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5 errores que debes evitar en la gestión de vacaciones de tus empleados

gestión de vacaciones empleados

¿Quieres evitar situaciones de estrés innecesario y disfrutar de un verano realmente regenerador? Aprende cuáles son los 5 errores más comunes que se suelen cometer a la hora cuadrar las vacaciones de los empleados.

La gestión de vacaciones de empleados es una de las tareas que más tiempo lleva a los departamentos de Recursos Humanos y que más conflictos genera en las empresas.

Duplicidades de funciones, procesos de solicitud y de aprobación largos y tediosos, actividades no estandarizadas, solapamientos y errores organizativos: estas son solo algunas de las nefastas consecuencias. Pero concretemos y veamos cómo podemos evitar incurrir en hasta cinco fallos.

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Programar las vacaciones con excesiva antelación, error de la gestión de vacaciones de empleados

El error más común que cometen los directores de RR.HH a la hora cuadrar las vacaciones de los empleados es obligar al trabajador a planificar sus vacaciones con la mayor antelación posible. Sin embargo, la realidad es que la vida está llena de imprevistos y no siempre es posible preverlo todo.  Así que ten cuidado con estos tres factores de desestabilización:

  • Altas y bajas que se producen en tu plantilla en los meses previos a las vacaciones.
  • Enfermedades y bajas maternales inesperadas.
  • Asignación de nuevos proyectos y picos imprevistos de trabajo.

La falta de comunicación en la gestión de las vacaciones de empleados

Es un hecho ya constatado que la falta de comunicación en la empresa genera pérdidas de tiempo y de dinero. En lo que respecta a la gestión de vacaciones de empleados, es fundamental que todos puedan enterarse fácilmente de cuántos días tienen libres y de cuándo les corresponderá disfrutarlos.

La manera más sencilla de garantizar unos procesos de petición y aprobación lo más transparentes posibles es confiar en un software que sea accesible en cualquier momento, tanto por parte de los empleados como por parte de sus directos responsables.

Olvidar los festivos locales, error en la gestión de vacaciones de empleados

Olvidarse de los diferentes festivos locales es otro error muy común en la gestión de vacaciones de empleados. Esto es muy importante porque, si tu empresa se rige por días laborables, los días festivos y de descanso que haya en el periodo vacacional no cuentan para el cómputo de las vacaciones de tus empleados.

Duplicar tareas en la gestión de vacaciones de empleados

La gestión de vacaciones de empleados es un proceso que se basa ante todo sobre circuitos de petición y aprobación. Cuantas menos autorizaciones se necesiten, más fácil es cuadrar los turnos de descanso. Eliminar las duplicidades que recaen sobre el departamento de RR.HH es, en efecto, la mejor manera para reducir la probabilidad de cometer errores y, de paso, ahorrar tiempo y dinero.

No contar con un software de gestión de vacaciones de empleados

Es cierto que muchas empresas realizan todavía la gestión de vacaciones de empleados a mano o a través de Excel. Sin embargo, tanto las plantillas en papel como las hojas de cálculo se han quedado totalmente obsoletos frente a los avances de la tecnología.

Aunque muchos consideren que es una opción fácil y económica, gestionar las vacaciones de tus empleados de forma manual te hará perder tiempo y dinero. Te explicamos en tres sencillos puntos  el porqué:

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1. Tanto las plantillas en papel como las hojas de Excel necesitan de una actualización manual constante.

2. Al hacerse los calendarios a mano nadie, excepto la persona que los crea, tiene acceso al documento de trabajo. Por tanto ni plantillas en papel, ni las hojas de cálculo de Excel facilitan la comunicación entre la empresa y sus trabajadores.

3. La inversión de tiempo de los responsables en crear los calendarios y turnos de vacaciones es significativa, y crece exponencialmente según el número de trabajadores que tengan a su cargo.

¿Te identificas con uno o más de estos puntos? ¡Que no cunda el pánico! Un buen software de gestión de vacaciones, como la herramienta de gestión de vacaciones y ausencias de Bizneo HR, te permitirá gestionar las vacaciones de tus empleados de forma automática, sencilla y sin cometer errores.

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Cómo evitar los conflictos en la gestión de vacaciones de empleados

Cada año se repite el mismo escenario:  llega el verano y la gestión de vacaciones de empleados trae consigo conflictos que pueden afectar el clima laboral de tu organización.

Los ejemplos son numerosos: cambios y problemas de última hora con las fechas establecidas, conflictos de días entre los trabajadores, ajustes por la entrada de proyectos inesperados, duplicidades de tareas, etcétera.

Para que las próximas vacaciones no te pillen desprevenido, aquí te damos nuestros consejos más efectivos:

  • Fija criterios claros y válidos para todos.
  • Establece preferencias de adjudicación. Cada empresa puede establecer libremente qué trabajadores tienen preferencia para elegir sus vacaciones. Podrás dar prioridad a empleados con cargas familiares, a los que tengan más antigüedad o seguir otro tipo de criterio.
  • Ten en cuenta los convenios y contratos. Las vacaciones laborales deberían regirse por lo pactado en el convenio colectivo o en el contrato individual de cada trabajador.
  • Establece el número de empleados que pueden cogerse las vacaciones a la vez. Fijar turnos te permitirá evitar que las vacaciones de los empleados se conviertan en un problema para el desempeño habitual del trabajo.
  • Evita las imposiciones. Toda gestión de vacaciones de empleados debería realizarse sin llegar a imposiciones ni por parte de las empresas, ni por parte de los trabajadores. En caso de que un trabajador no cumpla con lo acordado y disfrute de unas vacaciones diferentes a las pactadas, tendrás derecho a efectuar un despido disciplinario.
  • No hagas cambios de última hora. Una vez que el turno ha sido asignado a un determinado empleado, sería oportuno no cambiarlo. De hecho puede derivar en una situación muy estresante que podría perjudicar el estado de ánimo de tus empleados.
  • No esperes hasta el último momento. No esperes a que los empleados tomen la iniciativa y empieza a trabajar en tu calendario vacacional tan pronto como puedas. Recuerda que tus empleados tienen derecho a un mínimo de 30 días naturales o 22 días laborales de vacaciones, y que la gran mayoría de ellos querrá disfrutar del descanso anual en fechas muy similares. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.
  • Informa a los futuros empleados sobre las políticas vacacionales de tu empresa. Es importante que tus trabajadores sepan cómo funcionan tus políticas de gestión de vacaciones antes que se incorporen en tu organización. Esto evitará la presentación de solicitudes imposibles y te liberará de discusiones inútiles. 
  • Respeta siempre la ley. La ley española establece que las vacaciones no pueden ser inferiores a 30 días naturales por año trabajado. Asimismo, recuerda que es ilegal sustituir las vacaciones por una compensación económica o acumular las vacaciones de un año para el siguiente.
Si quieres saber más sobre todas las cuestiones que rigen el derecho a las vacaciones en nuestro país, no te pierdas este artículo.

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