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Como criar uma escala de trabalho: automatizações

escala de trabalho

Dispor de uma escala de trabalho é essencial tanto para as empresas quanto para os trabalhadores

Dispor de uma escala de trabalho ou de uma escala de turnos bem elaborada é absolutamente imprescindível se queremos que nossa equipe esteja bem organizada. E também, para que não haja dúvidas sobre os turnos ou horários que devem ser cumpridos.

Não se trata de uma ferramenta muito útil para os empregados, especialmente se automatizado com um sistema de escala de trabalho, mas também para os encarregados ou chefes. Que rapidamente podem saber quais são os funcionários que tem a sua disposição ou se falta alguém no turno.

O que é uma escala de trabalho

Uma escala de trabalho é uma tabela em que são recolhidos os diferentes turnos de um empregado e onde são apresentadas as horas divididas pelos dias da semana.

Esta tabela pode ser feita mensalmente, trimestralmente ou mesmo anualmente, para que assim os trabalhadores conheçam seus horários com antecedência, o que vai permitir organizar melhor o seu trabalho e vida pessoal.

Salvo exceções e mudanças de última hora, os turnos de trabalho rotativos devem ser cumpridas ao pé da letra, tanto por parte do empregado quanto pela empresa.

Qualquer alteração que possa ocorrer deve ser comunicada com bastante antecedência. Além disso, mais datas podem precisar ser alteradas se forem horas extras compensadas ou se dias de folga não foram respeitados adequadamente.

Ter escalas de trabalho é essencial para os trabalhadores e também para a empresa,pois é uma forma muito eficaz de organizar e supervisionar os diferentes turnos de trabalho em empregados com horários rotativos.

Sistema de escala de trabalho

Se ficamos sem elas, é muito provável que nem funcionários e nem gerentes tenham clareza sobre os turnos de cada escala. O que vai dificultar muito a estrutura organizacional da força de trabalho e as funções que cada empregado terá que realizar em cada escala de turnos.

A tecnologia se adapta às necessidades dos Recursos Humanos. Com um software de escalas de trabalho você poderá determinar turnos, horas diárias, folgas, e dispor de um control de férias e licenças automático para cada um dos trabalhadores.

Tudo de um único lugar.

Tipos de escalas de trabalho

As escalas de trabalho podem ser definidas em períodos diferentes. Ou seja, é possível alocar o tempo de trabalho e as jornadas de cada funcionário na empresa de modo variado.

Assim, torna-se possível para a empresa preencher melhor os turnos de trabalho da operação.

Um software para criação de escalas pode e deve ser utilizado para apoiar a elaboração de diferentes escalas de trabalho e turnos. Porém, é fundamental que você saiba exatamente quais são as escalas de trabalho permitidas no Brasil.

E como cada uma delas funciona.

Escala de trabalho 5×1

A Escala 5×1 é muito adotada por empresas de telemarketing, onde é muito eficaz e prática de ser aplicada. Nesta escala, o funcionário trabalha por cinco dias consecutivos, e então tem o próximo dia de folga.

Ou seja, se o funcionário começa sua escala de trabalho na segunda, ele segue trabalhando até a sexta, e então folga no sábado.

Escala de trabalho 5×2

Essa escala é muito comum para empresas que não operam nos finais de semana. A escala 5×2 funciona também de modo simples, o funcionário trabalha 5 dias seguidos e então folga nos 2 dias seguintes, geralmente sábado e domingo.

As jornadas de trabalho no formato de escala 5×2 normalmente possuem uma carga horária de 44 horas semanais.

Escala de trabalho 6×1

A Escala de trabalho 6×1 é muito comum para a maioria das empresas no Brasil. Nesta escala, a jornada consiste em seis dias de trabalho consecutivos, seguido de um dia de folga.

O mais comum é que o funcionário que tem esse formato de escala trabalhe 8 horas diárias de segunda a sexta, e então apenas 4 horas no sábado. Isso porque a CLT prevê uma jornada de trabalho semanal de 44 horas.

Escala de trabalho 6×2

Essa escala de trabalho é praticamente igual à anterior, o funcionário trabalha por 6 dias consecutivos. Entretanto, ao invés de descansar por um dia apenas, o colaborador descansa por 2 dias seguidos.

Um ponto importante desta escala de trabalho é a carga horária máxima permitida por dia. Na jornada 6×2 o trabalhador tem carga horária de, no máximo, 7 horas e 20 minutos diários.

Vale ressaltar que essa forma de escala só pode ser aplicada em empresas que adotam sistemas de revezamento. Esta é uma escala que pode ser complicada de gerenciar, exceto quando se utiliza um software de gestão de turnos adequado.

Escala de trabalho 4×2

A escala de trabalho 4×2 é muito interessante para alguns funcionários, pois ela permite um total de 10 dias de folga por mês.

Nesta escala, o funcionário trabalha por 4 dias seguidos, e então folga imediatamente 2 dias consecutivos. Onde o funcionário trabalha em jornadas de 11 horas diárias, para cumprir com as 44 horas semanais previstas na CLT.

No entanto, essa jornada gera um total de 220 horas mensais, o que demanda uma remuneração extra para o funcionário no equivalente a 30 horas extras.

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Escala de trabalho 12×36

A Escala 12×36 é bastante utilizada em instituições ligadas à área da saúde, empresas de segurança e também porteiros.

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Nessa jornada, o empregado trabalha por 12 horas seguidas em suas funções. E então, ele tem uma folga para descanso de 36 horas seguidas. Esse formato de jornada de trabalho não está previsto na CLT, mas é negociado entre sindicatos e empresas contratantes.

Escala de trabalho 18×36

Nesta escala, o funcionário da empresa trabalha por 18 horas, e então ganha folga de 36 horas consecutivas para descanso.

Escala de trabalho 24×48

Muito comum entre cobradores de pedágios e alguns setores da polícia, na escala 24×48 o empregado tem uma folga de 48 horas consecutivas para cada 24 horas de trabalho.

Software de Escala de Trabalho

Como fazer uma escala de turnos

Elaborar uma escala de trabalho pode ser complicado se não temos uma metodologia clara ou um software que nos ajude a criá-la de forma automática. Antecipando-se um pouco aos acontecimentos, a segunda opção é sem dúvida a melhor, especialmente se a força de trabalho é muito ampla.

Você já vai entender o porquê.

Na hora de fazermos uma escala de trabalho, devemos levar em consideração o seguinte.

Porque NÃO fazer uma escala de trabalho com uma planilha

Ter um modelo ou planilha para construir escalas de turnos não é muito inteligente. Pois sempre que tiver a necessidade de fazer isso, você terá que recorrer a este modelo e preenchê-los com os horários que correspondem a cada trabalhador. 

O que resulta em muito tempo gasto e possibilidades de erros.Como pode ver, esta planilha pode ser pouco eficiente quando o número de empregados da empresa é grande. Assim, será importante contar com a automatização de um software de Recursos Humanos.

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Defina os diferentes turnos disponíveis

Antes de começar a elaborar as escalas de trabalhos dos funcionários, deveremos definir que turnos estão disponíveis e quais são os horários que estão incluídos.

Quanto mais turnos tivermos, maior será a dificuldade na hora de criar as escalas. Normalmente, o dia é dividido em três ou quatro turnos, conforme a quantidade de empregados e o número de horas estipulado em contrato para cada um deles.

Registro de ponto online

Se você utiliza um software de gerenciamento de turnos poderá atribuir horários em massa, criar diferentes grupos de trabalho e planejar horários de forma simples e rápida, economizando centenas de horas de trabalho.

Demanda de trabalho

Quantas pessoas você precisará em cada turno? Você precisa ter clareza sobre isso para distribuir os horários de maneira adequada e, assim, ter o número mais adequado de funcionários para cada turno.

Para saber quantas pessoas você precisa, basta saber quais cargos devem ser preenchidos em cada turno ou qual o nível de produção nos diferentes horários disponíveis.

Sistema de Recursos Humanos

Estabeleça um padrão comum para sua escala de turnos

Defina se sua escala de turnos será semanal, mensal, bimestral, etc. Depois, tente criar grupos de trabalhadores que repetem os mesmos horários e estabelecer equipes de trabalho equilibradas e estáveis. Dessa forma, também será mais fácil criar as escalas de turnos.

O mais importante sobre nosso software é a sua capacidade de controle. Com nosso organizador de turno avançado, você pode criar, copiar ou trocar programações para dias especiais ou pausas para um ou mais usuários… Em poucos segundos.

planejamento avançado de turnos

Dessa forma, você sempre terá uma equipe coordenada e evitará a sobreposição entre colegas de trabalho.

É obrigatório ter uma escala de trabalho?

No Brasil, a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) é bem clara no que diz respeito a escalas de trabalho. Ela não obriga na letra da lei as escalas de trabalho, mas possui parâmetros e regras para elas.

Até a aprovação da Reforma Trabalhista de 2017, que permitiu as escalas de trabalho 12×36, o número de horas da jornada do trabalhador era menor.

  • Pelo artigo 58 da CLT, todo funcionário celetista (contrato assinado em carteira) deve ter, salvo situações excepcionais, uma jornada máxima de 8 horas
  • O artigo 66 da CLT fixa que entre uma escala de trabalho e outra do funcionário, o trabalhador deve ter um intervalo mínimo de 11 horas consecutivas de descanso
  • O artigo 67, por sua vez, estabelece que todo trabalhador deve ter um descanso semanal remunerado de 24 horas consecutivas, preferencialmente nos dias de domingo
  • Caso não seja possível promover o descanso semanal de 24 horas seguidas no domingo para todos os funcionários, é fundamental que seja adotada uma escala de revezamento organizada que permita a todos os funcionários descansar ao menos um domingo de folga por mês

Esses são os parâmetros de base para a definição e montagem de escalas de trabalho no Brasil conforme a CLT. Em situações normais, esses parâmetros podem ser entendidos como regras obrigatórias.

Como gerenciar Escalas de Trabalho

No entanto, existem situações onde é possível ter escalas de trabalho diferentes, como a escala 12×36 e a escala 24×48.

Agora, o cumprimento de algumas observações para as empresas contratantes deve ser obrigatoriamente seguido. Que é o de manter um registro horário diário de entrada e saída dos trabalhadores.

Uma escala de trabalho é de grande ajuda para esta tarefa, pois com ela é possível comparar o tempo de trabalho efetivo com o tempo que foi programado para os funcionários.

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Como gerenciar escalas de turnos de trabalho rotativos

Como já antecipamos anteriormente para você, a melhor forma de construir escalas de turnos rotativos é dispor de um software que automatize esta tarefa

Que embora pareça ser bem simples, se torna muito complicada quando a equipe de trabalho é muito grande, possui diferentes tipos de contratos de trabalho ou se existem vários turnos de trabalho.

relatórios de registro de ponto

Um gestor de turnos é uma das ferramentas mais eficazes em termos de criação de turnos de trabalho. Simplesmente configurando os horários e inserindo os dados do funcionário, o software facilmente organizará a equipe, criando um quadro completo de trabalho automaticamente. 

O software vai economizar centenas de horas de trabalho manual, onde também vai evitar erros humanos devido à dificuldade da tarefa.

Além disso, cada empregado terá acesso a seu horário de trabalho de uma maneira simples por meio do computador ou do celular. E qualquer alteração que o contratante faça na escala, o trabalhador ficará sabendo instantaneamente.

app de ponto eletrônico

O programa também é responsável por calcular as horas de trabalho ou mudar outros horários para adequá-los às férias, folgas de descanso ou outros aspectos que possam afetar a escala.Se você já fez ou precisa fazer uma escala de trabalho do zero, sabe com certeza que um software como esse pode economizar muitas horas de trabalho e possíveis problemas ou confusões.

Sistema de gestao de turnos

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