Cómo elaborar una planilla de pago con éxito

La planilla de pago es el documento en el que se especifican los detalles y aspectos vinculados con el sueldo de la persona. En ella aparece el sueldo bruto, las distintas bonificaciones, los aportes que realiza y las deducciones que experimenta según su tipo de contrato. 

La precisión de estos datos facilita la claridad del proceso administrativo respecto a la retribución de los trabajadores de una empresa y evita errores a la hora de abonar el salario de la plantilla.

8 elementos clave de la planilla de pago

La planilla de pago es el documento que detalla cuál es la retribución que el empleado recibe mensualmente por las tareas que realiza dentro de la compañía. Para elaborarla de forma completa es esencial que contenga los siguientes elementos:

Remuneración bruta en la planilla de pago

Describe el sueldo del empleado. A esta cantidad, en este apartado de la planilla de pago, no se le ha efectuado ningún tipo de descuento o retención.

Remuneración mínima vital

Se refiere al sueldo mínimo que un empleado debe percibir, de acuerdo con sus funciones dentro de la organización. Esta suma está sujeto a descuentos y aportes.

Asignación familiar

En la planilla de pago, este punto especifica el monto equivalente al pago mensual del 10%. Este beneficio corresponde a los trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada y está pensado como apoyo para aquellos que tengan hijos menores de edad a su cargo o mayores que estén estudiando. El porcentaje se mantiene al margen de la cantidad de hijos que tenga la persona.

Horas extra en la plantilla de pago

La planilla de pago debe contener un espacio dedicado a especificar la cantidad de horas extra que el empleado realizó más allá de su jornada de trabajo, acordada previamente. El valor de las horas extraordinarias se calcula a partir de la remuneración ordinaria, habitualmente a un precio mayor.

Gratificaciones

Se trata de los pagos correspondientes a fiestas patrias y navidad. Estos pagos son obligatorias y, para claridad del proceso y mejor gestión, es conveniente que estén especificados dentro de la planilla de pago. Esta monto es equivalente a una remuneración mensual.

Remuneración vacacional

Este monto es equivalente al sueldo promedio que el trabajador percibe por sus funciones dentro de la organización. Este derecho es anual.

Descuentos del trabajador

Por lo general, estos se dividen en dos, en fondo de pensiones personal o gestionado por las entidades privadas y el sector de pensiones nacional de cada país. En ambos casos, la organización debe hacer la retención, la declaración y el pago a la entidad correspondiente.

Aportes del empleador en la planilla de pago

Dentro de la planilla de pagos es conveniente precisar cuáles son los aportes que el empleador realiza a diversas instituciones. Por lo general, este tipo de pagos se destinan a áreas como el seguro médico, el fomento de la industria nacional o el gremio correspondiente, así como algún porcentaje dedicado a beneficios.

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Tipos de planillas de pago

Hay distintos tipos de planillas de pago. Saber diferenciarlas es importante para evitar confusión en la gestión de pagos y el personal.

Planilla de pago E – Empleados

Es la destinada al registro y pago de los sueldos de los empleados de la compañía.

Planilla de pago Y – Independiente en empresas

Esta planilla de pago es utilizada para las liquidaciones y cotizaciones sujetas a un contrato de prestación de servicio. A esto se suma el pago de valores retenidos por ausencia de pago de contratistas.

Planilla de pago I – Independientes

Está destinada a registrar las cotizaciones independientes o contratistas con uno o más contratos de prestación de servicios establecidos. Retribuciones a empresas externas.

Planilla de pago A – Cotizantes con novedad de Ingreso

Se utiliza para el registro una nueva cotización en un mes y que no se hayan incluido previamente en la planilla principal. Debe liquidarse durante el mes y pagarse con posterioridad a la fecha límite establecida.

Planilla de pago M – Mora

Dentro de las planillas de pago esta está dirigida al pago de un periodo vencido, es decir, un retraso en el ingreso o un impago. 

Planilla de pago N – Correcciones

Se utiliza para corregir datos de IBC, tarifas o días incluidos. También para incluir novedades excluidas en la planilla inicial, para pagos retenidos por inexactitud de los contratistas o pagos con riesgo. 

Planilla de pago S – Servicio Doméstico

Esta planilla está pensada para registrar el salario a empleados de servicio doméstico.

Planilla de pago J – Planilla Sentencias Judiciales

Está destinada a registrar el pago de la seguridad social en cumplimiento de una sentencia judicial.

Planilla de pago X – Planilla para el pago de empresas liquidadas

Es la forma de registrar el proceso de liquidación o reestructuración de una organización y que necesita destinar un pago a la Seguridad Social, a los que no alcanza a cubrir en su totalidad.

Planilla de pago U – Planilla de uso UGPP

Está pensada únicamente para registrar aportes derivados de omisiones, inexactitudes de mora en el pago de uno o varios pagos de pensiones o actividades parafiscales. 

Planilla de pago K – Estudiantes

Esta planilla se utiliza para documentar los aportes al Sistema general de Riesgos Laborales para los trabajadores que se encuentren en prácticas laborales.

Planilla de pago H – Madres Sustitutas

Está destinada para especificar los pagos por sustituciones por maternidad o paternidad. Esta planilla puede estar sujeta a diversas precisiones legales según el país en el que se encuentre.

Planillas  de pago para pensionistas

Estas se dividen en tres:

Planilla tipo P

Es utilizada para el pago normal. Por lo general es la planilla principal.

Planilla tipo R

Está destinado a los pagos retroactivos, producto de valores no pagados, no cancelados durante el período por encontrarse pendientes. En estos casos puede no haber obligación de liquidar intereses de demora.

Planilla Tipo L

Es la planilla mediante la cual se registran los pagos de re-liquidación.

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7 errores en el cálculo de planillas

Inconsistencia en el registro del horario

Para registrarlo las empresas suelen elaborar informes de asistencia de forma particular. Un ejemplo: si la persona trabaja durante 30 días generará 30 registros mensuales.

Esta tarea se complica al aumentar considerablemente la cantidad de personas que trabajan en la organización. Una manera de solucionarlo es contar con un software de control horario que registre de forma automática las entradas y salidas, así como de las ausencias, sin necesidad de hojas de excel ni registros en papel… Y se conecte con el módulo de gestión de nóminas para calcular correctamente el salario del trabajador.

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No pagar correctamente los días trabajados

Es uno de los principales problemas de las organizaciones que no cuentan con un sistema de de control horario digital y en el que el salario de sus empleados depende de la cantidad de días que han ido a trabajar, del tipo de horario que han hecho o de la cantidad de horas de más que han dedicado a la empresa.

La automatización del registro del horario es la solución.

Fallos en el cálculo de impuestos de quinta categoría

Esta planilla también suele ser manejada a través de plataformas como Excel, lo que complica el proceso. Los errores que se producen en una planilla de pago afectan tanto al empleado como a la organización, ya que cuando se descuenta menos de lo debido se debe generar una gratificación, por ejemplo.

Demoras en los pagos de los colaboradores

Cuando los trabajadores tienen problemas para cobrar su sueldo o se demora el ingreso surgen inconvenientes financieros para los empleados más vulnerables y termina afectando al clima laboral.  

Si la organización, en este sentido, maneja un alto volumen de documentos, se recomienda contar con un software de gestión documental en el que se recopile toda la información contractual y salarial de los trabajadores, así se evitan errores manuales y se perfecciona el sistema de pago. 

Esta herramienta permite organizar de forma cómoda todas las nóminas o planillas de pago, establecer notificaciones para que el empleado sea consciente de que se le ha abonado su salario y pueda acceder a una gran cantidad de datos e información.

Excesivas horas extra

Si en la organización se genera una dinámica en la que uno o varios empleados se ve forzado a ocupar más horas extra de lo normal, quizá es una señal de que la organización necesita incorporar a otro empleado para cumplir con esas tareas y equilibrar la carga de su plantilla.

Pago de beneficios sociales sin considerar remuneraciones variables

Las compañías suelen acompañar el salario bruto con una serie de beneficios y bonificaciones que pueden variar cada mes. Una manera de evitar complicaciones en este sentido es apoyarse en un sistema de gestión de tiempo para precisar las horas extras y otras cuestiones que deriven en un beneficio para el empleado.

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Retrasos en las entregas de las boletas de pago

Cada país establece normas en relación con la entrega del salario, el sueldo o de las boletas de pago. El retraso en este sentido puede influir de forma negativa en la relación con los empleados, por tanto es conveniente cuidarla. 

Cada vez hay más departamentos de RR. HH. que prefieren evitar errores y automatizar la recolección de conceptos salariales y otros datos clave (horas extra, jornada laboral, vacaciones o ausencias, aumentos, seguros…) con un sistema de nómina incluido en una solución integral de Recursos Humanos.

Ejemplo de planilla de pago

Podéis comprobar cómo aparecen colocados los distintos apartados de la planilla de pago en este modelo editable:

Cómo gestionar una planilla de pago desde RR. HH.

Cuando las empresas aumentan considerablemente su personal, se complica proporcionalmente la complejidad de gestionar todas sus planillas de pago. Confeccionarlas de forma manual o con una plantilla de nómina/planilla, es todo un reto, ya que será inevitable que surjan errores, ya sea en su elaboración, en su almacenaje o en su envío al trabajador.

Por suerte, existen tecnologías que facilitan todas las etapas de la gestión de nómina o planilla de pago. Eso sí, hay que diferenciar entre la creación y cálculo en sí de la planilla (que se suele encargar un proveedor o una gestoría externa) a toda la administración y gestión de la planilla de pago: desde la prenómina (recolección de datos y conceptos sobre el trabajador necesarios para calcular su sueldo), a su distribución y almacenamiento en un gestor documental.

La suite de Bizneo HR cuenta con un módulo o software de gestión de nóminas que permite integrarse con proveedores externos para automatizar y perfeccionar todas las etapas desde una única plataforma. En definitiva, combina tanto la etapa de cálculo y confección (proveedor) + las fases que se gestionan desde RR. HH., es decir, la recopilación e informes de incidencias de nómina, comunicación, entrega y acceso desde un gestor de documentos online.