Sistema de nómina | Cómo elegir el mejor del mercado

En el mundo empresarial actual, el uso de un sistema de nómina se ha vuelto imprescindible. Se trata de agilizar el proceso de pago y compensación a los trabajadores, un procedimiento que cada vez más empresas tienen a automatizar. No solo se evita caer en errores innecesarios, sino que se aumenta la satisfacción del personal al facilitarles su acceso, distribución o notificación de incidencias.

Al implementar un sistema para administrar la nómina, es posible optimizar el proceso de principio a fin. Se digitaliza cualquier etapa, pero sin perder precisión ni la adaptación necesaria a las particularidades de cada empresa. Además, no importa el tamaño de la organización, los resultados serán de alta calidad.

Dado lo que ofrece, conviene comprender el sistema de gestión de las nóminas de los empleados en detalle.

Qué es un sistema de nómina

Se trata de un herramienta cuya finalidad es la de automatizar la generación de nóminas. Lleva a cabo los cálculos de las variables que afectan a cada salario, al igual que las deducciones, las cotizaciones sociales y cualquier otra carga fiscal. Eso sí, adapta todos los parámetros a la situación de los trabajadores y su tipo de contrato de trabajo.

A la hora de efectuar su trabajo, el sistema de gestión de nóminas cuenta con el respaldo de una base de datos de empleados. En ella se almacena la información de cada trabajador y sus particularidades, elementos esenciales para realizar los cálculos apropiados. 

Además, cruza los datos con otros módulos del software de Recursos Humanos, como el de control horario, vacaciones, evaluaciones para acceder a todas las variables de una nómina. Así, se tienen en cuenta el arrastre de los salarios, posibles penalizaciones y complementos salariales de diferente índole (nocturnidad, festivos, turnicidad, guardias…).

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Qué funcionalidades ofrece un sistema para nóminas

Un sistema de pago al personal se compone de diferentes funcionalidades. Cada una de ellas se centra en un aspecto del proceso y lo simplifican al máximo. El resultado final es una nómina que llega al trabajador en tiempo y forma, la cual estará disponible en la ficha del empleado para consultarla cuando lo necesite.

Almacenamiento y gestión de datos de plantilla

Puede parecer una funcionalidad simple, pero es la base de todo el sistema de nómina. Sin los datos de las fichas de los trabajadores no podría efectuar cálculo alguno y los resultados serían catastróficos. Dispone de la información esencial de toda la plantilla: nombres, IBAN, número de la seguridad social, salario real y nominal… todos ellos se guardan en la nube para facilitar el acceso y disponibilidad de los mismos.

De manera adicional, es posible generar plantillas personalizadas en función del tipo de empleado o la situación de pago de cada uno. Se trata de una opción que contribuye a ahorrar tiempo y esfuerzo al crear nóminas recurrentes.

Cálculo y emisión de nóminas

Es la funcionalidad clave del sistema para nóminas. A través de ella, se efectúa el cálculo automático del salario en función de los parámetros asignados a cada empleado. También se tienen en cuenta los impuestos y deducciones, un apartado que es indispensable ejecutar con precisión.

Una vez realizados los cálculos, se emite la nómina, que tendrá carácter oficial, y que se remitirá a cada uno de los trabajadores. Esta función contribuye a evitar retrasos en los envíos y en la formalización de los pagos, lo que aumenta la satisfacción y confianza entre la plantilla.

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Notificación de fechas clave

Cabe la posibilidad de configurar notificaciones en función de un fecha determinada. Algunos ejemplos son las altas o bajas de contratos, el control de vacaciones, ausencias o cualquier otra eventualidad. La personalización es un aspecto clave, ya que cada empresa le dará prioridad a unas fechas sobre otras.

El equipo de Recursos Humanos sabrá lo que ocurre en todo momento y podrá actuar en caso de que se produzca alguna incidencia.

Gestión de finiquitos

A la hora de gestionar la liquidación de un empleado que abandona la empresa, el sistema de nómina se encarga de calcular el finiquito de un trabajador. Efectúa el cálculo de la cantidad a pagar en función del número de días trabajados y otros elementos esenciales. Por descontado, el proceso se realiza de manera automatizada.

Gestión de incidencias de nómina

Las incidencias de nómina son datos importantes antes de elaborarla. En ellas se engloban conceptos periódicos (horas extra, nocturnidad…) o puntuales (un viaje, subida o bajada salarial, despidos…) que afectan a cada trabajador. Puede que se desarrollen de manera anual, semanal o eventualmente, pero es preciso recoger sus efectos en el documento final.

¿Por qué efectuar un registro y control de incidencias de personal?
Recopila automáticamente incidencias y cambios en la nómina

Ventajas del sistema de nómina para la empresa y el trabajador

Utilizar un sistema de gestión de nóminas ofrece una amplia variedad de ventajas tanto para la empresa como para el trabajador. Ambos salen ganando al digitalizar y automatizar el proceso, por lo que merece la pena conocer los beneficios que se obtienen.

Ventajas para la empresa

• Automatización de cálculos, gastos y pagos. Se aumenta la eficiencia en el departamento de Recursos Humanos, que ya no tendrá que enfrentarse a una amplia variedad de tareas engorrosas y de poco valor.
• Enlace con organismos públicos. Permite agilizar el pago de impuestos y la gestión tanto de altas como de bajas de empleados, lo que reduce la dependencia de una gestoría.
• Escalabilidad. El sistema para nóminas se adapta al crecimiento de la empresa y sus necesidades en el tiempo. 
• Informes financieros. Es posible extraer diferentes reportes gracias al sistema para administrar la nómina. Desde los que afectan al control horario a los que ayudan a extraer información para la prenómina, se podrán tomar decisiones informadas y de calidad.

Ventajas para el empleado

• Acceso a la información. El empleado puede conocer en cualquier momento y, de manera clara y detallada, su salario, los complementos que le afectan y otros datos esenciales. Así, se gana en transparencia y se simplifica la comunicación. 
• Posibilidad de actualizar su información. Se puede cambiar cualquier dato de manera directa gracias al portal de Recursos Humanos. Cualquier modificación se notificará al departamento de Recursos Humanos para que esté al tanto o lo revise.
• Seguridad de los datos personales. La información se encuentra cifrada y en la nube, lo que dificulta el acceso en caso de un ataque informático.
• Estabilidad en la retribución. Al automatizar el proceso al completo, los retrasos en los pagos son cosa del pasado, algo que ayuda a potenciar la satisfacción y a mejorar el clima laboral.

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Cómo mejora el día a día al usar un sistema de nómina

El principal cambio que trae el uso del sistema de nómina es el ahorro de tiempo. Si automatizan y externalizan este proceso contratando una tecnología (a modo de outsourcing de nómina) los profesionales de Recursos Humanos podrán dedicarse a otras laborales más importantes, como reclutar y desarrollador al personal o cuidar el ambiente laboral.

Con el sistema de gestión de nómina que forma parte de la suite de RR. HH. de Bizneo HR, conseguirás administrar y automatizar todas las fases de la gestión de nóminas:

1. Personalización y adaptación a la política de la empresa (edición de conceptos y campos por empleado/departamento)
2. Prenómina y registro de incidencias al acceder a todos los módulos de la suite
3. Transmisión de datos
4. Cálculos y comunicación con organismos oficiales (SEPE, Seguridad Social)
5. Creación (se encarga el proveedor o gestoría)
6. Distribución y acceso en gestor documental
7. Generación de informes en tiempo real e histórico para auditorías

Por descontado, los flujos de trabajo o workflows se ven completamente mejorados en cualquiera de sus fases.

Los del departamento de RR. HH. tendrán todo el control necesario sobre lo que ocurra, desde las incidencias de prenómina a la creación de una alta de un trabajador. Los avisos se automatizan por completo para que esté todo bajo control.

¿Es fácil implementar el sistema de nómina con éxito en una empresa?

La implementación del sistema de nómina es sencillo, pero requiere de una planificación cuidadosa. Al fin y al cabo, debe adaptarse por completo a las necesidades de la empresa y sus características. Hay que fijar unos objetivos realizables y contar con un buen proveedor del servicio.

Al seleccionar el proveedor, es necesario que este sea de calidad y que asesore en todo momento. Así, se conseguirán unos resultados adecuados, se podrá resolver cualquier duda y se reducirán los problemas al mínimo. En Bizneo HR queremos ayudarte ofreciéndote un sistema de gestión de nómina integral incluida en nuestra suite de Recursos Humanos, así, además de automatizar tus nóminas llevarás a otro nivel la gestión del personal.