La competitividad existente en el mercado laboral implica tener todos los aspectos de una empresa bajo control. Los informes financieros es una de las herramientas más importantes para una empresa, ya que permite mejorar la toma de decisiones, encontrar errores de gestión o nuevas oportunidades de negocio.
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¿Qué es un informe financiero?
Un reporte financiero, informe financiero o reporte contable es un documento que permite conocer el estado económico de una empresa, entidad, organización o incluso de una persona individual. Se construye a partir de los datos registrados durante un periodo de tiempo concreto, como por ejemplo, un mes, un trimestre o un año.
Los reportes financieros son un elemento clave para las empresas, puesto que permiten convertir datos brutos, que por sí solos tienen poco o nulo valor, en información valiosa sobre el estado económico de la empresa. Como veremos más adelante, existen diferentes tipos de informes financieros que pueden resultar muy útiles para las empresas, desde un balance general de las cuentas hasta un reporte de masa salarial.
Los reportes contables suelen transformar los datos en conocimiento utilizando todo tipo de gráficos, lo que permite representar el estado financiero de una empresa de una manera muy visual. Gráficos de barras, circulares, de telaraña, de dispersión, de líneas… Existe una gran variedad de grafismos que permiten visualizar el estado económico de un periodo concreto de una manera muy clara.
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¿Para qué sirve un informe financiero?
La utilidad de los informes financieros va mucho más allá de conocer el estado económico de una empresa. Objetivamente esa es su principal utilidad, por ejemplo, un balance general anual permite conocer el rendimiento de un año de una empresa. Si solo se visualiza superficialmente, no parecerá una herramienta de gran utilidad.
Sin embargo, analizar en profundidad un reporte financiero puede ser vital para anticiparse a posibles problemas o confirmar que la estrategia que se está utilizando es la más adecuada, tomar decisiones más acertadas y otras muchas ventajas que aumentan la rentabilidad de las empresas.
Cómo se han alcanzado los logros o los fracasos
Acudir a reportes financieros para conocer detalladamente qué es lo que se está haciendo bien y qué es lo que se está haciendo mal es simplemente fundamental. Gracias a los informes financieros se puede conocer de forma clara de donde provienen los ingresos y los gastos de una empresa durante un periodo de tiempo determinado.
Si se tiene un registro adecuado de la actividad de la empresa, se pueden enlazar los datos obtenidos en los informes de trabajo con las acciones realizadas. De esta forma, se puede saber cuáles son las acciones que realmente están reportando beneficio a la empresa y cómo se ha conseguido, con el objetivo de replicar la misma estrategia en el futuro. O todo lo contrario, qué acciones han resultado ser un fracaso con el objetivo de no volver a repetir los mismos errores.
Mejora la toma de decisiones
Muy relacionado con el punto anterior se encuentra uno de los mayores beneficios de los reportes financieros: la mejora en la toma de decisiones. Basar las decisiones de la empresa en datos reales y no en intuiciones o un conocimiento poco profundo aumentará sin duda el porcentaje de acierto de las decisiones que se toman.
Imagina que necesitas tomar una decisión respecto al salario de las nuevas contrataciones para un puesto muy concreto. Si utilizas un informe de masa salarial, podrás conocer tanto el estado general como el específico de ese departamento para comparar salarios y establecer el más correcto según las características del puesto de trabajo a cubrir.
Encontrar errores de contabilidad
Los errores de contabilidad son más habituales de lo que se piensa en las empresas, sobre todo en aquellas que todavía no utilizan herramientas digitales para llevar las finanzas. Registrar todas las operaciones económicas correctamente es indispensable, puesto que la acumulación de errores pasará factura tarde o temprano.
Los informes financieros también permiten encontrar esos errores de contabilidad y corregirlos, ya que se trata de un momento en el que se revisan los datos históricos de las distintas operaciones económicas de una empresa.
Nuevas oportunidades de negocio
Al igual que se pueden detectar fallos de contabilidad, también se pueden encontrar nuevas oportunidades de negocio. Imagina una gráfica lineal de las ventas de un artículo durante todo el año que aumenta notablemente los meses de verano pero que se mantiene estable durante el resto del año. Al visualizar este reporte financiero, veremos claramente como este producto o grupo de productos son estacionales, pudiendo potenciar su venta durante ese periodo del año.
Tipos de informes financieros
En la actualidad existen varios tipos de informes financieros, desde muy específicos para conocer el estado de algo muy concretos hasta informes generales que permiten tener una visión global del estado económico de una empresa.
Para elaborarlos, se utilizan herramientas de software específicas que permiten generar todo tipo de reportes financieros de una manera muy sencilla y gráfica. Cómo se utilizarán los datos que se van recogiendo durante el día a día de una empresa, los resultados que se obtienen son 100 % reales. Por lo tanto, los informes generados resultarán ser de gran utilidad.
Balance general
El balance financiero o balance financiero general es uno de los informes imprescindibles para todas las empresas. Es un informe contable básico, ya que permite conocer el estado económico general de una empresa en cualquier momento. Para confeccionarlo se deben tener en cuenta tanto los activos financieros (ingresos, acciones, inversión, liquidez, etc.) como los pasivos (deudas con proveedores, préstamos, pagarés, etc.).
Un informe de balance general permite saber en qué estado se encuentra las finanzas de la empresa, con el objetivo de tomar las decisiones de futuro más adecuadas, ya sea para continuar creciendo o intentar corregir una tendencia negativa.
Estado de resultados
El estado de resultados es un tipo de reporte financiero que permite conocer de forma detallada como se obtuvieron los ingresos y los gastos durante un periodo de tiempo determinado. Se trata de un estado financiero cerrado que abarca un periodo concreto, habitualmente un año natural. En él se desglosan los ingresos y los gastos en distintas categorías para obtener un resultado bruto (antes de impuestos) y resultado neto.
Un informe de estado de resultados se suele realizar a final de cada año para conocer cuáles han sido los beneficios o pérdidas totales durante el último ejercicio. Es también un tipo de reporte financiero imprescindible para todas las empresas, puesto que permite conocer detalladamente las actividades que generan mayor rentabilidad o aquellas que son menos rentables, así como tomar decisiones para mejorar la rentabilidad total.
Informe de masa salarial
El informe de masa salarial es un tipo de informe de gestión de Recursos Humanos también muy útil para empresas con una gran cantidad de empleados. También se utiliza habitualmente en el sector público como ejercicio de transparencia.
Este tipo de reporte financiero consiste en un desglose de toda la estructura salarial de los empleados de una empresa. No solo permite conocer el gasto en concepto de salarios, sino que también permite descubrir el salario de cada categoría, el salario de los puestos de mando, cuál el es salario medio total o si existen diferencias salariales entre géneros que deben resolverse para adecuarse a la ley actual.
Es un reporting contable complementario que puede realizarse fácilmente si se posee un registro adecuado de los salarios, algo que por ejemplo en España es obligatorio.
Tanto para el registro de los salarios como para la realización de este tipo de reporte financiero, lo más recomendable es utilizar un software como el de Bizneo HR, puesto que podemos generar un informe de masa salarial de forma automática y casi instantánea, e incluso sin necesidad de saber cómo hacer un reporte financiero de una empresa.
Cómo calcular la masa salarial de una empresa
Calcular la masa salarial de una empresa de forma manual puede ser un auténtico lío de números. Primero se debe contar con un registro salarial actualizado y sin errores, algo difícil de mantener si no se hace de forma constante y con las herramientas adecuadas. Utilizar una hoja de cálculo no es muy recomendable, puesto que cuando el número de registros se dispara, controlarlo es sumamente difícil y costoso.
La fórmula para calcular la masa salarial es sencilla, pues tan solo hay que sumar todos los sueldos de los empleados de la empresa. La dificultad reside en disponer de un registro de todos los salarios, algo que tan solo podemos tener al día utilizando un software específico.
Además, para calcular la media salarial por género, por categoría o por puesto de trabajo hay que tener todos los salarios muy bien desglosados, algo fácil de conseguir con una herramienta de base de datos de empleados, pero difícil de hacer si no se utilizan.
Si este tipo de informe financiero resulta interesante para una empresa, lo mejor es registrar toda la información utilizando un software de Recursos Humanos que lo permita, y que además, genere todos los informes que se necesitan.
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Estado de flujo de efectivo
Otro de los informes financieros más utilizados por las empresas es el de estado de flujo de efectivo. Este permite conocer las fuentes, la regularidad y el uso del efectivo en una empresa. En este informe se reflejan todos los cobros y pagos realizados durante un periodo de tiempo, normalmente durante un año.
El objetivo es conocer de donde procede la liquidez y como se utiliza a lo largo del ejercicio. Se puede utilizar un método de cálculo directo, es decir, añadiendo directamente los datos de los pagos y los cobros, o indirecto, que se realiza a partir de los datos arrojados por el estado de resultados.
Estado de inversiones
Este tipo de reporte financiero permite conocer la evolución y el estado de las inversiones realizadas por una empresa en un período determinado. Este estado financiero es habitualmente elaborado a largo plazo, ya que se necesitan obtener una buena cantidad de datos para conocer si una inversión va por buen camino o no.
El reporte de estado de inversiones se utiliza fundamentalmente para conocer las ganancias o las pérdidas obtenidas a través de las inversiones y tomar decisiones respecto a ellas, ya sea mantener la inversión, cancelarla, o aumentar la cantidad invertida si ha resultado muy beneficiosa.
