Desde RR. HH. se invierte mucho tiempo y recursos en los procesos de selección de personal, evaluando candidatos que finalmente no prosperan. El Talent pool es una de las mejores herramientas de reclutamiento para guardar y aprovechar el talento de todos esos candidatos no seleccionados.
No solo eso, sino que existen muchos canales por los que pueden llegar candidaturas a la empresa, por ejemplo recomendaciones de terceros, o incluso trabajadores internos que sean potenciales candidatos para otros puestos diferentes dentro de la organización.
Saber cómo gestionar esos potenciales candidatos es clave para sacar provecho de ese talento, y que se convierta en una herramienta útil más en los procesos de reclutamiento.
Tabla de contenidos
¿Qué es un talent pool?
El «talent pool» es una base de datos de candidatos privada en la que se organizan aspirantes por sus habilidades. De esa manera, si un candidato no se adecúa a un determinado proceso pero la empresa considera que tiene un talento oculto o potencial para futuras vacantes, se guarda para contar con él en ese momento.
En definitiva, se trata de un registro o pool de talento interno que se usa a posteriori para satisfacer las necesidades de contratación en procesos de selección y agilizar así la búsqueda de candidatos.
Una versión segmentada de tu base de datos con los mejores aspirantes conseguidos, cuyo origen es diverso, ya sea de CVs del proceso de reclutamiento de una vacante nueva, candidaturas rechazadas en anteriores procesos; o, incluso, otros posibles candidatos para cubrir un puesto que vienen desde otra fuente (recomendaciones, trabajadores internos que busquen escalar a otros puestos…).
Esta herramienta tiene aún más valor cuando cada vez es más complicado encontrar personal cualificado:
8 de cada 10 empresas tienen dificultad para encontrar a los profesionales que necesitan.
‘Desajuste de talento 2023’ de ManpowerGroup
¿Por qué necesita tu empresa un talent pool?
Son muchas las razones por las que se debe contar con un pool de talento. Algunas veces será la mejor alternativa ante una necesidad urgente de cubrir un puesto, y otras veces será una herramienta adicional dentro de un amplio proceso de selección.
Las empresas que no cuentan con un talent pool requieren de unos procesos más dilatados en el tiempo para encontrar al candidato ideal ya que tienen que empezar la búsqueda desde cero sin otras alternativas disponibles.
¿Alguna vez habéis pasado horas y horas buscando CVs que os han llegado al correo o que están desperdigados entre carpetas y pilas de documentos? Pues el talent pool es una buena opción para ponerle solución. Evita estos registros anticuados que no son accesibles.
La identificación de los perfiles profesionales se hace mucho más rápida con esta tecnología de registro de talento (talent pool), gracias a que está correctamente almacenado y bien estructurado.
Es importante cuidar el acceso a los datos y la información si se quiere tener unos flujos de trabajo cómodos y bien organizados.
5 Ventajas de contar con un talent pool
Optimización de tiempo
Tener un talent pool nutrido con candidatos realmente cualificados y valiosos, permite dar una respuesta ágil y rápida a las necesidades de contratación.
Hay ocasiones que frente a adversidades como despidos o renuncias voluntarias de empleados es necesario urgentemente cubrir ese puesto, y los procesos de selección requieren de tiempo para encontrar a alguien apto para la vacante.
Como no es una práctica que requiera mucho tiempo, se convierte en una alternativa realmente valiosa en esas situaciones.
Todo el tiempo que se ahorra en los procesos de reclutamiento, si se cuenta con un talent pool, se puede invertir en otros aspectos quizá de mayor valor dentro del mismo proceso, por ejemplo, dedicar más tiempo a la evaluación cualitativa de los candidatos a través de pruebas de selección para identificar mejor la adecuación de esa persona al puesto.
Reducción de costes
Al minimizar la necesidad de publicar tantas vacantes y llevar a cabo procesos de selección largos y costosos para la empresa, se reduce los gastos de reclutamiento significativamente. Una cosa es evidente, menos tiempo invertido en procesos de selección = menor coste para la empresa.
Ese coste asociado al tiempo, se puede reinvertir en aspectos más valiosos como los mencionados en el apartado anterior. No solo eso sino que muchos de los portales de empleo, o simplemente la promoción de una vacante, ya lleva un coste asociado que se puede reducir significativamente.
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Hacer frente a la escasez de habilidades
Disponer de un talent pool con un registro amplio de candidatos, donde haya personas con las habilidades bien identificadas, da una alternativa en los casos donde existe una brecha en habilidades o cualificación de personal.
Es importante que la información de los candidatos que estén en el talent pool, esté bien nutrida y completa, para poder hacer una identificación más precisa. De esa forma no solo se podrán ver aspectos básicos cómo los años de experiencia o formación, sino que puedan valorarse también las habilidades personales.
Cómo recomendación, recuerda que estás se pueden diferenciar entre soft-skills y hard-skills. Así será mucho más fácil encontrar a los que realmente necesites.
Construcción de relaciones a largo plazo
Un talent pool bien gestionado puede ayudar a construir relaciones a largo plazo con las personas. No solo con los propios candidatos que puedan ser futuros trabajadores de la empresa, si no que se atenderán todas esas cartas de recomendaciones de empleo que llegan por parte de otras personas.
Automatizar, ayuda a crear flujos de trabajos que parametrizan y responden lo que se desee en cada momento, para que siempre el candidato o aspirante sienta que la empresa le ha respondido o informado.
Toda esa automatización es posible gracias a los software de reclutamiento y selección. Se puede tener una relación más cercana y cuidada con los candidatos, facilitando una comunicación directa con ellos, y todo eso desde un único punto.
Mejora la planificación estratégica
El talent pool te permite también identificar y anticipar las futuras necesidades de contratación, lo que facilita la planificación estratégica a largo plazo.
La evaluación del desempeño juega un papel fundamental en esta gestión estratégica de los procesos de selección, es importante para detectar las debilidades, y poder acudir al talent pool para encontrar ese refuerzo.
Imagen de marca empleadora
Fortalecer la imagen de marca empleadora es otra de las ventajas que tiene el contar con un pool de talento.
Una empresa que atiende y da la oportunidad a esos candidatos que en algún momento se han mostrado interesados en trabajar para ella, pese a que en ese momento no haya sido posible contar con ellos, construye una imagen atractiva para cualquiera. Esta se posiciona en el mercado como una organización que escucha a todos por igual y que toma todas las propuestas y solicitudes en consideración.
¿Qué tipo de candidatos debe tener un pool de talento?
El tipo de candidatos que debe tener puede variar según las necesidades u objetivos que tenga la empresa. Aquí están las principales agrupaciones de candidatos que se pueden identificar en un talent pool.
Candidatos de procesos de selección previos
En todo proceso de selección hay candidaturas que han sido identificadas, evaluadas y tomadas en consideración pero que no han prosperado en ese momento. Estas, pueden ser recuperadas y aprovechadas, convirtiéndose en uno de los tipos más comunes dentro del pool de talento.
Personal interno y colaboradores
Dentro de este grupo están todos aquellos trabajadores de la empresa que busquen una promoción interna o ser reasignados en otros puestos.
También pueden incluirse otros candidatos con tengan relación directa con la empresa, cómo consultores externos, o freelance que trabajen para la organización.
Candidatos pasivos y recomendados
Una búsqueda anterior en LinkedIn u otros canales sociales, puede haber sido suficiente para encontrar perfiles con una gran potencialidad. Es importante gestionar y guardar bien estos perfiles dentro del talent pool ya que quizá se encuentra el perfil de candidato ideal para una futura vacante.
Lo más importante es que sean candidatos diferentes y diversos. Nunca sabes con qué situación o en qué proceso se va a sumergir la empresa. El talent pool va a ser la solución ante esas circunstancias extraordinarias, así que… ¡ten una base de datos diversa y bien nutrida!
Cómo hacer un talent pool o base de datos de potenciales candidatos: 4 pasos
Crear un talent pool efectivo para cubrir las necesidades de Recursos Humanos implica seguir un proceso bien estructurado y definido. Estos son los 5 pasos principales que debe seguir.
Identificación de talento
El primer paso es identificar a los candidatos potenciales a ingresar en este talent pool. Esos candidatos pueden provenir de diferentes fuentes de contratación.
- CVs de aplicaciones previas de candidatos que han mostrado interés en la empresa en otros procesos de selección.
- Personas que han contactado con la empresa en algún momento fuera de los procesos de selección previos.
- Candidatos que hayan sido identificados en otros procesos de selección por otros canales, como por ejemplo por redes sociales. Pese a que ellos mismos no hayan mostrado directamente su interés en participar en esos procesos.
- Recomendaciones de empleo. Es decir, personas que nos contactan recomendando a un tercero por sus habilidades, experiencia, formación u otras cuestiones.
- Eventos de reclutamiento. Como ferias de captación, conferencias o eventos entre otros.
Evaluación y clasificación de candidatos
Una vez se hayan identificado a los candidatos potenciales, se deberá llevar a cabo una evaluación más profunda que determinará cierta idoneidad y ajuste con la empresa. Es importante que esta evaluación no sea algo determinante, puesto que se debe tener una visión más a largo plazo al desconocer las necesidades futuras de la empresa.
Para hacer una evaluación exhaustiva de los candidatos, los test psicométricos son una de las mejores opciones, ya que permite a los empleadores realizar una aproximación a los rasgos de los potenciales trabajadores.
La clasificación de los candidatos será de los puntos más relevantes. De este proceso dependerá la identificación futura de estos candidatos en los procesos de selección que se vaya hacer uso del talent pool.
Se puede hacer en función de su adecuación a roles específicos o áreas de la empresa. También se puede seguir otros criterios de clasificación como años de experiencia, formación o habilidades.
Existen muchas formas de realizar ese proceso evaluación, almacenamiento y clasificación de los candidatos, pero si se quiere hacer de una forma automatizada, segura y rápida, sin duda la mejor alternativa es mediante un ATS.
Automatización y gestión de datos del pool de talento
La gestión eficiente de la información es esencial para un pool de talento efectivo. Existen métodos básicos como el Excel para listar y almacenar la información de esos candidatos, pero realmente tiene muchas limitaciones.
Un software de reclutamiento como Bizneo HR, permite comunicarte directamente con los candidatos, prospectarlos y almacenarlos automáticamente desde un único punto. Así, se facilitan las siguientes etapas del proceso: elección de los finalistas al puesto, programación de videoentrevistas o clasificar y buscar de forma intuitiva al candidato que necesites según multitud de criterios; entre otras muchas funcionalidades.
Es más, se puede notificar a candidatos que tenemos en el talent pool que encajan con una nueva oferta de empleo que se haya lanzado en el Career Site de la empresa, y así agilizar aún más los procesos de búsqueda de candidatos.
Evaluación continua y ajustes del talent pool
La creación del talent pool no es un proceso estático, debe evolucionar con las necesidades cambiantes de la empresa u otros cambios de los propios candidatos. Es importante realizar evaluaciones regulares y periódicas para mantener así un pool de talento limpio y disponible ante cualquier necesidad eventual.
Esto puede incluir:
- Identificar brechas de habilidades
- Evaluar la diversidad y la inclusión en el talent pool para poder tomar medidas si es necesario
- Alinear la base de candidatos con las necesidades de la empresa y también con las tendencias del mercado laboral.
Para tomar las mejores decisiones, la solución es sencilla: contar con la mayor cantidad de datos objetivos sobre los candidatos y sobre el proceso de captación de talento en su totalidad.
El software de reclutamiento y selección de Bizneo HR combina toda la información individual del candidato: habilidades, competencias, formación, experiencia, adecuación al puesto, resultado de pruebas psicométricas… recopiladas en el talent pool,
y combinarlo con los datos objetivos del proceso en sí (pipeline): rendimiento del reclutador, calidad de las fuentes de reclutamiento, solicitudes internas de contratación, motivos de los movimientos entre las diferentes fases…
para entender con exactitud cómo, por qué y de dónde se ha encontrado el talento diferencial que ha sido elegido para el puesto y así poder perfeccionar los siguientes procesos de contratación.
