A gestão eficiente dos recursos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Um dos aspectos cruciais dessa gestão é a elaboração de um orçamento de RH, que terá um impacto direto em todas as pessoas que compõem a empresa, assim como nos objetivos e resultados.
Esse processo tem o objetivo de planejar, antecipar e gerenciar de forma eficaz os recursos financeiros destinados à área de RH, garantindo o cumprimento dos objetivos estratégicos dentro dos limites orçamentários estabelecidos.
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O que é um orçamento de RH?
O orçamento de Recursos Humanos é um plano financeiro que permite às empresas planejar e alocar os recursos necessários para recrutar, reter e desenvolver sua equipe.
O orçamento abrange diferentes aspectos, como folha de pagamento, custos de contratação, treinamento de funcionários, incentivos trabalhistas e qualquer outro gasto relacionado aos colaboradores.
Para a elaboração de um orçamento de RH eficaz, é necessário fazer uma análise rigorosa e um planejamento cuidadoso para garantir seu sucesso.
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Importância de planejar o orçamento de RH
A previsão e a antecipação são sempre uma vantagem competitiva para as organizações e, quando se trata de custos, se tornam algo necessário para garantir uma boa saúde financeira da empresa.
Otimização de recursos e custos
Se há uma palavra que define bem o objetivo de elaborar um orçamento de RH, é “otimização” de todos os recursos disponíveis e seus respectivos custos.
Isso permite aproveitar ao máximo os recursos da empresa da maneira mais eficiente possível. E esse é um dos princípios da gestão de Recursos Humanos: fazer mais com menos.
Limites do orçamento de Recursos Humanos
Ao ter um planejamento, será mais fácil antecipar e prever todos os limites orçamentários. Por exemplo, será mais fácil identificar qual salário pode ser pago para as novas contratações ou o tempo máximo que o processo de seleção pode ficar aberto.
Seguir um orçamento de RH para a contratação de colaboradores também evita a contratação excessiva de pessoal.
Transparência e responsabilidade
Ter um orçamento traz mais transparência para a empresa, já que todos os compromissos financeiros ficam registrados e são compartilhados com toda a equipe.
É importante que a equipe ou parte dela tenha acesso a esses documentos a qualquer momento para saber com qual orçamento de RH conta e para onde ele está destinado.
Assim, se a gestão documental for automatizada, qualquer membro da equipe terá acesso a dados, contrato e demais documentos a qualquer momento e em qualquer lugar. Também é possível assinar ou compartilhar arquivos remotamente, cumprindo todas as normas e regulamentos legais.
Etapas para elaborar um orçamento de Recursos Humanos
Estas são as etapas que devem ser seguidas para elaborar um orçamento eficiente:
Definir o tipo de orçamento para RH
Antes de começar a criar o orçamento de RH, é necessário saber que tipo de documento criar. Existem dois principais tipos de orçamentos em RH.
- Incremental
Essa metodologia se baseia em fazer um orçamento a partir de um já existente, geralmente o mais recente ou o anterior. Normalmente, se a empresa cresceu, nesse tipo de orçamento, o objetivo é aumentar os valores previamente definidos.
- Do zero:
Essa tipo, como o nome sugere, consiste em elaborar um orçamento do zero, sem referência de orçamentos anteriores. Nesse caso, a pesquisa prévia e o risco são muito maiores.
Analisar o desempenho do orçamento anterior e prever gastos futuros
Sempre é importante fazer uma análise detalhada do que foi feito até agora. Nesse caso, se houver orçamentos anteriores de RH, é possível comparar o orçamento com os resultados obtidos para entender o quão efetiva foi a alocação dos recursos em relação aos objetivos estabelecidos.
Existem muitos indicadores, chamados KPIs, que podem ser de grande ajuda para ter uma visão mais clara antes de iniciar o processo.
KPI’s para Recursos Humanos: tipos e exemplos
Identificar necessidades e prioridades da empresa
Esta etapa é importante para alinhar os objetivos e a estratégia da empresa com o orçamento que será elaborado. Esse orçamento é suficiente para alcançar esse crescimento ou esses objetivos propostos? Essa é uma pergunta que precisa ser feita, desde que sejam considerados os limites orçamentários preestabelecidos.
Nesta fase, é necessário ter uma boa comunicação com outras áreas, para se ter todas as informações necessárias.
Encontrar a melhor forma de alocar o orçamento
Este é o ponto-chave e, ao mesmo tempo, o mais complexo. É necessário alocar uma porcentagem do nosso orçamento total de RH para cada item que envolve a área.
Nesse caso, identificar necessidades e fazer uma análise dos resultados do orçamento anterior são práticas que ajudam na hora de calcular as novas alocações orçamentárias.
É importante se basear em dados e resultados anteriores, para que essas decisões sejam mais acertadas. O importante não é eliminar o risco, mas assumi-lo e minimizá-lo.
Ajustes orçamentários
Depois de elaborar seu orçamento, pode ser necessário fazer algum ajuste para que ele seja realista, por conta dos objetivos empresariais ou de outras circunstâncias da empresa.
Também é possível fazer uma revisão periódica para verificar se o orçamento inicial está sendo cumprido e se está funcionando conforme o planejado.
Mas como saber se o orçamento alocado está funcionando, para fazer os ajustes necessários? Uma das opções é avaliar o desempenho da equipe.
Essas avaliações de desempenho baseadas em dados podem ser feitas por meio de um software de avaliação de desempenho, que indique o cumprimento ou não das obrigações trabalhistas de cada funcionário.
Após a avaliação, será possível ver se é necessário contratar mais pessoas para melhorar a produtividade do departamento; ou se é preciso oferecer treinamentos para desenvolver o funcionário após identificar outras fraquezas ou oportunidades, e, em última análise, ter mais informações para ajudar a tomar novas decisões orçamentárias.
Despesas a serem consideradas para um orçamento de Recursos Humanos de sucesso
Estes são os aspectos que podem ser incluídos no orçamento de RH:
Recrutamento de novo talento
Todo processo de recrutamento de pessoal tem custos associados. Se a empresa planeja contratar pessoas no período para o qual o orçamento está sendo feito, é preciso levar isso em consideração.
Esses custos variam dependendo de como será feita a seleção. Se essa seleção for feita de forma externa, os custos com agências, por exemplo, devem ser considerados. Se o processo é feito internamente, os custos para divulgar as vagas podem ser associados às plataformas de contratação ou portais de emprego.
Quando a seleção é feita internamente, também é necessário levar em conta tanto o tempo que o processo está aberto, quanto o número de recrutadores que participarão do processo.
Em relação a isso, o que terá maior peso é o salário que você está disposto a pagar para as novas contratações, levando em conta outros benefícios salariais.
A Bizneo HR tem o software de recrutamento e seleção de pessoal ideal para economizar custos e tornar a busca por talentos mais rápida e eficiente internamente.
Treinamento e desenvolvimento profissional
O treinamento e desenvolvimento dos funcionários são essenciais para ter uma equipe competitiva. Dentro do orçamento de gestão de Recursos Humanos, uma parte pode ser destinada aos programas de treinamentos que serão ministrados, plataformas de e-learning, certificações profissionais, entre outros.
Através de um software de gestão de treinamento, você poderá criar planos de treinamento, controlar itinerários, acompanhar e gerenciar todo o desenvolvimento profissional dos funcionários.
Salário e compensações
Sem dúvida, esse é o item que terá maior peso financeiro no orçamento. Aqui será determinado todo o custo do pessoal da empresa, bem como os bônus, benefícios e outros complementos salariais.
Ao falar de salários, não se esqueça das possíveis renovações de contrato, promoções de funcionários ou aposentadorias, para saber quais custos com salários não serão mais necessários e quais terão que ser aumentados.
Prevenção de riscos trabalhistas e bem-estar
Este item é especialmente relevante, porque reflete o compromisso da organização com a segurança e o bem-estar dos funcionários.
A prevenção de riscos trabalhistas não apenas garante a proteção dos trabalhadores em relação a possíveis acidentes ou doenças ocupacionais, mas também garante a responsabilidade legal e ética da empresa em relação à sua equipe.
Isso pode incluir seguros de saúde, equipamentos de proteção individual, programas de bem-estar e saúde mental, entre outras coisas. Um software de gestão de despesas permite registrar e controlar todas os custos de forma simples e em uma única plataforma.
Tecnologia e inovação
A digitalização em Recursos Humanos levou as empresas a aumentarem o investimento em plataformas, software e outras ferramentas digitais que automatizam e agilizam muitos processos de RH. Essas ferramentas podem ser CRMs de recrutamento, HCM ou ATS, entre muitos outros. O Bizneo HR é um software de Recursos Humanos completo que integra todas essas funcionalidades em um único ponto.
Outro impulsionador dessa digitalização tem sido o trabalho remoto, e as empresas devem prever todos os custos que envolvem ter uma equipe trabalhando remotamente, como: equipamentos de informática, celulares, bônus para o pagamento de custos associados ao trabalho em casa, configuração etc.
Para ter uma organização sólida que ajude a enfrentar os desafios futuros, é cada vez mais necessário alocar uma parte do nosso orçamento para a inovação. Isso poderá buscar soluções e oportunidades futuras.
Tenha em conta o tempo para definir o seu orçamento de RH
O tempo e os gastos estão diretamente relacionados. Todo tempo investido em um processo ou tarefa tem um custo de oportunidade, ou seja, o custo de não ter investido esse tempo em outra coisa/ação.
Por exemplo, se forem investidas x horas em um processo de integração ou treinamento, e não forem utilizadas para outras tarefas, essas horas perdidas têm um custo para a empresa que deve ser levado em consideração.
As horas extras, ausências e férias também têm relevância nesse aspecto. Essas duas últimas não apenas representam um gasto para pagá-las. É importante gerencia-las de forma que não haja sobreposições, nem áreas ou tarefas que, ao não estarem cobertas durante essas ausências, possam resultar em perda de dinheiro para a empresa.
Em um ambiente tão competitivo, a gestão efetiva dos recursos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Elaborar um orçamento de RH bem estruturado torna-se indispensável.
Para facilitar essa estratégia, cada um dos módulos de nossa suíte fornece informações objetivas para comparar e verificar se as decisões tomadas são adequadas para o futuro do negócio.
