La gestión eficiente de los recursos es fundamental para el éxito de cualquier organización. Uno de los aspectos cruciales en esta gestión es la de elaborar un buen presupuesto de Recursos Humanos, ya que este tendrá un impacto directo sobre todas las personas que conforman la empresa, también en los objetivos y resultados.
Este proceso trata de planificar, anticipar y gestionar de manera efectiva los recursos económicos destinados al área de RR. HH., asegurando que se cumplan los objetivos estratégicos dentro de los límites presupuestarios establecidos.
Tabla de contenidos
¿Qué es el presupuesto de Recursos Humanos?
El presupuesto de Recursos Humanos es un plan financiero que permite a las empresas planificar y asignar los recursos que sean necesarios para reclutar, retener y desarrollar su fuerza laboral; es decir, los fondos, o básicamente el dinero, que se vaya invertir en la plantilla.
El presupuesto abarca diferentes aspectos como las nóminas, costes de contratación, formación de trabajadores, incentivos laborales y cualquier otro gasto relacionado con el personal de la empresa.
Para la elaboración de un presupuesto de RR. HH. efectivo, es necesario un análisis riguroso y una planificación cuidadosa para garantizar su éxito.
Importancia de planificar el presupuesto de RR. HH.
La previsión y anticipación siempre es una ventaja competitiva para las organizaciones, y cuando se trata de costes, se convierte en algo necesario para poder tener una buena salud financiera en la empresa.
Optimización de recursos y costes
Si hay una palabra que defina bien el objetivo de elaborar un presupuesto de RR. HH. es la «optimización» de todos los recursos disponibles y sus respectivos costes.
Esto permite sacar el mayor partido de esos recursos que tiene la empresa, de la forma más eficiente posible. Es uno de los principios de la gestión de Recursos Humanos; con menos obtener más.
Conocer bien los límites del presupuesto de Recursos Humanos
Al contar con una planificación, será más fácil anticipar y prever todo los límites presupuestarios. Por ejemplo, será más fácil identificar que salario se pagará a las nuevas incorporaciones, o por ejemplo, el tiempo máximo que puede estar abierto ese proceso de selección o el puesto sin cubrir.
Ceñirse a un presupuesto de Recursos Humanos determinado para la contratación de personal evitará también las sobre-contrataciones de personal.
Transparencia y responsabilidad
Disponer de un presupuesto otorga un grado más de trasparencia a la empresa, puesto que todos esos compromisos de gasto o deseos de inversiones quedan por escrito y compartidos a todo el equipo.
Es importante que el equipo o parte del equipo tenga acceso a esos documentos en cualquier momento para saber con qué presupuesto de Recursos Humanos cuenta y para qué aspectos está asignado.
Así, si se automatiza la gestión documental, cualquier miembro de la plantilla tiene acceso a cualquier dato, contrato, documento en cualquier momento y lugar. Incluso se puede firmar o distribuir a distancia cumpliendo con toda la normativa y legalidad.
Pasos para elaborar un presupuesto de Recursos Humanos
Estos son los pasos que debe seguir si quiere elaborar un presupuesto eficiente, realista y con garantías:
Definir el tipo de presupuesto para RR. HH.
Antes de empezar a crearlo, es necesario saber que tipo de presupuesto se quiere crear. Existen dos grandes tipos de presupuestos en RR. HH.
- Incremental
Esta metodología se basa en hacer un presupuesto desde otro existente, generalmente desde el más reciente o el anterior. Normalmente, si la empresa ha crecido, en este tipo de presupuestos, se trata de incrementar los valores previamente definidos.
- Desde “0”:
Esta tipología, como hace referencia su nombre, trata de elaborar un presupuesto desde cero, sin referencia alguna de presupuestos anteriores. Aquí la investigación previa y el riesgo a asumir es mucho mayor.
Analizar el rendimiento del presupuesto anterior y prever gastos futuros
Siempre es importante hacer un análisis exhaustivo de lo que se ha hecho hasta ahora. En este caso, si existen presupuestos de Recursos Humanos anteriores, se puede comparar el presupuesto con los resultados obtenidos, y como de efectivo fue asignar esas partidas presupuestarias con lo objetivos que estaban planteados alcanzar.
Existen muchos indicadores, llamados KPIs, que pueden ser de gran ayuda obtenerlos, para tener una visión general nítida, antes de comenzar con el proceso.
KPI’s para Recursos Humanos: tipos y ejemplos
Detectar necesidades y prioridades de la empresa
Este paso es importante para alinear los objetivos y la estrategia de la empresa al presupuesto que se vaya a elaborar. ¿Este presupuesto es lo suficientemente ambicioso para lograr ese crecimiento o esos objetivos planteados? Es una pregunta que es necesario hacer, siempre y cuando se tengan en cuenta los límites presupuestarios preestablecidos.
En esta fase será necesario tener una buena comunicación con otras áreas, que puedan darte información de lo que se pretende alcanzar.
Encontrar la mejor forma de asignar el presupuesto
Este es el apartado clave, y el más complejo a la vez. Se tiene que asignar un porcentaje de nuestro presupuesto de RR. HH. total a cada partida de gasto, que puedes ver en el siguiente apartado.
Si se ha hecho previamente un proceso de detección de necesidades y e investigación sobre los resultados obtenidos del presupuesto anterior, será de gran ayuda para hacer las nuevas asignaciones presupuestarias.
Es importante basarte en los datos y resultados previos lo máximo posible, para que esas decisiones estén más cualificadas. Lo importante no es eliminar el riesgo, sino asumirlo y minimizarlo.
Ajustes presupuestarios
Una vez ya tengas elaborado tu presupuesto, es posible que debido a los objetivos empresariales u otras circunstancias de la empresa, tengas que realizar algún ajuste para que se acerque lo máximo posible a la realidad.
También puedes hacer una revisión periódica de si se está cumpliendo el presupuesto inicial y si este está funcionando como estaba previsto.
Pero, ¿cómo se puede saber el rendimiento del presupuesto asignado para poder realizar los ajustes pertinentes? Una de las opciones que permite ver bien cual ha sido ese rendimiento, es evaluando el desempeño de la plantilla.
Estas evaluaciones del desempeño basadas en datos, la mejor forma de hacerlo es mediante un software de evaluación de desempeño, que nos indique el cumplimiento o no de las obligaciones laborales de cada empleado.
Tras la evaluación se podrá ver si es posible prescindir de personal, si se necesita contratar más para mejorar la productividad del departamento rendimiento; o, si se apuesta por asignar formaciones para desarrollar al trabajador tras detectar otras debilidades u oportunidades, y en definitiva, tener más información que ayude a tomar nuevas decisiones presupuestarias.
Gastos a tener en cuenta para un presupuesto de Recursos Humanos de éxito
Estos son los aspectos que puede incluir en el presupuesto:
Reclutamiento de nuevo talento
Todo proceso de selección de personal lleva unos costes asociados. Si la empresa en el periodo para el que se va a hacer el presupuesto tiene previsto incorporar personal al equipo, hay que tenerlo en cuenta.
Estos gastos varían dependiendo de cómo se vaya a realizar la selección. Si se hace de una forma externa, los costes de agencia, serán los más destacados. En el caso de que se haga de forma interna, los costes para publicitar las vacantes, pueden ser por ejemplo las mismas plataformas de contratación o portales de empleo.
Cuando se realiza esa selección de forma interna también se debe tener en cuenta tanto el tiempo que está abierto ese proceso, ya que lleva un coste asociado, como el número de reclutadores que van a participar en el mismo. Este último será el factor multiplicador del tiempo que se vaya a invertir por persona.
Desde luego, la consideración que mayor peso tendrá en este apartado, es la de los salarios que se está dispuesto a pagar a las nuevas contrataciones, teniendo en cuenta otros complementos salariales asociados.
Bizneo HR tiene en su software de reclutamiento y selección de personal la herramienta idónea para ahorrarte los costes de agencia y hacer la búsqueda de talento más rápida y eficiente internamente.
Formación y desarrollo profesional
La formación y desarrollo de los empleados es vital para tener una plantilla competitiva. Dentro del presupuesto de gestión de Recursos Humanos se puede asignar una parte a los cursos de formación que se vayan a impartir, plataformas de e-learning, certificados profesionales…
Desde un software de gestión de formación, podrás crear planes formativos, control de itinerarios, seguimiento y toda la gestión necesaria para el desarrollo profesional de los empleados.
Salario y compensaciones
Sin duda el apartado que mayor peso financiero va a tener en el presupuesto. Aquí se determinará todo el gasto del personal de la empresa, así como los bonus, beneficios y otros complementos salariales.
Cuando se habla de salarios no se puede olvidar las posibles renovaciones de contrato, ascenso de empleados, o jubilaciones, para saber qué costes de nóminas ya no serán necesarios y cuales tendrán que ser incrementados.
Prevención de riesgos laborales y bienestar
Este apartado tiene especial relevancia. Refleja el compromiso de la organización con la seguridad y bienestar de los empleados. No solo eso, sino que según la regulación vigente de muchos países es de obligado cumplimiento.
La prevención de riesgos laborales no solo garantiza la protección de los trabajadores ante posibles accidentes o enfermedades laborales, sino que también respalda la responsabilidad legal y ética de la empresa en lo que respecta a su personal.
Esto puede incluir; seguros médicos, equipos de protección de personal, programas de bienestar y salud mental entre otras cosas. Recuerda, un software de gestión de gastos, permite registrar y llevar un control total de los gastos de una forma sencilla y desde una única plataforma.
Tecnología e innovación
La digitalización en Recursos Humanos ha llevado a las empresas a agrandar la inversión dirigida a plataformas, software y otras herramientas digitales que automatizan y agilizan muchos procesos de RR. HH. Estos pueden ser los CRM de reclutamiento, HCM o ATS entre otros muchos. Bizneo HR es un Software de Recursos Humanos completo en los que integra todas estas funcionalidades en un único punto.
Otro de los impulsores de esta digitalización ha sido el teletrabajo, y evidentemente las empresas deben prever todos esos costes que conlleva tener a la plantilla trabajando remotamente; equipos informáticos, móviles, bonos para el pago de costes asociados a trabajar desde casa, set up etc.
Para tener un organización sólida que pueda enfrentar los retos futuros, es cada vez más necesario asignar una pequeña aparte de nuestro presupuesto a la innovación. Esta podrá buscar soluciones y oportunidades futuras.
Ten en cuenta el tiempo para definir tu presupuesto de RR. HH.
El tiempo y los gastos están directamente relacionados. Todo tiempo invertido en un proceso o tarea tiene un coste de oportunidad, es decir, el coste que tiene no haber invertido ese tiempo en otra cosa/acción.
Por ejemplo, si se invierte x horas en un proceso de onboarding o de formación, y no se utiliza para otras tareas de ese empleado, esas horas perdidas tienen un coste para la empresa que tiene que ser tomado en consideración.
Las horas extra, ausencias y vacaciones también tienen relevancia en este aspecto. Estas dos últimas, no solo suponen un gasto pagarlas. Es vital gestionarlo bien de forma que no haya solapamientos, ni áreas o tareas que al no estar cubiertas durante esas ausencias, puedan suponer una perdida de dinero para la empresa.
En un entorno tan competitivo, la gestión efectiva de los recursos es clave para el éxito de cualquier organización. Elaborar un presupuesto de Recursos Humanos bien estructurado se convierte en una herramienta indispensable.
Para facilitar esta estrategia, cada uno de los módulos de nuestra suite nutren de información objetiva para comparar y verificar si las decisiones que se han tomado son las adecuadas para el porvenir del negocio.
