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Cómo se calculan las vacaciones en España: guía práctica

Con el verano a la vuelta de la esquina, el cálculo de las vacaciones se convierte en una prioridad absoluta para los departamentos de Recursos Humanos de toda organización. Sin embargo, si llevada a cabo sin un correcto asesoramiento y consejo profesional, esta tarea puede resultar difícil de ejecutar y llegar a ocupar más tiempo de lo esperado.

En este post te explicamos cómo se calculan las vacaciones en una variedad de posibles escenarios, desde el caso de las vacaciones no disfrutadas por incapacidad temporal, hasta el caso del cálculo de vacaciones en contratos temporales.

Cómo se calculan las vacaciones

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, encargado de regular las vacaciones en España, establece lo siguiente:

  1. Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.
  2. Las vacaciones anuales son un derecho irrenunciable.
  3. Los trabajadores dispondrán de un periodo de al menos 30 días de vacaciones por año.
  4. Las vacaciones no disfrutadas sólo podrán pagarse en dinero en caso de jubilación del trabajador tras incapacidad laboral o en caso de terminación de contrato.

Los 30 días de vacaciones que fija nuestra legislación se refieren a días naturales, es decir, con domingos y festivos incluidos. Sin embargo, existe la posibilidad de contabilizar los días de vacaciones por días laborales.
El reconocimiento de 22 días laborables sólo implica un modo diferente de calcular vacaciones. Este tipo de cálculo se suele utilizar simplemente para facilitar el cómputo a las empresas. Las opciones para calcular las vacaciones laborales son entonces:

  1. Si nos regimos por días naturales: 30 días naturales/12 meses del año = 2,5 días de vacaciones al mes
  2. Si nos regimos por días laborales: 22 días laborales/12 meses del año = 1,8 días de vacaciones al mes

El mínimo legal no podrá ser incumplido por ninguna empresa ni convenio, sino que únicamente podrá ser mejorado por ellos.

Cómo calcular el inicio de las vacaciones

Según el Estatuto de los Trabajadores, el inicio de un periodo de vacaciones tiene que ser un día laborable, nunca un festivo o inhábil.

Recuerda que en España los sábados se consideran días laborables, a excepción de aquellos que se declaren festivos por normativa local, autonómica, nacional o europea. Por tanto, a menos que se recoja otra cosa por convenio o contrato, los sábados cuentan para el cómputo de días laborables.

Inicio de vacaciones no disfrutadas por baja temporal

Cuando un trabajador no haya podido disfrutar de las vacaciones por haber estado de baja temporal, éste tendrá derecho a disfrutarlas una vez se reincorpore en su puesto. Esta casuística incluye tanto las bajas por enfermedad, como las bajas por embarazo, parto o lactancia.

Dependiendo del tipo de incapacidad temporal, variarán las fechas permitidas para el disfrute de las vacaciones acumuladas:

  1. Incapacidad temporal por embarazo, parto, lactancia natural, maternidad, paternidad, adopción o guarda con fines de adopción o acogimiento: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas en cualquier momento.
  2. Incapacidad temporal por contingencias distintas a las anteriores: el trabajador podrá recuperar las vacaciones no disfrutadas al finalizar el periodo de suspensión, pero siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.

    En circunstancias normales, el fin de cada año será la fecha límite para el disfrute de las vacaciones anuales.

Cómo se calculan las vacaciones en contratos temporales

En el caso de los contratos temporales, la fecha máxima para el disfrute de las vacaciones acumuladas no será el 31 de diciembre, sino el día de extinción del documento.

Recuerda que en cuanto a vacaciones y bajas los derechos de los trabajadores temporales son los mismos que para los trabajadores con contrato indefinido.

Calcular vacaciones en caso de un aumento de jornada

En caso de que se amplíe la jornada laboral de un empleado sólo habrá que volver a hacer el cálculo de vacaciones en cuanto al periodo de trabajo correspondiente a la ampliación de su jornada laboral.

Otro factor a tener en cuenta será el incremento salarial que suele acompañar un aumento de jornada. En este caso variará también la compensación económica por los días de vacaciones no disfrutados, cifra que las empresas deberán pagar únicamente en caso de jubilación tras incapacidad laboral o de terminación de contrato.

Finalmente, recuerda que todos los trabajadores tienen los mismos derechos. Los trabajadores a jornada parcial tienen derecho un mínimo de 30 días vacacionales por año, igual que sus compañeros contratados a jornada completa.

Herramientas para calcular vacaciones

Toda empresa debe establecer, de acuerdo con sus trabajadores, un calendario vacacional. Sin embargo, cuadrar las vacaciones de un equipo puede convertirse en un gran reto, especialmente para las empresas de mayor tamaño.

A continuación te contamos qué herramientas tienes a tu disposición para hacer el cálculo de vacaciones en tu empresa.

Hojas de cálculo excel

Las hojas de cálculo son la forma más tradicional para gestionar las ausencias y vacaciones de los empleados de una empresa. A pesar de que Excel sea uno de los programas más extendidos para este tipo de cálculos, sus desventajas son varias:

  • Las hojas de cálculo necesitan de una actualización manual constante. Esto supone pérdidas de tiempo y de dinero.
  • Las plantillas de Excel para gestionar las vacaciones deben contemplar muchos parámetros, con lo cual su cumplimentación puede volverse lenta y complicada.
  • A medida que incrementan los trabajadores, la tabla se complica y aumenta el riesgo de cometer errores.
  • Excel no envía correos electrónicos a los empleados de forma automática, con lo cual necesitarás comunicarte manualmente con cada uno de ellos. Asimismo, los empleados tendrán que solicitar sus vacaciones por email o en persona.

Software de gestión de vacaciones

Afortunadamente, existen herramientas que nos ayudan a organizar las vacaciones de nuestra plantilla. Un buen software de gestión de vacaciones y ausencias te permitirá incluir toda la información relativa al calendario laboral y a las ausencias, bajas y vacaciones, entre otras acciones, de cada uno de los empleados de tu empresa.

Bizneo HR te ofrece una solución integral que te permitirá:

  • Hacer una revisión rápida y clara de los calendarios laborales.
  • Mantenerte al tanto de las novedades de vacaciones de toda la plantilla o por empleado.
  • Dejar atrás las hojas de cálculo, los correos electrónicos y envíos de papel.
  • Otorgar mayor autonomía a los equipos en la gestión de días libres o bajas.
  • Reducir procesos operativos al departamento de RR.HH.
  • Evitar el solapamiento de vacaciones en tu equipo.

… ¡y mucho más!

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