La llegada de nuevos empleados a la organización conlleva que esta deba recabar información relevante sobre ellos, abarcando tanto los precedentes (antes de entrar en la empresa) como los que rigen durante la relación laboral. Vamos a analizar lo que es un legajo del trabajador o legajo de personal y la importancia de mantener actualizada la ficha de empleado en todo momento.
Tabla de contenidos
Qué es un legajo del trabajador y para qué sirve
Se entiende por legajo del trabajador o legajo laboral a todo el compendio de información sobre un empleado que maneja la empresa: dichos datos comprenden información laboral, jurídica e impositiva, y son de interés tanto para la empresa como para el propio trabajador.
El legajo de personal es un acopio de datos muy útil para que la empresa pueda afrontar con éxito dos tipos de situaciones en las que sus empleados se pueden ver involucrados:
- Asuntos internos, relativos a vacaciones, licencias o promociones.
- Asuntos externos, relacionados con organismos oficiales.
La forma en la que las empresas conservan el legajo laboral de sus empleados no es estricta ni viene determinada por ley: sin embargo, es conveniente que estos datos se estructuren y se custodien adecuadamente, no solo para blindarse ante situaciones potencialmente conflictivas, sino para optimizar cada fase del ciclo de vida del empleado.
Tipos de legajos laborales
- Legajo del candidato. Son los datos previos a la incorporación del empleado en la empresa. Comprende la información recopilada durante el proceso de reclutamiento y selección.
- Legajo permanente. Son los datos que tienen que permanecer actualizados mientras dure la relación laboral entre el empleado y la organización.
- Legajo temporal. Son los datos que se refieren a situaciones provisionales (no definitivas), o a circunstancias que pueden cambiar con el paso del tiempo.
De qué consta el legajo del trabajador
Documentación personal
Esta parte está compuesta por todos los documentos que identifican al trabajador. Es decir, la ficha de empleado: documentos de identidad, declaración de domicilio, datos de contacto, curriculum vitae, expediente académico, titulaciones…
Por qué no usar una ficha en Excel.
Documentación jurídica
Aquí entrarían los documentos legales como el contrato de trabajo entre la empresa y el empleado, documentos tributarios y de seguridad social, seguros obligatorios y normas locales que fuesen de aplicación.
Nuestro software de gestión documental integra un software de firma digital para garantizar el control, distribución y legalidad de todos los documentos corporativos.
Documentación de gestión interna
Es la información que se va creando sobre la marcha, a medida que el empleado completa su itinerario dentro de la organización: hablamos de certificaciones, licencias, relación de vacaciones y permisos, histórico de sanciones (si procediera) o evaluaciones del desempeño realizadas, por ejemplo, con un software de RR. HH.
Cómo automatizar el legajo de personal
El portal del empleado
Ambos elementos guardan una relación muy estrecha, ya que el portal del empleado es una interesante herramienta de Recursos Humanos que contribuye a facilitar el tráfico de información entre la organización y los trabajadores.
De hecho, esta interfaz abre la posibilidad a que sean los propios empleados quienes ayuden a la empresa a mantener actualizados sus legajos, estableciéndose una comunicación bidireccional mediante la cual los datos relevantes de los trabajadores sean siempre actuales y consistentes.
Automatización definitiva con un software de Recursos Humanos
A medida que crece una empresa y se van incorporando personas, el volumen de los datos acaba alcanzando cotas que obligan a tomar la decisión de automatizar la gestión del personal, creando una base de datos para empleados que centralice la gestión de todos los documentos empresariales y reduzca el tiempo de consulta por parte de la empresa.
Además, dado que el tiempo es la variable más valiosa de la que se dispone, contar con un programa de gestión de personal hace que Recursos Humanos pueda dedicarse a dar valor añadido al negocio, en vez de invertir su tiempo en recabar y organizar manualmente la información de los empleados.
Siempre conviene mantener actualizado (y automatizado) el legajo del trabajador, tanto de cara a los requerimientos que pueda recibir la empresa por parte de las administraciones públicas sobre sus empleados, como para tomar mejores decisiones sobre sus itinerarios en la organización.
