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Cómo calcular las vacaciones en una empresa: guía práctica

vacaciones en una empresa

Analizamos cómo se calculan las vacaciones no disfrutadas en diversos escenarios: desde la incapacidad temporal, hasta los contratos temporales.

El derecho a las vacaciones en una empresa no solo es un derecho regulado en el Estatuto de los Trabajadores, sino que se trata de una necesidad básica imprescindible para cualquier empleado. Tan es así que influye directamente sobre su satisfacción y hasta sobre su productividad.

Cómo se calculan las vacaciones en una empresa

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, es el que regula las vacaciones en una empresa en España. Y establece lo siguiente:

  1. Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.
  2. Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.
  3. Los empleados dispondrán de un periodo de al menos 30 días de vacaciones en una empresa por año trabajado.
  4. Las vacaciones en una empresa no disfrutadas solo podrán pagarse en dinero en caso de jubilación del trabajador tras incapacidad laboral o en caso de terminación de contrato.

Los 30 días de vacaciones que fija nuestra legislación se refieren a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos. Sin embargo, existe la posibilidad de contabilizar los días de vacaciones en una empresa por días laborales.

El reconocimiento de 22 días laborables únicamente implica un modo diferente de calcular vacaciones. Este tipo de cálculo se suele utilizar simplemente para facilitar el cómputo a las empresas. Las opciones para calcular las vacaciones en una empresa son entonces:

  1. Si nos regimos por días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
  2. Si nos regimos por días laborales: 22 días laborales/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes

El mínimo legal no podrá ser incumplido por ninguna empresa ni convenio, sino que únicamente podrá ser modificado para introducir mejoras para el trabajador.

Cómo calcular el inicio de las vacaciones en una empresa

Según el Estatuto de los Trabajadores, el inicio de un periodo de vacaciones en una empresa ha de producirse un día laborable, nunca durante un festivo o día inhábil.

Es importante recordar que en España los sábados se consideran días laborables, a excepción de aquellos que se declaren festivos por normativa local, autonómica, nacional o europea. Por tanto, a menos que se recoja otra cosa en el convenio o contrato, los sábados cuentan para el cómputo de días laborables.

Cómo calcular las vacaciones en caso de baja temporal

Cuando un trabajador no haya podido disfrutar de las vacaciones por haber estado de baja temporal, tendrá derecho a disfrutarlas una vez se reincorpore en su puesto. Esta casuística incluye tanto las bajas por enfermedad, como las bajas por embarazo, parto o lactancia.

Dependiendo del tipo de incapacidad temporal, variarán las fechas permitidas para el disfrute de las vacaciones acumuladas:

  1. Incapacidad temporal por embarazo, parto, lactancia natural, maternidad, paternidad, adopción o guarda con fines de adopción o acogimiento: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas en cualquier momento.
  2. Incapacidad temporal por contingencias distintas a las anteriores: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas al finalizar el periodo de suspensión, pero siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.En circunstancias normales, el fin de cada año será la fecha límite para el disfrute de las vacaciones anuales.

Cómo calcular las vacaciones en caso de contrato temporal

En el caso de los contratos temporales, la fecha máxima para el disfrute de las vacaciones acumuladas no será el 31 de diciembre, sino el día de extinción del documento.

Recuerda que en cuanto a bajas y vacaciones en una empresa los derechos de los trabajadores temporales son los mismos que para los trabajadores que cuentan con un contrato indefinido.

Cómo calcular las vacaciones en una empresa: aumento de jornada

En caso de que se amplíe la jornada laboral de un empleado solo habrá que volver a hacer el cálculo de vacaciones en cuanto al periodo de trabajo correspondiente a la ampliación de su jornada laboral.

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Otro factor a tener en cuenta será el incremento salarial que suele acompañar un aumento de jornada. En este caso variará también la compensación económica por los días de vacaciones no disfrutados, cifra que las empresas deberán pagar únicamente en caso de jubilación tras incapacidad laboral o de terminación de contrato.

Finalmente, recuerda que todos los trabajadores tienen los mismos derechos. Los trabajadores a jornada parcial tienen derecho un mínimo de 30 días de vacaciones en una empresa por año, igual que sus compañeros contratados a jornada completa.

¿Pueden negar las vacaciones en una empresa?

Llegados a este punto cabe preguntarse si las compañías pueden negar el periodo vacacional a los trabajadores o cómo deben compensarles si estos no disfrutan de las vacaciones que les corresponden. Respecto a esta primera cuestión, la negación puede realizarse por necesidades del servicio en dos casos: cuando el convenio lo establezca y cuando los días que se pidan coinciden con los de otros trabajadores con iguales funciones.

Si el empleado no está de acuerdo puede demandar a la empresa. No obstante, no puede tomarse las vacaciones por su cuenta, pues esto podría desembocar en un despido por falta disciplinaria –y sin derecho a indemnización–.

En cualquier caso, la organización deberá justificarlo. Además, cuando se niega la solicitud de vacaciones en una empresa es recomendable negociar un periodo nuevo con el trabajador –al menos dos meses antes de que se empiecen a disfrutar, según establece la legislación–.

Cómo se compensan las vacaciones en una empresa

En cuanto a cómo se compensan las vacaciones no disfrutadas, contamos con un artículo que explica todos los pormenores: Cómo se compensan las vacaciones no disfrutadas. En cualquier caso y a modo de resumen, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que "el periodo de vacaciones no es sustituible por compensación económica".  Es decir, que las vacaciones en una empresa son un derecho al que no se puede renunciar y que deben ser disfrutadas en su totalidad.

Ahora bien, existen dos excepciones que sí permiten pagar el periodo de vacaciones en una empresa:

  • Jubilación.
  • Cese de contrato.

Herramientas para calcular las vacaciones en una empresa

Desde Recursos Humanos se deben establecer, de acuerdo con los trabajadores, un calendario para gestionar las vacaciones en una empresa. Sin embargo, cuadrar las vacaciones de todo un equipo puede convertirse en un gran reto, especialmente para las organizaciones de mayor tamaño.

Es por eso precisamente que las hojas de cálculo Excel –el sistema más tradicional para calcular las vacaciones en una empresa– puede acabar quedándose corto. Y no solo eso, sino que emplear este tipo de cuadrante incrementa el riesgo de errores y fallos de seguridad.

Por qué dejar atrás las hojas de cálculo Excel

Las hojas de cálculo son la forma más tradicional para gestionar las ausencias y vacaciones en una empresa. Sin embargo y a pesar de que Excel sea uno de los programas más extendidos para este tipo de cálculos, utilizarlo puede conllevar varios inconvenientes:

  • Las hojas de cálculo necesitan de una actualización manual constante. Esto supone pérdidas de tiempo y de dinero.
  • Las plantillas de Excel para gestionar las vacaciones deben contemplar muchos parámetros,  así que completarlos puede volverse lento y complicado.
  • A medida que incrementan los trabajadores y aumenta la plantilla, la tabla se complica y aumenta el riesgo de cometer errores.
  • Excel no envía correos electrónicos a los empleados de forma automática, con lo cual necesitarás comunicarte manualmente con cada uno de ellos. Asimismo, los empleados tendrán que solicitar sus vacaciones por email o en persona.
  • Calcular las vacaciones en una empresa con esta herramienta puede dar lugar a errores de seguridad y de privacidad de datos.
  • Tampoco es posible generar informes relacionados con la gestión de vacaciones en una empresa.

Software de Recursos Humanos para gestionar las vacaciones en una empresa

Afortunadamente, existen herramientas que nos ayudan a organizar las vacaciones en una empresa. Un buen software de gestión de vacaciones y ausencias te permitirá incluir toda la información relativa al calendario laboral y a las ausencias, bajas y vacaciones en una empresa, entre otras acciones, de cada uno de los empleados.

Bizneo HR te ofrece una solución integral que te permitirá:

  • Hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales.
  • Mantenerte al tanto de las novedades de vacaciones de toda la plantilla o por empleado.
  • Dejar atrás las hojas de cálculo, los correos electrónicos y envíos de papel.
  • Otorgar mayor autonomía a los equipos en la gestión de días libres o bajas.
  • Reducir procesos operativos al departamento de RR.HH.
  • Evitar el solapamiento de vacaciones en tu equipo.

… ¡y mucho más!

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