Tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail (Code du travail, article L3141-3).
Cette règle unique se décline ensuite en plusieurs questions concrètes pour le service RH : comment décompter les jours (ouvrables ou ouvrés), comment calculer le montant versé pendant le congé, et comment traiter les cas particuliers (temps partiel, arrêt maladie, fin de contrat).
Il n’est pas possible de payer les congés non pris tant que le salarié fait partie des effectifs, sauf dans deux cas précis détaillés plus loin dans cet article.
Combien de jours de congés payés un salarié acquiert-il ?
Le Code du travail fixe une règle unique d’acquisition, quelle que soit la taille de l’entreprise ou le secteur d’activité :
- Tout salarié acquiert des congés payés, sans condition d’ancienneté (CDI, CDD, intérim, temps partiel).
- L’acquisition est de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur (article L3141-3).
- La durée totale ne peut excéder 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines.
- 4 semaines ou 24 jours de travail équivalent à 1 mois de travail effectif pour ce calcul (article L3141-4).
Le terme « jours ouvrables » désigne tous les jours de la semaine à l’exception du jour de repos hebdomadaire (en général le dimanche) et des jours fériés chômés dans l’entreprise, soit 6 jours par semaine du lundi au samedi. C’est la méthode de décompte par défaut prévue par le Code du travail.
Jours ouvrables : la méthode par défaut
Exemple : un salarié présent toute l’année de référence (du 1er juin N-1 au 31 mai N) acquiert 12 × 2,5 = 30 jours ouvrables, soit le plafond légal.
Jours ouvrés : le décompte en jours réellement travaillés
Certaines entreprises choisissent de décompter les congés en jours ouvrés, c’est-à-dire les jours effectivement travaillés dans la semaine, en général du lundi au vendredi (5 jours). Dans ce cas, l’acquisition est de 2,08 jours ouvrés par mois, soit 25 jours ouvrés par an. La durée réelle du congé ne change pas : 30 jours ouvrables et 25 jours ouvrés représentent exactement 5 semaines de repos, seule l’unité de décompte diffère.
| Jours ouvrables | Jours ouvrés | |
|---|---|---|
| Jours comptés dans la semaine | Lundi à samedi (6 jours) | Lundi à vendredi (5 jours) |
| Acquisition mensuelle | 2,5 jours | 2,08 jours |
| Plafond annuel | 30 jours | 25 jours |
| Une semaine de congé retire | 6 jours du solde | 5 jours du solde |
| Base légale | Article L3141-3 (méthode par défaut) | Choix de l’entreprise, appliqué de façon constante |
Le mode de décompte retenu par l’entreprise doit être appliqué de façon constante à l’ensemble des salariés. Une convention collective ou un accord d’entreprise peut imposer un mode spécifique.
Exemple de calcul des jours de congés payés
Pour calculer le solde de congés payés d’un salarié à une date donnée, trois éléments suffisent : le mode de décompte retenu, le nombre de mois travaillés sur la période de référence, et la date d’entrée dans l’entreprise si elle est postérieure au début de cette période.
- Identifier le mode de décompte appliqué dans l’entreprise (ouvrables ou ouvrés).
- Compter le nombre de mois de travail effectif sur la période de référence (en général du 1er juin au 31 mai).
- Multiplier ce nombre de mois par 2,5 (ouvrables) ou 2,08 (ouvrés).
- Arrondir le résultat au nombre entier supérieur, comme l’exige la jurisprudence en cas de solde décimal.
Exemple : un salarié entré dans l’entreprise le 1er septembre, sur une période de référence allant du 1er juin au 31 mai, a travaillé 9 mois complets au 31 mai. En jours ouvrables : 9 × 2,5 = 22,5, arrondis à 23 jours ouvrables. En jours ouvrés : 9 × 2,08 = 18,75, arrondis à 19 jours ouvrés.
Ces cas doivent être documentés avec précision par le service RH, notamment lors d’une demande de congés anticipée ou d’un changement de contrat en cours d’année.
Comment calculer l’indemnité de congés payés
Pendant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire habituel au sens strict, mais une indemnité de congés payés. L’article L3141-24 du Code du travail impose de calculer cette indemnité selon deux méthodes distinctes, puis de retenir celle qui est la plus favorable au salarié.
Méthode du maintien de salaire : le salarié perçoit la rémunération qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler. Le salaire journalier est obtenu en divisant le salaire mensuel par le nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) habituellement travaillés dans le mois, puis multiplié par le nombre de jours de congé pris.
Méthode du dixième : l’indemnité correspond à 1/10e de la rémunération brute totale perçue sur la période de référence (salaire de base, primes régulières, heures supplémentaires habituelles, avantages en nature), proratisé selon le nombre de jours de congés pris.
| Méthode | Formule | Utilisée quand |
|---|---|---|
| Maintien de salaire | Salaire mensuel ÷ jours ouvrables (ou ouvrés) du mois × jours de congé pris | Rémunération fixe et stable |
| Règle du dixième | (Rémunération brute annuelle ÷ 10) × (jours pris ÷ 30 ou 25) | Rémunération variable (commissions, heures sup. fréquentes) |
Exemple : un salarié perçoit 2 500 € brut par mois, sans élément variable, et prend 10 jours de congés (décompte en jours ouvrables). Méthode du maintien de salaire : 2 500 ÷ 26 × 10 = 961,54 €. Méthode du dixième : rémunération brute annuelle de 30 000 €, soit (30 000 ÷ 10) × (10 ÷ 30) = 1 000 €. La méthode du dixième est ici plus favorable, l’employeur doit donc la retenir.
Simulateur de congés payés : jours et indemnité en un clic
Utilisez notre simulateur de congés payés pour appliquer directement cette formule à votre situation : renseignez votre méthode de décompte, vos mois travaillés et votre salaire, le simulateur calcule vos jours acquis et compare automatiquement les deux méthodes d’indemnisation.
Calculateur de congés payés
Pour le service RH — jours acquis et indemnité de congés payés
Votre situation
Indiqué dans le contrat de travail ou la convention collective.
Période légale : du 1er juin N-1 au 31 mai N, sauf accord contraire.
Laissez vide pour connaître seulement le solde acquis.
Rémunération
Uniquement les éléments réguliers : primes mensuelles, heures sup. habituelles, avantages en nature. Pas les primes exceptionnelles.
Détail du calcul de congés payés
Détail du calcul
| Élément | Référence | Valeur |
|---|---|---|
| Indemnité retenue (la plus favorable) | ||
* Calcul indicatif basé sur le Code du travail (articles L3141-3, L3141-4 et L3141-24). L’employeur doit retenir la méthode d’indemnisation la plus favorable au salarié entre le maintien de salaire et la règle du dixième. Une convention collective ou un accord d’entreprise peut prévoir des dispositions plus favorables. Ne remplace pas un logiciel de paie ni l’avis d’un expert-comptable.
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Ce calculateur applique automatiquement les deux méthodes et affiche celle qui doit être retenue, sur la base des montants renseignés.
Cas particuliers de calcul des congés payés
Salariés à temps partiel
Un salarié à temps partiel acquiert exactement le même nombre de jours de congés payés qu’un salarié à temps plein : 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif, quelle que soit la durée hebdomadaire travaillée. Seul le montant de l’indemnité diffère, puisqu’il est calculé sur la base de la rémunération réellement perçue.
Arrêt maladie et accident
Depuis la loi n°2024-364 du 22 avril 2024, un salarié en arrêt maladie d’origine non professionnelle continue d’acquérir des congés payés, dans la limite de 2 jours ouvrables par mois (soit 24 jours ouvrables par an). En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle, l’acquisition se poursuit sur la base normale de 2,5 jours ouvrables par mois, comme si le salarié avait travaillé.
Si le salarié n’a pas pu prendre ses congés du fait de son arrêt, il bénéficie d’une période de report de 15 mois pour les utiliser après son retour, une fois informé par l’employeur de son solde et de la date limite (articles L3141-19-1 à L3141-19-3 du Code du travail).
L’employeur doit communiquer cette information dans le mois qui suit la reprise du travail. Les congés de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, ainsi que le congé d’adoption, sont assimilés à du travail effectif : le salarié continue d’acquérir normalement ses droits pendant ces périodes.
CDD et contrats temporaires
Pour un salarié en CDD, la date limite de prise des congés acquis n’est pas le 31 mai mais la date d’expiration du contrat. Si le contrat prend fin avant que le salarié ait pu prendre l’intégralité de ses congés, une indemnité compensatrice de congés payés est due, calculée selon les mêmes règles que pour un CDI.
Organiser la prise des congés dans l’entreprise
Date de début de la période de congés
Le début de la période de congés doit obligatoirement être un jour ouvrable, jamais un jour férié ou chômé. En France, le samedi est considéré comme un jour ouvrable, sauf déclaration contraire au niveau local, régional, national ou européen.
L’employeur peut-il refuser une demande de congés ?
Un refus de congés peut être justifié par les besoins du service, notamment lorsque l’accord d’entreprise le prévoit ou lorsque plusieurs salariés occupant les mêmes fonctions demandent les mêmes dates. Le salarié ne peut pas prendre son congé de sa propre initiative en cas de refus, sous peine de licenciement pour faute. En cas de désaccord persistant, il peut saisir le conseil de prud’hommes.
En cas de refus, il est recommandé de négocier une nouvelle période avec le salarié, au moins deux mois avant le début des congés initialement prévu.
Comment les jours de congés non pris sont-ils payés ?
Les jours de congés ne peuvent légalement pas être remplacés par une compensation financière ni accumulés d’une année sur l’autre. Deux exceptions permettent le paiement des jours non pris :
- Le départ à la retraite, lorsque le salarié n’a pas pu prendre ses congés en raison d’une incapacité de travail.
- La cessation de la relation de travail (démission, licenciement, fin de contrat), via l’indemnité compensatrice de congés payés.
Indemnité de congés payés en cas de départ à la retraite
Si le salarié prend sa retraite après une incapacité de travail qui l’a empêché de prendre ses congés, il a le droit d’être payé pour les congés non pris. À l’inverse, sans incapacité liée à cette situation, il ne pourra pas prétendre à ce paiement.
Indemnité de congés payés en cas de cessation d’activité
Si la rémunération des congés est due à la résiliation du contrat avant que le salarié n’ait pu en bénéficier, l’employeur doit inclure dans le solde de tout compte une compensation financière pour la période de repos non prise.
Outils pour calculer les congés payés
Les ressources humaines doivent établir, en accord avec les salariés, un calendrier pour gérer les congés dans une entreprise. Équilibrer les congés de toute une équipe peut représenter un défi de taille, en particulier pour les grandes organisations.
Pourquoi éviter les feuilles de calcul Excel
Les feuilles de calcul Excel restent le moyen le plus traditionnel de gérer les absences et les congés dans une entreprise.
Leur utilisation présente plusieurs inconvénients :
- Les feuilles de calcul doivent être constamment mises à jour manuellement. Cela représente une perte de temps et d’argent.
- Les modèles Excel pour la gestion des congés doivent tenir compte de nombreux paramètres, de sorte que les remplir peut devenir long et compliqué.
- Au fur et à mesure que le nombre de salariés augmente, le tableau se complique et le risque d’erreur est majeur.
- Excel n’envoie pas automatiquement d’e-mails aux salariés : chaque demande de congé doit être communiquée manuellement.
- Le calcul des congés à l’aide de cet outil peut entraîner des erreurs en matière de sécurité et de confidentialité des données.
- Il n’est pas non plus possible d’en tirer des rapports relatifs à la gestion des congés.
Calculer les congés payés à l’aide d’un logiciel spécifique
Grâce à un logiciel de calcul des congés et des absences, le service RH et le salarié peuvent vérifier directement le nombre de jours disponibles et le nombre de jours pris.
Il facilite la communication de toute évolution liée aux congés, de sorte que les différents niveaux hiérarchiques de l’organisation restent informés.
La simplicité du système donne de l’autonomie aux équipes pour la gestion de leurs jours de congé. Il réduit et simplifie les processus opérationnels du service RH et évite le chevauchement des congés grâce à des workflows automatiques qui notifient si un autre membre de l’équipe est déjà absent.
Le système permet à la fois une autogestion des congés par le salarié, avec des flux d’approbation personnalisés, et la configuration d’une politique de congés propre à l’entreprise (jours consommés, justificatif requis, visibilité pour le reste de l’équipe).
Chez AllianzTrade, la centralisation du pointage, des absences et des plannings sur une seule plateforme a permis de réduire de 40 % le temps consacré à la gestion des congés et des absences.
Exemple complet de calcul des congés payés
Reprenons un cas complet : un salarié présent 8 mois sur la période de référence, décompte en jours ouvrables, salaire de 2 200 € brut par mois sans élément variable, prenant 15 jours de congés.
Jours acquis : 8 × 2,5 = 20 jours ouvrables. Indemnité, méthode du maintien de salaire : 2 200 ÷ 26 × 15 = 1 269,23 €. Méthode du dixième : (2 200 × 12 ÷ 10) × (15 ÷ 30) = 1 320 €. La méthode du dixième est retenue, pour un total de 1 320 €.
Vous voulez voir à quoi ressemblent les notifications de notre système ? Nous avons préparé un modèle personnalisable pour communiquer les dates de congés d’un salarié.
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