Generar la prenómina es uno de los pasos previos en la creación y gestión de las nóminas de los empleados. En ella se tienen en cuenta las percepciones, deducciones y otros conceptos que afectan a cada individuo. Por tanto, se necesita recavar una información amplia y específica para evitar equivocaciones.
Cumplir con este proceso es esencial para remunerar a los empleados como es debido. A lo largo del procedimiento, se recopilan y contemplan las ausencias, horas extra, el tiempo trabajado, primas, incentivos y otros factores para efectuar los cálculos. Pese a que pueda parecer una labor exigente y dura para el departamento de Recursos Humanos es posible agilizarla gracias a la tecnología.
A lo largo de la entrada, profundizamos en el procedimiento de prenómina y los riesgos que provoca no llevar un control exhaustivo de este proceso.
Tabla de contenidos
¿Qué es una prenómina?
La prenómina es el cálculo y paso previo al pago de una nómina. Para efectuarlo, se recopilan factores como el conteo del tiempo de trabajo y las incidencias de nómina que afectan a cada trabajador. De este modo, se obtiene la base que determinará el salario final. Este proceso permite conocer la actividad de los empleados y cómo afecta a su compensación laboral.
En cuanto a las incidencias, un concepto clave para comprender este proceso, se trata de los cambios ocurridos en el periodo de tiempo a pagar. Cualquier modificación afecta al sueldo bruto de cada colaborador, por lo que el cálculo de la nómina, los impuestos y retenciones irá fluctuando.
Así, para evitar confusiones y errores de cálculo, es crucial recavar y almacenar toda la información relacionada con la nómina. El equipo de Recursos Humanos se encarga del proceso, pero, ¿por qué lo tienen que llevar a cabo?
Cómo se gestionan las nóminas desde Recursos Humanos.
¿Por qué se efectúa la prenómina?
La principal razón por la que se efectúa es para evitar errores de cálculo. Hasta la llegada de la digitalización, este proceso se desarrollaba de manera manual. Se apuntaban los datos según llegaba la información y por cada empleado. Ante una operación tan compleja, llena de variables y repetitiva, el riesgo de omitir una cifra o atribuirla a otro asiento del registro aumenta.
El proceso permite a sus responsable revisar los datos que han utilizado en busca de errores. Siempre pueden cotejarlos con los registros originales e introducir cualquier cambio antes de llegar a la nómina definitiva. Así, los trabajadores recibirán la remuneración adecuada según su contrato, días trabajados o complementos salariales a los que estén sujetos.
Por tanto, el procedimiento de prenómina no se debería tomar a la ligera. Su existencia es una cuestión de seguridad y control de los sueldos de los empleados. Además, permite mantener un seguimiento y registro de las incidencias que se pueden y van a dar a lo largo de los meses. Por ejemplo, un trabajador podría sufrir un accidente, lo que le llevaría a estar de baja durante un tiempo. Ante este evento, es importante registrarlo para el cálculo de su nómina.
Sin embargo, desarrollar todo este proceso a mano o empleando diferentes herramientas solo incrementa el riesgo de error. Si el responsable tiene que cotejar varios documentos en papel o archivos informáticos de todo tipo, es posible que pierda datos relevantes e invertirá más tiempo en su tarea del necesario.
Sí, un excel puede ayudar en una etapa inicial de la digitalización (especialmente para empresas con muy pocos trabajadores)… pero errar es humano y no deja de ser una herramienta en la que se introducen los datos de forma manual por un trabajador. Al combinar diferentes conceptos y fórmulas será inevitable que lleguen los errores… y si queremos cerrar informes y tener la prenómina lista y sin errores a tiempo… no lo lograremos.
Para evitar este problema, es importante contar con un software de gestión de nóminas que incluya prenómina automatizada, es decir, que recopile de los diferentes módulos de la suite de RR. HH. toda la información necesaria para posteriormente calcular y elaborar la nómina.
3 beneficios del procedimiento de prenómina
Toda empresa se puede beneficiar de efectuar una prenómina, sin importar su tamaño. No es recomendable restar importancia a la confección de los salarios y su control, ya que se podría caer en problemas de índole legal. Además, el malestar entre la plantilla no dejaría de aumentar, algo que afectará tanto al estado de ánimo y rendimiento laboral como a la confianza en la compañía.
Ahorra reclamaciones con la prenómina
Uno de los primeros beneficios es, precisamente, el ahorro de reclamaciones por parte de los empleados. La empresa se asegura su tranquilidad al llevar a cabo el proceso previo a la confección de la nómina. Se reducen las probabilidades de que encuentren errores en el documento definitivo, un mal trago que pocos querrán pasar a final de mes.
De este modo, la empresa aumenta la confianza entre la plantilla y mejora su imagen. Esto impactará de lleno en la lealtad y compromiso de los empleados, quienes trabajarán con la seguridad de que su labor será remunerada de forma justa.
Aumenta el control de los datos
Al registrar las incidencias, se aumenta el control de los datos. Cualquier cambio queda debidamente guardado para su posterior inclusión. Así, no se dejan pasar, ya sea una falta continuada al trabajo o una subida salarial, la información se tendrá en cuenta para la confección del documento final.
Recopila automáticamente incidencias y cambios en la nómina
Identifica el estado de cada persona
Gracias a este control, que puede llegar a ser muy exhaustivo, es posible identificar el estado de cada empleado con todo detalle y precisión. Los especialistas del departamento de RR.HH. disponen de un expediente personalizado, el cual cotejar siempre que sea necesario.
Por tanto, efectuar una prenómina no solo es cuestión de seguridad y control, sino de mejorar la eficiencia de la empresa. Sin este proceso se llegarían a dar problemas de relativa gravedad, algo que exigiría correcciones y rectificaciones que podrían no gustar a los empleados afectados.
Conceptos de prenómina que debes saber
Existen diferentes conceptos de prenómina que es necesario conocer. Gracias a ellos, la nómina definitiva será un reflejo fiel de la actividad del empleado. De entre todos, estos son los de mayor relevancia.
- Faltas y ausencias. Hace referencia a los días que un trabajador no ha acudido a su puesto. Puede incluir las justificadas, como acudir a una consulta médica. Ayudan a comprender el absentismo de la empresa.
- Horas extra. Es el tiempo de trabajo efectuado más allá de la jornada laboral. Es preciso registrarlas con detalle para remunerarlas de manera adecuada.
- Horas trabajadas en festivo. Son las que se desarrollan en jornadas que, en principio, no son laborales. Su compensación suele ser superior al de un día normal, ya que requieren un mayor esfuerzo.
- Vacaciones. Se trata del periodo en el que los empleados descansan, el cual puede o no afectar a la confección de la nómina.
- Retrasos. Son aquellas ocasiones en las que un trabajador acude a su puesto más allá de la hora de llegada estipulada. Es una incidencia a la que prestar atención, en especial si es recurrente.
- Permisos retribuidos. Permiten a los empleados disfrutar de días libres mientras siguen percibiendo su salario.
- Incapacidades. Situación en la que el trabajador no puede cumplir con las funciones y responsabilidades de su puesto. Hay varios tipos, como la baja médica.
- Gastos y dietas. En muchas empresas, los trabajadores pueden recibir en su nómina gastos y dietas propios de su puesto de trabajo.
- Complementos salariales. Son de distinta naturaleza y se suelen fijar por convenio. Incrementan el salario final a través de una amplia variedad de conceptos, como las primas por producción o la antigüedad.
Con la prepatoria de la nómina disponible en el módulo de incidencias de nómina de Bizneo HR, olvídate de revisar cientos de documentos y listados antes de enviar los datos necesarios a tu asesoría o gestoría u otro proveedor de nómina, ya que se transfiere automáticamente.
Cómo automatizar la prenómina para ganar en agilidad
Automatizar la preparatoria de la nómina (prenómina) es toda una apuesta por la seguridad y la agilidad. El proceso de recopilar todas las incidencias y cambios llega a ser tedioso y repetitivo, en especial cuando la plantilla es de gran tamaño. Mantener al día los registros se convierte en una tarea que consume demasiado tiempo, ocurre igual en las empresas pequeñas, que tienen que exprimir al máximo sus recursos.
Al utilizar un software de gestión de nóminas todo el proceso queda automatizado. La base de datos centralizada se encarga del trabajo duro. Consta de la información de los perfiles de cada empleado, los datos de su contrato y las incidencias que han ido sucediendo. Desde este módulo se conecta con el resto para cubrir todas las áreas de información preelaboración de la nómina.
Además, en el caso de Bizneo HR, es posible editar/establecer conceptos periódicos y puntuales para una resolución automática y lograr una personalización a cualquier política empresarial. Con informes de incidencias completos tanto en tiempo real como históricos para cualquier auditoría o revisión.
El programa imputará los datos de manera automática mes a mes. Por ejemplo, en el caso de los gastos y kilometraje, los kilómetros recorridos por el empleado, en caso de que la empresa se haga cargo de ellos. Gracias a esta solución, el equipo de Recursos Humanos se asegura de que la prenómina no contenga fallos, que la información es precisa y exacta y, a su vez, se ahorra un tiempo valioso en revisiones.
