A terceirização de RH é uma opção escolhida por quase 80% das empresas para externalizar e delegar parcial ou totalmente os processos deste departamento e, assim, otimizar os seus recursos disponíveis. São muitas as áreas dos Recursos Humanos que precisam de ser cobertas, e o outsourcing de RH destaca-se como uma das principais alternativas para cobrir todas essas necessidades.
Não só para aumentar a eficiência, mas também perante desafios ou tarefas complexas, uma visão ou ajuda externa mais especializada pode trazer valor estratégico à organização.
Existem certas variáveis e incógnitas que é necessário conhecer para saber se se deve ou não optar por esta alternativa. Existem também diferentes formas de externalizar a gestão de pessoal. Neste artigo falamos em pormenor de todos estes aspectos para esclarecer todas as dúvidas.
Tabla de contenidos
O que é a terceirização de Recursos Humanos
O outsourcing de Recursos Humanos é a prática em que as empresas subcontratam e delegam parte das tarefas ou responsabilidades do departamento de recursos humanos a terceiros, a fim de os ajudar no cumprimento dessas tarefas. Esta é uma alternativa comum quando os recursos disponíveis são insuficientes para realizar todas as tarefas relacionadas com a gestão de pessoal.
Também pode ocorrer quando as empresas procuram uma alternativa mais especializada que possa dar vazão a certas tarefas em que é necessária uma maior especialização.
Há uma multiplicidade de tarefas e funções de gestão de pessoal que as empresas podem externalizar. No entanto, algumas são mais susceptíveis de serem externalizadas do que outras. Isto deve-se à sua natureza técnica, à necessidade de especialização ou para obter uma maior eficiência operacional.
Vantagens da terceirização de Recursos Humanos
Maior garantia de qualidade com o outsourcing de RH
Em muitos casos, a terceirização de RH é utilizada para encontrar maior qualidade ou conhecimentos que não estão disponíveis internamente. Trata-se de uma alternativa para colmatar lacunas de conhecimento em determinadas circunstâncias.
Existem também muitas ferramentas digitais ou tecnologias avançadas que seriam mais difíceis de aceder se não fosse a externalização dos RH e a procura de serviços externos especializados.
Redução de custos e otimização de recursos
É evidente que, nalgumas ocasiões, pode ser mais dispendioso, pelo menos a curto ou médio prazo, contratar profissionais internamente.
O facto de contar com apoio externo para realizar ou delegar determinadas tarefas permite que o custo do tempo de trabalho dos empregados internos seja direcionado para outras tarefas de maior valor para a empresa, ou que sejam mais complicadas de externalizar.
71% das empresas que optam por terceirizar alguns processos o fazem para reduzir custos, de acordo com a Findstack.
Recomendamos o software de RH, uma pedra angular da otimização e da redução de custos para as empresas. Estas tecnologias ajudam a libertar o departamento de RH de tarefas repetitivas e densas que podem ser automatizadas.
Manter o foco na atividade principal
Este ponto está intimamente ligado à eficiência e à otimização dos custos referidas na secção anterior. Quando uma empresa externaliza algumas tarefas ou responsabilidades, permite-lhe manter o foco e todos os esforços internos disponíveis em aspectos mais relevantes para o negócio.
Investir tempo em tarefas que podem ser facilmente automatizadas ou externalizadas para os Recursos Humanos significa que são desperdiçados esforços para manter as prioridades da empresa bem atendidas.
Desvantagens da terceirização de RH
Há algumas desvantagens a considerar se quiser externalizar parte das suas tarefas de gestão do pessoal. Estas desvantagens estão sobretudo associadas aos prestadores de serviços tradicionais.
Custo dos honorários
O estabelecimento de uma relação de subcontratação com outra empresa pode representar uma grande despesa no orçamento dos RH. Embora a ideia do outsourcing possa ser a de poupar custos a longo prazo, o investimento inicial pode ser significativo.
Deve-se também ter em conta os possíveis custos ocultos ou circunstanciais que podem surgir. É o caso dos custos de gestão com um fornecedor adicional, das alterações de preços ou dos custos adicionais de serviços não incluídos no contrato inicial.
As plataformas de gestão de RH têm um custo substancialmente mais baixo do que a contratação de toda uma empresa para efetuar a mesma gestão, mas externamente.
A transferência de informações a nível interno, uma desvantagem da terceirização dos Recursos Humanos
Sempre que informações internas confidenciais são partilhadas com terceiros, há uma maior vulnerabilidade à fuga e segurança dessas informações. A este respeito, dispor de ferramentas e fornecedores com elevados padrões de segurança será crucial para proteger a privacidade e a confidencialidade de toda a documentação e informação distribuída.
Graças à utilização de uma ferramenta de RH, a organização e distribuição da documentação é muito mais fácil para as empresas. Assegurando que a documentação sensível sobre os empregados, as ofertas de emprego, as folhas de vencimento, as despesas e outras informações são guardadas num local seguro.
Perda do controlo da gestão, comum na terceirização dos RH
Nos casos em que há outsourcing de RH através de um fornecedor tradicional, a perda de controlo sobre os processos envolvidos na gestão do pessoal é significativa. Poderá ter sido necessário contactar a empresa de gestão para solicitar determinadas informações da empresa que só eram do seu conhecimento. Isto constitui uma violação considerável da segurança e da acessibilidade às informações internas.
Para não perder o controlo sobre o que está a acontecer, a comunicação e a gestão adequada dos documentos entre a empresa e a agência, bem como a gestão interna, são essenciais. O software de gestão documental é um ótimo companheiro nestes processos de gestão e distribuição de documentos.
Estas ferramentas digitais, como o software de RH, são indispensáveis hoje em dia para ter um controlo total sobre a gestão do pessoal de uma organização. É a melhor forma de ter, num único espaço, todas as informações sobre: os funcionários, controlo de horários, distribuição de documentação e folhas de pagamento, gestão de candidaturas e ofertas de emprego, entre muitas outras funcionalidades.
Tipos de outsourcing nos RH
Existem atualmente três tipos principais de terceirização de Recursos Humanos.
Terceirização total ou parcial para um fornecedor tradicional
As empresas de gestão ou empresas externas/prestadores de serviços tradicionais de RH têm sido uma das principais alternativas até à data. Estas empresas encarregam-se de realizar todas as tarefas que as empresas não sabem fazer ou não dispõem dos recursos necessários para as realizar… sempre externamente à própria organização. Por outras palavras, encarregam-se de realizar uma função ou um conjunto de tarefas relacionadas com os RH de outra empresa.
Dentro desta modalidade, existem diferentes formas de efetuar a externalização de RH.
- Off-shoring: Uma empresa subcontratada presta um serviço específico a outra empresa a nível internacional… e de forma deslocalizada.
- In-house: Um serviço é contratado a uma empresa externa, mas é efectuado dentro das instalações da empresa que contratou o serviço.
- Off-site: Exatamente o contrário do anterior, os serviços contratados são realizados dentro das instalações da empresa que presta os serviços/tarefas.
- Co-Sourcing: As responsabilidades e os riscos são partilhados entre diferentes empresas. A localização pode variar.
A desvantagem deste tipo de terceirização dos Recursos Humanos é que as principais desvantagens (custo de ter uma empresa externa dedicada a cobrir um serviço, dificuldade em obter informações internas e perda de controlo de gestão, etc.) são aumentadas ao trabalhar com uma entidade externa.
ASP para terceirizar os RH
A nível digital, existe também o ASP (application service provider). Neste caso, uma empresa seria contratada para configurar ou desenvolver software do princípio ao fim para cobrir as necessidades mais específicas de uma empresa. Este tipo de serviço tende a ser muito dispendioso, uma vez que é necessário muito tempo, pessoal e dedicação para criar um software específico para uma única empresa.
Atualmente, existem alternativas muito melhores e mais acessíveis, como os SAAS, que estão a ganhar cada vez mais importância na gestão dos recursos humanos. Neste caso, os utilizadores não têm de instalar nada, nem o fornecedor tem de criar um programa específico para uma única empresa, são uma versão normalizada que serve uma vasta gama de clientes e, por exemplo, neste caso, digitalizam ou externalizam funções na área de Recursos Humanos de que todas as empresas necessitam. Vejamos:
SAAS como outsourcing de RH
O SAAS, ou Software As A Service, é uma das opções mais escolhidas pelas empresas para a externalização dos Recursos Humanos.
Mais de 80% das PME’s e grandes empresas contam com um SAAS. Mas, por quê?
Embora não exista um desenvolvimento para uma única empresa, os SAAS permitem sempre um pequeno grau de personalização (especialmente ao nível da marca). Mas, ao nível das funcionalidades, há uma novidade. Todos os utilizadores a têm, o que significa que o custo é infinitamente melhor e que tendem a ser constantemente actualizados.
Estas ferramentas digitais resolvem muito bem as desvantagens que destacámos anteriormente, como a transferência de informação para terceiros, o custo elevado ou a perda de controlo interno.
Todas as tarefas que podem ser externalizadas, como a gestão dos salários, os processos de recrutamento ou a formação dos trabalhadores, podem ser geridas de forma digitalizada, automatizada e a partir de um único ponto, através de um software de recursos humanos, como é o caso do Bizneo HR.
A maior vantagem do software é que também as próprias empresas de gestão ou consultoria podem integrá-la. Isto permite adquirir valor acrescentado na prestação dos seus serviços, tornando-a mais eficiente, ágil e com maior qualidade.
Terceirização de Recursos Humanos | 4 tarefas que podem ser subcontratadas
No outsourcing de RH, estas são as principais tarefas que as organizações optam por externalizar.
Recrutamento e seleção de pessoal
A atração de talentos é uma tarefa vital para todas as empresas. Nos processos de recrutamento, é importante realizar entrevistas aprofundadas ou testes de recrutamento para conhecer melhor o candidato, o que implica investir muito tempo e recursos em cada uma delas.
Isto significa que os recursos disponíveis internamente não são suficientes para conseguir cobrir todas estas tarefas com uma qualidade razoável, pelo que as empresas optam por pedir ajuda a uma empresa externa.
Parte desta terceirização de todo o processo de recrutamento para os RH pode ser conseguida através da contratação de software de recrutamento e seleção.
Esta ferramenta tem como objetivo ajudar os recrutadores ou os departamentos de RH a optimizarem o seu recrutamento. Para as empresas que procuram talentos, não é a mesma coisa poder realizar os seus próprios processos de seleção com pessoal interno, que tem um vasto conhecimento das necessidades da empresa, do que deixar tudo nas mãos de pessoas externas.
Graças ao ATS, todas as tarefas necessárias de um processo de seleção podem ser realizadas internamente de forma ágil e automatizada. Como testes aos candidatos, uma correcta triagem curricular, entrevistas em vídeo, scorecards para saber a adequação do candidato ao cargo, entre outras tarefas essenciais.
Gestão dos salários e folha de pagamento
O outsourcing da folha de pagamento, é outra das tarefas mais subcontratadas pelas empresas. Consiste em delegar a um prestador de serviços externo os cálculos, a folha de pagamento, o pagamento de salários, a representação perante a segurança social para o pagamento de contribuições e retenções, entre outras acções e procedimentos.
Além disso, este prestador é responsável por todas as questões legais e fiscais decorrentes da gestão dos salários. Deste modo, a própria empresa fica livre de tarefas complexas que, se não forem corretamente executadas, podem dar origem a sanções graves.
O software de gestão da folha de pagamento é um elo comum entre a agência de pagamentos e a empresa. Facilita o armazenamento e a distribuição de toda a documentação relativa ao cálculo das folhas de pagamento a cada empregado, e até recolhe automaticamente quaisquer incidentes de cálculo das folhas de pagamento que possam existir para facilitar o trabalho de ambas as partes.
Serviços de auditoria especializados
Embora exista um departamento de Recursos Humanos, as empresas nem sempre têm um nível de especialização que lhes permita analisar, detetar ou interpretar corretamente todos os processos e problemas internos da gestão do capital humano. Isto deve-se ao facto de o pessoal responsável pelos Recursos Humanos ter normalmente uma especialização mais generalista.
Uma auditoria de RH subcontratada permite-lhes receber uma análise do que está a ser feito na empresa ou departamento. Desta forma, os problemas podem ser corretamente detectados e os conselhos podem ser dados por especialistas na matéria.
Formação e desenvolvimento profissional
Um estudo da Gallup revelou que 71% dos trabalhadores sentem que precisam de reforçar as suas competências para desempenharem as suas tarefas no trabalho. Face a esta procura, as organizações estão a recorrer a outras empresas especializadas em formação e desenvolvimento profissional para formar os seus empregados com novos conhecimentos e competências profissionais.
Não é necessário terceirizar todo o processo de formação. Graças à ajuda de ferramentas como o software de gestão da formação, é possível criar internamente planos de desenvolvimento profissional para os empregados, gerir e administrar todo o catálogo de cursos ou mesmo detetar as necessidades de formação da força de trabalho através de inquéritos automatizados.
Esta solução torna-se uma ferramenta complementar a quaisquer serviços de formação externos que possam ser contratados.
Para identificar as necessidades de formação, muitas empresas recorrem à avaliação de desempenho dos colaboradores. Através deste modelo, podem ser identificados os pontos fracos dos colaboradores em termos de conhecimentos, competências e desempenho.
É importante efetuar estas avaliações dos trabalhadores internamente, utilizando um software de avaliação de desempenho que permita agilizar e aperfeiçoar o processo, sem necessidade de o subcontratar a uma empresa ou consultoria externa.
Se for feito por uma empresa externa, perde-se a proximidade, o que faz com que não seja um processo objetivo, pois quem o analisa não faz parte da organização, podendo focar em aspectos superficiais ou vazios para as reais necessidades ou objectivos da empresa.
Muitas vezes um colaborador vale ou contribui com muito mais valor do que o desempenho líquido das suas tarefas, como é o caso daqueles que ajudam a unir a equipa e a motivar os outros colaboradores. Avaliações que só podem ser feitas com exatidão pela própria empresa.
Sem dúvida, as empresas necessitam muitas vezes de apoio externo, mas não é necessário que seja outra empresa a realizar estas tarefas ou funções, mas sim que estas possam ser realizadas a partir de dentro da empresa graças ao apoio e à terceirização ou, melhor dizendo, à otimização a partir de dentro que o software de Recursos Humanos proporciona.
