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Ficha de empleado en las empresas | Cómo automatizar su gestión

Ficha del empleado

La ficha de empleado es un registro de los datos y documentos de interés de un trabajador: es un elemento fundamental para la gestión que Recursos Humanos realiza de la plantilla.

A medida que crece el tamaño de la plantilla, la tarea de mantener un registro de los datos de los trabajadores se va complicando hasta llegar un momento en el que se hace inabarcable si no se cuenta con ciertas herramientas de automatización. La ficha de empleado es un elemento lo bastante sensible como para que la empresa atienda a su optimización.

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Qué es la ficha de empleado

Como su propio nombre indica, la ficha de empleado comprende todo un conjunto de documentos y datos relevantes sobre el trabajador; esta información no es importante solo mientras dura su relación con la empresa, extendiéndose su ámbito de aplicación incluso cuando el empleado ya no forme parte de la organización.

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Por tanto, una ficha de empleado sirve para llevar adecuadamente un registro y las posteriores actualizaciones de los datos de los trabajadores, conviene guardar estos datos en una base de datos de Recursos Humanos, centralizada, fácilmente accesible, y susceptible de albergar campos de información de distintos formatos.

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Para qué sirve ficha de empleado

El objetivo primordial por el que la ficha de empleado tiene sentido es la creación de una base de datos con todas las referencias de la plantilla: esta base de datos sirve para facilitar futuras consultas de cara a rellenar documentación, enviarla a instituciones oficiales o reaccionar rápidamente ante casos de emergencia (como los accidentes de trabajo).

Por otra parte, una gestión eficiente de estas fichas implica necesariamente la centralización de los datos de contacto del empleado, de forma que se puede conectar la ficha de empleado con otros documentos (nóminas, contratos, altas y bajas) y con la información relativa al control horario (justificantes de ausencias, fichajes y vacaciones).

En definitiva, una ficha de empleado favorece el proceso productivo de la empresa y la toma de decisiones. El tiempo se optimiza mucho mejor, ningún trámite programado queda pendiente de su realización y cualquier dato o información se puede consultar al instante.

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Qué contiene la ficha de empleado

Datos personales

Por un lado, la ficha de empleado contendrá los datos personales del trabajador, y la información relativa al puesto que desempeña en la organización:

  • Nombre y apellidos.
  • Fecha de nacimiento.
  • DNI o NIE.
  • Domicilio.
  • Modo de contacto (teléfono y correo electrónico).
  • Número de afiliación a la Seguridad Social.
  • Cargo que ocupa en la empresa (categoría profesional, funciones, jerarquía).
  • Tipo de contrato o jornada laboral
Base de datos de empleados

Datos académicos incluidas en la ficha de empleado

Por otro lado, en la ficha del empleado se incorpora toda la información de índole laboral y académica del trabajador; estos datos podrán ser actualizados a medida que el empleado agregue competencias a su perfil, en forma de certificaciones, cursos o talleres.

  • Formación reglada: expediente académico con la relación de títulos obtenidos.
  • Formación complementaria: cursos realizados por su cuenta o por iniciativa de la empresa.
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Información de contactos de emergencia

Por último, es altamente recomendable que en la ficha de empleado la empresa cuente con un contacto de emergencia designado por el trabajador, en caso de que este sufra algún accidente laboral, o si se detecta que su integridad corre peligro por algún motivo.

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Fichas de empleado en Excel: por qué no usarlas

Llevar una ficha de empleados en Excel es la elección más inmediata por la que podría optar el departamento de RR. HH., ya que es un programa ampliamente utilizado que admite muchas posibilidades.

Sin embargo, no es recomendable valerse de la popular hoja de cálculo por los siguientes motivos:

  1. En Excel, realmente, no se automatiza nada: siempre se requiere una introducción manual de datos (salvo en el procesamiento por lotes, pensado para realizar cálculos): la sincronización ha de ser accionada por el usuario.
  2. Es bastante complejo conservar la integridad de los datos en distintos libros, en especial si existen conexiones entre ellos.
  3. No resulta intuitivo adjuntar documentación a las fichas: Excel funciona con enlaces externos que se editan a mano.
  4. Requiere de una estructura de archivos bien organizada en la que los objetos no pueden moverse libremente sin romperse los enlaces.

En su lugar, se recomienda valerse de un software de Recursos Humanos con ficha de empleado incorporada, capaz de proporcionar una interfaz mucho más intuitiva, y que esté pensado específicamente para la tarea de mantener estos datos a buen recaudo. Gestor documental + software de firma digital para asegurar el control, distribución, seguridad y autenticidad de todos los documentos corporativos.

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Como es natural, y dado que los trabajadores siempre están en el centro de las tareas de Recursos Humanos, es importante mantener las fichas de los empleados con sus datos ordenados, estructurados y accesibles desde un único repositorio. Tal y como ocurre desde nuestra suite.

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