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Cadastro de funcionários nas empresas – Saiba como automatizar a gestão destes registros

Cadastro de funcionários

O cadastro de funcionários é um registo dos dados e documentos de interesse de um trabalhador. Como tal, é um elemento fundamental para a gestão dos recursos humanos das empresas.

À medida que as equipas crescem, a tarefa de manter um cadastro de funcionários torna-se cada vez mais complicada. Por vezes, torna-se quase impossível fazer esta gestão de forma correta. Assim, uma ficha de cadastro de funcionários é um elemento suficientemente sensível para que a empresa consiga otimizar os seus recursos.

O que é o cadastro de funcionários?

Tal como o seu nome indica, o cadastro de funcionários compreende todo um conjunto de documentos e dados relevantes sobre o colaborador.

Esta informação não só é importante durante o período de relacionamento do funcionário com a empresa, mas também amplia seu propósito de aplicação mesmo quando o funcionário não faz mais parte da organização.

Gestão de pessoas

Como tal, uma ficha de funcionario serve para manter um registro adequado e atualizações subsequentes dos dados dos colaboradores.

Além disso, é conveniente armazenar esses dados em um banco de dados de Recursos Humanos centralizado e facilmente acessível, de forma a acomodar campos de informação de diferentes formatos.

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Qual é a finalidade do cadastro de funcionários?

O principal objetivo da ficha de funcionario é criar um banco de dados com todas as referências do pessoal. Este banco de dados é utilizado para facilitar consultas futuras a fim de preencher documentos. É também útil para envio a instituições oficiais ou, até mesmo, reagir rapidamente em casos de emergência (tais como acidentes de trabalho).

Por outro lado, o gerenciamento eficiente destes arquivos envolve necessariamente a centralização dos dados de contato dos funcionários. Desta forma, o registo dos funcionários pode ser vinculado a outros documentos (folha de pagamento, contratos, registros e cancelamentos) e a informações relacionadas a controle de ponto (como por exemplo, comprovante de ausências, horários e férias).

Por fim, uma ficha de cadastro de funcionário apoia o processo de produção e tomada de decisões da empresa. Assim, o tempo é muito melhor otimizado, nenhum procedimento programado permanece pendente e quaisquer dados ou informações podem ser consultados instantaneamente.

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O que contém o cadastro de funcionários

Dados pessoais e profissionais da ficha de funcionario

Por um lado, a ficha do funcionário deve conter os seus dados pessoais e as informações relacionadas à posição que ele ocupa na organização, nomeadamente:

  • Nome do empregado, filiação, data de nascimento, naturalidade e nacionalidade;
  • Data de admissão;
  • Jornada de trabalho;
  • Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS;
  • Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público – PASEP ou no Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social – PIS;
  • Cargo e função;
  • Férias;
  • Acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver;
  • Remuneração.
  • CPF;
  • RG;
  • Estado civil;
  • Espaço para fotografia;
  • Encargos sociais;
  • Plano de carreira.
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Dados acadêmicos incluidos no cadastro de funcionários

Por outro lado, a ficha do colaborador inclui todo o trabalho e informações acadêmicas do funcionário.

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Estes dados podem ser atualizados à medida que o funcionário acrescenta habilidades a seu perfil, na forma de certificações, cursos ou workshops para garantir a capacitação profissional.

Por exemplo:

  • Treinamento formal: registro acadêmico com a lista de qualificações obtidas.
  • Treinamento complementar: cursos realizados por conta própria ou por iniciativa da empresa.
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Informações de contato de emergência

É também recomendável que na ficha do funcionário a empresa tenha um contato de emergência, para o caso de ele sofrer algum tipo de acidente de trabalho, ou se por alguma razão a sua integridade estiver comprometida.

Sistema de Recursos Humanos

Registros de funcionários no Excel: por que não usá-los?

Atualmente, manter um cadastro de funcionários no excel é a escolha mais imediata para o departamento de RH, dado que é um programa amplamente utilizado e que suporta muitas possibilidades.

No entanto, não é aconselhável usar a planilha popular pelas seguintes razões:

  • No Excel, nada é realmente automatizado, pois a entrada manual de dados é sempre necessária (exceto no processamento em lote, destinado aos cálculos) e a sincronização tem sempre que ser acionada pelo usuário;
  • Ao mesmo tempo, é bastante complexo manter a integridade dos dados em diferentes livros de registro de funcionários, especialmente se houver conexões entre eles;
  • Geralmente, não é nada intuitivo anexar documentação às guias: o Excel funciona com links externos que são editados à mão;
  • É também necessária uma estrutura de arquivo bem organizada, na qual os objetos não podem se mover livremente sem quebrar elos.
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Em vez disso, é recomendado o uso de um sistema de RH com uma ficha de funcionários embutido, capaz de fornecer uma interface muito mais intuitiva, e que foi especificamente projetado para a tarefa de manter esses dados seguros. Gestão de documentos + software de assinatura digital para garantir o controle, distribuição, segurança e autenticidade de todos os documentos corporativos.

Naturalmente, e dado que os funcionários estão sempre no centro das tarefas de RH, é muito importante manter o cadastro de funcionários com seus dados organizados, estruturados e acessíveis a partir de um único repositório.

Sistema de RH

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