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Cuadrante de vacaciones en Excel: alternativas que te facilitarán la vida

Cuadrante vacaciones excel

¿Cuentas con un gran equipo y las vacaciones suponen un problema cuando no se cuadran bien las ausencias? Si se te queda corto el típico cuadrante de vacaciones en Excel no te pierdas este artículo.

En abril del año pasado supimos que habían sido tres las compañías españolas que más habían crecido en Europa. Un dato que evidencia la recuperación económica y que plasma una tendencia en auge en nuestro país. Sin embargo, esta evolución empresarial requiere también de cambios en la gestión del área de RRHH. Hoy nos centraremos en la gestión de las vacaciones y en cómo dejar atrás el tradicional cuadrante de vacaciones en Excel, ya obsoleto.

Cuadrante de vacaciones en Excel: por qué dejar de usarlo

De todos los retos del departamento de Recursos Humanos, hacer el cuadrante de vacaciones para empleados es, a priori, una de las más infravaloradas… hasta que nos topamos con las consecuencias de un calendario mal planificado. Que es justo lo que puede pasar en un Excel, sobre todo si manejamos grandes cantidades de información.

  1. En primer lugar, un cuadrante de vacaciones en Excel no permite detectar solapamientos de un solo vistazo.
  2. No permite ver la información ágilmente.
  3. Puede conllevar errores si lo gestionan varias personas o si contamos con trabajadores a turnos, por ejemplo.
  4. Cada responsable tiende a usarlo de una manera.
  5. Debemos contar con conocimientos específicos para disfrutar de sus funcionalidades avanzadas.
  6. A pesar de sus múltiples funcionalidades, Excel carece de una plantilla para gestionar ausencias y vacaciones. Es decir, no está diseñado para tal fin.
  7. Por eso, tampoco suele ser exclusivo para gestionar las vacaciones.
  8. Un cuadrante de vacaciones en Excel no permite generar informes a largo plazo.
  9. Si manejamos grandes cantidades de información puede tardar en cargarse. Con las incomodidades y pérdida de tiempo que eso supone.
  10. Cuando organizamos unas vacaciones, necesitamos incluir todas las fases del proceso en una misma herramienta. Y esto no nos lo ofrece un cuadrante de vacaciones en Excel.
  11. Problemas de seguridad: si un Excel permanece demasiado tiempo en tu equipo puede acabar generando este tipo de problemas, sobre todo en lo que atañe a la política de protección de datos.

Alternativas al cuadrante de vacaciones en Excel: software de control de vacaciones

Si bien Excel y otras herramientas similares han sido durante años las mejores aliadas a la hora de planificar las vacaciones del personal, actualmente existen soluciones mucho más óptimas. El mejor ejemplo llega con un software de planificación de vacaciones ideal para implementar en el área de Recursos Humanos.

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En Bizneo HR contamos con las mejores herramientas del mercado para diferentes departamentos de Recursos Humanos, incluida la función de hacer el cuadrante de vacaciones para empleados. Y de todas ellas, la que mejor suple el cometido es el módulo de Vacaciones de Bizneo HR. Una aliada que se encarga de gestionar todo tipo de vacaciones bajo la confianza de tenerlo todo bajo control y asegurarte que cada departamento está organizado.

Nuestro software se encarga, entre otras muchas, de las siguientes tareas que conforman la tarea de hacer el calendario de vacaciones de los empleados:

  • Hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales.
  • Mantenerte al tanto de las novedades de vacaciones de toda la plantilla o por empleado.
  • Dejar atrás las hojas de cálculo, los correos electrónicos y envíos de papel.
  • Otorgar mayor autonomía a los equipos.
  • Reducir procesos operativos al departamento de RR.HH.
  • Evitar el solapamiento de vacaciones en tu equipo.

Ventajas que podrás llevar a cabo a través de las siguientes funciones que podrás realizar desde tu calendario:

  • Solicitar vacaciones y bajas desde un entorno centralizado.
  • Incluir justificantes médicos, certificados u otra información requerida.
  • Localizar fácilmente los festivos locales, nacionales o días relevantes del equipo o la compañía.
  • Ver fácilmente en la tabla de novedades dinámica: los días pendientes, días disponibles, días usados y días totales.
  • Ver las vacaciones solicitadas por sus compañeros para evitar solapamiento.
  • Agilizar el tiempo de respuesta con el panel de notificaciones.

Una herramienta única que facilita la comunicación entre mánager, equipos y área de Recursos Humanos a fin de que hacer el calendario de vacaciones de los empleados deje de ser un problema.

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Alternativas al cuadrante de vacaciones en Excel: software de control de ausencias

Sin embargo, este módulo de Bizneo HR no solo permite gestionar las vacaciones, sino también las ausencias de los empleados por, por ejemplo, enfermedad, casamiento, haber acudido al médico, etcétera. Se trata de una información que deberemos tener controlada y acotada correctamente.

Gracias a la herramienta de Bizneo HR los responsables de Recursos Humanos pueden tipificar todos los tipos de ausencias, como vacaciones o como cualquier otro tipo de permiso como los comentados. Ademas, incluso es posible configurar criterios específicos en función del rol o tipo de perfil del empleado.

Alternativas al cuadrante de vacaciones en Excel: software de control de tiempo

Directamente relacionada con la gestión de vacaciones y las ausencias encontramos el tiempo, el horario que el trabajador cumple. Un punto que ha cobrado especial relevancia con la entrada en vigor del nuevo reglamento de control horario. Aquí puede resultarnos de gran ayuda emplear un software de control de tiempo, que no solo permitirá dejar atrás el cuadrante en Excel, sino cumplir con la normativa.

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