hora de introducir los datos. De lo contrario, la plantilla Excel para vacaciones de empleados se volverá cada vez más compleja e incontrolable.

Y, recuerda, una vez que hayas «trasteado» y probado el excel de vacaciones, si ves que necesitas otro nivel, algo más, un sistema más profesional, sin errores, que se integre con otras soluciones de Recursos Humanos… no dudes en contactar con nosotros y solicitar una prueba gratuita de nuestro software de control de vacaciones.