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Cómo hacer un cuadrante de trabajo: ¡automatízalos!

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Disponer un cuadrante de trabajo es esencial tanto para las empresas como para los trabajadores

Disponer de un cuadrante de trabajo o un cuadrante de turnos bien elaborado es totalmente imprescindible si queremos que nuestra plantilla esté bien organizada y no haya dudas acerca de los horarios ni los turnos que deben completarse.

No solo es una herramienta muy útil para los empleados, sino que también lo es para los encargados o jefes, que con un vistazo rápido pueden saber qué empleados tiene a su disposición o si falta alguien en algún turno.

Qué es un cuadrante de trabajo

Un cuadrante de trabajo es una tabla en el que se recoge los diferentes turnos de un empleado y en la que se muestran los horarios divididos por días de la semana.

Esta tabla puede realizarse mensualmente, trimestralmente o incluso anualmente, para que así los trabajadores puedan conocer sus horarios con la suficiente antelación, lo que les permitirá organizar de mejor manera su vida laboral y personal.

Salvo excepciones y cambios de último hora, los cuadrantes de turnos de trabajos rotativos deben cumplirse al pie de la letra, tanto por parte del empleado como parte de la empresa.

Cualquier cambio que se pueda producir deberá comunicarse con la suficiente antelación. Además, puede que sea necesario cambiar más fechas si se tratan de horas extras compensadas o si no se respetan los días de descanso adecuadamente.

Disponer de cuadrantes de trabajo es esencial tanto para los trabajadores como para la empresa, ya que resulta una manera muy efectiva de organizar y supervisar los diferentes turnos de empleos con horarios rotativos.

Si prescindimos de ellos, es bastante probable que ni los empleados ni los encargados tengan claro los turnos de cada rotación, lo que dificultará enormemente la estructura organizacional de la plantilla y las funciones que tendrán que realizar cada empleado en cada cuadrante de turno.

Gestor de turnos

La tecnología se adapta a las necesidades de los Recursos Humanos. Con un software para cuadrantes de trabajo podrás determinar turnos, horas diarias, descansos, y disponer de un cálculo automático de vacaciones y bajas de cada uno de los trabajadores. Desde un único lugar.

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Cómo hacer un cuadrante de turnos

Elaborar un cuadrante de trabajo puede resultar complicado si no tenemos una metodología clara o un software que nos ayude a realizarlo de forma automática. Adelantándonos un poco a los acontecimientos, la segunda opción es sin duda la mejor, sobre todo si nuestra plantilla es muy amplia, enseguida vas a entender el porqué.

A la hora de hacer un cuadrante de trabajo deberemos tener en cuenta lo siguiente.

Por qué NO hacer un cuadrante de trabajo con una hoja de cálculo

Tener una plantilla para elaborar los cuadrantes de turnos no es algo muy inteligente. Cada vez que tengas que hacerlo deberás acudir a esta plantilla y rellenarla con los horarios que le corresponden a cada trabajador. Mucho tiempo empleado y posibilidad de errores.

Como veis, esta plantilla puede resultar poco eficaz cuando el número de empleados es amplio, será importante evitarlas y contar con la automatización de un software de Recursos Humanos.

Definir los diferentes turnos disponibles

Antes de empezar a realizar los cuadrantes de turnos de los empleados, deberemos definir qué turnos hay disponibles y cuáles son los horarios en los que están comprendidos.

Cuanto más turnos tengamos, mayor será la dificultad a la hora de cuadrarlos. Normalmente, el día se divide en tres o cuatro turnos, según la cantidad de empleados y el número de horas estipuladas en el contrato para cada uno de ellos.

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Si utilizas un software de gestión de turnos podrás asignar horarios masivamente, crear distintos grupos de trabajo y realizar la planificación de horarios de una manera sencilla y rápida, ahorrándote así cientos de horas de trabajo.

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Demanda de mano de obra

¿Cuántas personas vas a necesitar en cada turno? Deberás tener esto claro para distribuir los horarios adecuadamente y así disponer del número de empleados más adecuado en cada turno. Para saber cuantas personas necesitas, tan solo deberás saber qué puestos hay que ocupar en cada turno o cuál es el nivel de producción en los diferentes horarios disponibles.

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Establece un patrón común para tu cuadrante de turnos

Define si tu cuadrante de turnos va a ser semanal, mensual, bimensual, etc. Después, intenta elaborar grupos de trabajadores que repitan los mismos horarios y establezcan equipos de trabajo equilibrados y estables. De esta forma también te será más sencillo realizar los cuadrantes de turnos.

Lo más importante de nuestro software es su capacidad de control. Con nuestro organizador de turnos avanzado podrás crear, copiar o intercambiar horarios para días especiales o descansos a uno o varios usuarios… en unos pocos segundos.

Organizador de turnos de trabajo

Así siempre tendrás al equipo coordinado y evitarás el solapamiento entre compañeros de equipo.

¿Es obligatorio contar con un cuadrante de trabajo?

La legislación existente respecto a si es obligatorio tener un cuadrante de trabajo o de turnos es bastante difusa y anticuada (no se modifica desde 1980).

Lo único que se comenta al respecto en el Estatuto de los Trabajadores está indicado en el artículo 34.6, donde se dice brevemente que todas las empresas están obligadas a exponer en un lugar visible un calendario laboral, sin especificar nada más.

El término de calendario laboral puede ser muy amplio, así que es un poco complicado decir si es obligatorio disponer de un cuadrante de turnos según indica esta ley.

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Sin embargo, sí que hay convenios colectivos en los que sí se especifica de manera clara que los trabajadores deben tener un cuadrante de horarios completo y detallado. Los convenios autonómicos también pueden ser consultados en ausencia de otra regulación para conocer la obligatoriedad de disponer de un cuadrante de trabajo.

Recuerda que lo que sí es obligatorio desde el año 2019 para todas las empresas es tener un registro horario diario de la entrada y salida de los trabajadores. Un cuadrante de horario laboral es un gran apoyo en esta tarea, pues así se podrá comparar el fichaje real de los empleados con los horarios programados.

Así que, a la pregunta que nos hacíamos al principio, no existe una respuesta clara y objetiva, por lo que se debe acudir a cada convenio según el sector.

Nuestro consejo es que sea obligatorio o no, disponer de un cuadrante de turnos es totalmente indispensable si queremos que los trabajadores y los diferentes turnos estén completamente organizados.

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Cómo gestionar los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos

Como ya te adelantábamos anteriormente, lo mejor para construir un cuadrante de turnos rotativos es disponer de un programa que automatice esta tarea, que aunque puede parecer sencilla, se complica bastante cuando nuestra plantilla es muy voluminosa, se tienen diferentes tipos de contratos laborales y existen varios turnos de trabajo.

Turnos de trabajo

Un gestor de turnos es una de las herramientas más eficaces en cuanto a generación de cuadrante de turnos se refiere. Con tan solo configurar los horarios e introducir los datos de tus empleados el software organizará fácilmente a tu equipo y generará un cuadro de trabajo completo automáticamente, ahorrándote cientos de horas de trabajo manual, donde además se pueden producir errores humanos por la dificultad de la tarea.

Además, cada empleado tendrá acceso a su horario de trabajo de una manera sencilla a través de su ordenador o móvil. Cualquier cambio que hagas, el trabajador lo recibirá al instante.

El programa también se encarga de recalcular las horas de trabajo o cambiar otros horarios para ajustarlos a vacaciones, días de descanso u otros aspectos que puedan influir.

Si has realizado o tienes que realizar un cuadrante desde cero a mano, sabrás que un software como este te puede ahorrar muchísimas horas de trabajo y posibles problemas o confusiones.

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