Utilizar un software de nóminas es una cuestión de mejorar un proceso de gran importancia. Un simple error de cálculo puede traer consigo unas consecuencias negativas, que afectarán a la reputación de la empresa y que puede llevar a los tribunales. Y con la cantidad de datos a cotejar, el riesgo no deja de aumentar.
Sin embargo, al implementar un software de gestión de nóminas, se da un paso de gigante para que el proceso sea satisfactorio. Desde la prenómina, el cálculo de cada variable a la entrega del documento, cada parte se puede automatizar y simplificar, lo que ofrece una amplia variedad de ventajas.
Tabla de contenidos
Qué es un software de nóminas
Es una solución que automatiza la gestión de las nóminas de principio a fin. Registra las incidencias necesarias para realizar la primera parte del proceso, la preparatoria de la nómina, efectúa el cálculo de los salarios y ejecuta los pagos en tiempo y forma debido a los datos que contiene. Facilita cumplir las obligaciones salariales, fiscales, laborales y de la Seguridad Social.
Hay que tener en cuenta que la gestión de nóminas es una labor con profundas implicaciones. Afecta a la moral de los empleados, a sus incentivos, la satisfacción y hasta el prestigio de la empresa. Si esta paga tarde y mal, las noticias no tardarán en difundirse en la sociedad.
Para evitar estos y otros problemas, el programa para nóminas centraliza los datos de la plantilla, los cuales cruza para la generación del documento en sí. Por descontado, las gestiones sociales y fiscales se realizan atendiendo a la situación particular del empleado y de su tipo de contrato de trabajo.
También contribuye a simplificar la gestión de cualquier retribución variable. Todas las incidencias y cambios de las próximas nóminas (incidencias de nómina) se recopilan automáticamente, hablamos desde las horas extra a los incentivos que afectan a cada empleado, el software para hacer nóminas se encarga del trabajo.
Cómo se gestionan las nóminas desde Recursos Humanos.
Para qué sirve un programa para nóminas
El principal objetivo de un programa para nóminas es la automatización del proceso. Pese a su importancia, llevarlo a cabo a mano llega a ser tedioso al tener que repetir numerosos datos. Además, si la empresa cuenta con una plantilla extensa, hay que dedicar bastante tiempo para la confección y entrega de los documentos.
No obstante, es importante insistir en que todo lo que sea manual o incluso ofimático (excel o word)… generará errores, especialmente cuando la empresa crece y aumenta el personal.
Por tanto, lo realmente seguro y efectivo es apostar por programas para nómina de empleados que realizan todas las acciones del proceso, incluida la entrega. Lo que antes podía ocupar decenas de horas, ahora se lleva a cabo en cuestión de minutos. La información necesaria está disponible en la base de datos del software de nómina, la cual se utiliza para crear cada documento adaptado a las circunstancias del empleado.
La mejor solución es apostar por una plataforma de nómina que se integre en un software de Recursos Humanos, ya que al conectarse al resto de módulos, facilita la conexión de datos y se puede realizar un seguimiento del proceso de generación y conocer en tiempo real datos clave para la nómina como la rotación del personal, las altas y bajas, las horas extra cumplidas, la evolución de los salarios o cuánto percibe cada trabajador en función de sus turnos.
Ventajas del software de nóminas para RR. HH
- Ahorro de costes y tiempo. Evita dedicar personal a tareas que no aportan valor alguno, como introducir datos nuevos fruto de un cambio en las condiciones de los contratos. De labores como las mencionadas se ocupan los programas para cálculo de nómina.
- Facilidad para el cálculo de variables. La situación de los trabajadores varía mucho de uno a otro. Unos realizarán determinada cantidad de horas extras y otros estarán sujetos al cobro de incentivos. Al utilizar un software de gestión de nóminas, los cálculos se automatizan.
- Digitalización de las nóminas. Ya no es indispensable archivar los documentos físicos al ser ahora digitales. Esto evita ocupar mucho espacio, simplifica recuperar la información en caso de necesidad y favorece disponer de copias.
- Reducción de errores. Es la consecuencia de automatizar buena parte del proceso. La intervención humana es mínima. La información se extrae de la base de datos de RR. HH. del programa de nómina para realizar los cálculos en segundos.
- Satisfacción de los empleados. Las nóminas se ejecutarán y enviarán de manera automática. Gracias al software, cada trabajador puede consultar cualquier dato del documento en su ficha. Desde el salario bruto o neto a los complementos a los que esté sujeto, no le faltará información esencial.
Cómo cambia el uso de un software de nóminas en pymes, grandes empresas y gestorías
Pese a que las pymes, grandes empresas y gestorías ganan en agilidad, cada una de estas organizaciones cambia su funcionamiento al usar un software de nóminas. Al estar sujetas a una realidad diferente, la herramienta contribuye a optimizar el proceso y simplificarlo. Así, se mejora el uso de los recursos.
Pymes
No suelen contar con un departamento de Recursos Humanos debido a su tamaño, lo que les lleva a tener una persona encargada de la generación de nóminas. En ocasiones suele ser el dueño de la empresa quien se encarga de las tareas, algo que aumenta su carga de trabajo, que de por sí es alta.
Al utilizar el software de gestión de nóminas, la pyme reduce las horas destinadas a las tareas relacionadas. Ahorra tiempo en la confección del documento, su cálculo y entrega, así como en cumplimentar las responsabilidades sociales y fiscales.
Este último aspecto es interesante, ya que llega a consumir demasiado tiempo y recursos. Además, cualquier cambio en la legislación puede alterar el flujo de trabajo llevado hasta el momento. Habrá que investigar las modificaciones, comprenderlas y aplicarlas, salvo que se recurra a un asesor o gestor externo con el gasto monetario que implica.
Grandes empresas
Las grandes empresas disponen de más recursos que dedicar a la gestión de nóminas, pero están sujetas a mayores complejidades. Su tamaño dificulta realizar el proceso de forma manual o mecánica, que se desarrollará a lo largo de días. Es necesario cotejar unas variables que se repiten, de manera particular, entre cientos o miles de empleados.
Una funcionalidad de gran utilidad para este tipo de empresas es la capacidad del programa para nóminas de adaptarse a cualquier tipo de política empresarial, así, permite editar y añadir los conceptos que necesite cada entidad.
Cada uno de ellos está sujeto a unas condiciones específicas que reflejar en el apartado fiscal, como ocurre con el IRPF, y este es solo un pequeño detalle, pues las variables son considerables. Al automatizar cálculos y contar con un sistema de nómina seguro y que cumple la ley… se optimiza su gestión.
Por otro lado, las funcionalidades que profundizan en la automatización de procesos son claves para este grupo de empresas. Al tener tantos trabajadores… quieren tenerlo todo bajo control con el mínimo esfuerzo.
Prenómina automatizada y recopilación de incidencias de nómina, notificaciones y avisos para evitar errores, transmisión y volcado de datos en tiempo real, autogestión y acceso a un gestor documental para evitar solicitudes y peticiones cada dos por tres de los trabajadores.
Gestorías
El caso de las gestorías es particular, pues se encargan de la gestión de nóminas de varias empresas. El reto es el de mantener el orden para atender a cada cliente según sus características y necesidades.
Cuando emplean una plataforma de nómina, solo tienen que dedicarse a lo que mejor saben: cubrir el aspecto legal y laboral. Dejan el lado tecnológico de recolectar información de los empleados al propio software de gestión de nóminas. Se convierten en los aliados perfectos:
- Software de nómina -> Recoge los datos necesarios, los transmite y permite acceder a la nómina final. Sincronización y comunicación en tiempo real y desde un único portal a toda la información de los empleados.
- Gestoría/asesoría -> Se encarga de la parte legal, laboral. Ayudan a cumplir la ley y crean la nómina con todo la data que le entrega la tecnología. Además, por la cantidad de clientes que tienen, se ahorran todo el proceso de solicitudes y petición de datos. A una gestoría le pides un dato y te los da reactivamente pero no al momento, tiene que buscarlo y dedicarle ese tiempo.
Cuál es la mejor manera de externalizar la nómina
Cómo implementar con éxito un software de nóminas en una empresa
La implantación de soluciones o aplicaciones de nómina en una empresa empieza por conocer las necesidades propias. Este paso inicial es esencial para determinar el programa de nómina adecuado, ya que contribuirá a definir qué otros módulos resultan de ayuda. Por ejemplo, para simplificar la inclusión de las incidencias en el salario, poseer información sobre el control horario, de turnos rotativos, vacaciones o si han conseguido comisiones con un gran desempeño… facilitará el proceso.
Una vez determinadas las necesidades, se establecerán los objetivos que se persiguen y que la plataforma de nómina va a permitir alcanzar. Al completar estos dos pasos, se estará en posición de encontrar una solución completa y efectiva que se adapte por completo a la empresa y sus empleados.
Por descontado, hay que escoger la mejor solución para tu empresa. En Bizneo HR contamos con una solución integral de Recursos Humanos con software de nómina incluida. Gracias a los diferentes módulos que ofrecemos, se contará con toda la información, del empleado necesaria para la prenómina, que se mostrará clara y detallada en el documento.
Podrás conectar tu sistema con gestorías, asesorías o incluso otros proveedores de nómina; lo que necesites para garantizar el pago de los salarios y el cumplimiento de las leyes asociadas. Toda una apuesta por unificar la gestión del personal y optimizar las gestiones esenciales del día a día de Recursos Humanos.
