El outsourcing de nómina es una alternativa para empresas de todos los tamaños. Ya no es extraño que se externalicen determinados servicios, como el reclutamiento o incluso la limpieza, en aras de reducir costes. ¿Por qué no la creación y gestión de nóminas?
La gestión integral de las nóminas es una de ella. Este proceso puede convertirse en uno tedioso y complejo, lleno de errores. La fiscalidad y los aspectos de la compensación laboral, sujetos a cambios inesperados provocados por las incidencias de nómina, pueden suponer un problema grave. Un error conducirá al pago de multas o acabar en juicios interminables, lo que hace necesario recurrir a expertos en la materia.
Para aprovechar al máximo la oportunidad que representa el servicio de outsourcing de nóminas del personal, no está de más conocer sus principales características. A continuación, vemos su funcionamiento, tipos y tanto sus principales ventajas como desventajas.
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¿Qué es el outsourcing de nómina?
El outsourcing de nómina o externalización de nóminas consiste en la subcontratación de este proceso. Por regla general, es una responsabilidad del Departamento de Recursos humanos, que puede delegarse en una empresa externa. Esta se encargaría de efectuar los cálculos y pagos de salarios, así como la representación ante la Seguridad Social para el abono de cotizaciones y retenciones, entre otras acciones.
Cuando se opta por contratar este servicio, los datos de los empleados se comparten con la empresa de outsourcing de nómina (por ejemplo datos de horas extra, vacaciones, despidos, incrementos salariales). De este modo, lleva a cabo el proceso de forma integral, pero sin dejar de lado la comunicación con su cliente.
Es posible optar, en la actualidad, por dos opciones.
- Por un lado, subcontratar una asesoría o gestoría especializada en nóminas, que se encargará de todo el proceso.
- Por otro lado, sería apostar por una tecnología integral de Recursos humanos que cuente con un software de gestión de nóminas para mejorar la digitalización del negocio. Sin embargo, ahondaremos en las particularidades de estas dos modalidades más adelante.
Cómo se gestionan las nóminas desde Recursos Humanos.
¿Cómo funciona un outsourcing de nómina?
La respuesta a cómo funciona un outsourcing de nómina es más sencilla de lo que pueda parecer. La empresa interesada externaliza toda la gestión en un proveedor. Este se encargará de los trámites salariales mes a mes, es decir, efectuará las nóminas y las pagará a nombre de su cliente en el tiempo y forma adecuados.
Además, se responsabiliza de los asuntos legales y fiscales derivados de gestionar las nóminas. La labor que lleva a cabo el proveedor, en la mayoría de casos, es integral, para lo que necesita los datos de los empleados de su cliente. Debe conocer sus tipos de contrato de trabajo, las horas de trabajo mensuales, las incidencias de nómina que puedan ocurrir o las cotizaciones a los que están sujetos.
También cabe la posibilidad de que el proveedor gestione las contribuciones a los seguros privados de su cliente, los planes de pensiones que tenga suscritos y pagar a los colaboradores externos que puedan existir. De esta forma, la carga de trabajo administrativo del departamento de Recursos Humanos disminuye en gran medida.
La empresa no solo ahorra costes y pone en manos de expertos una gestión tan compleja, sino que centra sus actividades de Recursos Humanos en la captación de talento y su evaluación del desempeño.
Asimismo, se beneficia de los avances tecnológicos, en especial si opta por el outsourcing de nómina gestionado por un software integral, ya que muchas veces pueden conectarse o tener acuerdos con asesorías o gestorías legales.
Lo mejor de las dos opciones. Se automatiza buena parte del proceso y se cuenta con asesoramiento en todo momento, pero sin perder control y garantizando unos resultados satisfactorios.
Las dos opciones de outsourcing de nómina: asesor-gestoría vs. software de nómina
El servicio se materializa de varias formas. Cada outsourcing de nomina tiene unas ventajas y desventajas propias y ofrece unas perspectivas diferentes. Antes de externalizar cualquier servicio, es necesario considerar las opciones existentes y conocer qué es lo que tienen que ofrecer.
Asesor o gestoría de nómina
El asesor de nómina o gestoría es la opción tradicional que han usado las empresas desde hace décadas. Se trata de una gestoría especializada en asuntos labores y fiscales, la cual se encarga de todo el proceso administrativo. Sus profesionales cuentan con una formación específica en la materia y larga experiencia.
Colaboran codo con codo con la empresa para efectuar los trámites administrativos. Se encargan de revisar las faltas en el trabajo, la confección de los salarios de acuerdo a las necesidades del cliente, gestión de cotizaciones y, sobre todo, asesoramiento legal. Son de especial utilidad si se llega el caso de afrontar una inspección laboral.
Pese a lo que ofrecen, presentan algunas carencias respeto a alternativas más actuales. Su modelo de gestión es reactivo, es decir, emitirán informes y darán respuesta a las dudas tras la petición del cliente.
Esto resta control en tiempo real sobre el proceso y dificulta la comunicación en situaciones críticas. Además, utilizan varios formatos de archivo, como excel o PDF, para efectuar los traspasos de información, lo que puede llevar a pérdidas de datos o cometer errores en los procedimientos. Ya que no ofrecen al cliente un sistema digitalizado 100% seguro.
Software de nómina
Es una alternativa que ha ido cobrando fuerza en los últimos años. El proveedor del servicio ofrece un programa informático en modalidad Saas (software as a service), que garantiza una comunicación instantánea y acceso a los datos. La información necesaria para realizar las gestiones se almacena y transmite usando la nube, lo que evita la instalación de una infraestructura física.
El contacto entre la empresa y el proveedor es estrecho, ya que el software de gestión de nóminas se encuentra disponible en todo momento. Sea a través de un panel de control en tiempo real o de informes, la gestión es transparente y se facilita explorar los datos sobre las nóminas o salarios, para lo que existen filtros y buscadores. Así, el equipo de Recursos Humanos no se mantendrá completamente ajena de estas y otras cuestiones relacionadas.
Qué procesos automatiza un software a modo de outsourcing de nómina
Una vez contratas este outsourcing de nómina a través de una tecnología de RR. HH. delegas todas las tareas clave para elaborar la nómina.
- Prenómina automatizada gracias a que se conecta con el resto de módulos de su suite para recolectar las incidencias y datos necesarios para prepararla (horas trabajadas y horas extra, vacaciones, permisos, cumplimiento de objetivos para incentivos, altas o bajas, cambios contractuales…).
- Transmisión de datos. Facilidad para comunicar esos datos a los encargados de confeccionar la nómina, ya sea un departamento interno, una gestoría u otro proveedor de nómina.
- Gestión, almacenamiento y envío de las nóminas. El software de Recursos Humanos utiliza sus funcionalidades para dotar a cada empleado de un gestor documental para visualizar su nómina, una personalización y edición completa de los conceptos a los responsables para adaptarse a cada política empresarial; aparte de recibir avisos y notificaciones de cualquier incidencia a aplicar a posteriori. Funcionalidades para optimizar cada fase.
- Informes de nómina. Desde nuestra solución encontrarás informes de reportes de nómina tanto en tiempo real como a nivel histórico para tener un control exhaustivo de todos los datos relacionados con el salario de los trabajadores.
Con el software de gestión de nóminas de Bizneo HR, tanto empleado, responsable como incluso una gestoría-asesoría (puede tener un usuario para visualizar los datos), podrán tener acceso cuando y donde quieran.
En buena medida, las tareas administrativas se automatizan gracias a los flujos de trabajo, algo que simplifica el proceso, evita errores de duplicación y da un amplio margen de personalización. Esto se aplica a la hora de confeccionar las nóminas y su entrega, pero también para efectuar los trámites con la Seguridad Social o Hacienda. Un buen software dispone de integraciones con los sistemas de la Administración, un detalle muy a tener en cuenta.
Para terminar, el asesoramiento no se pierde, ya que es común que el proveedor del programa disponga de un equipo de profesionales. De este modo, el servicio que ofrece una gestoría convencional se mantiene y se potencia con el apoyo de la última tecnología aplicada a las gestiones de Recursos Humanos.
¿Cuándo optar por la externalización de nóminas?
Una razón para contratar un servicio de outsourcing de personal es el ahorro. Se busca reducir el tiempo consumido en determinadas actividades del departamento de RR. HH., pero sin dejar de lado la calidad de los resultados. El caso de la gestión de nóminas es un buen ejemplo dada su complejidad, en especial en cuanto a las relaciones con la Administración y la gestión de la fiscalidad. Mantenerse al tanto de los cambios requiere de personal especializado, el cual aumentará los costes de la compañía.
También es una buena alternativa para evitar errores o problemas legales. Al recurrir al outsourcing de nómina, se pone la gestión de las nóminas en manos de expertos o de tecnologías que garantizan el cumplimiento de la ley y cuentan con acuerdos con asesorías. Son especialistas en derecho laboral, lo que reduce las equivocaciones. Si la empresa ya ha tenido que afrontar demandas, inspecciones de trabajo o ha llegado a juicios, quizás sea el momento de delegar.
Dada la importancia que ha adquirido en los últimos años la captación y desarrollo de talento, conviene que el departamento de Recursos Humanos se centre en esta labor. Cuantas menos tareas administrativas tenga que afrontar, mejor será su desempeño en las áreas que resten. Así, podrá concentrar sus esfuerzos en buscar y pulir a los perfiles profesionales que el negocio necesita para crecer.
Por último, en el caso de las empresas pequeñas, cuyos recursos les impiden realizar gestiones de Recursos Humanos, ganan en fiabilidad al recurrir al outsourcing de nómina. El coste que tienen que afrontar por las gestiones se reduce, pero obtienen unos resultados de calidad y ajustados a sus necesidades.
En la actualidad, la externalización utilizando un software de nómina de empleados como la incluida en la suite de Bizneo HR es la opción que mayor agilidad y efectividad aporta, ya que se automatiza todo el proceso. Ya que junta funcionalidades de Recursos Humanos, con una tecnología de gestión de nóminas que se puede integrar y/o conectar con gestorías – otros proveedores de nómina. Un todo en uno.
La empresa estará asesorada en todo momento por expertos en la materia. Asimismo, podrá revisar cualquier aspecto a través del propio programa en tiempo real y con disponibilidad 24/7, lo que facilita la resolución de problemas. Sin duda, un añadido que puede marcar un antes y un después en tu gestión empresarial.
