NOM 037: ¿En qué consiste la norma oficial mexicana de teletrabajo?

Tras varias idas y venidas, negociaciones y esperas legales, la NOM 037, también conocida como NOM 037 STPS, se ha convertido ya en toda una realidad. La norma oficial mexicana que establece las bases para regular las condiciones de seguridad y salud para el teletrabajo, proporcionando un marco legal que establece los derechos y obligaciones tanto de los empleadores como de los empleados que trabajan a distancia.

Debido a esto, los equipos de Recursos Humanos deben actualizar sus prácticas y políticas laborales con el objetivo de alinearse con estas nuevas regulaciones. Esto incluye entender las disposiciones sobre las condiciones de seguridad y salud, la reversibilidad del teletrabajo o el derecho a la desconexión, entre muchos otros puntos

¿Qué es la NOM-037?

La NOM-037 es la norma oficial mexicana que establece las condiciones mínimas de seguridad y salud en el trabajo a distancia o teletrabajo. También establece los derechos y responsabilidades de los trabajadores y empleadores en situaciones de teletrabajo, que desde la reciente situación de emergencia sanitaria, ha crecido notablemente.

Hasta el 25 % de los empleos del mercado laboral mexicano podrían realizarse bajo esta modalidad, mientras que el 51 % de los empleados tienen la opción de laborar desde el hogar, según la encuesta de Deloitte. Ante este panorama, la necesidad de diseñar una normativa sólida y bien estructurada que regule este tipo de trabajo se ha vuelto más que necesario.

Por este motivo, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) puso en marcha la NOM 037, la cual se une al resto de Normas Oficiales Mexicanas que determinan las condiciones laborales mínimas que las empresas deben cumplir. Estas normas incluyen requisitos de salud y seguridad, derechos de los trabajadores y responsabilidades de los empleadores u obligaciones medioambientales para las empresas.

En el caso de la NOM 037, la cual podría afectar hasta a 13 millones de mexicanos, se centra específicamente en los entornos de teletrabajo,. Su objetivo es prevenir accidentes y enfermedades cuando se labora desde el hogar, establecer requisitos del entorno de trabajo, tanto en cuestiones de seguridad, salud y medioambiente. La definición oficial podemos leerla en el Diario Oficial de la Federación Mexicana:

La NOM-037-STPS-2023, TELETRABAJO-CONDICIONES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, tiene como objetivo establecer las condiciones de seguridad y salud en el trabajo en los lugares de trabajo en donde las personas trabajadoras bajo la modalidad de Teletrabajo realicen sus actividades, a fin de prevenir accidentes y enfermedades, así como promover un medioambiente seguro y saludable en su entorno laboral.

¿Cuándo entró en vigor la NOM-037 para el home office?

Tras cumplir con los pasos y requisitos legales habituales de legislación mexicana, la NOM-027 para el home office entró en vigor oficialmente el 5 de diciembre de 2023. Desde entonces, las empresas tienen la responsabilidad de cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa, asegurando condiciones de seguridad y salud adecuadas para sus empleados en el entorno de teletrabajo.

El proyecto de Norma Oficial Mexicana para el teletrabajo fue presentado el 14 de junio de 2022 ante el Comité Consultivo Nacional de Normalización de Seguridad y Salud en el Trabajo. El 15 de julio de ese mismo año se publicó en el Diario Oficial de la Federación, y el 15 de mayo de 2023, fue resuelta positivamente.

Tras la revisión final del proyecto y realizar varias modificaciones con el propósito de dar claridad, congruencia y certeza jurídica, la NOM 037 fue publicada el pasado 8 de junio de 2023 en el Diario Oficial de la Federación. Tal y como establece la ley, 180 días más tarde (5 de diciembre de 2023), la norma entró en vigor en toda la República mexicana.

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Obligaciones de la NOM-037-STPS-2023

Según la NOM-037-STPS-2023 se considera que una persona trabaja en modalidad de teletrabajo cuando este realiza más del 40 % de su jornada laboral en un sitio distinto al centro de trabajo. Cuando esto sucede, tanto empleador como el empleado están obligados a cumplir con las normas de teletrabajo establecidas por ley.

Obligaciones para la empresa

Las empresas deben cumplir un listado de 14 normas siempre que tengan trabajadores en modalidad de teletrabajo. Son las siguientes:

1. Listado de empleados: Contar con un listado actualizado de los empleados que están trabajando bajo la modalidad de teletrabajo. Debe incluir datos básicos del trabajodor, el nombre y perfil del puesto, actividades a desarrollar, tiempo total de teletrabajo, listado del equipo de cómputo y ergonómico…
2. Política: Implantar, mantener y difundir una política de teletrabajo que promueva la prevención de riesgos laboral la perspectiva de género y de conciliación de vida personal. También evitar el aislamiento, decretar el derecho a las pausas para descanso, la desconexión, pausas de lactancia o establecer mecánicas para informar de los cambios.
3. Riesgos: los empleadores deben informar sobre los riesgos relacionados con esta modalidad de teletrabajo, tanto a nivel fisiológico como psicosocial.
4. Listado de verificación: contar con un listado que permita verificar fácilmente las condiciones de seguridad y salud que deben cumplirse en condiciones de teletrabajo.
5. Facilidad para verificar: otorgar todas las facilidades para que la Comisión de Seguridad e Higiene pueda verificar el listado anterior, aportando evidencias fotográficas o de vídeo. También puede realizarse mediante visita previa autorización.
6. Documentación: el proceso de implementación de teletrabajo debe estar documentado, así como el posible retorno al centro de trabajo. Debe incluirse las vías de comunicación durante el teletrabajo o condiciones por las que el teletrabajador debe acudir o volver al centro de trabajo.
7. Materiales y costos: el empleador debe proporcionar los materiales necesarios para cuidar la salud del teletrabajador, como por ejemplo una silla ergonómica, materiales de oficina o cualquier otro equipo necesario para realizar su trabajo de forma segura. Asimismo, debe cubrir los costos asociados al teletrabajo, como la conexión a internet o la electricidad.
8. Mantenimiento: también debe documentarse detalladamente cómo realizar el mantenimiento de los equipos tecnológicos de forma segura, o cómo mantener un entorno de trabajo saludable (limpieza, iluminación, orden…)
9. Capacitación: las empresas también deben proporcionar capacitación anual sobre condiciones de seguridad y salud en su lugar de trabajo.
10. Reversibilidad: deben indicarse los motivos de reversibilidad del teletrabajo, así como los mecanismos que se utilizarán en caso de que el trabajador tenga que volver a ejercer sus labores en el centro de trabajo habitual de la empresa.
11. Exámenes médicos: se deberán practicar los exámenes médicos que corresponda según la NOM-030, así como dar seguimiento a posibles accidentes que puedan ocurrir durante la jornada laboral de teletrabajo.
12. Cumplimiento: los empleados deber recibir la documentación que resulte del cumplimiento de norma a la Comisión de Seguridad e Higiene.
13. Violencia familiar: también se deben implementar un protocolo que explique los mecanismos de atención frente a la violencia familiar, incluyendo el posible retorno permanente o temporal al centro de trabajo.
14. Comisión de Seguridad e Higiene: brindar todas las facilidades para que los teletrabajadores participen en la Comisión de Seguridad e Higiene o en la Comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad.

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Obligaciones para los trabajadores

La NOM 037 también establece obligaciones para los trabajadores, teniendo que aplicar las condiciones de seguridad y salud acordadas, cumplir con la política de teletrabajo, informar de cualquier cambio, impedimento o accidente, conservar en buen estado los equipos proporcionados o someterse a los exámenes médicos obligatorios por ley.

Además, deben informar con antelación y por escrito cualquier cambio de ubicación permanente o temporal del lugar de teletrabajo, informar de nuevos riesgos relacionados con sus actividades, acudir a los encuentros presenciales establecidos, respetar las políticas de protección de datos o realizar las capacitaciones proporcionadas.

En definitiva, los empleados deben hacer todo lo posible para cumplir con las normas establecidas, mantener un ambiente de trabajo seguro y saludable, y comunicarse de manera efectiva con sus empleadores sobre cualquier problema o cambio que pueda afectar su capacidad para realizar su trabajo de manera segura y eficiente.

¿Qué dice la Ley del Teletrabajo en México sobre la NOM-037-STPS-2023?

Antes de la aprobación de la NOM 037-STPS-2023 se produjo un cambio importante en la Ley Federal de Trabajo. El 8 de diciembre de 2020 entró en vigor la Reforma a la Ley Federal del Trabajo en la que se incluyó la modalidad de Teletrabajo. Para ello se agregó el Capítulo XII bis titulado Teletrabajo.

En este nuevo apartado se establecen cómo deben ser las condiciones de esta modalidad laboral, así como las obligaciones de la empresa y el teletrabajador. Sin embargo, y a pesar de que se menciona brevemente, no se especifican normas concretas de seguridad y salud en el trabajo.

Es aquí donde la NOM-037-STPS-2023 se convierte en un complemento esencial, proporcionando un marco detallado y específico para garantizar condiciones seguras y saludables para los trabajadores a distancia. Por lo tanto, a la hora de implementar y gestionar el teletrabajo, las empresas deben tener en cuenta tanto la Ley Federal del Trabajo como la NOM-037-STPS-2023.

Ambas normativas contribuyen a un entorno laboral seguro, saludable y respetuoso para todos los trabajadores, independientemente de su ubicación, así como las condiciones contractuales que se deben seguir o los derechos y responsabilidades que tienen tanto empleadores como empleados en un entorno de teletrabajo.

Cómo cumplir las obligaciones de la NOM 037 para el teletrabajo en México

Aunque pueda parecer complicado a primera vista, cumplir con las obligaciones de la NOM 037 para el teletrabajo en México es un proceso gradual que requerirá de una planificación cuidadosa. Es fundamental familiarizarse con la normativa, evaluar las condiciones actuales de teletrabajo en la empresa y establecer un plan de acción para implementar los cambios necesarios.

En un escenario como el actual, apoyarse en la tecnología y emplear un software de Recursos Humanos que facilite el cumplimiento de la norma oficial mexicana de teletrabajo es esencial. De esta forma, las empresas pueden gestionar de manera eficiente y segura la modalidad de teletrabajo, garantizando el cumplimiento de las obligaciones legales, la seguridad de los empleados y la productividad del equipo.

Establecer un horario de desconexión

La normativa 037 de teletrabajo indica que es importante establecer un horario de desconexión para garantizar el derecho de los empleados a la desconexión digital. Esto implica que las empresas deben respetar el tiempo de descanso, permisos y vacaciones de los trabajadores, y evitar que se les solicite realizar tareas fuera de su horario de trabajo establecido.

Un software de control horario puede ser una herramienta útil para ayudar a gestionar estos horarios de trabajo y garantizar que se respeten los tiempos de descanso. Además, puede ayudar a mantener un registro preciso de las horas trabajadas por cada empleado, así como a personalizar y configurar los distintos horarios laborales según las políticas de cada empresa o los acuerdos establecidos con cada trabajador.

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Contacto entre empleado y empleador

Otro punto importante es que la NOM 037 establece que debe haber una comunicación constante y efectiva entre el empleador y el empleado. Para ello, es recomendable establecer canales de comunicación claros y eficientes, que permitan un intercambio de información fluido y oportuno. No solo en favor de la productividad y calidad, sino que también para evitar el aislamiento social.

Esto puede conseguirse a través de diferentes vías, desde un tablón de anuncios digital o portal de Recursos Humanos donde comunicar cualquier situación corporativa hasta workflows con notificaciones y avisos de cualquier proceso. El correo electrónico corporativo, las videollamadas regulares y las plataformas de chat interno pueden ser medios eficaces para mantener a los equipos conectados y al tanto de los cambios y actualizaciones.

Equilibrio entre vida personal y laboral

De la misma forma la NOM 037 STPS también establece que es necesario promover el equilibrio entre la vida personal y laboral de los trabajadores en modalidad de teletrabajo. Para ello, las empresas pueden establecer políticas de flexibilidad horaria, proporcionar apoyo y recursos para la gestión del estrés, y promover una cultura laboral que valore y respete el tiempo personal de los empleados.

Un software de gestión del tiempo puede ser de gran ayuda en esta labor, ya que permite gestionar todas las solicitudes de home office y pueden ser aprobadas rápidamente por el personal encargado. También permite establecer un horario de teletrabajo al 100 % o híbrido o generar informes y reportes que dan el % de trabajo en casa vs. presencial, punto clave a la hora de generar el listado de empleados obligatorio.

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Listado de empleados y políticas de teletrabajo

La NOM-037 hace mucho hincapié en la elaboración en la elaboración de un listado actualizado de los empleados en modalidad de teletrabajo. Un checklist que permita verificar las condiciones de salud o seguridad o la creación de políticas de teletrabajo acorde a las necesidades y particularidades de la empresa. Estos documentos deben ser claras, comprensibles y accesibles para todos los empleados, y deben ser actualizados con regularidad para reflejar cualquier cambio o actualización en la normativa.

Un software de gestión documental es una herramienta útil para este propósito, ya que permite almacenar, gestionar y difundir estas políticas de manera eficiente. Además, facilita el acceso a la información para todos los empleados, independientemente de su ubicación, y proporciona un registro de todas las versiones y actualizaciones de la política.

Equipamiento ergonómico y material de oficina necesario

Por otro lado, otra de las obligaciones para las empresas es proporcionar el equipamiento ergonómico y material de oficina necesario para realizar el trabajo de forma segura y eficiente. Esto puede incluir sillas ergonómicas, estaciones de trabajo adecuadas, ordenadores y software necesario, entre otros. La empresa debe cubrir los costos asociados a estos recursos y garantizar su mantenimiento y correcto funcionamiento.

Un software de onboarding puede facilitar este proceso al proporcionar una lista de verificación de los equipos y materiales necesarios para el teletrabajo de cada uno de los trabajadores en esta modalidad, así como la documentación necesaria para su correcto uso y mantenimiento.

También puede ayudar a facilitar el proceso de entrega y devolución de estos recursos, garantizando que todos los empleados tengan lo que necesitan para trabajar de manera segura y efectiva.

Mantenimientos de equipos

Los empleados deben recibir formación adecuada sobre cómo realizar mantenimientos básicos de sus equipos de manera segura y eficiente. Además, los empleadores deben proporcionar documentación detallada y accesible sobre el mantenimiento y cuidado de los equipos, así como ofrecer soporte en caso de que surjan problemas técnicos.

Una solución de Recursos Humanos puede proporcionar las herramientas necesarias para generar dichas solicitudes, ya sea para pedir soporte técnico, solicitar nuevos equipos o reportar problemas con los existentes. Asimismo, también puede facilitar el acceso a la documentación sobre el mantenimiento de equipos, preguntas frecuentes o incluso realizar un seguimiento sobre el control de costos relacionados con cada trabajador.

Capacitación

La NOM 037 establece que los trabajadores deben recibir capacitación anual sobre condiciones de seguridad y salud en su lugar de trabajo. Esta capacitación puede cubrir una amplia gama de temas, desde ergonomía hasta gestión del estrés. Los empleadores deben proporcionar esta capacitación de manera obligatoria.

La mejor forma de cumplir con estas y otras formaciones es a través de un software de gestión de formación. De esta forma, será más sencillo cumplir con los requisitos de formación, ya que estos sistemas permiten gestionar de forma eficiente los planes de formación de cada empleado, monitorizar su progreso y asegurar que se cumplen los plazos establecidos.

Además, facilitan el acceso a la formación en cualquier momento y lugar, lo que es especialmente útil para los trabajadores a distancia.

Vuelta al trabajo presencial

La NOM 037 habla muy claramente sobre el concepto de reversibilidad, es decir, la posibilidad de que un trabajador que ha estado realizando teletrabajo pueda volver a trabajar de manera presencial (temporal o permanentemente). Las empresas deben establecer mecanismos claros y justos para este proceso, garantizando que los trabajadores puedan volver a la oficina en condiciones seguras y justas.

De nuevo un software de RR. HH. es la solución ideal para tener un control de estas situaciones. Desde la gestión de solicitudes para volver al trabajo presencial o revisión de las situaciones que habilitan la reversibilidad hasta el cambio de la configuración horaria de cada empleado o la actualización del listado de empleados que están teletrabajando.