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Reclutamiento y Selección

Preselección de candidatos: qué es y 9 puntos a tener en cuenta

preselección de candidatos

La preselección de candidatos es una fase previa al proceso de selección y es imprescindible a la hora de definir los criterios de selección de una oferta de trabajo

La captación y retención de talento es sin duda un elemento clave para el éxito de las empresas. Encontrar al empleado ideal para cada puesto de trabajo es un tarea difícil que requiere de un gran esfuerzo por parte del departamento de Recursos Humanos. La preselección de candidatos, la fase anterior al proceso de selección, puede ahorrarnos mucho tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Realizar este trabajo previo de investigación es necesario si queremos encontrar el candidato perfecto. Un trabajo que nos ayudará a cubrir vacantes de una forma más efectiva y rápida, gracias a la detección de necesidades y definición detallada del perfil a buscar.

¿Qué es la preselección de candidatos en una organización?

La preselección de candidatos se trata de una fase inicial del reclutamiento de personal en la que se trata de definir los puntos clave de este proceso. Para ello, el departamento de recursos humanos deberá realizar una investigación previa en la que se tendrán que identificar las necesidades de personal de la empresa. ¿Qué tipo de talento y experiencia necesito para mi empresa?

Obviar la fase de preselección de personal puede provocar que tengamos multitud de problemas en las siguientes fases de la captación de talento. Desde grandes dificultades para encontrar el candidato adecuado o candidatos indebidos en fases avanzadas, hasta incluso la contratación de personal que no cumple los requisitos deseados.

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¿Qué puntos hay que tener en cuenta durante la preselección de candidatos?

A pesar de que la preselección de candidatos pueda parecer casi un mero trámite, tiene una gran relevancia en el proceso de reclutamiento. Existen varios puntos clave que deberemos tener bien claros antes de iniciar la búsqueda de posibles candidatos. Este trabajo de planificación nos facilitará muchísimo tareas posteriores y aumentará la eficacia del proceso.

Detección de necesidades en la preselección de candidatos

La detección de necesidades de la empresa es uno de los puntos clave de la preselección de candidatos en organizaciones. Es necesario averiguar qué funciones o tareas están huérfanas y qué tipo de trabajador se necesita para que estén bien cubiertas, así como qué tipo de contrato/jornada se va a realizar.

Puede que el puesto a cubrir esté relacionado con la marcha o jubilación de un trabajador. También puede tratarse de una sustitución o una contratación temporal, ya sea por baja laboral de un empleado, excedencia o vacaciones. También puede surgir una vacante por crecimiento de la empresa o la necesidad de talento para un nuevo proyecto.

En este punto será necesario tener una comunicación fluida con el responsable de la sección  donde se encuentra la vacante a cubrir para así analizar el puesto y qué es lo que se necesita exactamente. Tocará realizar una investigación en la que deberemos recopilar información. Algunos de los puntos a tener en cuenta son:

  • Identificación y descripción del puesto de trabajo. Qué funciones y actividades lo componen.
  • A qué departamento o sección pertenecerá dentro del organigrama de la empresa.
  • Dependencia jerárquica directa del puesto a cubrir
  • Ubicación territorial
  • Papel que desempeña dentro del proceso productivo
  • Responsabilidad
  • Relaciones funcionales
  • ¿Es una promoción interna?
  • Dedicación horaria (jornada completa, parcial, de fin de semana…)
  • Temporalidad (Indefinido, temporal, puntual…)
  • Número de puestos vacantes
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Definición del perfil a buscar

También deberemos definir de una forma precisa qué tipo de trabajador estamos buscando en la actualidad. Naturalmente esto tiene una relación con el anterior paso, ya que una vez descubierta las necesidades de la empresa, resultará más sencillo definir un modelo de trabajador ideal para el puesto. ¿Qué puntos hay que tener en cuenta?

  • Formación: se debe definir si estamos buscando alguien con formación universitaria, doctorado, formación profesional o si simplemente no es necesario disponer de ninguna titulación específica.
  • Experiencia laboral: por supuesto deberemos definir cuantos años de experiencia laboral son necesarios para cubrir el puesto vacante. ¿Necesitamos una persona con mucha experiencia o buscamos un joven talento?
  • Competencias: una cosa es la formación académica y otra las habilidades o conocimientos adquiridos. Se debería hacer un listado de soft y hard skills que el candidato ideal debería de tener.
  • Rasgos de personalidad: puede que por la naturaleza del propio puesto el candidato necesite una serie de rasgos de personalidad innatos.
  • Herramientas: ¿Qué herramientas de trabajo es necesario dominar para acceder al puesto de trabajo?
  • Nivel de responsabilidad: ¿Se trata de un puesto de trabajo con personal a cargo?
  • Idiomas: ¿Qué lenguas debe dominar el candidato ideal y cuál es el nivel deseado?
  • Disponibilidad: también deberíamos definir la disponibilidad horaria del empleado, si puede realizar viajes a menudo o incluso si está dispuesto a cambiarse de domicilio.
  • Salario: rango salarial sobre el que podemos negociar.
  • Otros beneficios: flexibilidad horaria, teletrabajo, plus por productividad, seguro médico…  
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Preselección de candidatos negativa

Hasta ahora hemos hablado de los puntos que SÍ debería tener el futuro empleado, algo que se denomina como selección positiva. Sin embargo, durante la preselección de candidatos también podemos poner en práctica la selección negativa. Esta consiste en definir las red flags que harán que un candidato quede automáticamente descartado.

Por ejemplo, un punto de descarte puede ser que necesitemos un empleado con un nivel muy alto de inglés, ya que el puesto exige tratar con clientes internacionales. También puede estar relacionados con la experiencia laboral o el conocimiento de ciertas herramientas indispensables que se deben conocer de manera previa.

También puede resultar interesante definir las famosas killer questions que se realizarán durante las entrevistas. En definitiva, se trata de dar un poco la vuelta a las necesidades para descubrir aquello que no queremos o que no podemos aceptar en esta oferta de trabajo. Esto puede ser de gran ayuda en el momento de la selección de currículums o durante la fase de entrevistas.

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Método de reclutamiento

Otro punto que se debe definir durante la preselección de candidatos es el método que vamos a utilizar durante el proceso de reclutamiento. En caso de que sea necesario, es posible combinar las diferentes fórmulas existentes: 

  • Reclutamiento activo: es el método tradicional. Se publica una oferta de trabajo y las personas interesadas envían su Curriculum Vitae.
  • Reclutamiento pasivo: el departamento de RR. HH. será el encargado de buscar y ponerse en contacto con aquellas personas que cumplan con los criterios definidos.
  • Reclutamiento interno: también podemos tirar de CV almacenados en nuestra base de datos, empleados en activo, recontratación de antiguos empleados, recomendaciones internas, etc.
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A la hora de cubrir puestos relevantes o de alto valor, esta técnica es la que aporta mejores resultados.

Diferencias entre criterios esenciales y deseables

En ocasiones resulta complejo encontrar a la persona ideal por mucho que busquemos. Por ello, es una buena idea diferenciar entre criterios esenciales y deseables. Esto también nos facilitará la tarea de la criba curricular. Los criterios deseables deberían ser puntos no imprescindibles que podrían mejorarse fácilmente a lo largo del tiempo gracias a la formación.

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Preselección de candidatos: ojo, revisar anteriores procesos

Durante la preselección de personal podemos echar un vistazo a anteriores procesos de reclutamiento. Esto nos permitirá tener en cuenta los errores cometidos para así no volver a tropezar en la misma piedra. También puede ser un buen ejercicio para rescatar aquella idea o técnica que nos facilitó la tarea.

Al final, el objetivo es realizar procesos de contratación cada vez más efectivos, tanto en tiempo como en la misión de encontrar al candidato perfecto. Revisando procesos de selección anteriores podemos aprender muchas cosas.

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Nuestro software de reclutamiento cuenta con informes de reclutamiento y selección para que puedas estudiar procesos anteriores y ver en qué se acertó y en que se falló.

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Herramientas para la preselección de candidatos

Es toda una realidad que en un mundo como el actual es imposible ser competitivos si no utilizamos las herramientas correctas. Utilizar el sistema de Recursos Humanos más adecuado nos permitirá automatizar gran parte del proceso, así como ahorrarnos una gran cantidad de tiempo en muchas de las tareas típicas de un proceso de selección de candidatos.

Publicación de ofertas, recepción de CV automática, filtros y segmentación, evaluación de entrevistas, procesos internos, pruebas de selección de personal, informes, etc. Utilizar o no la herramienta de reclutamiento adecuada afectará de forma directa en el resultado final del proceso de reclutamiento.

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Por ello, durante la preselección de candidatos de una organización es una idea excelente dedicar un momento a listar las herramientas que podemos utilizar para ser más eficientes.  

Te puede interesar leer: Descubre las herramientas que todo buen reclutador debería utilizar.

¿Dónde vamos a publicar nuestra oferta de trabajo?

Hablando de publicación de oferta de trabajo, también deberemos decidir en qué portales de búsqueda de empleo vamos a publicarla. Existen cientos de ellos, algunos más generalistas y otros más específicos. Deberemos quedarnos con aquellos que ofrezcan un mejor ROI y dónde creemos que podemos encontrar perfiles adecuados.

Fuentes de reclutamiento

Último paso de la preselección de candidatos: redacción de la oferta

El último paso de la preselección de candidatos se centra en la redacción de la oferta de trabajo. Llegados a este punto, habremos hecho una investigación profunda sobre el puesto de trabajo a cubrir y dispondremos de los datos necesarios para redactarla adecuadamente.

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Si queremos atraer y captar talento de alto nivel, deberemos encontrar la forma de concentrar todos los datos en esta oferta. Limitarse a poner los datos y redactar una oferta al uso probablemente no atraiga a las personas adecuadas. Se debe ir un paso más allá, redactando una oferta atractiva y que contenga la información de forma simple y exacta.

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Utilizar la creatividad para diseñar una oferta de trabajo persuasiva y distinta a lo habitual puede ser determinante a la hora de encontrar perfiles de alto nivel, aunque es aplicable en cualquier ámbito. Esto nos puede diferenciar de la competencia y mostrar que somos una empresa que cuida hasta el más mínimo detalle.

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