La externalización de RR. HH. es una opción por la que optan casi el 80% de las empresas con el fin de tercerizar y delegar parcial o totalmente los procesos de este departamento y así optimizar sus recursos disponibles. Son muchas áreas de Recursos Humanos las que hay que cubrir, y el outsourcing de Recursos Humanos destaca como una de las principales alternativas para cubrir todas esas necesidades.
No solo empujados por aumentar la eficiencia, sino que ante retos o tareas complejas, una visión o ayuda externa más especializada, puede aportar valor estratégico a la organización.
Existen ciertas variables e incógnitas que es necesario conocer para saber si optar o no por esta alternativa, y diferentes maneras de externalizar la gestión de personal. En este artículo hablamos en detalle de todos estos aspectos con el fin de aclarar todas las dudas.
Tabla de contenidos
Qué es el outsourcing o externalización de Recursos Humanos
El outsourcing de Recursos Humanos se refiere a la práctica en la que las empresas subcontratan y delegan parte de las tareas o responsabilidades del departamento de RR. HH. Humanos en un tercero, con el fin de ayudar en el cumplimiento de las mismas. Es una alternativa común cuando no se disponen de los recursos suficientes para llevar a cabo todas esas tareas que tienen que ver con la gestión del personal.
También puede darse cuando las empresas buscan una alternativa más especializada que pueda dar salida a ciertas tareas donde sea necesario un mayor expertise.
Existen multitud de tareas y funciones de la gestión de personas que las empresas pueden subcontratar, pero algunas son más propensas que otras debido a su naturaleza técnica, la necesidad de especialización, o para lograr una mayor eficiencia operativa.
Ventajas de la externalización de Recursos Humanos
Mayor garantía de calidad con el outsourcing de RR. HH.
En muchas ocasiones, se recurre a la externalización de Recursos Humanos para encontrar mayor calidad o conocimiento que no se disponen internamente. Es una alternativa para cubrir brechas de conocimiento en ciertas circunstancias.
También hay muchas herramientas digitales avanzadas o tecnología que dé no ser por la externalización de recursos humanos y búsqueda de servicios externos especializados, sería más complicado acceder a ellas.
Reducción de costes y optimización de recursos
Es evidente que en algunas ocasiones, sea más costoso, al menos a corto o medio plazo, contratar a profesionales internamente.
El hecho de disponer de un soporte externo para realizar o delegar ciertas tareas, permite dirigir el coste de tiempo de trabajo de los empleados internos a otras tareas que aporten mayor valor al negocio, o que sea más complicado tercerizar.
El 70% de las empresas que deciden externalizar algunos procesos, lo hacen por la reducción de costes, según Findstack.
Recomendamos acudir a un software de Recursos Humanos, un pilar básico en la optimización y reducción de costes para las empresas. Estas tecnologías ayudan a liberar al departamento de Recursos Humanos de densas tareas repetitivas que pueden ser automatizadas.
Mantener el foco en el negocio principal
Este punto va muy ligado a la eficiencia y optimización de costes del apartado anterior. Cuando una empresa externaliza algunas tareas o responsabilidades, le permite mantener el foco y todos los esfuerzos internos disponibles, en aspectos más relevantes para el negocio.
La inversión del tiempo en tareas que se pueden fácilmente automatizar o externalizar en Recursos Humanos, hace que se pierdan esfuerzos en mantener las prioridades del negocio bien atendidas.
Desventajas del outsourcing o externalización de Recursos Humanos
Existen algunos inconvenientes que se deben tener en cuenta si se quiere externalizar parte de las tareas de la gestión de personal. Estas desventajas están mayormente ligadas a los proveedores de servicios tradicionales.
Coste de honorarios
Establecer una relación de outsourcing con otra empresa puede suponer un gasto grande dentro del presupuesto de Recursos Humanos. Aunque la idea de externalizar pueda ser ahorrar costes a largo plazo, la inversión inicial puede ser importante.
También se debe tener en cuenta posibles costes ocultos o circunstanciales que pueden surgir. Es el caso de los costes de gestión con otro proveedor adicional, cambios en los precios o costes adicionales por servicios no incluidos en el contrato original.
Las plataformas para la gestión de los Recursos Humanos, tienen un coste sustancialmente inferior, que la contratación integral de una empresa para llevar a cabo esa misma gestión, pero externamente.
Transferir información interna, hándicap del outsourcing de RR. HH.
Siempre que se comparte información interna confidencial con otro tercero, existe una mayor vulnerabilidad a la filtración de esa información y seguridad de la misma. En este aspecto, disponer de herramientas y proveedores con altos estándares de seguridad será crucial para proteger la privacidad y confidencialidad de toda la documentación e información que se distribuya.
Gracias al uso de una herramienta de Recursos Humanos, la organización y distribución de la documentación es mucho más sencilla para las empresas. Asegurándose a través de esta herramienta, que la documentación sensible sobre empleados, ofertas de empleo, nóminas, gastos y otra información, está alojada en un lugar seguro.
Pérdida de control en la gestión, habitual con la externalización de Recursos Humanos
En los casos donde existe outsourcing de RR. HH. mediante un proveedor tradicional, la pérdida de control sobre los procesos que tienen que ver con la gestión de personal es destacable. Seguro que ha tenido que contactar con la gestoría para solicitarle cierta información de la propia empresa que solamente conocían ellos. Esto constituye una brecha de seguridad y accesibilidad a información interna considerable
Para no perder control sobre lo que ocurre, la comunicación y la correcta gestión documental entre la empresa y la gestoría, así como la gestión interna, es fundamental. El software de gestión documental es un gran acompañante en estos procesos de distribución y gestión de documentos.
Estas herramientas digitales, como el software de RR.HH. son indispensables hoy en día para tener un control total sobre la gestión del personal en una organización. Es la mejor forma de tener en un único espacio, toda la información sobre los empleados, el control horario, la distribución de la documentación y nóminas, gestión de las candidaturas y ofertas de empleo entre otras muchas funcionalidades.
Tipos de outsourcing en RR. HH.
Actualmente, se pueden ver tres grandes modalidades de externalización de Recursos Humanos.
Outsourcing integral o parcial con un proveedor tradicional
Las gestorías o empresas externas / proveedores tradicionales de servicios de Recursos Humanos han sido hasta ahora una de las principales alternativas. Estas se encargan de realizar todas esas tareas que las empresas o bien no saben hacer o no tienen los recursos necesarios para hacerlo… siempre de forma externa a la propia organización. Es decir, se encargan de realizar una función o conjunto de tareas relacionadas con RR. HH. desde otra empresa.
Dentro de esta modalidad, hay diferentes formas de realizar la externalización de Recursos Humanos.
- Off-shoring: Una empresa subcontratada presta un servicio específico a otra a nivel internacional… y de forma deslocalizada.
- In-house: Se contrata un servicio de una empresa externa pero está lo realiza dentro de las instalaciones de la propia empresa que ha contratado el servicio.
- Off-site: Justo lo contrario a la anterior, los servicios contratados se realizan justo dentro de las instalaciones de la empresa que presta los servicios/tareas.
- Co-Sourcing: Se comparten responsabilidades y riesgos entre diferentes empresas. La localización puede variar.
Lo malo de este tipo de outsourcing de RR. HH., es que los principales inconvenientes se ven potenciados (coste al tener una empresa externa dedicada para cubrir un servicio, dificultad para conocer la información interna y pérdida de control en la gestión…) al trabajar con una entidad externa.
ASP para la externalización de Recursos Humanos
A nivel digital, también existiría el ASP (Application servide provider) o en castellano proveedor de servicios de aplicación. En este caso, se contrataría a una empresa para que configuren o desarrollen un software de principio a fin para cubrir las necesidades más específicas de una empresa. Suele tener un coste muy elevado ya que se necesita una gran cantidad de tiempo, personal y dedicación para generar un software específico para una sola empresa.
Actualmente existen otras alternativas mucho mejores y más asequibles como el SAAS, que van ganando cada vez más peso en la gestión de recursos humanos. En este caso, los usuarios no tienen que instalar nada, ni el proveedor tiene que crear un programa específico para una sola empresa, son una versión estandarizada que sirve a una amplia gama de clientes, y por ejemplo, en este caso, digitalizan o externalizan funciones del área de Recursos Humanos que todas las empresas necesitan. Veámoslo:
SAAS como outsourcing de RR. HH.
El SAAS o Software As A Service, es una de las opciones más elegidas por las empresas para la externalización de Recursos Humanos.
Más del 80% de las pymes y grandes empresas ya cuentan con un SAAS. Pero, ¿por qué?
Aunque no hay un desarrollo para una sola empresa, los SAAS siempre permiten un grado pequeño de personalización (sobre todo a nivel de marca), pero a nivel de funcionalidades sí se añade una novedad… todos los usuarios lo tienen, lo que provoca que el coste sea infinitamente mejor y suelen actualizarse de forma constante.
Estas herramientas digitales resuelven muy bien esos inconvenientes que hemos destacado previamente, como la transferencia de información a terceros, el alto coste o la pérdida de control interno.
Todas las tareas que se pueden tercerizar, como la gestión de nóminas, los procesos de reclutamiento o la formación de empleados, se puede gestionar de una forma digitalizada, automatizada y desde un único punto, a través de un software de recursos humanos, como es el caso de Bizneo HR.
La mayor ventaja del software es que no solo son las empresas contratantes las que pueden hacer uso de esta tecnología, sino que las propias gestorías o consultoras también la pueden integrar y adquirir un valor añadido en la prestación de sus servicios. Haciéndolo más eficaz, ágil y con una mayor calidad.
Outsourcing de Recursos Humanos | 4 tareas que se pueden externalizar
En la externalización de Recursos Humanos estas son las principales tareas que las organizaciones optan por poner en manos de un tercero.
Reclutamiento y selección de personal
La captación de talento, es una tarea vital para todas las empresas. En los procesos de selección de personal es importante hacer entrevistas en profundidad o realizar pruebas de selección de personal para conocer mejor al candidato, lo que implica invertir mucho tiempo y recursos en cada uno de ellos.
Esto hace que los recursos disponibles internamente no sean suficientes para poder abarcar todas estas tareas con una calidad razonable, y las empresas opten por pedir ayuda a una empresa externa.
Parte de esa externalización en Recursos Humanos de todo el proceso de selección se puede lograr al contratar un software de reclutamiento y selección.
Esta herramienta tiene el objetivo de ayudar a los reclutadores o departamentos de RR.HH. a optimizar su reclutamiento. Esto tiene muchas ventajas; Para las empresas que estén buscando talento, no es lo mismo poder llevar a cabo sus propios procesos de selección con personal interno, que tiene un amplio conocimiento de las necesidades que tiene la empresa, que dejándolo todo en manos de personas ajenas a esta.
Gracias al ATS, se podrán realizar internamente todas las tareas necesarias de un proceso de selección de una forma ágil y automatizada. Como hacer pruebas a los candidatos, una correcta criba curricular, videoentrevistas, scorecards para conocer la adecuación del aspirante con el puesto entre otras tareas indispensables.
Gestión de nóminas
El outsourcing de nómina, es otra de las tareas más tercerizadas por las compañías. Consiste en delegar los cálculos, la prenómina, pagos de salarios, la representación ante la seguridad social para el abono de cotizaciones y retenciones entre otras acciones y gestiones, en un proveedor externo.
Además, este proveedor, se responsabiliza de todos aquellos asuntos legales y fiscales derivados de la gestión de las nóminas. Liberando a la propia empresa de tareas complejas, que de no llevarlas correctamente, pueden implicar sanciones graves.
El software de gestión de nóminas, es un nexo común entre la gestoría y la empresa. Facilita que se almacene y distribuya toda la documentación de las nóminas a cada empleado, e incluso recopilar automáticamente las incidencias de nómina que puedan existir para facilitar el trabajo desde ambos lados.
Conoce bien las dos alternativas antes de tomar una decisión
Servicios de auditoría especializados
Aunque exista un departamento de Recursos Humanos, las empresas no siempre tienen un nivel de especialización que les permita analizar, detectar o interpretar correctamente todos los procesos y problemas internos en la gestión del capital humano. Esto se debe a que normalmente el personal encargado de Recursos Humanos, tiene una especialización más generalista.
Una auditoría de Recursos Humanos externalizada permite recibir un análisis de lo que se está haciendo en la empresa o en el departamento. Así, detectar los problemas correctamente y ser aconsejados por especialistas en la materia.
Formación y desarrollo profesional
Un estudio elaborado por Gallup concluyó que el 71% de trabajadores opina que le hace falta reforzar sus capacidades para llevar a cabo sus tareas en el trabajo. Frente a esta demanda, las organizaciones recurren a otras empresas especializadas en formación y desarrollo profesional, para capacitar a sus empleados con nuevos conocimientos y habilidades laborales.
No es necesario externalizar íntegramente todo el proceso de formación. Gracias a al ayuda de herramientas como el software de gestión de la formación, es posible internamente crear planes de desarrollo profesional para los empleados, gestionar y administrar todo el catálogo de cursos o incluso detectar las necesidades de formación que pueda tener la plantilla mediante encuestas automatizadas.
Esta solución se convierte en una herramienta complementaria a los posibles servicios de formación externos que se puedan contratar.
Para poder detectar las necesidades de formación, muchas empresas recurren a realizar evaluaciones de desempeño a los trabajadores. Mediante este modelo se pueden identificar las debilidades de los empleados en materia de conocimientos, habilidades y rendimiento.
Es importante realizar estas evaluaciones a los trabajadores desde la propia empresa con un software de evaluaciones que permita agilizar y perfeccionar el proceso, sin necesidad de externalizarlo en una empresa o consultoría externa.
Si lo hace una empresa externa se pierde cercanía, y eso provoca que no llegue a ser un proceso objetivo, ya que quienes lo analizan no forman parte de la organización, y pueden quedarse en aspectos superficiales o vacuos para las necesidades u objetivos reales de la empresa.
Muchas veces un empleado vale o aporta mucho más valor que el propio rendimiento neto de sus tareas, como por ejemplo aquellos que ayudan a cohesionar el equipo y motivar al resto de empleados. Valoraciones que solo pueden hacerse con exactitud desde la propia empresa.
Sin duda, las empresas en multitud de ocasiones necesitan un apoyo externo, pero no es necesario que sea otra empresa la que lleve a cabo esas tareas o funciones, sino que desde la propia empresa se pueden realizar gracias al apoyo y externalización o, más bien, optimización desde dentro que otorga el software de Recursos Humanos.
