Gerenciar férias de funcionários levando em consideração a política da empresa, as questões legais, as ausências ou os acordos coletivos não é nada fácil. Embora muitos departamentos de Recursos Humanos ainda usem o planilha de férias em Excel para controlar as folgas dos funcionários, nos últimos anos, o software de controle de férias e ausências vem ganhando espaço, com suas automações que permitem evitar erros e economizar tempo e dinheiro.
Apesar do Excel para controle de férias de funcionários ser uma boa ideia para empresas que estão em um estágio inicial de digitalização, isso pode ser mais difícil para empresas que estão crescendo.
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Como acompanhar uma planilha de controle de férias de funcionários?
A planilha de férias no Excel tornou-se um método bastante popular de acompanhar as férias anuais dos funcionários. A razão para isso? Principalmente porque essa é uma ferramenta acessível, fácil de usar e que não aumenta os custos das empresas.
Por esses e outros motivos, o controle de férias de funcionários no Excel é muito conhecido. Fazer um modelo de calendário de férias para funcionários no Excel é muito simples, já que existem muitos exemplos na Internet que podem ser aplicados na sua empresa.
É possível, por exemplo, baixar um modelo gratuito de acompanhamento de férias e ausências e começar a usá-lo imediatamente. Existem algumas opções muito completas, que levam em conta vários fatores, embora quanto maior a complexidade do processo, maior a probabilidade de erro.
Se você já usou esse método, provavelmente já sabe quais são as vantagens e desvantagens da planilha de férias de funcionários. A seguir, vamos falar mais sobre elas.
Vantagens de uma planilha de cálculo de férias de funcionários
- Baixo custo: a maioria das empresas tem acesso a uma ferramenta como o Excel. Também é possível usar um software gratuito ou uma ferramenta de código aberto. Isso permite que a implementação desse método seja de baixo custo ou gratuita.
- Simplicidade: embora os modelos de férias de funcionários possam ficar complicados com o tempo, o Excel é muito simples e quase todo mundo sabe como usá-lo.
- Estatísticas: algumas ferramentas permitem criar facilmente gráficos de pizza ou barras, algo que pode ser útil na preparação de relatórios.
Desvantagens da planilha de férias em Excel
- Legalidade das férias: as férias são um direito obrigatório previsto na lei e, portanto, alguns requisitos legais devem ser atendidos. Isso é algo que a ferramenta não leva em conta, assim como não considera a própria política da empresa.
- O modelo de férias no Excel não é escalável: a medida que o número de funcionários cresce, a tarefa de gerenciar as férias de cada um deles se torna cada vez mais complexa, portanto, o preenchimento manual de uma planilha no Excel levará mais tempo.
- Sincronização de dados: com o Excel, os dados não são sincronizados em diferentes computadores, o que pode causar confusão entre os funcionários, que podem acabar trabalhando em uma versão antiga ou desatualizada da planilha.
- Erros: cometer um erro na entrada de dados é algo muito comum quando falamos em Excel. Se isso acontecer, é possível que a gestão seja seriamente afetada, o que pode causar muitos problemas e prejuízos para a organização.
- Automação: em muitos casos, fazer uma alteração nas férias de um funcionário significa fazer mais alterações em relação ao cronograma de outros colaboradores. Ao não contar com automatização, todas as alterações terão de ser feitas manualmente, o que exige um trabalho dobrado.
- Lentidão: quando se trata de poucos dados, a planilha no Excel pode ser eficiente para controlar as férias dos funcionários. Mas, quando há um grande volume de informações, o Excel não é muito recomendado, uma vez que pode atrasar processos, gerando um grande incômodo para a equipe de RH.
Alternativa à planilha de férias em Excel
Como você pode ver, a gestão de férias em excel pode ser uma boa ideia em pequenas empresas ou naquelas que acabaram de começar a se digitalizar. No entanto, esse método não é uma boa solução a longo prazo.
Uma alternativa à planilha de controle de férias é um software de controle de férias.
Trata-se de um sistema feito especialmente para gerenciar esse processo, permitindo automatizar e facilitar a gestão das férias dos colaboradores.
Validação de dados
Um sistema especializado faz a validação segura de dados, levando em consideração aspectos legais, políticas internas, acordo coletivo, etc. O software garantirá que a empresa cumpra com todos os regulamentos de forma prática. Isso evitará erros graves que podem prejudicar os funcionários. Esta funcionalidade resolve todas as complicações geradas pelo uso indevido de um Excel para gerenciamento de férias.
Controle total
O software também permite ter total controle de férias sobre o status das solicitatações a respeito dos dias de férias (aprovados, solicitados e em andamento). A gestão de licenças remuneradas ou não remuneradas também será simplificada com esse tipo de software, que também pode ser adaptado às necessidades da empresa.
Da mesma forma, os funcionários também poderão solicitar suas férias facilmente através do portal do funcionário ou de um aplicativo móvel. Algo impossível ao se utilizar o Excel para o controle de férias de funcionários.
Sincronização de dados
A sincronização de dados em tempo real é outra grande vantagem de um software em relação a uma planilha de férias no Excel, porque permite que todos os usuários trabalhem com as mesmas informações.
Quanto à automação, esse tipo de software realiza ações de forma totalmente automática, como calcular dias de férias, enviar notificações ou atribuir tarefas.
Facilidade de uso e atividade multicanal
A facilidade de uso e a atividade multicanal são outros benefícios de um software de RH, que traz interfaces intuitivas e simples de usar. Além disso, a maioria dos sistemas oferece aplicativos móveis para que você possa gerenciar as férias de seus funcionários onde quer que esteja.
Investimento a longo prazo
Por último, mas não menos importante, um software de gestão de férias é um investimento a longo prazo. Essa ferramente permite digitalizar e otimizar a gestão das férias dos seus colaboradores de forma eficiente e simples, principalmente diante das limitações de um template para controle de férias no Excel.
Dessa forma, é possível economizar tempo e dinheiro na gestão desse processo.
Baixe a planilha de férias em Excel
Se, apesar de tudo o que dissemos, você preferir fazer a gestão de férias em Excel, você pode baixar um modelo gratuito preparado por nosso departamento de consultoria.
Nesta planilha de férias no Excel para download grátis, você encontrará um guia com as instruções de uso, para você ler com atenção. Este modelo de planilha de férias de funcionários é bastante completo e calcula automaticamente os dias de férias disponíveis, com base nos dados inseridos, além de fazer o gerenciamento de ausências).
É claro que, ao utilizar este template, você deve levar em consideração todas as políticas da sua empresa, além de atualizar a planilha de gestão de férias em Excel constantemente para evitar erros. Caso contrário, o modelo de solicitação de férias pode não ser tão eficiente para a sua organização.
E, lembre-se, uma vez que você experimentou fazer o planejamento de férias para funcionários no Excel e o cálculo de férias no Excel, pode perceber que sua empresa precisa de um gerenciamento mais robusto. Nesse caso, um sistema mais profissional e que integre com outras soluções de RH pode ser recomendável, evitando erros de processo. Por isso, não hesite em entrar em contato conosco e solicitar uma avaliação gratuita do nosso software de controle de férias.
