La gestión del trabajo a distancia no es una tarea sencilla para las empresas al no poder realizar una supervisión directa de la actividad del empleado. No, al menos, con los sistemas convencionales. Por ello, la implementación de un software de teletrabajo se abre camino entre las compañías como una forma ágil y efectiva de adaptar la gestión laboral a esta nueva realidad.
Conceptos como herramientas de teletrabajo o trabajo desde casa, más propios de los medios especializados o de sectores productivos muy concretos, se han convertido en términos habituales en el día a día de buena parte de las empresas españolas. Las circunstancias que han concurrido en el último año han ayudado a ello y no cabe pensar en un regreso a la situación anterior.
Explicamos todo lo que hay que saber sobre un software de control del teletrabajo, sistema o conjunto de herramientas digitales que permiten registrar, supervisar y valorar toda la actividad en línea que realiza un empleado, esté o no físicamente en las instalaciones de la empresa.
Tabla de contenidos
Software de teletrabajo: qué es y cómo supervisa el rendimiento a distancia
El teletrabajo es una modelo de gestión laboral en el que los empleados cubren la totalidad o parte de su actividad en una ubicación distinta a las instalaciones de la empresa. Se trata de una posibilidad que puede darse tanto por iniciativa de la empresa como a petición expresa del trabajador por circunstancias personales.
El control del teletrabajo plantea una serie de retos para las empresas, especialmente para aquellas que no dispongan de un Plan de Transformación Digital y todavía se sirvan de técnicas convencionales para la gestión laboral.
Nuestro software de teletrabajo reúne las herramientas más importantes para garantizar ese contacto continuo con el trabajador y conseguir, no solo que no haya diferencias con el trabajo presencial, sino incluso aumentar la productividad al aprovechar los beneficios de la flexibilidad laboral.
La implementación de un software de supervisión de empleados permite analizar y controlar la actividad de los empleados de manera remota y sin añadir más carga de trabajo a ninguna de las partes.
Aspectos legales del teletrabajo en España
La legislación española no hacía apenas referencia a cuestiones estrictamente relacionadas con el control teletrabajo hasta la promulgación del Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. La norma establece el marco de actuación para las empresas de cara al control horario del teletrabajo y otros aspectos de esta realidad laboral.
El artículo 22 del citado RD faculta a la compañía para tomar las medidas que considere oportunas a fin de registrar la actividad de sus empleados, con el único requisito de salvaguardar su “dignidad”. El artículo 17, por su parte, añade disposiciones sobre la intimidad y la protección de datos personales. La mayoría de herramientas de un software de teletrabajo son perfectamente compatibles con estos requisitos.
Los inconvenientes de no disponer de un software teletrabajo
La no presencia física del empleado en la sede de la empresa no tiene por qué implicar un descenso en su productividad o una mayor predisposición a cometer acciones contrarias al interés de la compañía.
Aun así, las empresas están obligadas a aplicar un control teletrabajo efectivo para promover un desempeño lo más óptimo posible por parte de su plantilla. El software teletrabajo ayuda a medir e incentivar el rendimiento de los empleados y evita la pérdida de competitividad de la empresa, así como problemas como:
- Registro deficiente de las horas trabajadas: la cuestión del registro de las horas trabajadas en una de las más sensibles en cualquier modelo de teletrabajo. Un sistema defectuoso puede perjudicar tanto al empleado como a la empresa.
- Comunicación poco fluida o insegura: mantener una comunicación constante, fluida y efectiva entre trabajadores y mánagers es fundamental para que las tareas se completen en tiempo y forma. La seguridad de los mensajes intercambiados es otro aspecto a tener muy en cuenta.
- Dispersión de la información: trabajar con documentos en línea sin un sistema de gestión apropiado puede conllevar dificultades para acceder a la información o incluso la pérdida de datos sensibles.
- Disfunciones en el trabajo en equipo: coordinar a un grupo de empleados que trabaja de manera remota no es fácil y menos si estos no utilizan exactamente las mismas teletrabajos apps para desarrollar sus tareas.
- Pérdida de liderazgo: el líder puede ver mermada su capacidad para influir en el trabajo de sus empleados si estos se sienten poco menos que como profesionales autónomos. Ello sucede cuando no se mantiene un contacto regular y se genera cierta sensación de impersonalidad.
Herramientas para gestionar el teletrabajo
Dependiendo de las características de su modelo de negocio, las empresas pueden hacer uso de diferentes tipos de software teletrabajo. Evidentemente, es posible implementar únicamente algunos de estos sistemas pero todos ellos aportan resultados más significativos cuando forman parte de una estrategia digital integral.
Software de teletrabajo para fortalecer los equipos
Ya hemos visto las dificultades para coordinar el trabajo en equipo a distancia. Junto con un correcto reparto de las tareas y un calendario claro de entregas y actuaciones, los managers pueden utilizar programas y aplicaciones como Microsoft Teams, Google Meet, Skype o Zoom para llevar a cabo videoconferencias o reuniones de equipo.
De cara a la edición de documentos o a la ejecución de tareas de manera colaborativa, Google Drive o Quip son otras teletrabajo apps que facilitan el día a día de los equipos. Y para el intercambio de documentos e información de todo tipo, WeTransfer es un recurso muy completo e intuitivo.
Compromiso corporativo y participación de los empleados en la toma de decisiones
Más arriba hemos expuesto que la sensación de impersonalidad que puede generase con el trabajo remoto obliga a reforzar los lazos entre la empresa y los empleados. Conseguir que estos se sientan partícipes del negocio y mantengan su compromiso solo es posible teniendo en cuenta sus opiniones.
El software de encuestas a empleados permite a la compañía conocer las opiniones de sus trabajadores sobre cualquier aspecto relacionado con el negocio, incluyendo, claro está, la realidad del modelo de teletrabajo. La información se recaba de manera confidencial y segura y el sistema facilita su tratamiento estadístico, a fin de sacar las mejores conclusiones posibles.
Software de teletrabajo para medir el desempeño
Evaluar el desempeño de los trabajadores es una necesidad operativa para cualquier empresa pero, cuando hablamos de teletrabajo, todavía resulta más acuciante. No se trata de monitorizar toda la actividad del empleado ni de dar por descontado que su productividad descenderá a distancia. Simplemente, se debe medir su rendimiento con el propósito de ayudarlo a mejorar.
El software de evaluación del desempeño es una de las herramientas del teletrabajo más completas al ofrecer una amplia variedad de técnicas y metodologías para realizar la mejor medición posible del rendimiento laboral.
Los indicadores/KPIs de logros pueden personalizar al máximo en el software de teletrabajo y los resultados pueden convertirse fácilmente en informes con gráficos y abundante material estadístico. Trabajar a distancia no debe significar alejarse del día a día del trabajador.
El sistema resulta igualmente garantista para el empleado. Al conocer de antemano los criterios que regirán la evaluación, puede establecer mejor las prioridades a la hora de organizar sus tareas. También se asegura la objetividad del proceso y, al recibir feedbacks más completos, puede conocer en qué áreas necesita mejorar.
Control horario del teletrabajo y registro de la actividad
El trabajo a distancia puede ser una buena forma de conciliar la vida profesional y familiar, contribuyendo de manera positiva al bienestar laboral en la empresa. Sin embargo, el teletrabajo no tiene por qué ser sinónimo de jornada flexible, dado que muchas empresas necesitan que sus trabajadores estén operativos en una determinada franja horaria.
El software de control horario cumple una doble función en cualquier modelo de software de teletrabajo. Por un lado, permite el control horario remoto, estableciendo de manera fiable las horas de inicio y finalización de la jornada laboral.
Pero, además, también ayuda a llevar un registro completo de todas las horas trabajadas, de tal manera que, incluso cuando se aboga por la flexibilidad horaria, todo el tiempo de trabajo queda debidamente recogido.
Existen configuraciones más flexibles para facilitar el fichaje (las que acabamos de ver) y otros con mayores restricciones para ayudar al software de teletrabajo a supervisar de forma exhaustiva el desempeño a distancia (restricciones de IP, contador de horas, geolocalización)
Se adapta a la perfección al software de teletrabajo al permitir fichar desde cualquier lugar y dispositivo. Una plataforma cloud 100% online que permite registrar la jornada desde el ordenador, app’s de control horario o integrarse con controles de acceso con kiosco o dispositivos biométricos a la hora de entrar a oficinas y empresas.
Otra ventaja de este software de control horario de trabajadores para el teletrabajo es que permite disponer de informes de la actividad laboral de cada empleado que cuentan con plena validez jurídica. Así, tanto la empresa como el trabajador disponen de respaldo documental ante cualquier sospecha de incumplimiento contractual.
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