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Retos y tareas de la gestión de personal en una empresa

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De una correcta gestión de personal dependen no solamente las relaciones entre los empleados y la empresa, sino otras cuestiones relacionadas con la productividad y la administración de recursos propios, tanto humanos como económicos.

Tradicionalmente, la gestión de personal ha sido una de las funciones más importantes de los departamentos de Recursos Humanos. Sin embargo, este área está experimentando un acelerado proceso de digitalización y automatización que permitirá a las empresas afrontar los retos del futuro con mayores posibilidades de éxito.

Atraer el talento es, desde luego, fundamental no solo para el crecimiento sino para la supervivencia de la empresa en un entorno cada vez más competitivo. La gestión de personal tiene un impacto directo en la estrategia comercial de la compañía, en tanto que permite asumir cambios relevantes, da respuesta a las necesidades operativas y se ocupa de un aspecto tan determinante como la motivación.

Para conocer más sobre el proceso de digitalización no dejes de leer nuestro artículo sobre 6 retos y tendencias de la gestión de Recursos Humanos.

Qué es la gestión de personal

Por gestión de personal se entiende el conjunto de tareas que se ocupan de las relaciones entre la plantilla y la empresa. No existe un criterio unánime sobre cuáles son los cometidos de esta sección de la administración empresarial, pudiendo incluir la atención a los aspectos legales o fiscales si así se ha delegado previamente.

Todo cuanto afecta a la situación del trabajador dentro de la compañía, desde su contratación hasta su cese o jubilación, pasa por la gestión de personal.

Este amplio abanico de métricas a analizar comprende el reconocimiento de las necesidades de los empleados (formativas, logísticas, etcétera), la gestión de las solicitudes de la plantilla, el control del desarrollo de la jornada laboral (cumplimiento de horarios, recopilación de horas trabajadas, y demás) o la atención a ciertos aspectos contractuales.

La gestión de personal puede llevarse a cabo de múltiples maneras. Convencionalmente, los supervisores se encargaban de examinar en detalle la situación de cada trabajador, actualizando sus datos y elaborando fichas corporativas para uso de otros departamentos o de la dirección misma.

Más adelante veremos cómo estas tareas pueden automatizarse para reducir costes operativos y mejorar el rendimiento de la plantilla.

Por qué es importante la gestión de personal de una empresa

Cuando la administración del personal resulta ineficiente, la empresa acaba acusando disfuncionalidades y problemas en su balance. Entre los más graves que pueden surgir por una incorrecta gestión de personal destacan:

  • La toma de decisiones resulta más complicada o se lleva a cabo sin disponer de toda la información que sería deseable.
  • Pueden producirse conflictos horarios o una mala planificación de las vacaciones.
  • Algunos aspectos de las fichas de los empleados pueden quedar desactualizados.
  • La cadena de mando podría no respetarse, motivando ordenes contradictoras que mermen la productividad y la motivación del personal.
  • Determinadas solicitudes de los empleados pueden quedar sin respuesta o resolverse demasiado tarde.
  • Algunos proyectos estratégicos pueden no ser implementados con el éxito deseado pese a disponer de talento suficiente dentro de la empresa.
  • El proceso de digitalización de la empresa puede ser más lento y no alcanzar los niveles deseados.

7 tareas y retos de la gestión de personal

Constatada la importancia de la gestión de personal en el funcionamiento de cualquier empresa, conviene conocer en detalle qué metas se persiguen desde tan sensible área.

1. La simplificación de tareas en la gestión de personal

El objetivo más destacable es la simplificación de la administración de la plantilla. Ya se ha comentado la amplia variedad de parámetros que deberían tenerse en cuenta para tomar mejores decisiones y optimizar el talento disponible.

Por eso, una buena gestión de personal debe asegurar la fluidez en la transmisión de datos y su accesibilidad –y facilidad de uso- para las partes interesadas.

2. Garantizar el bienestar de la plantilla desde la gestión de personal

En cualquier caso, la legítima –y necesaria- búsqueda de mayores ventajas operativas para la compañía no puede entrar en colisión con el bienestar de la plantilla. Así, la gestión de personal también se ocupa de variables difíciles de medir pero cruciales para la buena marcha de la compañía, tales como la motivación, la satisfacción, el compromiso corporativo o las perspectivas de futuro de los empleados en la empresa (movilidad laboral y promoción interna).

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3. Retención de talento

Ligado a lo anterior, la retención del talento está muy presente en la administración de la plantilla y en la gestión de personal en términos genéricos. Al fin y al cabo, la formación de los empleados consume recursos de la empresa y conviene sacarle el máximo partido.

De hecho, la formación constituye una de las claves para retener a los empleados, así como las estrategias de crecimiento y promoción interna. Se trata de una excelente manera de mejorar. Por otra parte, la retención de talento también pasa por la flexibilidad, es decir, por fijar horarios flexibles, facilitar la conciliación familiar, etcétera.

4. Identificar las necesidades de los trabajadores desde la gestión de personal

Los responsables de la gestión de personal deben identificar las carencias y las competencias de los trabajadores para abordar proyectos innovadores o responder a cualquier cambio en los planes estratégicos de la compañía. Y cuando se disponga de buenos equipos de trabajo, la prioridad debe ser conservarlos y, siempre que sea posible, reforzarlos.

Si quieres saber cómo mejorar la gestión de Recursos Humanos en una empresa no te pierdas este artículo, donde respondemos a esta y otras cuestiones.

5. Adaptación de las ofertas

Los responsables de Recursos Humanos deben adaptarse a las fluctuaciones del mercado laboral y a los nuevos retos digitales -y al nacimiento de nuevos perfiles–. Una cuestión en la que ahondaremos más adelante.

En cualquier caso esto puede conllevar la implantación de herramientas digitales como un software de RR.HH, así como la capacitación en competencias digitales, redes sociales para la gestión de personal y más.

6. Crear imagen de marca desde la gestión de personal

La creación de imagen de marca puede conseguirse mediante la implementación de distintas políticas que permitan al empleado convertirse en un auténtico embajador de la compañía. Desde iniciativas que fomenten el deporte y la salud hasta otras iniciativas de formación y que, en definitiva, garanticen que el trabajador se siente tan complacido como para recomendar su empresa.

7. Retos sociales en la gestión de personal

Con retos sociales en la gestión de personal nos referimos a labores que garanticen el compromiso de la empresa con el entorno. Se trata de un asunto directamente relacionado con la cuestión anterior y que puede abarcar desde fomentar la mayor diversidad en la empresa respecto del tipo de trabajadores, hasta la adopción de planes de sostenibilidad.

Herramientas en los nuevos retos para la gestión de personal

En los últimos años, los departamentos de RR. HH. han podido desempeñar con mayor acierto y ahorro de tiempo los diferentes aspectos de la gestión de personal gracias a la introducción de las herramientas más útiles para cada uno de ellos.

Existe una amplia tipología de recursos digitales, como los que están presentes en el catálogo de Bizneo HR y que se resumen en las siguientes categorías:

  1. Portal del empleado y del mánager: habilitan sendos espacios para que la plantilla y los responsables de los equipos gestionen su propia documentación, accedan a la generada por otros, actualicen los datos pertinentes y completen numerosos trámites.
  2. Administración del organigrama: las empresas de mayor tamaño no pueden prescindir de una correcta gestión de su organigrama, tarea mucho más sencilla si se dispone de información actualizada y visual sobre la organización interna.
  3. Gestión de personas y organización: un recurso altamente especializado que facilita las comunicaciones, crea amplias bases de datos e historiales y evita disfunciones operativas.
  4. Software para evaluación del desempeño: para conocer el rendimiento y necesidades del trabajador e implementar planes a su medida.
  5. Software de encuestas a empleados: perfectas para conocer el clima laboral de la compañía,
  6. Herramientas para la gestión de ausencias y vacaciones.
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Las ventajas de implementar un software de gestión de personal

La implementación de los softwares anteriores puede generar interesantes ventajas para las empresas. Todo el proceso de administración del personal gana en sencillez y habilita una serie de incentivos para los empleados, que pasan a ocuparse en mayor medida de sus datos personales (caso del portal del empleado) y que se sienten debidamente evaluados por sus superiores. Estas serían las principales ventajas:

  • Creciente automatización de los procesos de gestión: de manera gradual, la plantilla y el propio departamento de RR.HH. podrán realizar una mayor cantidad de trámites relacionados con la gestión de personal de manera automática, liberando recursos para ocuparse de otras áreas de mayor interés comercial.
  • Expedientes y fichas de trabajadores accesibles pero siempre confidenciales: gracias a un sistema de permisos individualizados, los empleados podrán volcar toda la información requerida por la empresa en un espacio al que solo podrán acceder ellos y los responsables autorizados.
  • Un calendario sin solapamientos: ¿se han solapado las vacaciones de varios empleados o han coincidido con bajas puntuales de otros? El programa de gestión de personal evita que la empresa sufra trastornos en su día a día por culpa de una planificación defectuosa.
  • Altas y bajas más ágiles: todo lo relacionado con la contratación y el cese de los empleados se lleva a cabo en un menor espacio de tiempo y respetando todos los pasos que marca la legislación vigente, como la tramitación de altas y bajas en la Seguridad Social o la notificación al trabajador de cualquier cambio en su situación administrativa.

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