L’externalisation RH est une option choisie par près de 80 % des entreprises afin d’externaliser et de déléguer partiellement ou totalement les processus de ce département et d’optimiser ainsi les ressources disponibles. De nombreux domaines des ressources humaines doivent être couverts. L’externalisation des ressources humaines s’impose comme l’une des principales solutions pour répondre à tous ces besoins.
Non seulement pour accroître l’efficacité, mais aussi face à des défis ou des tâches complexes, une vision ou une aide externe plus spécialisée peut apporter une valeur stratégique à l’organisation.
Il faut connaître certaines variables pour savoir si l’on doit ou non opter pour cette solution, ainsi que les différentes manières d’externaliser la gestion du personnel. Dans cet article, nous abordons en détail tous ces aspects afin de dissiper les doutes.
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Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ?
L’externalisation des ressources humaines désigne la pratique par laquelle les entreprises sous-traitent et délèguent une partie des tâches ou des responsabilités du département des ressources humaines à un tiers, afin de l’aider dans l’accomplissement de ces tâches. Il s’agit d’une alternative courante lorsque les ressources disponibles sont insuffisantes pour mener à bien toutes les tâches liées à la gestion du personnel.
Elle peut également se présenter lorsque les entreprises recherchent une solution plus spécialisée, capable d’offrir un débouché pour certaines tâches nécessitant une plus grande expertise.
Il existe une multitude de tâches et de fonctions de gestion du personnel que les entreprises peuvent externaliser. Mais certaines sont plus susceptibles d’être externalisées que d’autres en raison de leur nature technique, du besoin de spécialisation ou pour atteindre une plus grande efficacité opérationnelle.
Avantages de l’externalisation RH
Une meilleure garantie de qualité grâce à l’externalisation des ressources humaines
Dans de nombreux cas, l’externalisation RH est utilisée pour obtenir une meilleure qualité ou des connaissances qui ne sont pas disponibles en interne. Il s’agit d’une alternative pour combler les lacunes en matière de connaissances dans certaines circonstances.
Il existe également de nombreux outils digitaux ou technologies de pointe auxquels il serait plus difficile d’accéder sans l’externalisation des ressources humaines et la recherche de services externes spécialisés.
Réduction des coûts et optimisation des ressources
Il est clair que dans certains cas, il peut être plus coûteux, du moins à court ou moyen terme, d’engager des professionnels en interne.
Le fait de disposer d’un support externe pour effectuer ou déléguer certaines tâches permet d’affecter le coût du temps de travail des employés internes à d’autres tâches. Notamment celles qui apportent une plus grande valeur à l’entreprise ou qui sont plus compliquées à externaliser.
71 % des entreprises qui choisissent d’externaliser certains processus le font pour réduire les coûts, selon Findstack.
Nous recommandons un logiciel RH, clé du succès de l’optimisation et de la réduction des coûts pour les entreprises. Ces technologies permettent de libérer le service RH des tâches répétitives et denses qui peuvent être automatisées.
Se concentrer sur les activités principales
Ce point est étroitement lié à l’efficacité et à l’optimisation des coûts évoquées dans la section précédente. Lorsqu’une entreprise externalise certaines tâches ou responsabilités, cela lui permet de se concentrer et de consacrer tous ses efforts internes aux aspects les plus pertinents pour l’entreprise.
Investir du temps dans des tâches qui peuvent facilement être automatisées ou confiées aux ressources humaines signifie que des efforts sont gaspillés pour maintenir les priorités de l’entreprise.
Inconvénients de l’externalisation des ressources humaines
Si vous souhaitez externaliser une partie de vos tâches de gestion du personnel, vous devez tenir compte de certains inconvénients. Ces inconvénients sont principalement liés aux prestataires de services traditionnels.
Coût du service
L’établissement d’une relation d’externalisation avec une autre entreprise peut représenter une dépense importante dans le budget des ressources humaines. Bien que l’idée de l’externalisation soit de réduire les coûts à long terme, l’investissement initial peut être important.
Vous devez également tenir compte des éventuels coûts cachés ou circonstanciels qui peuvent survenir. C’est le cas des coûts de gestion avec un prestataire supplémentaire, des changements de prix ou des coûts supplémentaires pour des services non inclus dans le contrat initial.
Les plates-formes de gestion des ressources humaines ont un coût nettement inférieur à celui d’un contrat avec une entreprise entière. On effectue la même gestion, mais en externe.
Le transfert d’informations internes, un handicap de l’externalisation RH
Chaque fois que des informations confidentielles internes sont partagées avec un tiers, la vulnérabilité aux fuites et la sécurité de ces informations augmentent. À cet égard, il est essentiel de disposer d’outils et de fournisseurs appliquant des normes de sécurité élevées. Cela permet de protéger la vie privée et la confidentialité de l’ensemble de la documentation et des informations distribuées.
Grâce à l’utilisation d’un outil RH, l’organisation et la distribution de la documentation sont beaucoup plus faciles pour les entreprises. En s’assurant que les documents sensibles concernant les employés, les offres d’emploi, les fiches de paie, les dépenses et d’autres informations sont stockés en lieu sûr.
Perte de contrôle de la gestion, fréquente en cas d’externalisation des ressources humaines
Dans les cas d’externalisation ressources humaines par le biais d’un fournisseur traditionnel, la perte de contrôle sur les processus liés à la gestion du personnel est remarquable. Vous avez peut-être dû contacter la société de gestion pour demander certaines informations sur l’entreprise qui n’étaient connues que d’elle. Il s’agit là d’une atteinte considérable à la sécurité et à l’accessibilité des informations internes.
Pour ne pas perdre le contrôle de ce qui se passe, la communication et la bonne gestion des documents entre l’entreprise et l’agence, ainsi que la gestion interne, sont essentielles. Le logiciel de gestion documentaire (GED) est un excellent compagnon dans ces processus de gestion et de distribution de documents.
Ces outils digitaux, tels qu’un SIRH, sont aujourd’hui indispensables pour avoir un contrôle total sur la gestion du personnel au sein d’une organisation. C’est le meilleur moyen d’avoir dans un seul espace, toutes les informations sur les employés, le contrôle des temps, la distribution de la documentation et des salaires, la gestion des candidatures et des offres d’emploi parmi beaucoup d’autres fonctionnalités.
Types d’externalisation des RH
Il existe actuellement trois grands types d’externalisation des ressources humaines.
Externalisation totale ou partielle auprès d’un fournisseur traditionnel
Les cabinets de conseil en gestion ou les entreprises externes/prestataires de services traditionnels de RH ont été l’une des principales alternatives jusqu’à présent. Ils sont chargés d’effectuer toutes les tâches que les entreprises ne savent pas faire ou ne disposent pas des ressources nécessaires pour le faire… toujours en dehors de l’organisation elle-même. En d’autres termes, ils sont chargés d’exécuter une fonction ou un ensemble de tâches liées aux ressources humaines d’une autre entreprise.
Dans le cadre de cette modalité, il existe différentes façons de procéder à l’externalisation des ressources humaines.
- Off-shoring : une entreprise sous-traitante fournit un service spécifique à une autre entreprise au niveau international… et de manière délocalisée.
- In-house : un service est contracté auprès d’une entreprise extérieure, mais il est exécuté dans les locaux de l’entreprise qui a contracté le service.
- Off-site : à l’inverse de ce qui précède, les services sous-traités sont exécutés dans les locaux de l’entreprise qui fournit les services/tâches.
- Co-sourcing : les responsabilités et les risques sont partagés entre plusieurs entreprises. Le lieu peut varier.
L’inconvénient de ce type d’externalisation des RH est que les principaux désavantages de travailler avec une entité externe sont accentués (coût d’une société externe dédiée à la couverture d’un service, difficulté à trouver des informations internes et perte de contrôle de gestion…).
ASP pour l’externalisation des ressources humaines
Au niveau digital, il y a aussi l’ASP (Application Service Provider). Dans ce cas, une entreprise est chargée de configurer ou de développer un logiciel du début à la fin pour couvrir les besoins les plus spécifiques d’une entreprise. Cette solution est généralement très coûteuse. Il faut beaucoup de temps, de personnel et de dévouement pour créer un logiciel spécifique pour une seule entreprise.
De nos jours, il existe des alternatives bien meilleures et plus abordables, telles que les SAAS. Ceux-ci gagnent de plus en plus d’importance dans la gestion des ressources humaines. Dans ce cas, les utilisateurs n’ont pas besoin d’installer quoi que ce soit. Le fournisseur n’a pas besoin de créer un programme spécifique pour une seule entreprise.
Il s’agit d’une version standardisée qui sert un large éventail de clients. Dans ce cas, ils digitalisent ou externalisent des fonctions dans le domaine des ressources humaines dont toutes les entreprises ont besoin. Voyons cela de plus près :
SAAS pour l’externalisation des ressources humaines
Le SAAS (Software As A Service) est l’une des options les plus choisies par les entreprises pour l’externalisation des ressources humaines.
Plus de 80 % des PME et des grandes entreprises disposent déjà d’un SAAS. Mais pourquoi ?
Bien qu’il n’y ait pas de développement pour une seule entreprise, les SAAS permettent toujours un petit degré de personnalisation (surtout au niveau de la marque). Au niveau des fonctionnalités, il y a une vraie différence… Tous les utilisateurs ont accès, ce qui signifie que le coût est infiniment inférieur et qu’ils ont tendance à être constamment mis à jour.
Ces outils résolvent très bien les inconvénients que nous avons soulignés précédemment. On peut mentionner le transfert d’informations à des tiers, le coût élevé ou la perte de contrôle interne.
Toutes les tâches qui peuvent être externalisées, comme la gestion des salaires, les processus de recrutement ou la formation des employés, peuvent être gérées de manière numérisée et automatisée, par le biais d’un logiciel RH, comme c’est le cas de Bizneo HR.
Le plus grand avantage du logiciel est que non seulement une entreprise peut utiliser cette technologie. Mais aussi que les sociétés de gestion ou de conseil peuvent l’intégrer et acquérir une valeur ajoutée dans la prestation de leurs services. En les rendant plus efficaces, plus agiles et de meilleure qualité.
Externalisation des ressources humaines | 5 tâches qui peuvent être externalisées
Dans le cadre de l’externalisation des ressources humaines, voici les principales tâches que les organisations choisissent d’externaliser.
Recrutement et sélection du personnel
Le recrutement de talents est une tâche vitale pour toutes les entreprises. Dans les étapes d’un processus de recrutement, il est important de mener des entretiens approfondis ou des tests de recrutement. Cela permet de mieux connaître le candidat, mais cela implique d‘investir beaucoup de temps et de ressources dans chacun d’entre eux.
Cela signifie que les ressources disponibles en interne ne sont pas suffisantes pour couvrir toutes ces tâches avec une qualité raisonnable. Les entreprises choisissent dpmc de demander l’aide d’une société externe.
Une partie de cette externalisation de l’ensemble du processus de recrutement vers les RH peut être réalisée en engageant un logiciel de recrutement et de sélection.
Cet outil a pour but d’aider les recruteurs ou les départements des ressources humaines à optimiser leur recrutement. Les avantages sont nombreux : pour les entreprises à la recherche de talents, il n’est pas équivalent de pouvoir mener ses propres processus de sélection avec du personnel interne. Celui-ci a une connaissance approfondie des besoins de l’entreprise, plutôt que de tout laisser entre les mains de personnes extérieures.
Grâce à l’ATS, toutes les tâches nécessaires à un processus de sélection peuvent être effectuées en interne de manière agile et automatisée. Il s’agit par exemple de tester les candidats, de procéder à une présélection correcte du curriculum. Ou encore de réaliser des entretiens vidéo, d’établir des cartes de pointage pour connaître l’adéquation du candidat au poste, entre autres tâches essentielles.
Gestion de la paie
L’externalisation de la paie est une autre des tâches les plus externalisées par les entreprises. Elle consiste à déléguer à un prestataire externe les calculs, la paie, le paiement des salaires, la représentation auprès de la sécurité sociale pour le paiement des cotisations et des retenues, entre autres actions et procédures.
En outre, ce prestataire est responsable de toutes les questions juridiques et fiscales liées à la gestion de la paie. L’entreprise est ainsi libérée de tâches complexes qui, si elles ne sont pas exécutées correctement, peuvent entraîner de graves sanctions.
Le logiciel de gestion de la paie sert de passerelle entre l’organisme de paie et l’entreprise. Il facilite le stockage et la distribution de tous les documents de paie à chaque employé. Il compile même automatiquement les incidents de paie qui peuvent exister pour faciliter le travail des deux parties.
Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur cet outil.
Services d’audit spécialisés
Même s’il existe un département des ressources humaines, les entreprises ne disposent pas toujours d’un niveau de spécialisation qui leur permette d’analyser, de détecter ou d’interpréter correctement tous les processus et problèmes internes liés à la gestion du capital humain. En effet, le personnel en charge des ressources humaines a généralement une spécialisation plus généraliste.
Un audit RH externalisé leur permet de recevoir une analyse de ce qui se fait dans l’entreprise ou le département. De cette manière, les problèmes peuvent être correctement détectés et des conseils peuvent être donnés par des spécialistes en la matière.
Formation et développement professionnel
Selon une étude de Gallup, 71 % des travailleurs estiment qu’ils ont besoin de renforcer leurs compétences pour mener à bien leurs tâches au travail. Face à cette demande, les organisations se tournent vers d’autres entreprises spécialisées dans la formation et le développement professionnel. Le but étant de former leurs employés à de nouvelles connaissances et aptitudes professionnelles.
Il n’est pas nécessaire d’externaliser l’ensemble du processus de formation. Grâce à des outils tels qu’un logiciel de gestion de la formation, il est possible de créer en interne des plans de développement professionnel pour les employés, de gérer et d’administrer l’ensemble du catalogue de cours ou encore de détecter les besoins de formation de la main-d’œuvre par le biais d’enquêtes automatisées.
Cette solution devient un outil complémentaire aux services de formation externes qui peuvent être contractés.
L’évaluation du personnel
Afin d’identifier les besoins en formation, de nombreuses entreprises utilisent les évaluations des performances des employés. Ce modèle permet d’identifier les faiblesses des employés en termes de connaissances, de compétences et de performances.
Il est important de réaliser ces évaluations des employés en interne, à l’aide d’un logiciel d’évaluation. Celui-ci permet de rationaliser et de perfectionner le processus, sans devoir le confier à une entreprise ou à un cabinet de conseil externe.
Si l’évaluation est confiée à une société externe, la proximité est perdue. Cela signifie qu’il ne s’agit pas d’un processus objectif, car les personnes qui l’analysent ne font pas partie de l’organisation. Elles peuvent rester dans des aspects superficiels ou futiles par rapport aux besoins ou objectifs réels de l’entreprise.
Souvent, un employé vaut ou apporte beaucoup plus que l’exécution nette de ses tâches. Par exemple ceux qui contribuent à souder l’équipe et à motiver les autres employés. Des évaluations qui ne peuvent être réalisées avec précision que par l’entreprise elle-même.
Certes, les entreprises ont souvent besoin d’un soutien externe, mais il n’est pas nécessaire qu’une autre entreprise exécute ces tâches ou fonctions. Elles peuvent être exécutées en interne dans l’entreprise grâce au soutien et à l’externalisation, ou plutôt à l’optimisation qu’offre un logiciel RH.
